По каким правилам заполнять новую форму СЗВ-М
Если вы — предприниматель
Сдавать отчет СЗВ-М вам потребуется, если вы зарегистрированы в Пенсионном фонде РФ в качестве страхователя. А эту процедуру вам нужно пройти в течение 30 календарных дней после того, как заключите хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор (абз. 5 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).
Начиная с мая 2016 года всем работодателям, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, каждый месяц нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ новую отчетность по форме СЗВ-М. Бланк утвержден постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83 п. Подается отчет не позднее 10-го числа каждого месяца (конкретные дни см. в таблице ниже). В форме вы будете указывать ФИО сотрудников, которые работали в прошедшем месяце, и их СНИЛС.
Поэтому в мае у вас будет всего 10 дней для подготовки и сдачи отчета, а заранее его заполнить может лишь тот, кто еще в апреле уверен, что до конца месяца не примет на работу ни одного нового сотрудника.
Наша статья поможет вам разобраться, как оформить отчет. Скачать и посмотреть образец заполнения формы СЗВ-М вы можете также на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru в разделе «Формы».
Таблица Сроки сдачи ежемесячной формы СЗВ-М в 2016 году*
Вопрос № 1. Когда компания сдает форму СЗВ-М в Пенсионный фонд
Если в компании трудятся граждане по трудовым или гражданско-правовым договорам, вам потребуется ежемесячно сдавать в Пенсионный фонд РФ отчетность по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, далее — Закон № 27-ФЗ). В ней вы будете указывать ФИО сотрудников, которые работали в течение месяца, и их СНИЛС. Это мера дополнительного контроля со стороны государства за тем, какие сотрудники у каких работодателей получают доходы, облагаемые страховыми взносами.
Подавать сведения нужно на тех сотрудников, которым начисляются выплаты, облагаемые взносами, а также на тех, кто ушел в отпуск без содержания или по уходу за ребенком. При условии, конечно, что с ними продолжает действовать трудовой договор. Кроме того, в отчет нужно включать лиц, принятых на работу в последний день месяца.
Не нужно подавать в ПФР сведения лишь на тех граждан, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, предусматривающие выплаты, не облагаемые страховыми взносами. Например, если вы заключили договор аренды с физлицом, то выплаты по такому соглашению не облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...»). Поэтому включать в форму СЗВ-М такого гражданина не надо.
В отчет, который вы будете заполнять за апрель 2016 года, включите всех работников, которые трудились у вас именно в апреле 2016 года хотя бы один день. При этом тех, кто уволился до апреля 2016 года, указывать не нужно. Также не нужно указывать граждан, которых вы приняли на работу в начале мая 2016 года до того, как стали заполнять форму.
Вопрос № 2. Как оформлять отчет: на бумаге или электронно
Если в течение месяца у вас числилось не более 24 сотрудников, сдавать отчет можно на бумаге. А вот если договоры были заключены с 25 сотрудниками и более, тогда придется оформлять отчетность в электронном виде через интернет (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ). Штраф за сдачу бумажного отчета вместо электронного — 200 руб. (п. 2 ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Отчитывайтесь по новой форме в то отделение ПФР, где вы состоите на учете в качестве страхователя (п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
На заметку
Предприниматели сдают ежемесячный отчет СЗВ-М, если являются работодателями
Новую форму отчетности в отделение ПФР нужно сдавать всем бизнесменам, которые зарегистрированы в Пенсионном фонде РФ в качестве страхователей (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Страхователем, напомним, предприниматель становится после того, как заключил хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор с гражданином. Тогда бизнесмену нужно встать на учет в ПФР по новому основанию — в качестве страхователя, то есть плательщика взносов с заработка сотрудников. На это есть 30 календарных дней с момента заключения первого трудового или гражданско-правового договора (абз. 5 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).
Также, как и организации, предприниматели записывают в форму СЗВ-М данные о работниках, с которыми в прошедшем месяце действовали трудовые или гражданско-правовые договоры. Если коммерсант работает один, подавать новый расчет в ПФР не нужно.
Вопрос № 3. Что требуется вписать в форму СЗВ-М
Форма СЗВ-М помещается на одном листе и состоит из четырех разделов.
В разделе 1 заполните свой регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП.
В разделе 2 запишите код отчетного периода: 01 — январь, 02 — февраль и т. д., а также год. При сдаче формы СЗВ-М за апрель поставьте код 04, год 2016.
В разделе 3 заполните тип (код) формы:
— «исхд» — если вы впервые сдаете сведения за месяц;
На заметку
Форму СЗВ-М можно сдать на бумаге, если в прошедшем месяце у вас числилось не более 24 сотрудников, включая тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры.
— «доп» — если дополняете ранее сданные сведения или исправляете сведения о сотрудниках, которые ранее уже подавали в ПФР;
— «отмн» — если обнаружили ошибку в исходном отчете и хотите отменить неверно поданные сведения о работниках.
В разделе 4 приведите список всех граждан, с которыми у вас заключен трудовой либо гражданско-правовой договор (подряда, авторский, лицензионный). Сдать сведения надо и на россиян, и на иностранцев.
Обратите внимание
Если ИНН работника неизвестен, то это поле в форме СЗВ-М можно оставить пустым.
В отчете запишите ФИО работников, их СНИЛС, а также ИНН, если он известен. Заполнять строки можно не по алфавиту, а вразброс. В конце листа руководитель подписывает отчет, ставит должность, ФИО, дату и печать (если есть).
Что делать, если в форму СЗВ-М забыли включить кого-то из сотрудников либо допустили ошибки
Ольга Прыгова, заместитель управляющего Отделения ПФР по г. Москве и Московской области
— Возможна такая ситуация. Бухгалтер подала сведения на работников в ПФР, сдав форму СЗВ-М за месяц, а после обнаружилось, что кого-то включить забыла. То есть получается, что сведения подали не на всех сотрудников. Тогда нужно заполнить еще один отчет и занести в него лишь забытых сотрудников. При этом в разделе 3 формы СЗВ-М нужно указать тип «доп», это будет означать, что сведения дополняются.
Если же в первичной форме СЗВ-М были допущены ошибки — неправильно указаны ФИО или СНИЛС кого-то из работников, потребуется заполнить форму еще раз с теми же ошибками, но указать тип «отмн». Одновременно оформить правильный отчет и указать тип «доп».
Пример. Заполнение формы СЗВ-М
ООО «Успех» занимается ландшафтным дизайном и применяет УСН. На предприятии в апреле 2016 года работали три человека: генеральный директор, бухгалтер и дизайнер. Бухгалтер сдала сведения в ПФР 4 мая 2016 года обо всех сотрудниках (см. образец ниже).
Вопрос № 4. Какова ответственность за несдачу формы СЗВ-М
Если вы не сдадите новую форму отчетности в Пенсионный фонд РФ, вам могут выписать штраф. Размер штрафа — 500 руб. за каждого работника, на которого не поданы сведения (абз. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ в редакции Федерального закона от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Ту же сумму штрафа сотрудники ПФР могут начислить, если вы подадите неполные или недостоверные сведения по сотрудникам. Допустим, у вас работают 35 человек и вы задержали отчет хотя бы на день, тогда вас могут оштрафовать на 17 500 руб. (500 руб. × 35 человек).
Полезные советы
Что делать, если принят на работу сотрудник без СНИЛС или ИНН
Если вы трудоустроили сотрудника, который прежде еще нигде не работал и у него нет СНИЛС, оформите ему свидетельство сами (п. 3 ст. 9 Закона № 27-ФЗ). Это надо сделать в течение двух недель с момента заключения трудового или гражданско-правового договора (п. 9 Инструкции <…>, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).
Если к тому времени, когда будете заполнять форму СЗВ-М, еще не получите СНИЛС на работника, то не включайте сведения об этом сотруднике в отчет. А когда получите СНИЛС, форму СЗВ-М понадобится дополнить, сдав отчет с типом «доп». В нем укажите информацию лишь по этому новому сотруднику.
Если у сотрудника нет ИНН, графу 4 в форме СЗВ-М можете не заполнять. Об этом прямо сказано в новой форме отчетности.
Подавая форму СЗВ-М за апрель 2016 года, включите в нее сведения обо всех работниках, с которыми действовали в апреле трудовые и гражданско-правовые договоры.
Если у сотрудника нет СНИЛС, вы как работодатель должны сами обратиться в Пенсионный фонд РФ и получить на него свидетельство. На это у вас есть две недели с даты заключения трудового или гражданско-правового договора.
Если отчет сдать позже срока или допустить в нем ошибки, ПФР может оштрафовать вас на 500 руб. за каждого работника.
за правильный ответ
Нюансы, требующие особого внимания