Что важно учесть при подготовке расчета 4-ФСС за 2014 год

Все работодатели — фирмы и индивидуальные предприниматели в январе должны отчитаться в ФСС о страховых взносах на социальное страхование (по нетрудоспособности и в связи с материнством, а также по взносам на травматизм), начисленных и уплаченных за 2014 год. Для этого в Фонд социального страхования подается расчет по форме-4 ФСС, утвержденной приказом Минтруда России от 19.03.2013 № 107н. Сроки сдачи расчета следующие: если он подается на бумаге, то не позднее 20 января, если в электронном виде — не позднее 26 января 2015 года (Федеральный закон от 01.12.2014 № 406-ФЗ). 

Чтобы помочь вам составить отчетность, мы подготовили данный материал. Он ответит на главные вопросы и разрешит непростые ситуации, возникающие при заполнении расчета за год. А вот полезную информацию для предпринимателей без работников вы можете посмотреть на врезке справа.

Вопрос № 1 Кто может сдавать форму-4 ФСС за 2014 год на бумаге, а кому необходимо отчитываться электронно

Сдавать расчет в Фонд соцстраха по форме-4 ФСС можно на бумаге или в электронном виде. В течение 2014 года вы могли отчитываться на бумаге, если среднесписочная численность ваших сотрудников за прошлый, 2013 год (у новых фирм — за текущий год) составляла 50 человек или менее. Если больше, то отчет надо было подавать через Интернет (п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).

С 2015 года вместо лимита в 50 человек будет действовать новое ограничение — 25 человек (подп. «в» п. 3 ст. 5 Федерального закона от 28.06.2014 № 188-ФЗ). Соответственно если за 2014 год среднесписочная численность ваших сотрудников составит больше 25 человек, то вам нужно будет отчитаться электронно уже по итогам года. Если же численность 25 человек и менее, то вы вправе отчитаться на бумаге.

Если же вы сдадите бумажную форму отчета вместо положенной электронной, то сотрудники примут ее. Но за нарушение формата отчетности на вас наложат штраф — 200 руб. (п. 2 ст. 46 Закона № 212-ФЗ).

Вопрос № 2 Какие таблицы расчета надо заполнять при отсутствии деятельности

С ситуацией, когда деятельность не ведется и соответственно никакие отчисления сотрудникам не производятся, может столкнуться любой «упрощенец». У бухгалтера возникает вопрос: нужно ли в таком случае заполнять расчет по форме-4 ФСС и сдавать его в фонд?

Ответ положительный — даже если деятельность не велась и отчислений сотрудникам не было, отчет все равно придется сдать, но он будет нулевой. Ведь информация о том, что бизнес не ведется, также должна быть в ФСС. В таком случае вам нужно будет заполнить в отчетности только обязательные данные (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минтруда России от 19.03.2013 № 107н) (далее — Порядок). Их мы привели в таблице ниже. Заполняя эти данные в строках, для которых сведения отсутствуют, ставьте прочерки.

Можете приложить к нулевому отчету пояснение, что деятельность не велась и зарплата не начислялась, а соответственно отчисления в фонд не производились. Однако делать это не обязательно. При необходимости специалисты ФСС сами запросят нужные сведения.

Остальные таблицы в составе формы-4 ФСС заполняйте, только если есть показатели, которые там необходимо отразить (абз. 2 и 3 п. 2 Порядка). Если данных нет, то заполнять таблицы и представлять их в фонд не нужно.

Таблица Обязательные таблицы формы-4 ФСС, которые надо заполнять даже при отсутствии деятельности

Вопрос № 3 Как отражать в форме-4 ФСС социальные пособия

Информацию о выданных соцпособиях (по нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и пр.) отражайте в расчете по форме-4 ФСС в следующем порядке. В первую очередь покажите пособия в составе необлагаемых выплат. То есть отразите их по строке 2 таблицы 3 и в графе 5 таблицы 6 (п. 10.2 и 29.3 Порядка). Ведь все социальные выплаты не облагаются страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 9 Закона № 212‑ФЗ).

Кроме того, пособия являются еще и вашим расходом по обязательному социальному страхованию. Поэтому зафиксируйте их в специальной таблице 2 расчета (п. 8 Порядка). Исключение — пособие по нетрудоспособности за первые три дня болезни работника, его платит работодатель за счет своих средств (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255‑ФЗ). Поэтому в состав расходов по соцстрахованию его включать не нужно. После того как таблицу 2 вы заполните, итоговое значение из строки 12 перенесите в строку 15 таблицы 1 (п. 7.13 Порядка). На этом отражение пособия можно считать завершенным.

Теперь сравните величину начисленных пособий с величиной начисленных взносов. И определите, что больше. Если сумма взносов больше суммы пособий, то по итогам года уплатите разницу между начисленными взносами и величиной пособий, отняв прежде от этой разницы еще и взносы, уже уплаченные с начала 2014 года (п. 2 и 3 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Если величина взносов меньше пособий, то платить в бюджет вам ничего не нужно. Данную разницу укажите по строке 10 таблицы 1 (п. 7.10 Порядка). И заявите ее к возмещению из ФСС. Для этого приложите к расчету заявление о возмещении пособий в произвольной форме, указав в нем свои реквизиты: адрес, наименование фирмы или предпринимателя, регистрационный номер в ФСС. А также копии документов, подтверждающих обоснованность ваших расходов (больничные листы с приложением расчета пособий). Зачет в данной ситуации сделать уже не получится. Так как засчитывать суммы пособий в счет взносов можно только в пределах расчетного периода, то есть года. А год уже закончился. Направить выплаченные пособия на погашение взносов 2015 года тоже нельзя (п. 2.1 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Вопрос № 4 Как фиксировать в отчетности долги работодателя и ФСС

На конец года у вас могут числиться долги перед ФСС. Или фонд может выступать должником по отношению к вам. Рассмотрим, из-за чего такие задолженности возникают и как их отражать в отчетности.

Ситуация первая: у вас числится долг перед ФСС на конец 2014 года. Такое возможно, когда вы начислили взносы, но по состоянию на 31 декабря 2014 года так и не перечислили их в фонд. В таком случае фиксируйте задолженность по строке 19 таблицы 1 и (или) по строке 15 таблицы 7 отчета (п. 7.17 и 31.15 Порядка). Сумма задолженности будет равняться кредитовому сальдо по счету 69 (соответствующему субсчету в зависимости от вида взносов) на конец года.

Обратите внимание: долг перед ФСС вам придется расшифровать (записать по строке 20 таблицы 1 и (или) по строке 16 таблицы 7), если есть недоимка. Недоимка возникает, если взносы не перечислили вовремя — в установленный законодательством срок. В остальных случаях о недоимке речи не идет, а значит, расшифровывать сумму долга не нужно.

Ситуация вторая: на конец года вам задолжал фонд. Такое может возникнуть по двум причинам: если вы переплатили взносы или если ваши расходы на страхование превысили сумму начисленных взносов (об этом мы говорили выше). В подобном случае показывайте долги ФСС по строкам 9 таблицы 1 и (или) 7 (п. 7.10 и 31.9 Порядка). Значение строки 9 будет равняться дебетовому сальдо по счету 69 (соответствующему субсчету в зависимости от вида взносов) по состоянию на 31 декабря. При этом показатель строки 9 таблицы 1 вам нужно будет расшифровать: указать, за счет чего именно возникла задолженность. Если за счет превышения начисленных пособий над суммой взносов, то заполняйте строку 10. Если из-за переплаты — строку 11.

А вот если на конец 2014 года никаких долгов перед ФСС у вас нет или если фонд вам ничего не должен, то в отмеченных строках, предназначенных для отражения задолженности, ставьте прочерки.

Вопрос № 5 Как рассчитать в форме-4 ФСС долю доходов от основного вида деятельности

Организации и предприниматели на «упрощенке», которые занимаются льготными видами деятельности, указанными в подпункте 8 пункта 1 статьи 58 Закона № 212-ФЗ, не платят взносы в ФСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Поскольку для них в этот фонд установлена ставка взносов 0% (п. 3.4 ст. 58 Закона № 212-ФЗ). К таким льготникам, например, относятся фирмы и бизнесмены, работающие в сфере строительства, транспорта, образования и пр. При этом воспользоваться правом на льготный тариф страховых взносов они могут, только если доля их доходов по основному виду деятельности составляет не менее 70% в общем объеме доходов (п. 1.4 ст. 58 Закона № 212-ФЗ). Так вот, рассчитывать эту долю нужно в таблице 4.3 формы-4 ФСС (п. 19 Порядка).

В частности, чтобы найти долю, определите сначала все свои доходы за 2014 год по данным налогового учета при упрощенной системе налогообложения. Для этого возьмите общую сумму из графы « Доходы » Книги учета доходов и расходов и запишите ее в строку 1 таблицы 4.3 (п. 20.1 Порядка). Затем из всех доходов выделите поступления по основному виду деятельности. И зафиксируйте их в строке 2 (п. 20.2 Порядка) Долю доходов от основного вида деятельности найдите как частное от деления показателей строк 2 и 1, умноженное на 100%.

Если доля у вас получилась 70% и более, то составляйте расчет по форме-4 ФСС за 2014 год с учетом пониженного тарифа (п. 3 ст. 8 и п. 1.4 ст. 58 Закона № 212‑ФЗ). Если ранее права на льготный тариф у вас не было, то взносы вам придется пересчитать с начала года (письмо Минздравсоцразвития России от 15.09.2011 № 3333-19). В таком случае излишне уплаченную сумму вы сможете вернуть из бюджета или зачесть. Что касается уточненных расчетов за предшествующие периоды при приобретении права на пониженный тариф, то подавать их не придется. Так как такая возможность не предусмотрена законодательством (ст. 17 Закона № 212-ФЗ).

Если доля меньше 70%, то составляйте расчет с учетом обычного тарифа в ФСС — 2,9%. Причем если по итогам предыдущих отчетных периодов вы платили взносы по льготному тарифу, то их уже придется пересчитать в сторону повышения (письмо Минтруда России от 02.07.2014 № 17-4/В-295). И доплатить.