Все статьи номера
Не прочитано
1 , Январь 2016
Проблема

Год закончился. Как хранить Книгу учета?

Из этой статьи вы узнаете:
1.
Как заверить Книгу учета доходов и расходов по итогам года
2. Сколько лет нужно хранить Книгу учета в бухгалтерии
3. Потребуется ли сдавать Книгу учета доходов и расходов в налоговую инспекцию

Если вы — предприниматель

Вам также нужно оформить Книгу учета по итогам года и передать ее на хранение. Наша статья подскажет, как это сделать.

Итак, 2015 год закончился. Книгу учета доходов и расходов по упрощенной системе налогообложения вы заполнили и закрыли. Если у вас «упрощенка» с объектом доходы, вы подсчитали итоговую сумму своих облагаемых доходов в разделе I. А страховые взносы, пособия и платежи по договорам добровольного личного страхования, на которые можно уменьшить «упрощенный» налог, определили в разделе IV.

А если вы работаете на упрощенной системе с объектом доходы минус расходы, то по итогам года вы подсчитали все свои доходы и расходы за год, вывели их итог в справке к разделу I и отразили убытки в разделе III (об этом — материал "Как закрыть Книгу учета доходов и расходов «упрощенцам», учитывающим расходы").

После того как все суммы подсчитаны и итоги сведены, Книгу учета вам нужно определенным образом оформить и передать на хранение. Причем обязательно в бумажном варианте. Как это сделать, читайте далее.

Шаг № 1 Распечатайте, сшейте, пронумеруйте Книгу учета и заверьте ее у руководителя

В ситуации, когда Книгу учета вы вели на бумаге, после того как все итоговые показатели рассчитаны, ничего вам больше делать не придется. Книга учета у вас уже должна быть распечатана, прошнурована, пронумерована и заверена у руководителя (предпринимателя). Ведь это нужно было сделать в самом начале, когда вы только открыли Книгу и еще не стали вносить в нее показатели (п. 1.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утвержденного приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н, далее — Порядок).

Если же вы вели Книгу учета в электронном виде, то первым делом распечатайте ее на принтере (п. 1.4 Порядка). А затем сшейте Книгу, пронумеруйте ее листы и укажите их количество на последней странице. А также заверьте Книгу учета у руководителя.

Важное обстоятельство

По итогам года электронную Книгу учета нужно обязательно распечатать, сшить, пронумеровать и заверить у руководителя.

Обратите внимание: специальных правил прошивки для Книги учета доходов и расходов не предусмотрено. Поэтому воспользуйтесь общими требованиями, по которым прошиваются все многостраничные документы (письмо Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Где взять бланк акта на уничтожение Книги учета при УСН

Чтобы уничтожить Книгу учета доходов и расходов после того, как ее срок хранения закончился, вам нужно оформить акт на уничтожение. Форму этого акта вы можете найти на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. Для этого зайдите в раздел «Формы» и в поисковой строке наберите «акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Первый документ, который предложит вам система, это тот, что вам нужен. Скачайте его себе на компьютер и заполните, когда нужно будет ликвидировать Книгу.

Так, сшейте все листы Книги прочной нитью в два — четыре прокола, концы нити выведите на оборотную сторону Книги и свяжите их. Затем на оборотной стороне наклейте бумажный прямоугольник размером примерно 4×5 или 4×6 см, который закроет место сшива. На наклейке сделайте надпись «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью», запишите число листов (цифрами и буквами) и поставьте дату заверения и подпись руководителя или бизнесмена (п. 1.5 Порядка).

Если компания использует печать, ее также поставьте, чтобы она захватывала край наклейки, в месте сшива.

Читайте также

Подробно о том, как организациям отказаться от печати, мы рассказали в журнале «Упрощенка», 2015, № 6.

Напомним, у фирмы может не быть печати, если она отказалась от ее оформления, — это возможно с 7 апреля 2015 года. В таком случае сведения о наличии печати должны быть убраны из устава компании. Предприниматель также может работать без печати, поскольку обязательного требования к ее наличию не установлено.

Шаг № 2 Передайте Книгу учета на хранение

После того как вы оформите Книгу учета по итогам года, передайте ее на хранение в специально отведенное для этих целей место в бухгалтерии. Например, в сейф или в закрывающийся шкаф (п. 6.2 — 6.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 № 105). В зависимости от того, какой вариант хранения вы используете, передайте туда Книгу под ответственность лиц, уполномоченных на это (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее — Правила № 526).

Теперь что касается срока хранения Книги учета. Напомним, Книга является документом налогового учета, необходимым для расчета налогов. Поэтому хранить ее вы должны как минимум в течение четырех лет с того момента, как составили (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). То есть началом срока хранения Книги будет 1 января года, следующего за тем, в котором вы ее оформили (абз. 4 п. 1.4 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Например, если Книгу вы заполнили в 2015 году, то срок ее хранения исчисляйте с 1 января 2016 года. Таким образом, учитывая четырехлетний срок, храните Книгу за 2015 год до конца 2019 года.

 

На заметку

Нужно ли сдавать Книгу учета доходов и расходов в налоговую инспекцию

В настоящее время сдавать Книгу учета доходов и расходов в налоговую инспекцию не нужно. Этого не требует ни Налоговый кодекс РФ, ни Порядок заполнения Книги. Заверять Книгу учета у налоговиков также не следует. Причем это касается как книг учета, которые составляются на бумажных носителях, так и электронных. Данную позицию подтверждает Минфин России в своем письме от 11.02.2013 № 03-11-11/62.

А вот если налоговые инспекторы сами запросят Книгу в ходе проверки, то ее представьте в ИФНС в течение 10 дней со дня, как вам вручат соответствующее требование (письмо УФНС России по г. Москве от 14.09.2006 № 18-11/3/081309@). Ведь в распечатанном виде Книга за прошлые периоды у вас должна быть всегда.

Вместе с тем вы можете хранить Книгу и более продолжительный срок, чем четыре года. Например, это может быть вам полезно для учета и подтверждения прошлогодних убытков, которые могут учитываться при налогообложении 10 лет.

На заметку

Хранить Книгу учета следует как минимум четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Обратите внимание: за нарушение порядка и срока хранения документов предусмотрена ответственность. Так, бухгалтера или руководителя могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Шаг № 3 По истечении срока хранения уничтожьте Книгу учета

После того как срок хранения Книги учета истечет, уничтожьте ее (п. 2.3 Правил № 526). В таком случае обязательно задокументируйте уничтожение Книги. Для этого составьте акт об уничтожении по форме из приложения 21 к Правилам № 526. Этот акт вам может понадобиться при проверках или судебных делах, если у вас потребуют представить Книгу.

Обратите внимание

Уничтожить Книгу учета вы можете самостоятельно, сожгите ее, измельчите шредером или выбросите. Либо вы вправе передать Книгу на утилизацию в стороннюю фирму.

Уничтожьте Книгу учета одним из следующих способов. Либо передайте Книгу на переработку (утилизацию) сторонней организации. Либо самостоятельно ликвидируйте Книгу — сожгите ее, измельчите шредером или просто выбросите. Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Нюансы, требующие особого внимания

Электронную Книгу учета доходов и расходов в конце года распечатайте на принтере. Затем прошейте ее, пронумеруйте и заверьте у руководителя. А также проставьте на ней печать (при наличии).

После того как вы оформите Книгу учета по итогам года, передайте ее на хранение в специально отведенное для этих целей место в бухгалтерии. Например, в сейф или в закрывающийся шкаф. И храните Книгу как минимум четыре года.

Сдавать Книгу в ИФНС по результатам года не нужно. Однако если налоговики запросили документ в результате проверки, то предоставьте его.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Срок хранения Книги учета доходов и расходов при упрощенной системе закончился. Как следует уничтожить Книгу?
Уничтожить Книгу учета можно одним из следующих способов. Либо передать ее на утилизацию в стороннюю фирму. Либо самостоятельно ликвидировать Книгу – сжечь, измельчить шредером, просто выбросить. Выбранный способ следует указать в акте на уничтожение (п. 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526)
Передать на утилизацию в стороннюю фирму
Измельчить шредером
Выбросить
Сжечь
Можно воспользоваться любым способом для уничтожения Книги