Что главбуху проверить перед отпуском
Какие документы пришлет ПФР
В этом году Пенсионный фонд ввел новую обязанность для главбухов. Страхователи, которые сдают электронную отчетность, должны каждый день проверять, нет ли электронных писем от фонда. Новый порядок обмена электронными документами ПФР закрепил в постановлении Правления от 11.01.2018 № 3п.
Сотрудники фонда могут направить вам в электронном виде:
- уведомления об ошибках в отчетности;
- акты о выявленных нарушениях;
- решения о привлечении к ответственности;
- требования об уплате штрафов и др.
Для вас важно не пропустить документы и своевременно на них отреагировать. Поэтому ПФР требует проверять «электронку» ежедневно. Исключение оставили для выходных — субботы и воскресенья. А вот для отпуска бухгалтера никаких поблажек специалисты фонда не предусмотрели.
Какие документы отправят налоговики
Налоговики требуют быстро реагировать на электронные документы (п. 5.1 ст. 23 НК). Компании на УСН, которые обязаны отчитываться через интернет, должны высылать квитанцию в ответ на требования ИФНС о представлении документов и пояснений. Почему налоговики запросят пояснения, читайте в статье «Быстрые ответы на все майские требования налоговиков». Все сроки, в которые вы обязаны отреагировать на сообщения из ИФНС, смотрите в схеме ниже.
Схема. В какие сроки упрощенцу реагировать на письма из ИФНС
Чек-лист. О чем не забыть перед отпуском
Когда оплачивать отпуск?
Когда оплачивать отпуск?Закон требует выдать отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). В трехдневный срок для расчета отпускных входят и майские праздники (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Но из Трудового кодекса неясно, как посчитать срок «за три дня» — в третий день перед началом отпуска или в четвертый. Например, если работник отдыхает с понедельника, 28 мая, когда выдать ему деньги — в четверг, 24 мая или в пятницу — 25 мая?
Одни судьи считают, что сам день выплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017 и Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14).
Другие уверены, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня. То есть оплатить отпускные необходимо на четвертый день перед началом отпуска (решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определения Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864, решение Московского городского суда от 10.09.2013 № 7–2376, 7–2377, апелляционное определение Ярославского областного суда от 23.07.2012 № 33–3838).
Если работник отдыхает с понедельника 28 мая, безопаснее оплатить отпускные в четверг предшествующей недели, то есть 24 мая. Иначе трудинспекторы зафиксируют, что в 0.01 пятницы вы совершили нарушение. Штраф за опоздание с оплатой отпусков 50 тыс. рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). За повторное нарушение 100 тыс. рублей (ч. 7 ст. 5.27 КоАП).
Кроме того, за задержку отпускных компания должна будет выдать компенсацию за просрочку (ст. 236 ТК).
Сервис. Расчетчик сроков для оплаты отпускных
Что будет, если проигнорировали почту
В Налоговом кодексе не предусмотрено отдельного штрафа за то, что бухгалтер компании не проверяет почту каждый день. Но вы рискуете нарваться на санкции, если своевременно не отреагируете на письмо налоговиков или фондов.
Например, чтобы поправить неточности в СЗВ-М, у вас есть пять рабочих дней с того момента, когда фонд пришлет уведомление об ошибках (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). Если пропустите срок, ПФР оштрафует на 500 руб. за каждого работника с неверными данными (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Компания обязана подтвердить в течение шести рабочих дней, что получила электронное требование из ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК). Если вовремя не вышлете квитанцию, налоговики заблокируют счет, а разморозят деньги только тогда, когда вы сдадите квитанцию или пояснения с документами (подп. 1.1 п. 3, подп. 2 п. 3.1 ст. 76 НК) Если не представить в срок пояснения или документы в ответ на требование, инспекция тоже оштрафует фирму. Все возможные штрафы для организации, которая не проверяет ежедневно электронную почту, мы привели в таблице ниже.
Таблица. На сколько оштрафуют фирму, если пропустить письма
Три способа обезопасить фирму от штрафов на время отпуска
1. Передайте обязанности заместителю и поручите ему проверять «электронку». Этот способ самый эффективный. Но не в каждой фирме есть человек, который сможет полностью заменить главбуха. Иногда такую ответственность не готов взять на себя ни один из коллег.
2. Письменно предупредите налоговиков и фонды, что вы уходите в отпуск. Укажите, что, кроме вас, никто не сможет представить контролерам нужные документы и пояснения. К письму приложите копию приказа на свой отпуск. Некоторые контролеры идут навстречу и не высылают требования во время отдыха главбуха. Но даже если они проигнорируют вашу просьбу, письмо пригодится, если вас оштрафуют за непредставление документов.
3. Контролируйте удаленно электронную почту. Для этого подключите уведомления на личный электронный ящик или по СМС. Так вы будете знать, что налоговики прислали запрос, и сможете дать инструкции сотрудникам в офисе, как на него отвечать или какие документы подготовить. Например, если вы пользуетесь программой «Упрощенка 24/7» на сайте usn247.ru, то получите уведомления по «электронке». Программа ежедневно автоматически будет напоминать, что надо отправить квитанцию на требование ИФНС. Когда отправите квитанцию, статус письма изменится (см. рисунок ниже).
Рисунок. В программе видно, что главбух отправил квитанцию на требование
за правильный ответ
