Авансовый отчет: как правильно заполнить

Прежде чем говорить о заполнении документа, напомним основные правила выдачи денежных средств под отчет. Как правило, наличные деньги выдаются работникам на хозяйственно-операционные расходы, в частности для приобретения товарно-материальных ценностей (канцелярских товаров, горюче-смазочных материалов), на оплату услуг сторонних компаний, а также командировочных затрат. Подотчетное лицо вправе тратить средства лишь на те цели, на которые они получены.

Выдавать деньги под отчет допускается только тем работникам, которые включены в список подотчетных лиц, причем в размере и на срок, определенные руководителем. Работник должен отчитаться об израсходованных средствах и произвести окончательный расчет в течение трех рабочих дней по окончании срока, на который они выданы, или не позднее чем через три дня после возвращения из командировки.

Передача подотчетных сумм третьим лицам, а также выдача средств сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам, запрещены (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка России от 22.09.93 № 40). И хотя действующее законодательство не предусматривает санкций за подобные нарушения, мы советуем не пренебрегать этими правилами и лишний раз не вступать в конфликт с контролирующими органами.

Все кассовые операции необходимо документально оформлять. Отчитываясь по израсходованным суммам и возвращая оставшиеся средства, сотрудник составляет авансовый отчет, а бухгалтер его проверяет и заполняет оставшиеся строки.

О форме и формате

Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Она используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений, для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет является двусторонним документом, который заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Он составляется в одном экземпляре на бумажном и машинном носителе информации. Обратите внимание: авансовый отчет, оформленный на компьютере, не может храниться только в электронном виде. Его обязательно нужно распечатать и подписать у руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и подотчетного работника.

Что вписывает подотчетное лицо

Как уже было сказано, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы денежные средства, или возврата из командировки сотрудник должен составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. На оборотной стороне формы в графах 2–4 он указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 – суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, сотрудник, отражает в графе 6 еще и сумму в валюте.

Документы, приведенные в форме, прикладываются к авансовому отчету. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т. д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы. Напомним, все затраты, учитываемые при упрощенной системе, должны быть документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сведения, которые указывает бухгалтер

Основную часть авансового отчета заполняет бухгалтер. Прежде всего он должен проверить отраженную информацию, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. И только после этого бухгалтер приступает к заполнению авансового отчета.

Отчету присваивается номер и проставляется дата. Далее на лицевой стороне формы бухгалтер записывает наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, а также должность. Рядом указывается назначение аванса.

Ниже, в таблицу слева, вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также о сумме текущего аванса. Затем отражают общую сумму полученных и израсходованных средств и сумму остатка либо перерасхода. Обратите внимание: строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.

Справа находится таблица, в которой делаются бухгалтерские записи. Сюда бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

На обороте авансового отчета бухгалтер вписывает в графу 7 суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 – счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графа 8 заполняется, если деньги выдавались в валюте.

Внизу авансового отчета имеется часть, которая представляет собой расписку бухгалтера в том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь бухгалтер должен указать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов, а также поставить свою подпись. Затем расписка отрывается от отчета и выдается подотчетному лицу.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если же работник потратил больше, чем ему выдали, то сумму перерасхода по авансовому отчету он получает из кассы по расходному кассовому ордеру. Запись об этом делается на лицевой стороне формы. Там же отражается номер и дата кассового ордера.

Авансовый отчет подписывают на лицевой стороне бухгалтер и главный бухгалтер, на оборотной стороне – подотчетное лицо. Далее документ представляется руководителю, который своей подписью на лицевой стороне утверждает отчет на соответствующую сумму (прописью и цифрами данная сумма должна быть указана на лицевой стороне формы).