Как составить служебную записку, если командировка была на личном автомобиле
Что такое служебная записка и для чего она нужна
Если вы — предприниматель
Данный материал будет вам полезен, если вы сами являетесь наемным работником в какой-либо фирме либо у вас есть сотрудники. Если же вы трудитесь без персонала, то служебная записка вам не нужна. Почему — см. во врезке ниже.
Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке. Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. При этом включать в налоговую базу при УСН расходы на основе одной служебки нельзя. Нужно обязательно получить от работника первичные документы, подтверждающие конкретные траты. И только потом — списывать затраты (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Оформляется служебная записка по возвращении из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю. Такие правила установлены пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Обратите внимание
С 2015 года командировочное удостоверение больше не подтверждает срок служебной поездки (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Так вот, зачастую именно бухгалтер получает от сотрудников все документы по возвращении из поездки, в том числе служебную записку, и принимает их к учету. Именно поэтому вам важно знать, как должна быть оформлена служебная записка, чтобы потом не было проблем со списанием расходов. И еще помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.
На заметку
Как расценивать рабочую поездку предпринимателя на личном автомобиле в другой город
Командировать можно только наемный персонал, а индивидуальный предприниматель к категории работников не относится ( письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Именно поэтому бизнесмен не может сам себя направить в командировку. Ведь отдать себе распоряжение отправиться в поездку по служебной необходимости нельзя. А значит, не нужно оформлять на самого себя приказ о командировке, служебную записку и путевой лист.
Однако если вам нужно поехать в другой регион по служебным делам, то расходы на поездку при УСН все-таки учесть можно. Например, траты на оплату счета гостиницы вы можете списать как затраты на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А расходы на бензин — как материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и ст. 254 НК РФ). Но в таком случае обязательно подтвердите расходы документально. Так, подтверждающими бумагами в этом случае будут квитанции на оплату проживания в гостинице и кассовые чеки на бензин. Кроме того, вам надо будет обосновать производственную необходимость своей поездки. Для этого подойдет любой документ, который докажет, что вы ездили по рабочим делам. Например, протокол переговоров с потенциальным поставщиком или новый договор. А вот путевой лист не нужен, потому как он как раз говорит о том, что была командировка, а не служебная поездка бизнесмена на личном авто. Если же вы все-таки оформили командировочные документы, а налоговики сняли ваши расходы на поездку, можете попробовать отстоять свою точку зрения в суде. Иногда арбитры встают на сторону бизнесменов. Полагая, что коммерсант не лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3).
Какую информацию нужно отразить в служебной записке
Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено. Поэтому вам нужно разработать свой собственный бланк. А сотрудник по возвращении из поездки просто заполнит все необходимые поля. Примерный образец служебной записки мы представили ниже.
Отразите в служебной записке следующие данные. Поскольку служебка в данном случае — это первичный документ (нужна для начисления суточных и подтверждает расходы на командировку), значит, она должна содержать все обязательные реквизиты для «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отметим их.
Так, обязательно укажите в документе его наименование — служебная записка. И поставьте название компании или фамилию, имя, отчество предпринимателя. Далее внесите данные о месте командировки, то есть в какую страну, город, местность и организацию был направлен работник. Затем зафиксируйте сведения об автомобиле — его марку и номер. А также отразите информацию о времени и дате начала и окончания поездки и укажите срок командировки, то есть сколько всего дней сотрудник был в поездке (п. 7 Положения № 749). Эта информация, как уже было отмечено выше, необходима для начисления суточных. Причем, обратите внимание, данные сведения должны совпадать со сведениями путевых листов.
Школа УСН
Добро пожаловать на сайт школаусн.рф, где вы сможете узнать все об изменениях 2015 года, в том числе как по новым правилам оформлять сотрудника в командировку, из видеолекции «Главные изменения по УСН с 2015 года» от главного редактора журнала «Упрощенка» Юлии Семеновой. Обучение бесплатное и доступно всем подписчикам нашего издания.
Ниже перечислите все документы, подтверждающие использование автомобиля для проезда, которые были приложены к служебке. Например, путевой лист, кассовые чеки и квитанции. И поставьте свою подпись и дату.
Подсказки от сайта e.26-2.ru
Где найти бланки и образцы документов по командировкам
С 8 января 2015 года командировки следует оформлять по новым правилам. Так, теперь не надо составлять командировочные удостоверения, а также не нужны служебные задания и отчеты о выполненной работе. Для подтверждения командировки потребуется лишь приказ руководителя и документы от работника, подтверждающие расходы. А если рабочая поездка была на личной машине, то потребуется еще служебная записка от сотрудника. Так вот, все перечисленные документы вы можете скачать на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. Для этого зайдите на сайт в раздел «Формы» и наберите в поисковой строке название того документа, что вам нужен. Например, «приказ о командировке». Система выдаст вам нужный документ. Можете скачать чистый бланк себе на компьютер и заполнить его, а также посмотреть готовый образец.
за правильный ответ
