Сверьте ЕРСВ и 6-НДФЛ с проводками, чтобы не тратить время на уточненки

Расчет по взносам. Начисленные взносы и взносы к уплате

В первую очередь сверьте в расчете и бухучете страховые взносы, которые начислили. Взносы в отчете вы запишете на нескольких листах: пенсионные — в подразделе 1.1, медицинские — в подразделе 1.2, социальные — в приложении 2. Те же суммы вы переносите в раздел 1. Чтобы понять, правильно ли вы составили расчет, надо сверить суммы из него с цифрами в бухучете по счету 69. Разные взносы вы отражаете на отдельных субсчетах к счету 69. Поэтому можно сделать выборку по каждому субсчету. Как сравнить взносы в ЕРСВ и бухучете — в табл. 1 ниже.

Таблица 1. Как сверить взносы в бухучете и расчете по взносам

На примере отчетов из «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0», мы показали, как сверить учетные данные с цифрами в расчете по взносам. Зайдите в раздел «Отчеты», затем выберите вкладку «Обороты по счету». Здесь выделите даты в календаре и номер счета и субсчета, по которому вы формируете обороты. Чтобы сравнить данные за 9 месяцев, укажите даты с 01.01.2017 по 30.09.2017. Чтобы сопоставить цифры за последний квартал, выберите период с 01.07.2017 по 30.09.2017. В настройках укажите, какой отчет вы хотите получить: за весь период одной цифрой или с разбивкой по месяцам. Чтобы сверить графы в каждой строке ЕРСВ, ежемесячный отчет удобнее.

Затем нажмите «Сформировать». В оборотах вы увидите начисления. Сравните их с цифрами в расчете (см. пример 1).

Пример 1. Как проверить пенсионные взносы в бухучете и ЕРСВ

Если показатели не совпадают. На то есть две причины. Первая причина — вы неверно заполнили расчет по взносам. Ищите ошибку и вносите корректировку.

Вторая причина — у вас есть обороты в бухучете, которые не попадают в текущий расчет. В этом случае в отчетной форме по взносам ошибок нет, корректировки не нужны. Показатели взносов могут не совпадать, если:

• -?в текущем году вы доначисляли или корректировали взносы за прошлый год и отразили суммы по дебету
• -?в текущем году вы начислили пени или штрафы по взносам и по ошибке отразили их как расходы по обыч
• -?в текущем году вы получали от ФСС возмещение прошлогодних пособий.

Доходы работников

Выплаты в пользу всех работников вы записываете в подразделах 1.1, 1.2 и приложении 2. А доходы каждого физлица отражаете в подразделе 3.2. Какие строки с какими оборотами в бухучете нужно сравнить, смотрите в табл. 2.

Таблица 2. Как сверить выплаты в бухучете и расчете по взносам

Чтобы сверить выплаты в бухучете и расчете, зайдите в раздел «Отчеты» и сформируйте обороты по счету 70 (см. пример 2).

Пример 2. Как сверить доходы работника в бухучете и разделе 3.2 расчета

Если показатели не совпадают. Вначале проверьте показатели расчета на ошибки. Если в отчетной форме у вас ошибок нет, то обороты могут не совпадать по трем причинам.

Первая: вы выдали сверхлимитные суточные. Они облагаются взносами, но выплаты вы отражали по счету 71.

Вторая причина: вы начисляли доходы подрядчикам-физлицам и отражали вознаграждения по кредиту счета 60 или 76.

С этих выплат вы начислите пенсионные и медицинские взносы. Поэтому суммы доходов, отраженные по этим счетам, добавьте к выплатам в строках 030 подразделов 1.1 и 1.2. Вознаграждения отразите и в строке 020 приложения 2. Но так как выплаты освобождены от социальных взносов, то продублируйте суммы в строке 030 приложения 2.

Третья причина, почему не совпадают цифры: вы начислили премии уволенным работникам на счете 76. Выплаты облагаются взносами, поэтому покажите их в расчете.

Расходы за счет ФСС и возмещенные суммы

Больничные и прочие расходы за счет ФСС вы записываете в приложениях 2 и 3 расчета по страховым взносам. Суммы, которые возместил фонд, отражаете только в приложении 2. Сравните показатели с данными по счету 69 субсчет «Социальные взносы» (см. табл. 3).

Таблица 3. Как сверить расходы за счет ФСС в бухучете и расчете по взносам

Сформируйте обороты счета 69 субсчет «Социальные взносы» с начала года. Настройте разбивку по месяцам. Сравните цифры в отчете и приложении 2. Если не получали возмещение от ФСС, то в строке 080 расчета должны стоять прочерки (см. пример 3).

Пример 3. Как сверить расходы на пособия в бухучете и ЕРСВ

Если показатели не совпадают. Основная причина, почему расходятся цифры в учете и графе 1 строки 080: вы получили от ФСС возмещение прошлогодних пособий.

Расходы могут не совпадать, если вы начислили пособия уволенным работникам. Например, если работник заболел в течение 30 дней, как расторг договор, то вы оплачиваете ему пособие по болезни. Но так как он уже не в штате, то выплаты начисляете по счету 76.

Сверьте строки расчета по взносам в интерактивном сервисе. Выберите номер строки ЕРСВ, и сервис покажет, с какими проводками должно совпадать значение.

Сервис проверки ЕРСВСкрытьСервис проверки ЕРСВ с проводками в бухучете

Расчет 6-НДФЛ. Начисленные доходы физлиц

Суммы начисленных доходов физлиц вы отражаете в строке 020 раздела 1 формы 6-НДФЛ. Сверьте этот показатель с оборотом по кредиту счета 70. Если данные совпали, все в порядке (см. пример 4).

Пример 4. Как сверить доходы физлиц в бухучете и 6-НДФЛ

Если показатели не совпадают. Это еще не говорит об ошибках в расчете 6-НДФЛ. Данные могут различаться в следующих случаях:

• -?начисляли доходы подрядчикам и арендодателям и отражали их на счете 60 либо 76;
• -?вручали работникам подарки стоимостью свыше 4000 руб. и отражали эти доходы по счету 73;
• -?выплачивали сверхлимитные суточные и отражали суммы по счету 71;
• -?выдавали необлагаемые доходы, которые не отражаются в 6-НДФЛ, например декретные, матпомощь к рождп. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисленный и удержанный НДФЛ

Исчисленный за период с начала года НДФЛ вы отражаете в строке 040 расчета 6-НДФЛ, а удержанный — в строке 070.

Программа обычно делает проводки по кредиту счета 68 субсчета «Расчеты по НДФЛ» в тот же день, когда вы начисляете зарплату или прочие доходы. То есть по кредиту счета 68 вы увидите исчисленную сумму НДФЛ. А удержать налог надо в день, когда вы выдаете деньги работнику. В этот момент программа не делает проводок по счету 68. Но в программе бухучета можно сформировать специальный отчет, из которого видно, сколько вы начислили НДФЛ и сколько удержали. В «1С» сформируйте отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» в разделе «Зарплата и кадры» / «Зарплата» / «Отчеты по зарплате» (см. пример 5).

Пример 5. Как сверить налог в программе бухучета и расчете 6-НДФЛ

Если показатели не совпадают. Скорее всего, вы доначисляли или корректировали начисленный налог за 2016 год. Тогда вы отразите исчисленный налог в уточненной 6-НДФЛ за прошлый период, а удержанный — в текущем расчете.

Количество получателей дохода

Число получателей дохода вы отразите в строке 060 раздела 1 формы 6-НДФЛ. Чтобы проверить этот показатель, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 по работникам. Количество лиц, которым начисляли облагаемые доходы, — нужный вам показатель (см. пример 6).

Пример 6. Как посчитать число получателей дохода

Если показатели не совпадают. Число человек в 6-НДФЛ может быть меньше, если вы начисляли отдельным работникам с начала года только необлагаемые доходы. Например, декретные. И наоборот, в расчете будет больше человек, чем в оборотной ведомости по счету 70, если вы начисляли доходы, которые учитывали на счетах 60 или 76. К примеру, выплаты арендаторам- «физикам» или внештатным подрядчикам.

Даты выплаты дохода

Больше всего ошибок в расчете 6-НДФЛ с датами в строках 100–120 раздела 2. В этих строках вы заполняете дату дохода, день удержания НДФЛ и крайний срок уплаты налога.

Дату дохода в строке 100 вы определяете в зависимости от вида выплаты (ст. 223 НК РФ). Для зарплаты, в том числе премий и различных доплат, — это последний день месяца, за который компания начислила суммы. Для сверхлимитных суточных — последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет. Для отпускных, больничных и многих других выплат — дата выплаты денег.

Налог вы удерживаете в день, когда перечислили работнику деньги. Срок уплаты НДФЛ определите по правилам пункта 6 статьи 226 НК РФ. Для отпускных и больничных это последний день месяца, в котором выдали деньги. Для прочих сумм — следующий день после выплаты.

В программе бухучета вы можете проверить даты выплаты. Есть два варианта: сформировать карточку по дебету счета 70 либо специальный отчет.

В программе «1С» для этого сформируйте отчет «Проверка разд. 2 6-НДФЛ». Найти его можно в разделе «Зарплата и кадры» / «Зарплата» / «Отчеты по зарплате». Даты из отчета должны совпадать с показателями по строкам 100–120 раздела 2 формы 6-НДФЛ(см. пример 7).

Пример 7. Как проверить даты выплаты дохода

Сверять показатели удобнее в отчете, чем в карточке по счету 70, так как, помимо дат, в отчете видны также суммы дохода и удержанного НДФЛ. Эти показатели вы заполняете в строках 130 и 140 раздела 2.