«Теперь каждая фирма решает сама, какую “первичку” использовать...»

На вопросы отвечает Надежда Самкова, ведущий эксперт-консультант по налогообложению, преподаватель группы компаний «ЭЛКОД»
— Надежда Александровна, с этого года унифицированные формы документов отменены. И компании могут самостоятельно разрабатывать формы первичных бланков.
— Все верно. С 1 января 2013 года организации и предприниматели вправе самостоятельно разрабатывать формы первичной учетной документации для оформления практически любых видов операций.
— А можно ли продолжать пользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом?
— Конечно, можно. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», с одной стороны, не требует применять именно унифицированные формы первичных документов. А с другой стороны, и не содержит запрета на использование данных форм. Поэтому можно, как и раньше, продолжать пользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом.
— Значит, у организаций есть выбор, какие формы применять — унифицированные или разработанные самостоятельно?
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы
Все «упрощенцы» независимо от объекта налогообложения используют в работе первичные учетные документы. Поэтому вам необходимо ознакомиться с данным материалом.
— Да. Главное, отразить соответствующее решение в учетной политике. То есть указать, что компания либо продолжает применять унифицированные бланки, либо разрабатывает их самостоятельно.
— А на ваш взгляд, что лучше: оформить бланк первичного документа самим или все-таки использовать унифицированные формы?
— Если организация пользуется формами документов из бухгалтерских программ, то нет смысла их менять. Иначе придется платить за перенастройку программ. И у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от организации документ, составленный по знакомой форме. А вот если компанию не устраивали те формы, которые прежде были обязательными, теперь она может переделать их под свои запросы.
Суть вопроса
Не стоит пренебрегать унифицированными формами из-за того, что они стали необязательными. Ведь эти бланки привычнее и их использование не требует перенастройки программного обеспечения.
В каком порядке можно утвердить формы первичных документов
— Вы сказали, что в приложении к учетной политике организация должна прописать, какие бланки она будет использовать — унифицированные или разработанные самостоятельно. А сами формы документов нужно прикладывать?
— Да, образцы бланков нужны, особенно если фирма разработала их самостоятельно. Однако не обязательно их оформлять в качестве приложения к учетной политике. Можно утвердить их отдельным приказом руководителя. А в учетной политике сделать ссылку на этот приказ.
— Если принято решение пользоваться унифицированными формами первичных учетных документов, их нужно распечатывать в качестве приложения?
— Я полагаю, что нет. Можно перечислить реквизиты приказов Госкомстата, которые содержат образцы этих форм. Этого будет достаточно.
— Предположим, фирма не оформила в конце 2012 года каким-либо образом свое решение о том, какие формы она будет использовать. Можно ли сделать это сейчас?
— Конечно, внести дополнения в учетную политику никогда не поздно. В данной ситуации это лучше сделать задним числом, чтобы все документы текущего года оформлялись так, как установлено в учетной политике.
— Как быть, если организация хочет использовать бланк документа, который разработан ею только в середине года?
— Если в процессе работы организации понадобились новые документы, которые не применялись ранее, то утверждение их не является изменением учетной политики. Это будет дополнением к ней. Таковы положения пункта 10 ПБУ 1/2008.
Поэтому применять требуемые документы организация сможет после внесения этих дополнений в приложение к учетной политике.
— То есть необходимые первичные бланки можно утвердить в виде приложения к учетной политике, например, в середине года?
— Да. Причем не обязательно утверждать именно в виде приложения. Как я уже говорила, это можно сделать отдельным приказом руководителя. Поэтому, когда возникнет необходимость в новом первичном документе, достаточно будет издать приказ руководителя, утверждающий эту форму. Правда, здесь есть один нюанс. Если первичные документы оформлялись с начала года, а утверждены они не были, налоговая инспекция может оштрафовать налогоплательщика по статье 120 НК РФ.
В учетной политике нужно четко прописать, какие формы первичных бланков будет применять компания: унифицированные или самостоятельно разработанные
— Какой штраф грозит за такое нарушение?
— Штраф в размере 10 000 руб. Поэтому я могу посоветовать следующее. Так как приказы с утвержденными документами в инспекцию не представляют, то утвердить первичные бланки можно задним числом. Главное, сделать это до прихода выездной налоговой проверки.
Что нужно учитывать при разработке бланков
— Поговорим о ситуации, когда форму документа компания разрабатывает самостоятельно. Нужно ли вносить в него обязательные реквизиты?
— Конечно. Все необходимые требования к «первичке» установлены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Так, самостоятельно разработанный бланк должен содержать наименование документа и дату его составления, название организации, описание операции, величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Кроме того, в документе должны стоять подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших операцию, и ответственных за правильность ее оформления.
— Получается, что по сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним?
— Да. Правда, конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.
— А отличия какие-нибудь есть?
— Раньше в Федеральном законе от 21.11.96 № 129ФЗ было сказано, что первичный документ должен иметь денежное измерение. Согласно новому закону «первичка» может иметь денежный или натуральный измеритель. Либо и то и другое.
— Обязательно ли проставлять печать на первичном документе согласно требованиям Закона № 402-ФЗ?
— Нет, печать на первичных документах не является обязательным реквизитом.
— То есть если контрагент представит первичный документ, на котором не будет печати, а все остальные реквизиты в наличии, такой документ принять можно?
— Конечно. Ведь оттиск печати не является обязательным реквизитом первичного документа. Но во многих унифицированных формах такой реквизит присутствует. С 2013 года организации, как я уже сказала, не обязаны пользоваться унифицированными формами. Поэтому если ваш контрагент предоставил вам документ без печати, но он содержит все обязательные реквизиты из статьи 9 Закона № 402-ФЗ, то вы можете его принять.
Самостоятельно разработанные формы первичных бланков, содержащие обязательные реквизиты, заверять печатью не обязательно
Можно ли вносить исправления в «первичку»
— Надежда Александровна, предусмотрена ли возможность вносить исправления в формы первичных бланков, разработанных самостоятельно?
— Согласно пункту 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления. В нем также сказано, что это возможно, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. То есть, как и раньше, нельзя исправлять кассовые и банковские документы, поскольку подобный запрет содержится в Положениях Центробанка от 12.10.2011 № 373-П и от 19.06.2012 № 383-П.
— Ясно. А как вносить исправления в первичные документы, которые не относятся к банковским и кассовым?
— Для того чтобы исправить документ, неверную цифру нужно зачеркнуть, а рядом написать правильную. После чего поставить дату корректировки и подписи лиц, заверивших первоначальный вариант документа. При этом необходимо указать их фамилии и инициалы либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать этих лиц (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Раньше требования указывать фамилию и инициалы не было.
Суть вопроса
Для того чтобы исправить документ, неверную цифру нужно зачеркнуть, а рядом написать правильную. После чего поставить дату корректировки, подписи лиц, заверивших первоначальный вариант документа, а также их фамилии и инициалы.
Какие формы первичных документов попрежнему обязательны
— Давайте поговорим о том, остались ли унифицированные формы, которые нельзя разработать самостоятельно.
— Да, такие формы есть. Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
— И какие это формы?
— Кассовые и банковские документы нужно составлять по унифицированным формам. К ним относят приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость, а еще платежные поручения, аккредитивы, инкассовые поручения и т. д. Это следует из Порядка ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П и Положения о правилах осуществления перевода денежных средств от 19.06.2012 № 383-П.
Формы кассовых и банковских документов нельзя разработать самостоятельно. Нужно по-прежнему использовать унифицированные формы этих бланков
— Как вы считаете, есть еще какие-либо формы документов, которые целесообразнее составлять по унифицированным формам?
— Я думаю, что документы по учету труда и его оплаты в 2013 году лучше также составлять по унифицированным формам. Во-первых, они утверждены Госкомстатом в целях реализации требований Трудового кодекса, а во-вторых, организациям самим проще составлять кадровые документы по давно знакомым формам.
— Спасибо за подробные разъяснения!
Беседовала Виктория Барковец,
эксперт журнала «Упрощенка»