ещё
свернуть
Все статьи номера
9 , Август 2012
Центральный вопрос

Зачем нужен график документооборота и как его составить

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Необходимость в графике документооборота не зависит от системы налогообложения. Поэтому в статье вы найдете советы, полезные для себя.

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.

О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в пункте 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н .

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 года организации на «упрощенке» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме ( подп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.

В данной статье мы расскажем о том, как составить график, чтобы он был понятен всем работникам, а главное, полезен бухгалтерии. А также о том, каким образом организовать контроль за соблюдением графика.

Определитесь, нужен ли график для вашей работы

Памятка

График необходим, когда нужно контролировать своевременность выписки и передачи документов сотрудниками организации в бухгалтерию.

График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине.

Если же вы работаете бухгалтером в маленькой фирме и все документы оформляете самостоятельно, то графика для самой себя у вас, скорее всего, нет. Как мы уже сказали, какие-либо штрафы за отсутствие графика вам не грозят. Ведь данный документ нужен для внутреннего контроля и составляется исключительно для нужд организации. Какие-либо внешние пользователи в нем не заинтересованы. Однако мы все равно рекомендуем вам разобраться в том, что представляет собой график и как его оформлять. Ведь не исключено, что в будущем условия вашей работы могут измениться.

Выберите удобный способ градации документов

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.83 № 105 (далее — Положение ). Данный документ действует в части, не противоречащей бухгалтерскому законодательству. Раздел 5 Положения, касающийся графика документооборота, полностью ему соответствует. А значит, вы можете в полной мере его применять.

Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер ( п. 5.2 Положения ). Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю.

На заметку

Унифицированная форма графика документооборота не утверждена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;

— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;

— кто является ответственным за создание и передачу документа;

— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;

— сколько времени нужно хранить документ в организации.

В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.

В приложении к Положению приведен пример графика документооборота, который составлен в зависимости от документов, применяемых организацией. Образец такого документа мы представили на рис. 1. Вы можете взять его за основу. Однако, на наш взгляд, это не самый удачный вариант. Дело в том, что такой график документооборота сложный для восприятия, особенно если вы используете большое количество первичных документов. Каждому исполнителю свой бланк придется выискивать среди множества прочих.

Рисунок 1. Образец неструктурированного графика документооборота
Наименование документаСоздание документаПередача документа в бухгалтериюОбработка и хранение документа
КоличествоКто выписываетСрок оформленияОтветственный за исполнениеКто представляетСрок передачиОтветственный за проверкуКто исполняетСрок исполненияСрок хранения
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Приказ о приеме работника на работу ( форма № Т-1 ) 1 Кадровый работник В день заключения трудового договора Начальник отдела кадров Кадровый работник В день подписания приказа руководителем Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день поступления приказа 75 лет
Приказ о предоставлении отпуска работнику ( форма № Т-6 ) 1 Кадровый работник В течение пяти дней после поступления заявления Начальник отдела кадров Кадровый работник В день подписания приказа руководителем Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день поступления приказа 3 года

График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.

Совет редакции

Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.

Способ № 1: сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать. Фрагмент такого графика приведен на рис. 2 ниже.

Рисунок 2. Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям
Хозяйственная операцияСоздание документаПередача документа в бухгалтериюОбработка и хранение документа
Наименование документаКоличествоКто выписываетСрок оформленияОтветственный за исполнениеКто представляетСрок передачиОтветственный за проверкуКто исполняетСрок исполненияСрок хранения
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Покупка товаров Платежное поручение ( форма 0401060 ) 2 Бухгалтер За день до оплаты товаров Главный бухгалтер Бухгалтер, проводивший платежное поручение в банке В день оплаты товаров до 15.00 Генеральный директор и главный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день оплаты товаров до 18.00 5 лет
Доверенность ( форма № М-2 ) 1 Бухгалтер За день до получения товаров у поставщика Главный бухгалтер Работник, на которого выписана доверенность На следующий день после истечения срока доверенности до 13.00 Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день получения доверенности до 18.00 5 лет
Товарная накладная ( форма № ТОРГ-12 ) 1 Поставщик В день получения товаров Работник, получающий товары Работник, получивший товары На следующий день после получения товаров от поставщика до 13.00 Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день получения накладной до 18.00 5 лет
Акт о приемке товаров ( форма № ТОРГ-1 ) 1 Член приемной комиссии В день приема товаров Председатель приемной комиссии Председатель приемной комиссии В день приема товаров до 18.00 Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день приема товаров до 18.00 5 лет

Способ № 2: объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота. С образцом графика для отдела оптовых продаж вы можете ознакомиться на рис. 3 ниже.

Рисунок 3. Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж
Наименование документаСоздание документа
КоличествоКто выписываетСрок оформленияОтветственный за исполнениеКто представляетСрок передачиОтветственный за проверкуКто исполняетСрок исполненияСрок хранения
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Договор поставки (форма утверждена приказом руководителя) 2 Менеджер по продажам В день поступления заказа Начальник отдела оптовых продаж Менеджер по продажам В день продажи товаров Ответственный бухгалтер, юрист Ответственный бухгалтер В день продажи товаров 5 лет
Счет на оплату товаров (форма утверждена приказом руководителя) 2 Менеджер по продажам На следующий день после поступления заказа Начальник отдела оптовых продаж Менеджер по продажам В день составления счета Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день получения счета 5 лет
Акт передачи продукции (форма утверждена приказом руководителя) 2 Менеджер по продажам В день передачи товаров Начальник отдела оптовых продаж Менеджер по продажам В день продажи товаров Ответственный бухгалтер, юрист Ответственный бухгалтер В день продажи товаров 5 лет
Товарная накладная ( форма № ТОРГ-12 ) 2 Менеджер по продажам В день передачи товаров Начальник отдела оптовых продаж Менеджер по продажам В день продажи Ответственный бухгалтер Ответственный бухгалтер В день продажи 5 лет

Утвердите график отдельным приказом

После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально. Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом. Образец приведен на рис. 4.

Рисунок 4.Образец приказа руководителя об утверждении графика документооборота

Организуйте контроль за соблюдением графика

Для справки

Контролировать соблюдение сроков, указанных в графике, можно с помощью журнала поступления документов в бухгалтерию.

Работники должны соблюдать установленные в графике сроки составления и передачи документов в бухгалтерию. Такую обязанность следует закрепить в должностных инструкциях и в приказе об утверждении графика. Чтобы контролировать своевременное поступление документов в бухгалтерию, разработайте специальный журнал и поручите вести его бухгалтерам. Образец журнала представлен на рис. 5.

Рисунок 5.Образец журнала поступления документов в бухгалтерию

Обнаружив нарушение графика, руководитель может лишить работника премии, сделать ему замечание или вынести выговор, о чем составляется приказ. Но помните, что дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка ( ст. 193 ТК РФ ). Прежде чем назначать работнику взыскание, не забудьте с него затребовать письменное объяснение.

Нюансы, требующие особого внимания

График документооборота нужен, чтобы контролировать работу сотрудников. А именно: отслеживать, вовремя ли они составляют и передают в бухгалтерию первичные документы. Фактические даты передачи документов можно фиксировать в специальном журнале.

Разрабатывая график, объедините документы, перечисляемые в нем, по какому-либо принципу. Например, документы можно разнести по хозяйственным операциям, возможным в организации, либо составить отдельные графики для каждого отдела компании.

За отсутствие графика документооборота не штрафуют, поскольку это внутренний документ организации, оформляемый для того, чтобы организовать и контролировать работу между подразделениями.

 

9 , Август 2012
Центральный вопрос

Полезные советы о том, как оформлять первичные документы сейчас и в будущем году

Действующий до конца этого года Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ ) предписывает всем хозяйствующим субъектам использовать унифицированные формы первичных документов. И только если для каких-то операций подобных форм нет, можно разработать собственные.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Правила оформления первичных документов не зависят от выбранного объекта налогообложения. Поэтому все разъяснения будут полезны и вам.

Со следующего года ситуация изменится. Новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ ), с одной стороны, делает большое послабление для бизнеса — отменяет обязанность использовать именно унифицированные формы. С другой стороны, создает новую головную боль для бухгалтера. Ведь каждый неунифицированный документ придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых останется неизменным (см. табл. 1). А отсутствие четких указаний о том, как должны выглядеть документы, может привести не к облегчению работы, а к ее усложнению.

Таблица 1. Сравнительная таблица новых и старых правил оформления первичных документов

ПоказательПравила 2012 годаПравила 2013 года
Форма первичного документа Первичные документы должны быть составлены по унифицированным формам. Если унифицированная форма не предусмотрена, первичный документ должен содержать обязательные реквизиты ( п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) Формы первичных документов утверждает руководитель. Они должны содержать обязательные реквизиты ( п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ )
Обязательные реквизиты: — наименование документа;— дата составления документа;— наименование организации, от имени которой составлен документ;— содержание хозяйственной операции;— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц ( п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) — наименование документа;— дата составления документа;— наименование экономического субъекта, составившего документ;— содержание факта хозяйственной жизни;— величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;— наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления; — подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц ( п. 2 ст. 9 Закон № 402-ФЗ )
В каком виде должен быть оформлен документ Первичный документ составляется на бумажном или машинном носителе информации ( п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) Первичный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ( п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ )
Внесение исправлений в документ Нельзя вносить исправления в кассовые и банковские документы. Иные документы можно исправлять по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписывали документ, с указанием даты внесения исправления ( п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) Исправления допускаются, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухучета. Корректирующая запись должна содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ, с указанием фамилий и инициалов ( п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ )

Чтобы такого не случилось, мы предлагаем вам ознакомиться с рекомендациями о том, как целесообразно оформлять «первичку». Отметим, что они касаются как организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Сравнительный анализ нового и старого порядка оформления первичных документов мы привели в табл. 1 на с. 33. И рекомендуем вам уже сейчас, не дожидаясь января, изучить новые правила, чтобы понять, что именно в вашей работе может измениться.

Совет № 1 Новые формы можно не придумывать, а продолжать применять унифицированные

Итак, сейчас вы большинство операций оформляете при помощи документов из альбомов унифицированных форм. А с 2013 года это станет необязательным.

Но это не означает, что все унифицированные документы станут недействительными. Их можно будет продолжать использовать. А свои бланки разработать лишь по тем операциям, для которых «готовой» первички нет.

Ведь разрабатывать собственные формы с нуля достаточно сложно. Гораздо удобней взять уже существующие, из альбомов унифицированных форм. А если какие-то из них слишком громоздкие или неудобные, их можно сократить, оставив обязательные реквизиты.

Приведем пример, как можно упростить товарную накладную. В качестве грузоотправителя и поставщика часто выступает одно лицо. Тогда дублировать о нем сведения не обязательно. Достаточно указать их единожды, отметив, что организация является и грузоотправителем, и поставщиком. Аналогично можно поступить в отношении грузополучателя и плательщика, если принимает и оплачивает груз одна и та же компания. Основную таблицу документа можно скорректировать в зависимости от вида товара. Так, если товар не развесной, то из нее можно исключить такие показатели, как вид упаковки, масса брутто и количество в одном месте. Образец упрощенной товарной накладной мы привели на рисунке (ниже).

Рисунок. Образец товарной накладной, разработанной организацией

Самостоятельно разработанные формы должен утвердить руководитель. Их следует привести в приложении к приказу об учетной политике.

Совет № 2 Кассовые и банковские документы, а также расчетные ведомости составляйте по унифицированным формам

Сейчас все организации и индивидуальные предприниматели должны соблюдать кассовую дисциплину в соответствии с Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» (далее — Положение № 373-П ). И все кассовые документы оформлять только по унифицированным формам.

В новом году Положение № 373-П продолжит действовать. Согласно ему вы должны будете по-прежнему использовать унифицированные формы:

— приходных и расходных кассовых ордеров;

— кассовой книги;

— книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Указанные унифицированные первичные кассовые документы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 .

На заметку

Печать на «первичке» станет необязательным реквизитом

Сейчас на многих унифицированных формах присутствует такой реквизит первичного документа, как место печати. Поэтому, заполняя документ, бухгалтер вынужден ставить печать. Хотя оттиск печати не является обязательным реквизитом. Его нет ни в нынешнем перечне, ни в будущем. Однако поскольку Закон № 129-ФЗ предписывает обязательно использовать унифицированные формы, на тех из них, где предусмотрено место печати, ставить оттиск необходимо.

С нового года большинство унифицированных форм уже станут необязательными. Это значит, что вы сможете разработать и утвердить такие бланки, на которых не нужно будет ставить печать. И для того, чтобы учесть в расходах, например, покупную стоимость товаров, уже достаточно будет товарной накладной без печати. Конечно, при условии, что расходы оплачены, товары реализованы, а товарная накладная содержит все обязательные реквизиты. И здесь налоговики не смогут исключить из налоговой базы расходы по причине отсутствия печати на «первичке».

А вот журнал регистрации приходных и расходных кассовых документы, оформляемый сейчас по унифицированной форме № КО-3 , вы сможете разработать сами. Главное, чтобы журнал содержал обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Для документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда также предусмотрены унифицированные формы. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Именно унифицированные документы сейчас нужно применять. А вот с нового года останутся действовать только расчетно-платежная ведомость ( форма № Т-49 ) и платежная ведомость ( форма № Т-53 ). Эти формы вместе с кассовыми документами упоминаются в Положении № 373-П .

Уточним, что при выплате заработной платы из кассы достаточно заполнить расчетно-платежную ведомость по форме № Т-53 . Однако некоторые организации предпочитают рассчитывать заработную плату в одном документе, а выплачивать ее по другому. Тогда составляются расчетная ведомость по форме № Т-51 и платежная ведомость по форме № Т-53 . О расчетной ведомости в Положении № 373-П не говорится. Поэтому, на наш взгляд, со следующего года вы сможете разработать и использовать вместо нее собственную форму. Но помните, что разработанная ведомость должна содержать все обязательные реквизиты, упомянутые в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Суть вопроса

В 2013 году утвержденная форма платежного поручения и унифицированные формы кассовых документов, а также расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости продолжат действовать. Применять вместо них собственные формы нельзя.

Что касается банковских документов, то их также нужно применять по утвержденным формам. И в 2013 году в этом вопросе ничего не изменится. Для безналичных денежных переводов вы по-прежнему должны будете оформлять платежные поручения по форме, приведенной в Приложении 2 к Положению Банка России от 19.06.2012 № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств».

Для наглядности в табл. 2 мы привели сравнение кассовых, банковских и расчетных первичных документов, действующих сейчас, и тех, что будут применять в 2013 году.

Таблица 2. Унифицированные формы кассовых и расчетных документов

Вид документовФормы, действующие в текущем годуФормы, действующие в 2013 году
Банковские документы утверждены Положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П платежное поручение (код 0401060 ); инкассовое поручение (код 0401071 ); платежное требование (код 0401061 )
Кассовые документы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 приходный кассовый ордер ( КО-1 ); расходный кассовый ордер ( КО-2 ); кассовая книга ( КО-4 ); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ( КО-5 )
журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ( КО-3 )
Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 расчетно-платежная ведомость ( Т-49 ); платежная ведомость ( Т-53 )
табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда ( Т-12 ); табель учета рабочего времени ( Т-13 ); расчетная ведомость ( Т-51 ); журнал регистрации платежных ведомостей ( Т-53а ); лицевой счет ( Т-54 ); лицевой счет (свт) ( Т-54а ); записка-расчет о предоставлении отпуска работнику ( Т-60 ); записка-расчет при прекращении трудового договора с работником ( Т-61 ); акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы ( Т-73 )

Совет № 3 Формы актов выполненных работ по-прежнему согласовывайте с контрагентами

Унифицированных форм актов выполненных работ и предоставленных услуг не существует. Обычно одна сторона по гражданско-правовому договору предлагает свой шаблон, а другая сторона при желании вносит в него свои правки. В итоге получается документ, который устраивает всех участников сделки.

С нового года в этом вопросе ничего не изменится. Вы по-прежнему сможете продолжать использовать шаблон акта выполненных работ или предоставленных услуг, который у вас имеется. Только проверьте, чтобы в нем были все обязательные реквизиты (наименование документа, дата составления, содержание операции и т. д.). Напомним, они указаны в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Совет редакции

Подписанный руководителем акт выполненных работ можно считать утвержденным. Поэтому утверждать его форму отдельным приказом для каждого нового договора не нужно.

Если впоследствии в акт выполненных работ будут внесены изменения (например, новый контрагент решит дополнить его какими-нибудь сведениями), то утверждать новую форму приказом руководителя вам не потребуется. Дело в том, что каждый такой документ о выполнении работ или предоставлении услуг подписывает руководитель организации. Тем самым он выражает свое согласие с содержанием и формой документа. Поэтому, на наш взгляд, подписанный руководителем акт выполненных работ или предоставленных услуг можно считать утвержденным.

Нюансы, требующие особого внимания

С 2013 года большинство унифицированных форм станут необязательными. Поэтому до нового года при необходимости нужно разработать и утвердить свои формы первичных документов. А за основу можно взять унифицированные.

После нового года по унифицированным формам по-прежнему нужно будет оформлять кассовые документы, платежные поручения, расчетно-платежные и платежные ведомости.

Содержание актов выполненных работ или оказанных услуг по каждой сделке индивидуально. Однако это не означает, что каждый раз нужно утверждать новую форму акта. Достаточно это сделать один раз, утвердив шаблон, поскольку подписанный руководителем акт в каждом конкретном случае можно считать утвержденным.

 

9 , Август 2012
Частные ситуации

Когда при транспортировке ценностей требуется товарно-транспортная накладная

«Упрощенцы» с объектом налогообложения доходы минус расходы в налоговую базу могут включать стоимость покупных товаров и затрат на их перевозку при условии, что они документально подтверждены ( п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ ). Посмотрим, в каких случаях будет достаточно одной товарной накладной по форме № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 ), а в каких дополнительно потребуются транспортная накладная (утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 ) и товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 , далее — ТТН).

Ситуация № 1 Вы забираете товар со склада поставщика на собственном транспорте. Продавец при передаче товара выписывает вам товарную накладную по форме № ТОРГ-12 . Она нужна для учета покупной стоимости товаров в расходах. Транспортировку товаров вы осуществляете собственными силами и договор перевозки не заключаете.

Читайте также

Подробнее о том, как оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, № 7, с. 67.

И значит, затраты на перевозку подтвердят путевые листы. А вот транспортная накладная и ТТН в данном случае не нужны. Что подтверждает и Минфин России в письмах от 22.12.2011 № 03-03-10/123 и от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540 . Аналогичного мнения придерживаются налоговики ( письмо УФНС России по г. Москве от 01.11.2011 № 16-15/105706@ ).

Напомним, что вы вправе использовать собственную форму путевого листа, а не унифицированную. Заполнять путевой лист на каждую поездку необязательно. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца ( п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 ).

Ситуация № 2 Товар вам доставляет поставщик либо компания-перевозчик. Когда товар доставляет грузоотправитель либо привлекается сторонняя организация, возникают гражданско-правовые отношения по оказанию услуг перевозки. Следовательно, сторонам необходимо согласовать условия и стоимость перевозки, а также место и дату доставки груза. В таком случае транспортные расходы подтверждаются как транспортной накладной, так и ТТН. То есть, по мнению Минфина России, надо составить оба документа (письма Минфина России от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540 и от 17.08.2011 № 03-03-06/1/501 ).

Для справки

В случае, когда товар доставляет поставщик или перевозчик, оформлять одновременно и транспортную накладную, и ТТН не нужно. Достаточно одного из указанных документов.

А вот у налоговой службы по этому вопросу иная точка зрения. В письме ФНС России от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@ отмечено, что Налоговый кодекс не устанавливает обязанности иметь одновременно и транспортную накладную, и ТТН. Поэтому, чтобы учесть расходы на перевозку, вполне достаточно одного из указанных документов. Оформлять оба документа не обязательно.

Безусловно, в данной ситуации, как и в предыдущей, не обойтись без товарной накладной. При ее наличии вы сможете отразить в расходах покупную стоимость товаров.

 

Нажимая «OK», вы разрешаете использовать файлы cookie и данные о вашем поведении на сайте. Это нужно для аналитики и помогает сделать сайт удобнее. Чтобы отказаться от этого, вы можете запретить обработку cookie в настройках браузера.

ОК