Чему учат на курсах по учету в маркетплейсах. Как не потратить зря время и деньги
Анна Ковальская,
Бухгалтер на аутсорсинге, г. Москва
Я занимаюсь аутсорсингом — веду налоговый учет в нескольких компаниях и у ИП, преимущественно на упрощенке. В этом году решила привлечь дополнительных клиентов и расширить свой бизнес. Стала думать, какие новые услуги предложить, и вот что придумала.
Часто ко мне обращались ИП, которые торговали через маркетплейсы. После коронавируса они стали очень востребованы, пункты выдачи чуть ли не в каждом доме. Но приходилось отказывать потенциальным клиентам. Со спецификой торговли и учета до этого не сталкивалась, рисковать не хотела. А теперь решила: хватит отказываться, ведь всему можно научиться.
Как я выбирала, где учиться
Чтобы обучиться специфике учета в маркетплейсах, я стала искать подходящие бухгалтерские курсы. Нашла достаточно быстро. Учет в маркетплейсах сейчас действительно пользуется спросом, поэтому многие учебные центры предлагают курсы для бухгалтеров в этой сфере. Я выбрала онлайн-курсы, чтобы не тратить время на дорогу.
Вкратце о том, как выбирала. Различных курсов много, поэтому нужно смотреть программу и читать отзывы, причем лучше все подряд. Есть курсы, в названии которых есть слово «маркетплейс», но из программы ясно, что предлагают преимущественно основы бухучета и налогообложения, а учету в маркетплейсах уделяют всего пару занятий. Мне такое было не нужно, высшее образование есть, опыт тоже приличный, со всеми основами давно знакома. Поэтому выбрала курсы, где все занятия посвящены именно специфике маркетплейсов. Отзывы в интернете об этих курсах преимущественно положительные. Причем видно, что отзывы реальные, бухгалтеры рассказывали о своих впечатлениях, а не просто писали, что все прекрасно. В общем, не прогадала. Курсы мне понравились, все по делу. И про принципы торговли в маркетплейсах рассказали, ну и, конечно, про учет операций при упрощенке также. Да, еще сертификат получила об окончании курсов. Сразу скажу, что документ пригодился. Потенциальным клиентам могу предъявить, чтобы в моих знаниях не сомневались.
Что изменило мои представления об учете в маркетплейсах
Поделюсь, что интересного я узнала о принципах торговли в маркетплейсах, а также об учете доходов и расходов при этом способе торговли на упрощенке.
Что надо знать о принципах торговли. Оказывается, у разных маркетплейсов специфика работы отличается. И объем работы по каждому из них будет разным. Поэтому, если можно выбирать клиентов, удобнее специализироваться на каком-то одном маркетплейсе. Из того, что мне рассказали на курсах, подметила для себя особенности работы с каждым маркетплейсом, которые могут быть важны бухгалтеру (см. таблицу). Для себя решила, что буду брать клиентов, которые торгуют через Wildberries, поскольку не хотела связываться с таможенными отчетами, если вдруг клиент реализует товар иностранцу. Кроме того, заметила, что в этом маркетплейсе периодичность выплат совпадает с периодичностью формирования отчетов. Думаю, так удобнее, чтобы не путаться.
Как определить доходы по УСН. Лекторы объяснили, что в доходах продавца надо отражать всю сумму, которую оплатил покупатель, в том числе комиссии и вознаграждения, которые удержал для себя маркетплейс (письмо ФНС от 05.05.2023 № СД-4-3/5762 и Минфина от 03.04.2020 № 03-11-11/26872). То есть потребуются не только платежки, но и документы с суммами удержанных комиссий. А увидеть суммы агентских комиссий можно в отчетах маркетплейса. Причем суммы этих комиссий нужны не только для доходов, но и для учета расходов. О них читайте далее.
Что учесть в упрощенных расходах. Про расходы по УСН я и раньше знала. Но у расходов при торговле через маркетплейсы есть специфика. О ней рассказали на курсах. Речь о том, в какой момент можно учитывать каждый расход. Смотрите в таблице, что нового я узнала.
Как я применяла знания на практике и что придумала сама
Данные из отчета о продажах (скачать)
После онлайн-курсов я начала искать клиентов, которые торгуют через Wildberries. Дала объявление о своих услугах по учету, добавила, что есть сертификат по маркетплейсам. Через неделю все сработало. Клиенты стали звонить, с некоторыми сразу заключила договоры, также периодически обращаются новые. Короче, училась не зря. Работы себе добавила и дополнительный заработок получила. Но я хотела рассказать о другом, как я придумала для себя удобный способ учета доходов на Wildberries. Возможно, другим бухгалтерам пригодятся мои таблицы.
Данные из детализированного отчета (скачать)
Как считать доходы в таблицах Excel. Сложность в учете доходов на Wildberries состоит в том, что одних платежек недостаточно, чтобы знать выручку. Нужны еще отчеты, поскольку в выручку продавца нужно включать удержанную комиссию. При этом, когда начала вести учет у клиентов, осознала, что таких отчетов будет много. Например, по одному клиенту за один квартал получилось 24 отчета: 12 по продажам и 12 детализированных. Причем нужны и те и другие отчеты, поскольку в отчетах по продажам нет агентской комиссии, которую взимает маркетплейс за предоставление своей торговой площадки. В результате придумала для себя сводные таблицы в Exсel, чтобы быстрее вычислять стоимость реализованных товаров, а также сумму удержанной агентской комиссии. Саму таблицу с формулами можно скачать в конце статьи. Примеры расчетов смотрите на полях, а алгоритм дан в таблице ниже.
Расчет итоговых показателей по торговле через Wildberries для учета по УСН (скачать)
Чему еще планирую обучиться
После онлайн-курсов я расширила свой маленький бизнес, как и планировала. Пока веду только клиентов с Wildberries, но на этом решила не останавливаться. Сейчас ищу другие курсы по маркетплейсам — с уклоном на Ozon. Там есть своя специфика: надо сдавать отчеты в таможню. Хочу научиться разбираться с этими отчетами, тогда смогу брать клиентов с разных маркетплейсов. А еще в планах — освоить отчеты по маркетплейсам для Росстата, предложения по подготовке таких отчетов в последнее время поступали. Кроме того, и по учету в Wildberries могут потребоваться новые курсы. Маркетплейсы периодически меняют порядок работы, вводят новые комиссии, отменяют прежние, и нужно периодически повышать квалификацию, чтобы не подвести клиентов.
Как перестроить работу с персональными данными из-за новых рекомендаций Роскомнадзора
За что Роскомнадзор оштрафует без проверки
Роскомнадзор не назначает проверку, чтобы выявить нарушения в работе с персональными данными (ч. 3.5 ст. 28.1 КоАП, письма Роскомнадзора от 02.05.2023 № 08-37170 и от 31.01.2023 № 09-6488). Ведомство вправе оштрафовать компанию или должностное лицо и без проверки.
Вы заблуждаетесь, если считаете, что контролеры не узнают о нарушениях и компания сможет избежать наказания. Пожаловаться в Роскомнадзор может, например, обиженный работник, чьи данные вы запрашивали и распространяли, кроме того, об утечке сведений Роскомнадзор узнает от МВД, прокуратуры или других ведомств. В таблице ниже мы привели штрафы за нарушения с персональными данными данными для малых компаний и должностных лиц. Штрафы для крупных компаний будут выше.
— максимальный штраф для малой компании за обработку данных без согласия
Какие новые правила ввел Роскомнадзор по хранению персональных данных
Памятка с рекомендациями Роскомнадзора (скачать)
Роскомнадзор опубликовал новые рекомендации операторам персональных данных (новость от 08.08.2023 на rkn.gov.ru). Как теперь хранить сведения о сотрудниках и клиентах, смотрите в памятке справа. А далее разберем основные правила работы с персональными данными физлиц.
Храните раздельно персональные данные физлиц разных категорий. Например, у данных работников и клиентов разные цели обработки. Эти сведения в электронном виде нужно хранить в раздельных базах, а в бумажном — в разных шкафах (ч. 3 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). К сведениям о работниках должны иметь доступ кадровики и бухгалтеры, а к данным клиентов — сотрудники отделов продаж. Если объедините базы, повысится риск утечки. Узнайте, когда компании ошибочно полагают, что утечка невозможна (см. таблицу). Утвердите перечень мест хранения персональных данных.
Организуйте режим доступа в помещения с персональными данными. Утвердите перечень лиц, которые обрабатывают личные сведения сотрудников и имеют доступ к документам, в отдельном приказе или в положении о защите персональных данных. У каждого сотрудника, кто имеет доступ к персданным, возьмите обязательство о том, что они не вправе разглашать сведения о физлицах (п. 7 ст. 86 ТК, п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687). Назначьте ответственного сотрудника за защиту персональных данных. Этот сотрудник должен напрямую подчиняться руководителю компании (ч. 2 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ).
Закрепите в положении о работе с персональными данным, какие сведения обрабатываете. Сведения о состоянии здоровья, наличии судимости и семейном положении запрашивайте у работников, только если обязаны это делать по закону. Все персданные получайте только у работника. Возьмите данные из документов, которые он предоставит при приеме на работу (см. таблицу). Например, из паспорта, военного билета, трудовой книжки. Перепишите сведения в личную карточку № Т-2 или в другие документы, которые оформляете во время работы.
Нельзя хранить копии паспорта, документа о регистрации в системе персучета, военного билета, диплома об образовании, свидетельства о заключении брака или рождении детей. Если контролеры обнаружат копии этих документов, то сочтут, что компания обрабатывает избыточные сведения. Документы содержат специальные категории персданных, например информацию о национальности, которые можно обрабатывать только в исключительных случаях с согласия физлица (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
Согласие на обработку персональных данных (скачать образец)
Получайте согласие на обработку персональных данных. Когда гражданин желает трудоустроиться в компанию, достаточно просто заключить договор, чтобы начать обработку персональных данных. В таком случае можно не составлять согласие, поскольку вы будете выполнять условия трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но если бухгалтерию в компании ведет сторонняя компания, то без согласия на обработку и отдельного согласия на распространение персональных данных не обойтись (см. таблицу).
Не требуется согласие на обработку и распространение персданных и в том случае, когда вы передаете сведения о сотруднике в страховую компанию, чтобы заключить договор ДМС. Такой договор заключают в интересах работника, и он является выгодоприобретателем, а значит, страховая компания может вести обработку его данных на этом основании (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но сотрудник может не захотеть передавать сведения о себе в страховую компанию. Чтобы избежать споров, сообщите сотрудникам на корпоративную почту или иным способом о том, что собираетесь оформить договоры ДМС. И если работник отказывается от ДМС, не передавайте его персданные в страховую компанию.
Новые штрафы за персональные данные
Кабмин вводит новые штрафы за неправомерное размещение биометрии и обработку персданных без согласия. За эти нарушения будут штрафовать должностных лиц на сумму до 300 тыс. руб., малые компании на сумму до 350 тыс. руб., а крупные - на сумму до 700 тыс. руб. За повторные нарушения максимальные штрафы составят для должностных лиц 500 тыс. руб., для ИП и малых компаний - 1 млн руб., для крупных компаний - 1,5 млн руб. Уже принят в первом чтении и готов ко второму чтению законопроект № 353266-8 на sozd.duma.gov.ru.
Пропишите список мест хранения персональных данных в приказе. Документы с персональными данными храните в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками. Другой вариант — хранить документы в специально оборудованных помещениях. Следите за тем, чтобы на столе не было документов с персданными других работников, когда приглашаете в кабинет посетителей. На рабочем столе держите только те документы, с которыми работаете в настоящий момент, остальные храните в запертом шкафу. Пропишите в положении об обработке персональных данных или в приказе о хранении весь процесс перемещения персональных данных в пределах компании. Установите, как сотрудники могут передавать данные друг другу. Запретите пересылать их в мессенджерах или на нерабочие адреса электронной почты.
Роскомнадзор утвердил список мессенджеров, через которые нельзя передавать платежные документы, персональные данные, сведения о безналичных переводах, а также о счетах и вкладах граждан. Запрет действует для банков и госкомпаний, но не исключено, что в будущем ограничения коснутся и остальных. Поэтому безопаснее не использовать для передачи сведений о работниках такие мессенджеры, как Telegram, WhatsApp, Viber, Skype и некоторые другие.
Что делать с избыточными персональными данными
Вы должны физически уничтожить бумажный документ с персданными, если достигли цели обработки или изначально хранили документ неправомерно. Например, измельчите копию паспорта сотрудника в шредере после того, как переписали данные в личную карточку. Если бумаг много, их можно сдать на уничтожению в специализированную организацию.
Если храните электронные персданные, у вас есть два варианта, как уничтожить сведения. Первый — сотрите данные с жесткого диска или другого носителя информации. Второй — уничтожьте сам носитель информации. В каких случаях надо уничтожить персданные, смотрите в таблице. После того как уничтожите носители с персданными, подготовьте акт об уничтожении персональных данных, если обрабатывали их на бумаге. Если при обработке использовали автоматизированную программу, то дополнительно сделайте выгрузку из журнала регистрации событий.
Двенадцать срочных ответов по отчетам за работников в военкомат
руб. — минимальный штраф на директора или ответственного сотрудника за непредставленные сведения в военкомат, необходимые для ведения воинского учета (ст. 21.4 КоАП)
1. Какие отчеты сдавать в военкомат
Ежегодно сдавайте в военкомат карточку учета организации по форме 18 и отчет о численности работников в запасе по форме 6. Дополнительный отчет по форме 19 сдают организации, которые вправе бронировать своих работников. В некоторых регионах обязательной к сдаче для всех считается форма 18, а форму 6 требуют только от компаний, которые ведут воинский учет и бронируют граждан, пребывающих в запасе.
2. По каким формам заполнять отчеты на работников
Унифицированной формы 18 нет, но есть пример бланка в письме Минкультуры (приложение № 1 к письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА). Бланк отчета о численности по форме 6 приведен в письме Минкультуры от 03.11.2003 № 125-01-16/24. Но многие военкоматы разрабатывают свои бланки на основе форм от Минкультуры. Поэтому узнайте в своем военкомате, можно ли использовать бланки Минкультуры или надо заполнять те бланки, которые разработал ваш военкомат.
Как получить бланк в военкомате
Многие военкоматы не рассылают бланки по электронной почте, а только записывают на CD-диски или даже дискеты, которые принесут бухгалтеры.
3. Сколько экземпляров сдавать
Большинство военкоматов требуют каждый отчет в трех экземплярах. Но на всякий случай уточните в своем военном комиссариате, сколько экземпляров формы 18 и формы 6 заполнить.
4. В какой военкомат и как сдавать отчеты
Отчеты по форме 18 и 6 сдавайте в военкомат по месту учета компании. Большинство военкоматов принимают отчеты только на бумаге. Уточните, примет ли ваш военкомат электронный отчет. А сведения о приеме сотрудников подавайте в военкомат по месту жительства или месту пребывания работника (письмо Минобороны от 06.10.2023 № 207/6/3665). Срок сдачи - в течение пяти рабочих дней после приема (см. таблицу).
5. В какой срок сдать форму 18 и форму 6
Сроки сдачи отчетов в законе не установлены. Обычно форму 18 и форму 6 сдают с октября по ноябрь. Уточните сроки в своем военкомате. Также информация о сроках подачи отчета о воинском учете может содержаться на официальных сайтах местных властей. К примеру, в Ангарске отчеты по воинскому учету принимают в 2023 году с 4 сентября по 17 ноября. А в Мурманске крайний срок сдачи отчетов — 15 ноября. Учтите, что у некоторых военкоматов есть неприемные дни. И даже в установленные приемные дни ведомства могут принимать отчеты от компаний не весь день, а только в определенные часы. Поэтому не рекомендуем откладывать сдачу отчетов в военкомат на последний день.
Кого нельзя заставить вести воинский учет
Специалисты Роструда подтвердили, что главбуха нельзя заставить заниматься воинским учетом. Дополнительные обязанности по отчетам в военкомат можно возложить на главбуха или любого другого работника только по допсоглашению, причем за дополнительную плату (ответ на вопрос от 24.10.2023 № 188792 на сайте онлайнинспекция.рф).
6. По каким сотрудникам ведут воинский учет и сдают отчеты
Воинский учет ведут по призывникам и военнообязанным гражданам. Призывники — это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе. Законодатели подняли верхнюю границу призывного возраста и с 1 января 2024 года призывать на военную службу станут граждан с 18 до 30 лет (Федеральный закон от 04.08.2023 № 439-ФЗ).
Военнообязанные граждане — это пребывающие в запасе мужчины и женщины (п. 14 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Предельный возраст пребывающих в запасе смотрите в таблице ниже. В число военнообязанных граждан входят женщины с военно-учетными специальностями и мужчины:
- уволенные с военной службы;
- достигшие 27 лет, а с 2024 года — 30 лет и не прошедшие военную службу по призыву в связи с отсрочками;
- достигшие 27 лет, а с 2024 года — 30 лет и не призванные на военную службу;
- выпускники военных вузов или отучившиеся в военных учебных центрах при гражданских вузах;
- прошедшие альтернативную гражданскую службу;
- достигшие 27 лет, которые не служили без законных оснований и получили справку 1/У вместо военного билета.
7. Сдавать ли форму 18, если в компании только женщины
Безопаснее сдать. Отчет по форме 18 обязаны подавать в военкомат все организации, исключений нет. Если в компании работают только женщины без военно-учетных специальностей, в отчете укажите общее число сотрудников, а вместо количества военнообязанных поставьте нули. Так же стоит поступить компаниям, в которых трудятся невоеннообязанные мужчины. Иначе военкомат будет ждать от компании и другие документы. Список документов, которые надо сдавать по военнообязанным гражданам, смотрите в таблице ниже.
Зачем сдавать форму 18 невоеннообязанным
Из формы 18 военкомат узнает, что в компании не числятся военнообязанные граждане. Иначе сотрудники ведомства будут ждать от компании также другие документы.
Некоторые военкоматы не ставят на учет компании, если в них нет военнообязанных сотрудников. Но взамен требуют подтверждающее письмо. Образец такого письма дан ниже.
8. Нужно ли сдавать форму 18 компаниям, которые деятельность не ведут
Да. Все действующие организации обязаны вести воинский учет, а также сдавать отчеты и другие документы в военкомат. Закон не делает исключения для организаций, которые приостановили свою деятельность, но не ликвидировались (подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ). Таблицу с новыми сроками сдачи отчетов в военкомат смотрите на полях.
Таблица. Новые сроки сдачи отчетов в военкомат в 2023 году (cкачать)
9. Каких работников включать в форму 18, а каких нет
На оборотной стороне карточки учета по форме 18 укажите всех работников, которые трудятся в компании по трудовому договору, в том числе тех, кто не являются военнообязанными. Разберем, надо ли включать в форму некоторые категории сотрудников.
Внешние совместители. По внешним совместителям вести воинский учет и сдавать отчеты должен работодатель по основному месту работы. И большинство военкоматов не требуют включать совместителей в отчеты. Но в некоторых регионах требуют указывать даже совместителей в форме 18. Поэтому безопаснее уточнить вопрос по работникам-совместителям в своем военкомате.
Работники по совмещению. Совмещение оформляют, если работник, наряду со своей основной работой, выполняет еще и дополнительные обязанности по другой должности (ст. 60.2 ТК). Получается, что у такого сотрудника должна быть основная работа в компании. Значит, по нему надо вести воинский учет, оформлять документы и сдавать отчеты в военкомат.
Подрядчики. Работодатели обязаны вести воинский учет только по сотрудникам, которые работают в организации по трудовым договорам. Подрядчиков и исполнителей по ГПД в карточке учета по форме 18 не надо указывать даже среди общего количества работников.
Иностранцы. Иностранцев вы должны включить в форму 18 и указать их в общем количестве работников компании. А вот в качестве военнообязанных иностранцев отражать не надо. Иностранных граждан, независимо от их статуса, не призывают на военную службу в России (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
10. Должны ли ИП вести воинский учет
Обязанности по воинскому учету касаются только компаний, так как в законах предприниматели не упоминаются (подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Закона № 53-ФЗ). Поэтому формально ИП не обязаны вести воинский учет, заполнять карточки на работников по форме № 10, составлять план работы по воинскому учету и проходить сверку с военкоматом.
Однако предприниматели с работниками обязаны запрашивать документы воинского учета при приеме сотрудников (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 11 и ч. 4 ст. 20 ТК). И военкоматы присылают запросы о работниках не только компаниям, но и предпринимателям-работодателям. Так что если не хотите спорить с военкоматами, безопаснее вести воинский учет. Если решите, то оформляйте на работников те же карточки и уведомления, что ведут и отправляют в военкомат организации.
11. Надо ли ИП подавать форму 18 на себя
Нет. В карточке учета по форме 18 указывают количество сотрудников, которые работают в организации. ИП не является работников, поэтому заполнять форму 18 на себя не должен.
12. Обязаны ли ИП сдавать отчеты в военкомат на сотрудников
Нет. У ИП нет обязанности сдавать карточку учета и отчет о численности (формы 18 и 6). Эти отчеты представляют только организации (п. 1 приложения 2 к письму Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА, письмо Минкультуры от 03.11.2003 № 125/01/16/24). Отправлять в военкомат сведения на работников также должны только организации (п. 29 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных сил от 11.07.2017). Однако по желанию ИП также могут сдавать отчеты и отправлять сведения в военкомат.
