Какие расходы на электронную отчетность можно учесть при УСН

При УСН вы вправе учесть только расходы из закрытого перечня (п. 1 ст. 346.16 НК). И чтобы решить, отражать ли в базе по упрощенке тот или иной расход, вначале нужно найти подходящий пункт из утвержденного перечня.

Для электронной отчетности по ТКС из этого перечня подходят два пункта. Какие — разъяснили специалисты Минфина (письмо от 26.04.2024 № 03-11-11/39438). Но нужно разобраться, как правильно разнести расходы и какими подтверждающими документами запастись. Рассмотрим отдельно виды расходов, которые возникают у компаний, которые планируют сдачу электронной отчетности. Памятку по учету смотрите справа.

Электронная подпись

Расходы на покупку сертификата ключа проверки электронной подписи признавайте единовременно после оплаты по любому из оснований:

• в составе расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги связи и коммуникаций (п. 1 ст. 252, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК);
• как траты, связанные с приобретением права на использование различных программ для ЭВМ, а также баз данных (п. 1 ст. 252, подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК).

В таком же порядке списывайте стоимость USB-носителя ключевой информации с записанным ключом проверки ЭЦП, если его не выделили отдельно в договоре, но он входит в стоимость сертификата.

Если флешку-носитель приобрели отдельно от сертификата ключа проверки ЭЦП, затраты на него спишите как материальные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК). Аналогично признайте расходы, если стоимость USB-носителя прописана в договоре с удостоверяющим центром, но не включена в стоимость сертификата.

Получите сертификат ЭП. Подтвердите расходы на электронную подпись руководителя сертификатом ЭП. В нем указывают как наименование компании, так и персональные данные руководителя — физлица, которое имеет право подписывать отчеты организации без доверенности.

Главбух и другие сотрудники организации тоже могут иметь право подписи электронной отчетности. Но при этом нужно учитывать особенности. Уже с сентября прошлого года сертификаты электронных подписей для этого обычные сотрудники должны были получать самостоятельно. Такие сертификаты содержат только данные физического лица без наименования организации.

А с 1 сентября 2024 года пользоваться электронными подписями обычные сотрудники организаций вправе только на основании машиночитаемых доверенностей. Как их получить, узнайте в статье.

Можно ли учесть при УСН компенсации сотрудникам за ЭЦП

В общем случае упрощенцы не вправе учитывать компенсации в расходах (п. 1 ст. 346.16 НК). Но есть вариант включить компенсацию за ЭЦП в базу по УСН.

Учтите расходы на оплату труда, если доплату прописали в трудовом договоре (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК). Начислите НДФЛ и взносы с доплаты.

Лицензия на программу

Стоимость лицензии на программу для сдачи отчетности учтите как траты, связанные с приобретением права на использование программ и баз данных (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 13.01.2015 № 03-11-06/2/69433).

Единовременный авансовый платеж за пользование ПО списывайте на расходы по мере получения услуг. Если компания внесла разовый платеж, например, за год пользования неисключительными правами на программное обеспечение, то переносите сумму оплаты на расходы по УСН постепенно, по мере фактического получения услуг. В таком случае разделите сумму уплаченного аванса на равные части по числу месяцев, на которые компания получила право пользования.

Полученную величину отражайте в расходах по упрощенке постепенно, по мере пользования ПО — на последнее число каждого истекшего месяца или поквартально.

Дождитесь договора и актов на услуги. Расходы на приобретение неисключительных прав на программу подтвердите лицензионным договором, фирменной инструкцией, заполненной карточкой пользователя. Если перечислили аванс обслуживающей организации, расходы на оплату услуг учтите только после того, как получите акт от компании. Документ подтвердит, что организация выполнила работы или услуги.

Обслуживание у оператора и отправка отчетности

Расходы на обслуживание у спецоператора учтите как траты на оплату услуг связи (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК). Если в вашем тарифе отдельно выделена ежемесячная отправка электронной отчетности, расходы также можно учесть при УСН после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК).

Спишите расходы на отправку отчетности в базе по упрощенной системе как траты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, то есть расходы на оплату услуг связи (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК). По аналогичному основанию учтите также расходы по настройке рабочего места сотрудников, если отдельно перечисляли плату за такую услугу оператора электронной отчетности. Это подтверждают специалисты Минфина (письмо от 26.04.2024 № 03-11-11/39438).

Подготовьте платежки и документы от спецоператора. Подтвердите расходы на обслуживание и оплату услуг по отправке отчетности платежными поручениями или иными документами на оплату. Также необходимо иметь в наличии договор с оператором по отправке отчетности.

Расходы на обслуживание системы уменьшают налоговую базу по мере поступления от спецоператора расчетных документов, но тоже только после оплаты. Траты на установку и настройку программного обеспечения подтвердите актом выполненных работ или оказанных услуг

Можно ли учесть расходы на информационные и консультационные услуги

Вы не вправе списать стоимость информационных и консультационных услуг по переходу на электронные отчеты. На УСН закрытый перечень расходов (п. 1 ст. 346.16 НК).

Расходы на консультационные и информационные услуги в этом списке трат не поименованы. Следовательно, такие расходы нельзя списать при упрощенке.