Сколько лет хранить документы по налогам, бухучету и кадрам

Работа бухгалтера зависит от документов. Поэтому их собирают в папки, подшивают, подписывают и хранят. Дольше всего требовалось хранить кадровые документы — 75 лет. Однако недавно принятый Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ (далее — Закон № 43-ФЗ) сократил этот срок до 50 лет. Закон вступил в действие 13 марта 2016 года.

Рассмотрим, как отреагировать на произошедшие изменения. Какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить.

Сколько лет хранить кадровые документы

Законодатели сократили время хранения документов по личному составу. К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений. Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. Такая норма прописана в Законе № 43-ФЗ.

Например, все трудовые договоры, которые вы оформили в 2016 году, вам придется хранить 50 лет — до 2066 года включительно.

А вот для кадровых документов, оформленных раньше 2003 года, срок хранения остался прежним — 75 лет.

Что касается других кадровых бумаг, то сроки их хранения могут быть значительно меньше. Конкретные периоды указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Информацию о самых распространенных кадровых документах мы привели в табл. 1.

Таблица 1. Время хранения документов по кадрам*

Как долго держать у себя документы по налогам

Для бумаг, на основании которых считаются налоги, разными документами утверждены различные сроки хранения. Так, по налоговому законодательству бумаги, подтверждающие доходы и расходы, нельзя выбрасывать в течение 4 лет (подп. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). А вот Перечень для всей «первички» устанавливает более длинный срок хранения — 5 лет (п. 362 Перечня). Полагаем, что во избежание каких-либо недоразумений лучше ориентироваться на более длительный срок — 5 лет.

Документацию, которая подтверждает расчет и уплату налогов, тоже храните 5 лет (п. 392 и 459 Перечня). После чего эти бумаги можно уничтожить. А вот Книги учета доходов и расходов по УСН держите у себя постоянно (п. 401 Перечня). То есть выбрасывать их не нужно, даже если прошло более 5 лет. Причем это правило касается как организаций, так и предпринимателей.

Есть и другие случаи, когда документы по налогам нужно хранить более 5 лет. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации.

Упрощенец получил убыток в налоговом учете. Компании и индивидуальные предприниматели на УСН с объектом «доходы минус расходы» налоговую базу по итогам года могут уменьшить на убытки прошлых лет. Причем такой перенос убытка можно делать в течение 10 лет. Соответственно, если вы переносите убытки, в течение всего времени нужно хранить документы, подтверждающие их размер и причины появления (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Первичные документы отчетного года хранят четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Значит, максимальный срок хранения документов, подтверждающих убытки, составит 14 лет.

Купили или построили основное средство. Документы на основное средство (акты приема-передачи, инвентарные карточки и т. п.) нужно хранить все время, пока на объект начисляется амортизация в бухгалтерском учете. Ведь компания в любой момент должна обосновать сумму амортизации. А значит, у нее должны быть документы, подтверждающие первоначальную стоимость. И только после того, как период амортизации закончится, можно считать, что документы на объект уже не используются. А потому их надо начинать хранить в течение установленного срока — 5 лет (п. 362 Перечня). Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604. Наглядно информацию о хранении документов, касающихся расчета налогов, смотрите в табл. 2.

Таблица 2. Сроки хранения документов по налогам

Когда можно избавиться от бухгалтерских бумаг

Бухгалтерские документы храните пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ). Это касается и первичных документов, и учетной политики, и бухгалтерских регистров.

Обратите внимание: «первичку» для налогового учета, как мы сказали выше, можно хранить 4 года. А для бухучета — 5 лет. Если документ используете и там и там, то ориентируйтесь на максимальный срок хранения, 5 лет. Обобщенную информацию о времени хранения бухгалтерских бумаг смотрите в табл. 3.

Таблица 3. Сроки хранения бухгалтерских документов

Как утилизировать старые документы

Если срок хранения ваших бумаг истек, уничтожьте их (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). При этом задокументируйте свои действия. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться вам при проверках или судебных делах, если у вас потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения старых документов прописан в пунктах 4.6—4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. И выглядит следующим образом. Сначала руководитель своим приказом утверждает экспертную комиссию. В нее обычно входят сотрудники организации — секретарь, бухгалтер, делопроизводитель.

Комиссия отбирает дела (папки) с истекшими сроками хранения и составляет на них акт о выделении дел к уничтожению. В акт комиссия включает все бумаги, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные в 2015 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Оформить акт можно по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Образец посмотрите ниже.

Уничтожить документы вы можете следующими способами:

— передать на переработку. При этом передачу бумаг оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

— самостоятельно уничтожить документы — сжечь, измельчить в шредере, порвать.

Чтобы уничтожить документы в электронном виде, сотрите файлы с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом, образец которого представлен ниже.