СЗВ-ТД или ЕФС-1: какой отчет сдавать в январе в разных ситуациях
Кто должен сдать СЗВ-ТД в январе
Отчеты за 2022 год сдавайте в новый фонд, но по прежним правилам, формам и срокам (ст. 15 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Значит, за декабрь вы подаете еще форму СЗВ-ТД не позднее 16 января 2023 года, если:
- перевели работника на другую постоянную работу в декабре;
- сотрудник припозднился с выбором трудовой и подал заявление в декабре;
- переименовали компанию в декабре.
Заполните последний СЗВ-ТД, как обычно. Укажите дату и наименование события, а также реквизиты документа, в соответствии с которым переименовали компанию или перевели сотрудника на другую должность. Образец СЗВ-ТД о переименовании компании скачайте здесь. При переводе обязательно впишите код выполняемой функции. Без него отчет не примут. Образец СЗВ-ТД о переводе сотрудника скачайте здесь. Если сотрудник в декабре подал заявление о том, как вести трудовую, укажите дату заявления, а табличную часть оставьте пустой. Образец отчета скачайте здесь.
На кого и в какие сроки сдать ЕФС-1 в январе
Сдайте ЕФС-1 в новый фонд, если в январе случилось хотя бы одно из следующих событий:
- приняли нового работника, в том числе совместителя;
- уволили работника;
- приостановили действие трудового договора из-за мобилизации;
- восстановили действие трудового договора после демобилизации работника;
- подписали договор ГПД с физлицом;
- расторгли договор ГПД с физлицом.
Сроки сдачи отчета зависят от вида кадрового события (см. подробности в таблице ниже).
Новые сроки сдачи отчета о кадровых событиях
| Что произошло | Крайний срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приняли сотрудника на работу | Следующий рабочий день после того, как оформили трудовой договор или издали приказ |
| Уволили сотрудника с работы, приостановили или возобновили трудовой договор | Следующий рабочий день после того, как издали приказ о соответствующем кадровом событии |
| Заключили или прекратили гражданско-правовой договор с физлицом | Следующий рабочий день после того, как заключили или прекратили договор |
| Сотрудник подал заявление о форме трудовой книжки | 25-е число следующего месяца после того, в котором произошло событие |
| Перевели работника на другую должность | 25-е число следующего месяца после того, в котором произошло событие |
| Компанию переименовали | 25-е число следующего месяца после того, в котором произошло событие |
Новая форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов. Чтобы сообщить о кадровом событии, вы должны включить в ЕФС-1 титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Сведения о кадровом событии вы вписываете в подраздел 1.1. Расскажем, как его заполнить в зависимости от того, что произошло. Правила заполнения титульного листа и подраздела 1 одинаковы для любого кадрового события (см. врезку ниже).
Независимо от того, какое кадровое мероприятие у вас произошло, титульный лист и подраздел 1 вы заполняете одинаково.
Титульный лист. Укажите регистрационный номер в ПФР и наименование компании или Ф. И. О. предпринимателя. ИНН и ОГРН компаний содержат меньшее количество цифр, чем ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Поэтому компании в последних двух ячейках для ИНН ставят прочерки, а в первых двух ячейках для ОГРН — нули. КПП предприниматели не заполняют. При сдаче подраздела 1.1 коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО на титульном листе можно не заполнять. Заполненный титульный лист отчета ЕФС-1 скачайте здесь.
Подраздел 1. Укажите сведения о сотруднике — СНИЛС, Ф. И. О., дату рождения, а также ИНН, если он есть. Далее запишите код категории застрахованного лица. Этот код в СЗВ-ТД вы не указывали. Он связан со статусом работника в России. Если сотрудник — гражданин России, то поставьте код «ГРФ». Таблицу с остальными кодами скачайте здесь. Еще укажите код страны гражданства работника. Для России код — 643.
Как заполнить ЕФС-1 при приеме и увольнении сотрудника
При приеме сотрудника сведения о трудовой деятельности в подразделе 1.1 ЕФС-1 заполняйте, как делали это в СЗВ-ТД. Образец подраздела 1.1 при приеме сотрудника скачайте здесь. При увольнении также заполняйте сведения, как раньше, но с одним исключением. Теперь в графе 7 подраздела 1.1 указывайте не только формулировку основания, по которому расстаетесь с работником, но и код причины увольнения. Коды и формулировки основных причин увольнения смотрите в таблице ниже, а фрагмент ЕФС-1 в случае увольнения сотрудника по собственному желанию — далее.
Коды и формулировки основных причин увольнений
| Причина увольнения | Код | Формулировка для графы 7 |
|---|---|---|
| Инициатива работника | п3ч1с77тк | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Работник не прошел испытание | ч1с71тк | Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации |
| По соглашению сторон | п1ч1с77тк | Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Закончился срок трудового договора | п2ч1с77тк | Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| По инициативе работодателя | п5ч1с81тк | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Прием основного работника вместо совместителя | с288тк | Трудовой договор прекращен в связи с приемом на работу сотрудника, для которого данная работа является основной, статья 288 Трудового кодекса Российской Федерации |
| По решению учредителя | п2с278тк | Трудовой договор прекращен в связи с принятием собственником имущества организации решения о прекращении трудового договора с руководителем организации, пункт 2 статьи 278 Трудового кодекса Российской Федерации |
Как заполнить подраздел 1.1 при увольнении сотрудника
Как подать ЕФС-1 на исполнителей по ГПД
С 2023 года отчитывайтесь о начале и прекращении гражданско-правовых договоров с физлицами на работы или услуги, а также об авторских и некоторых других договорах. Срок — не позднее следующего рабочего дня после того, как заключили или прекратили договор (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Расскажем, на что обратить внимание при заполнении формы ЕФС-1 на подрядчика или исполнителя по гражданско-правовому договору.
Даты. В договорах ГПХ отдельно прописывают дату начала и дату выполнения работ или оказания услуг. И эти даты могут отличаться от даты заключения и даты расторжения договора. Если даты начала и окончания работ и договора различаются, в графе 2 подраздела 1.1 надо указать дату начала или дату окончания работ, а в графе 9 — дату заключения или прекращения договора (п. 4.3 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Такой порядок нам подтвердили специалисты фонда.
Как определить даты для подраздела 1.1 в ЕФС-1
Мероприятие. В графе 3 проставьте код «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». Если гражданско-правовой договор с «физиком» начался в 2022 году или ранее, а закончился уже в 2023 году, то в отчете ЕФС-1 укажите только одно мероприятие — «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». Сведения о периоде работы по заключенному договору вы уже подали на подрядчика или исполнителя по гражданско-правовому договору в составе формы СЗВ-М и включите их в СЗВ-СТАЖ за 2022 год или предыдущие периоды. Дополнительно сведения о начале договора в 2022 году указывать в подразделе 1.1 ЕФС-1 не надо. Этот подход нам также подтвердили специалисты фонда.
Коды. В графе 6 укажите код выполняемой функции. Используйте те же коды из ОКЗ, что и для штатных работников (приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Найдите в классификаторе занятий должность, к которой близок функционал исполнителя. Например, если заказывали у подрядчика разработку сайта, то впишите в графу 6 код по должности «Разработчики web и мультимедийных приложений». Дополнительно в графе 6 запишите код вида гражданско-правового договора из таблицы ниже.
Коды гражданско-правовых договоров
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | Договор гражданско-правового характера о выполнении работ или оказания услуг |
| ДАВТ | Договор авторского заказа |
| ДОИП | Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | Издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе |
Как заполнить подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, если заключили или расторгли гражданско-правовой договор, смотрите далее. И читайте ответы на вопросы, когда сдавать ЕФС-1 на исполнителя.
Как заполнить подраздел 1.1 при заключении договора подряда
Как заполнить подраздел 1.1 при окончании работ по договору
Два вопроса о сдаче подраздела 1.1 формы ЕФС-1
 Сдавать ли подраздел 1.1, если компания заключила договор подряда с самозанятым?Нет. Вы не начисляете взносы на выплаты самозанятому. Взносы придется заполнить и сдать отчет, только если самозанятый уволился из вашей компании меньше двух лет назад |
Сдавать ли подраздел 1.1, если компания заключила с физлицом договор аренды? Нет. Также не сдавайте отчет по договорам купли-продажи, мены, займа и дарения. Вознаграждение по таким договорам не облагается взносами, а предметом является передача имущества |
Как заполнить титульный лист и подраздел 1 в ЕФС-1