Все статьи номера
7 , Июль 2015
Подотчет

Как выдавать деньги в подотчет, чтобы все было правильно

Из этой статьи вы узнаете:
1. Обязательно ли утверждать список лиц, которым выдаются деньги в подотчет
2. Почему руководитель должен писать заявление на получение подотчетных сумм, так же как и остальные работники
3. Есть ли законодательно установленные ограничения на сумму денег, которую можно выдавать
Масленникова Л. А., эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук

Если вы — предприниматель

Если у вас есть работники, выдачу им денег под отчет оформляйте так, как сказано в данной статье. Если сотрудников пока нет, ознакомьтесь с материалом на случай расширения бизнеса.

Выдавать деньги в подотчет приходится каждому работодателю. Чуть ли не десятилетия прежде порядок выдачи денег был неизменным: соответствующие правила прописывались в учетной политике организации. При этом каждый работодатель устанавливал общие для всех сотрудников сроки подотчета и максимальные суммы, которые можно получить. Однако вот уже несколько последних лет начиная с 1 января 2012 года — когда вступило в силу Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» — действует другой порядок. Его суть в том, что на каждую подотчетную сумму работник должен писать отдельное заявление. И уже именно в этом заявлении указывается срок, по истечении которого работник должен отчитаться. Позднее Положение № 373-П было отменено. Но описанный в нем порядок выдачи подотчетных сумм по-прежнему сохраняется, поскольку теперь он установлен пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У).

Данная статья поможет вам разобраться в основных правилах взаимодействий с подотчетными лицами. И подскажет, как наладить бухгалтерскую работу на этом участке наилучшим образом.

Правило № 1 Для удобства всех сотрудников утвердите список лиц, которым разрешено выдавать деньги под отчет

Порядок выдачи денег под отчет определяет руководитель компании. То есть именно он решает, кому можно поручить что-либо покупать от имени фирмы, а кому — нет. Так вот, зачастую на практике многие руководители для того, чтобы упорядочить процесс выдачи подотчетных средств, утверждают списки сотрудников, которым разрешается выдавать деньги под отчет.

Такой список, обратите внимание, не является обязательным документом. Однако составить его полезно для своих внутренних целей (ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поскольку, ориентируясь на данный документ, каждый сотрудник сможет узнать, вправе он получить деньги под отчет или нет. Бухгалтеру же будет проще отслеживать тех, от кого нужно брать соответствующие заявления на выдачу подотчета, а от кого — нет. Поэтому издать такой документ полезно.

Если вы будете оформлять список подотчетников, утвердите его отдельным документом, например приказом руководителя или предпринимателя (образец см. ниже). Но не делайте список частью учетной политики, как иногда поступают. Ведь если утвердить список отдельным документом, его можно будет изменить в любое время — когда потребуется (например, при трудоустройстве новых работников). А вот вносить изменения в учетную политику вы вправе только в строго ограниченных случаях. И в основном лишь с начала года (ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Читайте также

В каких случаях и когда можно изменять учетную политику, мы рассказали в журнале «Упрощенка», 2015, № 6.

Кого именно включить в список подотчетников, должен решить сам руководитель или предприниматель. Это может быть как гражданин России, так и иностранный работник. Причем как тот, с кем заключен трудовой договор, так и лицо, работающее по гражданско-правовому договору (ч. 2 ст. 20 ТК РФ и п. 5 Указания № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). А вот до 1 июня 2014 года, напомним, вы имели право выдавать деньги под отчет только сотрудникам, нанятым по трудовым договорам. Поэтому только их вы могли включать в списки. Сейчас же, повторимся, подобных ограничений нет.

Правило № 2 Выдавайте деньги под отчет только по заявлению от работника

Выдать деньги под отчет вы можете только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем заявление следует брать и при выдаче средств из кассы, и при их перечислении на личные или зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Важное обстоятельство

В список подотчетников можно включить не только штатных работников, но и тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры.

Составляется заявление на подотчет в произвольной форме, но обязательно там должны быть отражены следующие реквизиты: требуемая сумма наличных, срок, на который выдаются деньги, дата, подпись руководителя или предпринимателя (п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем каких-либо ограничений по размеру подотчетных сумм и срока, на который они выдаются, в законодательстве нет. Под отчет можно выдать любую сумму и на любой срок, если это одобрил руководитель.

Так вот, чтобы ваши работники каждый раз сами не ломали голову, что писать в заявлении, вы можете сделать для них единый шаблон. Каждый раз они будут заносить туда свои данные. Примерный образец шаблона мы представили ниже.

Оформляйте такое заявление при каждой выдаче денег работникам, включая руководителя. Поскольку для него никаких исключений не предусмотрено. Однако бланк для директора составьте с несколько иными формулировками. Например, вместо «Прошу выдать…» напишите «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере…». Ведь руководитель не может сам у себя просить деньги. В конце заявления предусмотрите место только для одной подписи директора. Она будет одновременно и разрешающей.

Если же вы перечисляете деньги под отчет на карты работникам, то тогда добавьте в шаблон заявления еще такое поле, как «Реквизиты карты». Туда работник будет вписывать наименование банка, его БИК, корреспондентский счет, ИНН/КПП, номер лицевого счета своей карточки. А к авансовому отчету впоследствии приложит документы, подтверждающие оплату этой картой.

Ну и еще один реквизит, который лучше отразить в заявлении, — это сведения об отсутствии задолженности у работника по ранее выданным суммам. Их важно отметить, поскольку вы можете выдать сотруднику деньги под отчет, только если он отчитался по предыдущим суммам (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Если нет — то перечислять подотчетные средства работнику нельзя. За игнорирование этой обязанности фирму могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а предпринимателя — на 4000—5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Важное обстоятельство

Писать заявление, чтобы получить деньги под отчет, обязаны все сотрудники, в том числе и руководитель организации.

Судьи в таких вопросах обычно поддерживают налоговиков. И подтверждают, что выдача под отчет денег работнику, имеющему задолженность, является административным нарушением (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).

Поэтому, чтобы не попасть под штрафные санкции, отражайте информацию об отсутствии долгов в заявлении. Тогда руководитель станет подписывать заявление только после соответствующей визы бухгалтера.

Правило № 3 Следите, чтобы сотрудники вовремя отчитывались по подотчету

Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Например, если работник вернулся из командировки в пятницу, то крайний срок отчета наступит в следующую среду.

Подотчетнику необходимо составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход денежных средств, — кассовый и товарный чеки, накладную, акт и пр. (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных бумаг на покупку утверждать авансовый отчет нельзя. Так как налоговики могут посчитать в таком случае полученную работником сумму его доходом, облагаемым НДФЛ. И с ними согласятся судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Читайте также

Более подробно о начислении страховых взносов и НДФЛ в случае, когда работник вовремя не отчитался по подотчету, читайте в статье.

Вам же, как бухгалтеру, надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах вовремя. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты. Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные суммы надо будет начислить страховые взносы. Такой невыгодный вывод содержится в новом письме ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Правда, если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.

Таким образом, чтобы избежать столь сложной процедуры, которой советуют придерживаться чиновники, а также обезопасить себя от возможных штрафов и доначислений со стороны контролеров, всегда проверяйте сроки по подотчету. И если они уже заканчиваются, требуйте работников оформить авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие бумаги либо вернуть неистраченные суммы.

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Когда подотчетнику потребуется доверенность и как ее составить

В случае, когда нужно что-то купить для фирмы или предпринимателя в обычном розничном магазине, подотчетнику доверенность не нужна. Ведь совершать покупку он будет не от имени юрлица или бизнесмена, а как обычный покупатель. И получит при этом товарный чек и чек ККТ.

А вот если подотчетник будет расплачиваться с поставщиком, например, за партию товаров, выполненный ремонт, оказанную услугу, то в таких случаях ему целесообразнее выписать доверенность. Чтобы поставщик расценивал вашего работника как представителя юрлица и оформил ему документы на имя компании. Вам будет проще на основании таких документов потраченные средства списать на расходы. Скачать образец доверенности для подотчетника, а также посмотреть пример ее заполнения вы можете на сайте электронного журнала «Упрощенка». Для этого зайдите на сайт e.26-2.ru в раздел «Формы». Затем в поисковой строке наберите слово «Доверенность». Система выдаст вам бланки и заполненные образцы доверенностей для различных случаев. Выберите нужный документ и скачайте его к себе на компьютер, чтобы отредактировать.

Правило № 4 Условие о том, каким способом выдаются подотчетные суммы, пропишите в учетной политике

Отметим, что под отчет можно не только выдавать наличные, но и перечислять нужные суммы на зарплатные или личные карты работников. А к документальному оформлению безналичного подотчета специалисты финансового ведомства предъявляют дополнительное требование. В письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 указано, что условие о перечислении подотчетных средств на карты следует прописать в учетной политике для целей бухучета. И это несмотря на то, что в законодательстве подобного требования нет. Соответственно и ответственности за его несоблюдение тоже не установлено. Однако, чтобы вопросов со стороны проверяющих не возникало, лучше предусмотреть соответствующие нормы в учетной политике.

Мы советуем добавить в бухгалтерскую учетную политику информацию о том, что вы можете выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников. Даже если пока вы выдаете только наличные. Ведь дополнительное условие вас ни к чему не обяжет, а возможно, в будущем вам потребуется перечислять подотчетные средства на карту. Примерный образец формулировок мы представили ниже.

Один важный момент — оформляя платежку на перечисление подотчетных сумм на карту, в назначении платежа укажите, что это подотчетные средства. Тогда не будет никаких сомнений, что суммы вы выдали именно под отчет, а не в качестве зарплаты. И проверяющие не посчитают, что это доход работника и не доначислят вам НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Нюансы, требующие особого внимания

Список лиц, которые могут получать деньги в подотчет, утверждает директор. В него могут входить как штатные работники, так и те, с кем заключены гражданско-правовые договоры.

Заявление на выдачу денег под отчет надо брать с работника на каждую требуемую сумму. Это правило распространяется и на руководителя.

Отчитаться по подотчету сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который он выдан. Для этого в бухгалтерию следует сдать авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Должен ли руководитель организации писать заявление, чтобы получить наличные под отчет?
Выдавать деньги под отчет разрешается только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Это требование действует при выдаче подотчетных сумм всем сотрудникам, в том числе и директору организации
Да, в обязательном порядке
Только если требуемая сумма больше 100 000 руб.
Нет, руководитель компании писать заявление на подотчет не должен