Что «упрощенцам» нужно знать о бланках строгой отчетности

Организации и предприниматели, оказывая услуги населению, должны использовать ККТ либо выдавать вместо кассовых чеков бланки строгой отчетности (БСО). Это правило относится ко всем налогоплательщикам, в том числе «упрощенцам», «вмененщикам» и тем, кто ведет свою деятельность на патенте (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

На практике зачастую выбирают второй вариант. И не зря — БСО намного предпочтительнее кассовых чеков. Во-первых, не нужно покупать кассовый аппарат и регистрировать его в инспекции. А значит, не придется заключать договор с центром технического обслуживания, оплачивать его услуги и следить за состоянием кассовой техники. Во-вторых, если нужно выезжать к заказчику, не надо будет тащить с собой кассовый аппарат или заранее выбивать чек ККТ, тем более что последнее рискованно — покупатель всегда может отказаться от покупки.

И в-третьих, испорченный бланк провести в учете проще, чем ошибочно пробитый чек. Так, свой экземпляр бланка, оформленного с ошибкой, достаточно просто перечеркнуть и подложить к документам. А с чеком работы больше. Как минимум, надо составить специальный акт, который подпишет комиссия во главе с директором, и затребовать от кассира объяснительную.

Поэтому, если БСО для вас более привлекательны, чем ККТ, или вы уже работаете с таким видом документов, есть смысл разобраться во всех нюансах.

Вопрос № 1 Какие услуги населению можно оформлять бланками строгой отчетности

Итак, бланки строгой отчетности можно выдавать, только если вы оказываете услуги населению за наличный расчет. При продаже товаров, или выполнении работ физлицам, или при работе с юридическими лицами БСО применять нельзя.

Соответственно первый вопрос: что же такое «услуги населению»? Ответ содержится в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН). В нем все возможные услуги для населения разбиты на 13 групп. Каждая из этих групп содержит свои подгруппы, в которых уже перечислены конкретные виды услуг. Например, первая группа «Бытовые услуги» включает подгруппы: «Ремонт, окраска и пошив обуви», «Ремонт и пошив швейных, меховых и кожаных изделий…», «Ремонт и техническое обслуживание бытовой радиоэлектронной аппаратуры…». В подгруппе «Ремонт, окраска и пошив обуви» вы уже можете найти свой вид деятельности, к примеру «Ремонт обуви», и посмотреть конкретные услуги, которые в него входят.

Кроме того, специалисты финансового ведомства разрешили использовать бланки вместо ККТ и налогоплательщикам, которые оказывают услуги населению, прямо не поименованные в ОКУН, но по своему характеру относящиеся именно к таким услугам. Например, юридические и консультационные услуги, изготовление межевого плана и кадастрового паспорта земельного участка и т. п. (письма Минфина России от 20.09.2013 № 03-01-15/39118 и ФНС России от 07.03.2014 № ЕД-4-2/4329@).

Отметим, что использовать БСО вы можете, только если принимаете оплату за услуги от граждан. А вот в случае, когда те же самые услуги приобретает у вас организация за наличный расчет, необходимо выбить кассовый чек. Правда, сделать это придется, только если у вас есть договор об оказании услуг с такой компанией. Иначе вы не обязаны догадываться, кто у вас покупает услуги — обычный человек или подотчетное лицо — представитель той или иной фирмы. Без договора с юрлицом вам можно спокойно выписывать БСО.

Что касается обслуживания предпринимателей, то согласно абзацу 4 пункта 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 предприниматели в целях применения закона о ККТ относятся к категории «население». Следовательно, расчеты с предпринимателями можно оформлять с использованием БСО.

Кроме того, никто не обязывает вас проверять статус покупателя — зарегистрирован он в качестве предпринимателя или нет. Претензии со стороны проверяющих возможны, опять же, если у вас есть договор с предпринимателем, тогда инспекторы могут попытаться оштрафовать вас за неприменение ККТ. Суд же, скорее всего, встанет на вашу сторону. Ссылайтесь в подтверждение своей правоты на указанное постановление Пленума ВАС РФ. Но во избежание проблем и споров будет лучше, если вообще нигде не будет фигурировать, что покупатель — предприниматель. Тем более что, как мы уже сказали, проверять этот факт вы не обязаны.

Вопрос № 2 Где взять форму бланка строгой отчетности

В большинстве случаев вам самостоятельно придется разработать и утвердить форму БСО (информационное письмо Минфина России от 22.08.2008 «О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности»). В таком документе укажите все реквизиты, которые перечислены в пунктах 3 и 4 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение № 359). Перечень этих реквизитов мы привели в табл. 1.

Таблица 1 Данные, которые обязательно должен содержать любой БСО

Однако по некоторым видам коммерческой деятельности вы можете сами ничего не разрабатывать. А воспользоваться уже готовыми бланками, утвержденными уполномоченными на это ведомствами (п. 5 Положения № 359). Перечень БСО, которые можно применять при расчетах с населением, мы привели в табл. 2.

Таблица 2 Перечень БСО, которые можно использовать при наличных расчетах с населением

Вопрос № 3 Можно ли самим сделать БСО на компьютере

Как вы могли заметить, к обязательным реквизитам БСО относится информация о типографии, в которой бланк напечатан. Дело в том, что, как правило, бланки строгой отчетности изготовляют именно типографским способом. Правда, возможен еще один законный способ изготовления БСО — с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения № 359).

В пункте 11 Положения № 359 сказано, что автоматизированная система должна соответствовать следующим требованиям:

— иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

— при заполнении бланка и выпуске готового документа система должна сохранять уникальный номер и серию БСО.

При этом чиновники поясняют, что речь в этом случае идет не о печатающем устройстве, поэтому простой компьютер и принтер для изготовления БСО использовать нельзя (письма Минфина России от 03.02.2009 № 030115/1-43 и от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353, п. 3 письма ФНС России от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@, письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038).

По своим параметрам автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике. То есть обеспечивать защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке документа. При этом указанные системы не являются контрольно-кассовой техникой и их регистрация в налоговой инспекции не требуется. Вопросы согласования технической документации, изготовления и реализации автоматизированной системы следует решать с компетентными органами исполнительной власти (письмо Минфина России от 05.05.2014 № 03-01-15/20962). В общем, как видите, все достаточно запутано, и что такое автоматизированная система, толком по большому счету не ясно.

Поэтому самый удобный и верный способ — заказать БСО в типографии. Проследите, чтобы бланк обязательно содержал серию и номер документа (п. 9 Положения № 359). А также следующие сведения о типографии (п. 4 Положения № 359):

— сокращенное наименование;

— ИНН;

— юрадрес;

— номер заказа, год его выполнения, тираж.

Кроме того, должна быть возможность снять с бланка копию. Либо же это должен быть документ с отрывным корешком (п. 8 Положения № 359).

Вопрос № 4 Как организовать поступление, хранение и использование бланков

Итак, скорее всего, вы будете заказывать бланки строгой отчетности в типографии, поскольку вряд ли на малых предприятиях имеется специальная автоматизированная система для изготовления таких бланков. Тогда руководствуйтесь следующим порядком.

Поступление БСО. Поступившие из типографии бланки оформите в тот же день актом приемки документов строгой отчетности. Акт вы можете составить, например, по форме, приведенной в приложении № 4 к Указаниям, утвержденным Протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001 (далее — Указания № 4/632001).

Принимать БСО будет работник, ответственный за хранение и выдачу таких документов. Чтобы назначить данного сотрудника, руководителю нужно издать об этом соответствующий приказ. И заключить с таким лицом договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения № 359).

Еще один приказ потребуется издать, чтобы утвердить состав комиссии по приемке бланков. В день получения документов из типографии в акте распишутся все члены комиссии, а также ответственный за хранение БСО и руководитель предприятия.

Хранение БСО. Хранить БСО нужно в специальном металлическом шкафу для хранения документов или же в сейфе. Шкаф (сейф) ежедневно нужно опечатывать и опломбировывать (п. 16 Положения № 359). Доступ к нему должен иметь только работник, ответственный за хранение и выдачу БСО. Он же и выдает нужное количество бланков кассирам по заборно-контрольному листу документов строгой отчетности. Можно использовать форму такого листа, утвержденную в приложении № 5 к Указаниям № 4/63-2001.

Использование БСО. Ведите учет поступления и расходования БСО по их наименованию, серии и номерам в книге учета бланков строгой отчетности (п. 13 Положения № 359).

Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена, поэтому вам нужно самостоятельно ее разработать. В качестве шаблона вы можете воспользоваться формой документа, которую должны применять государственные учреждения, — ОКУД 0504045.

Листы книги учета бланков нужно пронумеровать, прошнуровать, подписать у руководителя и главного бухгалтера фирмы (предпринимателя), после чего скрепить печатью. Заверять этот документ в налоговой не нужно. Книгу нужно предъявить только по требованию инспекторов, если они придут с проверкой.

Работнику, ответственному за хранение и учет БСО, ежедневно нужно заполнять книгу учета бланков. А также упаковывать все копии использованных документов (корешки, отрывные части) и испорченные бланки в опечатываемые мешки, в которых их нужно хранить не менее пяти лет со дня использования. По истечении пяти лет составьте акт о списании БСО и порвите (измельчите, сожгите и т. п.) документы в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя (п. 19 Положения № 359).

Вопрос № 5 По каким правилам отражать движение БСО в учете

Налоговый учет при УСН. Если вы применяете «упрощенку» с объектом налогообложения доходы минус расходы, то вправе отразить стоимость изготовления БСО как расходы на канцелярские товары (подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такую точку зрения Минфин высказал в письме от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123.

Внесите запись в книгу учета доходов и расходов в том квартале, когда вы оприходовали и оплатили бланки (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Бухгалтерский учет. Для обобщения информации о наличии и движении бланков предусмотрен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Такие документы следует учитывать в условной оценке, например 1 руб. за бланк. Конкретный порядок, по которому вы будете определять условную оценку, закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Аналитический учет по счету 006 ведите по каждому виду бланков (квитанционные книжки, различные абонементы, талоны, билеты и т. п.) и по местам их хранения. Например, можно ввести субсчета «Квитанции в бухгалтерии», «Квитанции в подразделении» и т. п.

Приобретение бланков отразите по дебету счета 006, использование — по кредиту этого счета. Движение бланков строгой отчетности за балансом отражайте на основании заборно-контрольного листа, о котором мы уже говорили выше.

Помимо забалансового учета, вам нужно отразить расходы на изготовление БСО на счетах бухучета. Для этого на счете 10 «Материалы» заведите отдельный субсчет — «Бланки строгой отчетности». И поступление бланков из типографии отражайте по их фактической стоимости на дату приемки документов. Для этого делайте следующую запись:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Бланки строгой отчетности»

КРЕДИТ 60 (76)

— отражено поступление бланков строгой отчетности.

На дату передачи БСО под отчет кассиру их стоимость включите в состав расходов по обычным видам деятельности по фактической себестоимости (п. 22 Указаний № 4/63-2001, п. 5, 8 и 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Отразите это проводкой:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Бланки строгой отчетности»

— бланки строгой отчетности переданы в подразделения для использования.

Заметьте, одновременно с этой проводкой со счета 006 списываются не все бланки. Счет 006 ведется именно по использованным бланкам, а не по бланкам, выданным кассирам. Поэтому только после того, как кассиры в конце смены представят отчет о расходовании БСО, спишите нужное количестве со счета 006.