Все статьи номера
7 , Июль 2015
Подотчет

Из-за чего ошибаются бухгалтеры, списывая подотчетные суммы. И как этого избежать

П.А Лисицына,
Из этой статьи вы узнаете:
1. При каком условии «подотчетные» расходы считаются оплаченными
2. Какая информация должна быть в подтверждающих документах, чтобы у проверяющих к ним не было претензий
3. Как поступить, если работник оплатил расходы фирмы чужой банковской картой

После того как работник сдал авансовый отчет, вы его проверили, а руководитель утвердил своей подписью, пора отражать расходы в бухгалтерском и налоговом учете. На словах все просто: оплатили, получили, документально подтвердили — списали. Но, как показывают вопросы, поступающие к нам в редакцию, досадные ошибки встречаются часто. Из-за того что расходы отразили раньше, чем следовало, или документы оформили не по правилам, налоговики при проверке доначисляют налог и штрафы.

Если вы — предприниматель

Данная статья будет полезной, если у вас есть наемные работники и вы выдаете им деньги в подотчет. И не важно, какой у вас объект налогообложения по УСН.

Мы поговорим о наиболее распространенных ошибках, которые могут допускать как «упрощенцы», учитывающие расходы, так и те, кто платит единый налог лишь с доходов. Ведь правильный учет подотчетных сумм влияет на исчисление как «упрощенного» налога, так и НДФЛ и страховых взносов. А наши рекомендации, надеемся, помогут вам правильно разрешать сложные ситуации.

Ошибка № 1 В товарном чеке не расшифровано содержание покупки

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Составив авансовый отчет, сотрудник приложил к нему чек ККТ на общую сумму и товарный чек. При этом в товарном чеке не указаны конкретные названия приобретенных товаров. А стоит лишь обобщенное наименование, например «канцтовары на сумму 1000 руб.». В чеке ККТ указана также только общая стоимость.

В чем проблема. Не советуем учитывать расходы по документу без названий конкретных товаров. Объясним почему. Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом документы следует оформлять в соответствии с законодательством РФ. А к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных товаров, работ или услуг (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для товарного чека с обобщенным наименованием товаров это требование не выполняется. Ведь в нем нет названия, количества и стоимости каждого конкретного товара.

Правда, арбитры иногда поддерживают налогоплательщиков, которые учли расходы по документам с общими названиями (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Но вряд ли хотелось бы судиться из-за проблемы, которую можно своевременно исправить. Причем это актуально не только для «упрощенцев», учитывающих расходы, но и для тех, кто платит налог лишь с доходов. Ведь если расходы подотчетного лица не подтверждены правильно оформленными документами, проверяющие могут доначислить зарплатные налоги.

Важное обстоятельство

Если подотчетник принес товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, такой документ лучше заменить, обратившись к продавцу еще раз. Или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

Отметим, что описанная проблема актуальна лишь для случая, когда в чеке ККТ нет расшифровки покупок с их стоимостью и количеством — именно тогда потребуется товарный чек с расшифровкой. Если в чеке ККТ указаны названия всех товаров, цены, количество и стоимость, то товарный чек и не потребуется, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в кассовом чеке. Однако их выдают не все продавцы, а лишь крупные супермаркеты.

Что предпринять. Во-первых, проинструктируйте работников, что в товарном чеке продавец должен перечислить все товары, указав их количество, цену и общую стоимость. И подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать, поскольку это и в его интересах. Ведь если налоговики при проверке доначислят с аванса НДФЛ, вы удержите его из зарплаты подотчетника.

Во-вторых, если работник уже принес вам документы с обобщенным названием, попросите его съездить обратно в магазин и поменять бумаги. Продавец, скорее всего, не откажет и перепишет товарный чек. А работник, которому пришлось лишний раз ходить в магазин, запомнит, какие документы нужно получать при покупке.

Если же поменять товарный чек проблематично, есть иной вариант. Пусть подотчетник составит внутренний документ, например расшифровку к товарному чеку. В нем он сам напишет наименование, количество, цену и общую стоимость купленных товаров. Поскольку документ оформлен по всем правилам, предъявляемым к «первичке», проблем с учетом расходов быть не должно. Образец такого документа вы можете посмотреть ниже.

Ошибка № 2 Расходы подотчетного лица оплачены чужой банковской картой

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Вроде бы все в порядке, работник составил отчет, приложил документы на покупку и оплату. Но при подробном рассмотрении вы заметили, что в чеке ККТ указаны данные банковской карты не самого подотчетника, а кого-то другого, например его родственника. Ведь в чеке ККТ в таком случает указывается ФИО того лица, кому принадлежит карта.

На заметку

Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку о том, что деньги владельцу карты за покупку он вернул.

В чем проблема. Будет рискованно оставлять все как есть и принимать отчет только с приложенными подотчетником документами. Вдруг вам попадутся при проверке особенно внимательные инспекторы, которые сочтут, что расходы, оплаченные неизвестно кем, к вашей фирме отношения не имеют. Поэтому их следует исключить из налоговой базы. И включить эту сумму в доход работника, облагаемый НДФЛ, а также начислить с нее страховые взносы.

Что предпринять. Попросите работника написать пояснительную записку. И указать, что покупку делал родственник или друг по его поручению. Дополнительно пусть подотчетник приложит расписку того человека, чьей картой он расплачивался. В расписке друг или родственник подтвердит, что деньги свои он от подотчетного лица получил и никаких претензий не имеет. В этом случае у вас будут доказательства, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей фирмы, выданных под отчет. Подобные рекомендации дают, в частности, финансовое и налоговое ведомства (письма Минфина России от 11.10.2012 № 03-03-07/46 и ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Образцы документов, которые потребуется оформить, мы представили ниже.

Ошибка № 3 Расходы учли вы раньше, чем погасили задолженность перед подотчетником

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом доходы минус расходы. Достаточно часто встречается ситуация, когда работник получил деньги под отчет, но на оплату покупки немного не хватило. Поэтому он добавил свои. Соответственно по авансовому отчету получился перерасход.

В чем проблема. Не учитывайте всю сумму покупки в налоговых затратах при упрощенной системе, пока не рассчитались с подотчетником. Объясним почему. В налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При перерасходе у вас есть долг перед работником. Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Что предпринять. Расходы считаются оплаченными, когда вы выдали сумму перерасхода работнику. Это подтверждает также Минфин России в письме от 17.01.2012 № 03-11-11/4. Поэтому если вы рассчитались с подотчетником, выполнили прочие условия и имеете подтверждающие документы, то можете списать всю сумму расходов.

Пример 1. Учет расходов, оплаченных подотчетным лицом личными деньгами

О.И. Гришин, работающий в ООО «Полет», 5 июня получил под отчет 2000 руб. для покупки картриджа для принтера. 8 июня работник приобрел картридж за 2500 руб. (без НДС) и принес в бухгалтерию ООО «Полет» авансовый отчет. К отчету он приложил товарный чек и чек ККТ на покупку картриджа. 9 июня директор ООО «Полет» утвердил отчет, фирма оприходовала картридж и тут же передала его в эксплуатацию, установив на принтер. А 10 июня бухгалтер-кассир выдала О.И. Гришину сумму перерасхода по авансовому отчету — 500 руб. (2500 руб. – 2000 руб.). Когда можно учесть стоимость картриджа в расходах?

Стоимость картриджа для принтера ООО «Полет» вправе отразить в материальных расходах сразу после оприходования имущества и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Картридж оприходован 9 июня, а оплачен полностью 10 июня — после погашения задолженности перед работником. По условию, работник приложил к отчету товарный чек и чек ККТ. Этих документов достаточно для учета расходов. Поэтому 10 июня ООО «Полет» впишет в графу 5 Книги учета стоимость картриджа — 2500 руб. Бухгалтерские проводки будут такие:

5 июня

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 2000 руб. — выданы деньги под отчет О.И. Гришину;

9 июня

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

— 2500 руб. — оприходован картридж, купленный подотчетником;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10

— 2500 руб. — списан в производство картридж для принтера;

10 июня

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 500 руб. — выдана О.И. Гришину сумма перерасхода по авансовому отчету.

Обратите внимание

Расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как вы окончательно рассчитаетесь с подотчетным сотрудником (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если же сумму перерасхода вы возмещаете работнику уже в следующем квартале, для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом. Спишите стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета. А оставшуюся часть — в день, когда вы выплатите причитающуюся сумму работнику. Разумеется, для учета расходов нужно, чтобы имелись подтверждающие их документы и выполнялись прочие необходимые условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ошибка № 4 Вы списали на расходы товар, который еще не поступил

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник поехал к контрагенту и внес аванс под будущую поставку, потратив деньги, полученные в подотчет. Он должен составить авансовый отчет. Однако документов на покупку у подотчетника еще нет, поскольку товар ему еще не отгружен. Поэтому приложить к авансовому отчету он сможет лишь чек ККТ, квитанцию к приходному кассовому ордеру или иной документ об оплате.

В чем проблема. Вы допустите ошибку, если в налоговой базе при УСН истраченные деньги отразите в качестве расхода на дату утверждения авансового отчета. Ведь полностью затраты еще не подтверждены, подотчетник ничего не купил и не получил, а только внес аванс.

Суть вопроса

Сумму уплаченного работником аванса учитывайте в расходах только после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Что предпринять. Учтите расходы в налоговой базе при УСН не на дату утверждения отчета, а позднее. Когда материал будет оприходован, работы или услуги выполнены, а товар получен и затем реализован покупателю (подп. 5 и 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 и 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у вас на руках будут все необходимые документы.

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Если сотрудник купил что-то за свои деньги, это не подотчет

Если работник не получал деньги под отчет, а приобрел имущество для фирмы за свои средства, составлять авансовый отчет будет ошибкой. Ведь аванс сотруднику вы не выдавали. Работник просто напишет заявление, в котором попросит возместить его расходы. И приложит документы, подтверждающие покупку. А образец заявления вы можете найти на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. В поисковой строке раздела «Формы» наберите «заявление на возмещение расходов». И нужный вам документ появится в первой строке поиска. Скачав его себе на компьютер, вы сможете сделать шаблон для работников.

Если руководитель одобрит заявление работника, выдайте ему требуемую сумму. Затем отразите покупку в расходах, если все документы в порядке и выполнены условия для учета (ст. 346.16 и 346.17 НК РФ). И сделайте бухгалтерские проводки. При этом для отражения расчетов с сотрудником используйте бухгалтерский счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» здесь не подходит, так как эта операция не относится к подотчету.

Пример 2. Учет аванса, уплаченного подотчетником

В.П. Сидоров, работающий в ООО «Василек», 10 августа получил под отчет наличные в сумме 50 000 руб. на покупку товаров для перепродажи. Однако нужных товаров не оказалось на складе поставщика. Поэтому он ничего не купил, а только заказал эти товары, чтобы получить их через две недели. И 12 августа внес предоплату — 10 000 руб. Что будет в учете ООО «Василек»?

17 августа В.П. Сидоров составил авансовый отчет, приложив к нему документ на уплату аванса 10 000 руб. А оставшиеся 40 000 руб. (50 000 руб. – 10 000 руб.) вернул в кассу. Выданные авансы в налоговом учете при УСН не отражаются. Стоимость товаров фирма отразит в расходах после того, как они будут оприходованы, полностью оплачены и реализованы покупателю (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

А в бухгалтерском учете ООО «Василек» надо сделать такие проводки:

10 августа

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 50 000 руб. — выданы деньги под отчет В.П. Сидорову;

17 августа

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 71

— 10 000 руб. — внесена предоплата за товар за счет подотчетных средств;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 40 000 руб. — получен от В.П. Сидорова остаток подотчетной суммы.

Нюансы, требующие особого внимания

Если из документов, приложенных к авансовому отчету, непонятно, что именно покупал работник, в таком виде отчет лучше не принимать. Попросите подотчетника получить у продавца товарный чек или накладную, где будут перечислены все купленные товары с ценой и количеством.

Подотчетные расходы считаются оплаченными работодателем, если сотрудник не вносил свои личные деньги. А если вносил — сначала нужно возместить ему перерасход и только потом учитывать расходы в налоговой базе при УСН.

Если подотчетник оплатил поставщику будущую поставку, отражать расходы в налоговом учете при УСН на дату утверждения отчета нельзя. Дождитесь, пока материалы, работы или услуги будут получены, а товары — еще и реализованы.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Работник компании за счет подотчетных денег внес аванс под будущую поставку товаров. Может ли фирма учесть потраченную сумму в расходах при УСН?
Организация может списать стоимость покупных товаров при УСН только после того, как товары будут получены, полностью оплачены и реализованы покупателю (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 и подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ)
Да, на дату утверждения авансового отчета
Да, но только после того, как товары будут получены, полностью оплачены и реализованы покупателю
Нет, расходы по оплате товаров при УСН не учитываются