Какие действия предпринять, чтобы закрыть Книгу учета доходов и расходов за 2011 год
Заполните справку к разделу I Книги учета доходов и расходов
Итак, в течение года все доходы и расходы, которые можно учесть при расчете «упрощенного» налога, вы отражали в разделе I Книги учета доходов и расходов. Если вы считаете «упрощенный» налог с разницы между доходами и расходами, вам теперь нужно заполнить справку к разделу I. В ней выводят конечный результат: сумму доходов или убытков, полученных по итогам года.
В строке 010 указывают сумму полученных доходов, а в строке 020 — величину произведенных расходов за налоговый период. Показатели переносят из строки «Итого за год» раздела I Книги учета: в строку 010 — из графы 4, а в строку 020 — из графы 5.
Показатель строки 030 справки к разделу I Книги учета вам нужно будет заполнить, если по итогам 2010 года вы платили минимальный налог. Тогда разницу между минимальным и «упрощенным» налогами за прошлый год вы можете включить в расходы, подсчитывая итоги работы за 2011 год (если, конечно, для вас это выгодно и не приведет к убыткам). Для расчета используйте следующую формулу:
| Показатель строки 030 cправки к разделу I | = | Сумма уплаченного минимального налога за предыдущий налоговый период (строка 270 раздела 2 декларации за прошлый налоговый период) | - | Сумма исчисленного «упрощенного» налога за предыдущий налоговый период (строка 260 раздела 2 декларации за прошлый налоговый период) |
Далее нужно определить значение строки 040. Отрицательный результат не записывают — ставят прочерк. Показатель вычисляют так:
| Доходы за налоговый период (показатель строки 040) | = | Сумма полученных доходов за налоговый период (показатель строки 010) | - | Сумма произведенных расходов за налоговый период (показатель строки 020) | - | Разница между уплаченным минимальным и исчисленным «упрощенным» налогами за предыдущий налоговый период (показатель строки 030) |
Отрицательное значение по строке 040 означает, что организация получила убыток за налоговый период. Его сумму без минуса фиксируют в строке 041.
Рассчитайте текущие и прошлые убытки в разделе III Книги учета
Для расчета убытка, на который можно снизить налоговую базу, предназначен раздел III Книги учета доходов и расходов. Записи в этот раздел вносят те, у кого объектом налогообложения являются доходы минус расходы, и те, кто в прошлых налоговых периодах получил убытки. (Об уменьшении налоговой базы на убытки прошлых периодов читайте на с. 82 этого номера журнала.)
Кроме того, раздел III нужно заполнить и тем, кто получил убытки по итогам 2011 года. Это нужно для того, чтобы зафиксировать, на какой размер убытка можно будет уменьшить (при желании) налоговую базу за 2012 год.
Итак, в строке 010 указывают общую величину убытков, перенесенных с прошлых лет, и эта сумма в строках 020—110 распределяется по годам их появления. Напомним, что «упрощенцы» вправе переносить убыток на следующие налоговые периоды только в течение 10 лет после их получения. И речь идет об убытках, образованных при упрощенной системе налогообложения с объектом доходы минус расходы. Кроме того, организация или индивидуальный предприниматель должны хранить документы, подтверждающие сумму убытков (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
В строке 120 отразите налоговую базу текущего года, которую можно уменьшить на прошлые убытки. Для этого возьмите показатель строки 040 справки к разделу I Книги учета. В строке 130 приведите размер убытка, который вы решили учесть при налогообложении по итогам 2011 года. Обратите внимание: снизить налоговую базу можно хоть до нуля. Однако это невыгодно. Ведь в таком случае к уплате выйдет минимальный налог.
Если по итогам 2011 года у вас уже получился убыток, то показатель из строки 041 справки к разделу I Книги учета доходов и расходов перенесите в строку 140 раздела III . А в строке 150 покажите неиспользованную сумму убытков по итогам 2011 года, расшифровав годы возникновения этих сумм в строках 160—250.
Пример.Заполнение справки к разделу I и раздела III Книги учета
ООО «Кассиопея» применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы с 2008 года. За 2011 год облагаемые доходы составили 17 950 000 руб., а учитываемые расходы — 12 380 600 руб. В 2008 году организация понесла убытки на 42 000 руб., которые частично, в размере 12 500 руб., учла в налоговой базе 2009 года. За 2010 год уплачен минимальный налог в размере 108 605 руб., «упрощенный» налог за тот же период был определен как 51 075 руб. Налоговую базу 2010 года на остаток убытка не уменьшали. Подведем итоги 2011 года и заполним справку к разделу I и раздел III Книги учета доходов и расходов.
Начнем со справки к разделу I Книги учета. В строку 010 впишем 17 950 000 руб., а в строку 020 — 12 380 600 руб. Разница между уплаченным минимальным и начисленным за 2010 год «упрощенным» налогами составила 57 530 руб. (108 605 руб. – – 51 075 руб.). Показатель укажем в строке 030. Рассчитаем значение строки 040. Оно равно 5 511 870 руб. (17 950 000 руб. – 12 380 600 руб. – 57 530 руб.). Заполненная справка к разделу I Книги учета приведена на с. 89.
Перейдем к разделу III Книги учета. Определим, на какую сумму убытка мы можем уменьшить налоговую базу 2011 года. Это будет 29 500 руб. (42 000 руб. – – 12 500 руб.). Показатель отразим в строках 010 и 020, указав, что убыток образовался в 2008 году. В строку 120 перенесем показатель из строки 040 справки к разделу I Книги учета (5 511 870 руб.). В строке 130 повторим сумму 29 500 руб. Убытка в 2011 году не было, а имеющийся убыток 2008 года (42 000 руб.) использован полностью: 12 500 руб. — при исчислении налога за 2009 год, а 29 500 руб. — при исчислении налога за 2011 год. Поэтому в строках 140—250 поставим прочерки. Заполненный раздел III Книги учета представлен ниже.
Заверьте Книгу учета в налоговой инспекции
Итак, Книга учета доходов и расходов у вас готова. Большинство бухгалтеров ведут этот документ в электронном виде. И если вы среди них, вам нужно ее распечатать, пронумеровать и прошнуровать. На оборотной стороне Книги учета (на прошивке) попросите руководителя организации или индивидуального предпринимателя поставить подпись и печать. Книгу учета , которая велась на компьютере, вам нужно заверить в налоговой инспекции не позднее срока, установленного для представления налоговой декларации. Это установлено пунктом 1.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н (далее — приказ № 154н).
Таким образом, по итогам 2011 года организациям нужно представить Книгу учета в инспекцию не позднее 2 апреля. А индивидуальным предпринимателям — не позднее 2 мая 2012 года. Уточним, что крайним сроком сдачи декларации в инспекцию для организаций является 31 марта, а для предпринимателей — 30 апреля. Однако в 2012 году эти дни выходные, поэтому последние дни представления отчетности — 2 апреля и 2 мая (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Если вы в 2011 году вели Книгу учета на бумаге, ее следовало прошнуровать, пронумеровать и заверить в налоговом органе до начала ее заполнения, то есть еще в 2010 году. Поэтому по окончании 2011 года повторно заверять уже заполненный документ за этот год в налоговой инспекции не нужно. А вот Книгу учета за 2012 год, которую вы будете вести на бумаге, нужно было принести в налоговую для того, чтобы заверить, еще до начала 2012 года.
Отметим, что, заверяя Книгу учета , которая велась на компьютере, инспектор должен поставить на ней отметку и сразу же вернуть. Однако на практике все не так идеально. Например, документ у вас могут забрать и вернуть только через несколько дней или вовсе потребовать у вас второй экземпляр, чтобы оставить его в налоговой инспекции. Такие действия незаконны. Тем не менее мы считаем, что это не повод для лишних споров. Лучше уточните данный вопрос заранее в налоговой инспекции, где вы состоите на учете, и подготовьте нужное количество экземпляров.
А как быть, если инспектор отказывается визировать Книгу учета доходов и расходов ? К сожалению, такое тоже бывает. Свои действия инспекторы аргументируют тем, что Налоговый кодекс не обязывает «упрощенцев» представлять данный регистр в инспекцию. И это действительно так, ведь обязанность визировать Книгу учета прописана лишь в приказе № 154н . Но мы все же советуем вам настоять на своем и заверить документ в налоговой. Во-первых, потому что такая обязанность на вас все же возложена. А во-вторых, незарегистрированную Книгу учета налоговики могут не принять во внимание при налоговой проверке. И тогда получится, что у «упрощенца» отсутствует главный налоговый регистр, что, по сути, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. А за такое правонарушение предусмотрены санкции по статье 120 НК РФ.
«А как заверить Книгу учета доходов и расходов , если инспектор отказывается?» — спросите вы. Решить проблему можно следующим образом. Составьте официальное письмо на имя руководителя инспекции, в котором укажите просьбу завизировать Книгу учета и вернуть ее обратно. Письмо вместе с Книгой учета сдайте в окно, где принимают корреспонденцию. На втором экземпляре письма (или на его копии) попросите поставить штамп о принятии. В этом случае инспектор обязан будет заверить Книгу учета , после чего вернет ее вам лично либо отправит по почте на юридический адрес организации или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Кстати, ФНС России подтвердила, что должностное лицо налоговой инспекции обязано заверить Книгу учета доходов и расходов подписью и печатью в случае, если «упрощенец» обратится к нему с такой просьбой (письмо ФНС России от 02.02.2011 № КЕ-4-3/1459).
