Все статьи номера
Не прочитано
5 , Май 2016
Отпускные

Примеры расчета отпускных в сложных ситуациях

Из этой статьи вы узнаете:
1. Как оплатить отдых работника, если на время отпуска приходится праздник
2. Как посчитать средний заработок, если в отпуск собирается недавно принятый сотрудник
3. Что делать, если пора выдавать отпускные, а зарплату за месяц перед отпуском еще не начислили

Если вы — предприниматель

Работникам вы должны каждый год предоставлять оплачиваемые отпуска. Рассчитывайте отпускные по правилам, описанным в данной статье.

Приближается пора отпусков, и наверняка кто-то из ваших сотрудников в ближайшее время собирается на отдых. Значит, нужно будет рассчитывать, начислять и выдавать отпускные. И хотя сотрудники ходят в отпуск каждый год, расчет отпускных — это тема, которая стабильно занимает верхние строчки в списке сложных. Сегодня мы поговорим о непростых ситуациях: отдых работника приходится на праздники, женщина идет в отпуск сразу после декрета, у сотрудника маленький период работы перед отдыхом и др. Разберем конкретные примеры, они помогут вам правильно сделать все расчеты.

Но прежде напомним основные правила. За время отпуска сотруднику выплачивается средний заработок, который рассчитывается по специальным правилам (ст. 114 ТК РФ). Если человек отработал 12 месяцев перед отпуском полностью, средний заработок считайте по следующей формуле:

А размер отпускных вычислите так:

Такие правила следуют из статьи 139 ТК РФ и пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение). Формулы показывают самый простой расчет. Однако ситуация, когда в течение 12 месяцев все положенные по графику дни были сотрудником отработаны, встречается не так часто. Поэтому ниже мы поговорим о более сложных случаях — когда какие-то дни из расчетного периода нужно исключить.

Ситуация № 1. На отпуск работника приходится праздничный день

В чем сложность. Работник указал в заявлении даты начала и конца отпуска. А вы обнаружили, что на период отпуска попали праздники. И нужно решить, за сколько дней начислять отпускные.

Как поступить. Отпускные полагаются за все календарные дни, приходящиеся на время оплачиваемого отдыха. Но нерабочие праздники в число календарных дней отпуска не включайте (ст. 120 ТК РФ). Соответственно и отпускные за эти дни не начисляйте. Для вашего удобства все официальные праздники, перечисленные в статье 112 ТК РФ, мы привели в табл. 1 ниже. Если отпуск выпадает на эти дни, их оплачивать не нужно.

Таблица 1 Нерабочие праздничные дни
ДатаНазвание праздника
1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 январяНовогодние каникулы
7 январяРождество Христово
23 февраляДень защитника Отечества
8 мартаМеждународный женский день
1 маяПраздник Весны и Труда
9 маяДень Победы
12 июняДень России
4 ноябряДень народного единства

А вот за выходной день, приходящийся на отпуск, начисляйте обычные отпускные. Оплачиваются и те выходные дни, которые перенесены постановлением Правительства РФ из-за того, что совпали с праздниками (ст. 112 ТК РФ). Например, в 2016 году таким выходным является 3 мая, его перенесли со 2 января (постановление Правительства РФ от 24.09.2015 № 1017). Поэтому 3 мая — нерабочий день, но не праздник, эта дата не указана в статье 112 ТК РФ. Следовательно, если 3 мая у сотрудника отпуск, оплачивайте этот день.

Пример 1. Как начислить отпускные, если на отпуск выпал праздник

А.В. Самсонов, работающий в ООО «Простор», взял отпуск с 28 апреля по 12 мая 2016 года включительно. Покажем, за сколько дней бухгалтер фирмы должен был начислить А.В. Самсонову отпускные.

На период отпуска приходится 15 дней (с 28 апреля по 12 мая). Однако 1 и 9 мая — государственные праздники (ст. 112 ТК РФ). За эти 2 дня бухгалтер ООО «Простор» не будет начислять отпускные. А 3 мая — перенесенный со 2 января выходной день, во время очередного отпуска этот день оплачивается. Поэтому бухгалтер ООО «Простор» должен начислить А.В. Самсонову отпускные за 13 календарных дней (15 дн. – 2 дн.).

Ситуация № 2. Сотрудник отработал меньше года и пошел в отпуск

В чем сложность. Средний заработок для отпускных вы должны рассчитать за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха (ст. 114 и 139 ТК РФ и п. 4 Положения). Но право на первый отпуск у сотрудника появляется уже через шесть месяцев после трудоустройства (ст. 122 ТК РФ). А если работодатель не против, то новичок может пойти отдыхать даже до того, как истекло полгода. Но в таком случае бухгалтеру нужно будет иначе считать средний заработок. Ведь 12 месяцев, предшествующих отпуску, не отработаны.

Обратите внимание

Отпускные сотруднику, отработавшему меньше года, считаются по специальным формулам. Их нужно использовать и в других случаях, когда расчетный период отработан не полностью.

Как поступить. Рассчитайте средний заработок исходя из выплат и количества дней в отработанном периоде. А расчетным периодом будет время с первого месяца работы сотрудника по последний месяц перед отпуском включительно. Формула такая:

 

В расчет включайте все выплаты за отработанное время. Однако суммы, начисленные из среднего заработка, а также не относящиеся к оплате труда, в расчет не включайте (п. 3 и 5 Положения). Самые распространенные выплаты, которые не учитываются в среднем заработке, перечислены в табл. 2. Дни, которые были оплачены исходя из среднего заработка, из расчета также нужно исключить.

Таблица 2 Выплаты, которые не учитываются при расчете отпускных
№ п/пВыплата
1Пособие по временной нетрудоспособности*
2Пособие по беременности и родам*
3Отпускные*
4Средний заработок за время командировки*
5Материальная помощь
6Оплата питания, проезда или коммунальных услуг
7Оплата обучения
* Из расчета отпускных исключите также количество дней, за которые начислена эта выплата (п. 5 Положения).

Количество дней в отработанном периоде подсчитайте так. Вначале определите общее число дней в полностью отработанных месяцах. Формула для расчета следующая:

В остальных месяцах вычислите количество календарных дней, включаемых в расчет, по такой формуле:

Пример 2. Как считать отпускные, если сотрудник трудится меньше года

С.И. Васильев работает в ООО «Салют» с 1 декабря 2015 года. Он собирается в отпуск на 14 календарных дней с 23 мая 2016 года. Сумма выплат, начисленных С.И. Васильеву с декабря 2015 года по апрель 2016-го, — 180 000 руб. Весь период с декабря отработан полностью, но с 1 по 5 февраля 2016 года включительно С.И. Васильев был в служебной командировке. Выплаты из среднего заработка за время командировки — 8750 руб. Средний заработок бухгалтер посчитает из всех выплат, кроме командировочных. В расчет он включит 171 250 руб. (180 000 руб. – 8750 руб.).

Полностью С.И. Васильев отработал декабрь, январь, март и апрель. Количество дней в этих месяцах, включаемое в расчет, — 117,2 дн. (29,3 дн. × 4 мес.). В феврале 5 дней командировки исключаются. Бухгалтер включит в расчет 24,25 дн. [29,3 дн. : 29 дн. × (29 дн. – 5 дн.)]. Всего в расчетном периоде будет 141,45 дн. (117,2 дн. + 24,25 дн.). Средний заработок С.И. Васильева — 1210,68 руб. (171 250 руб. : 141,45 дн.). А сумма отпускных — 16 949,52 руб. (1210,68 руб. × 14 дн.).

Ситуация № 3. Работник идет в отпуск с начала месяца

В чем сложность. Рассчитать и выплатить отпускные работнику вы должны не позднее чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). И если сотрудник собирается в отпуск с 1-го числа, значит, к 28-му числу предыдущего месяца вы должны уже начислить и выдать отпускные. Однако в средний заработок вам нужно включить зарплату за месяц, предшествующий отпуску (ст. 139 ТК РФ). А за три дня до конца месяца вы еще не знаете ее точную сумму.

Как поступить. Если работник получает ежемесячно фиксированную выплату, например оклад, начислите ему заработок за предшествующий отдыху месяц не в последний день, а 27—28-го числа. Исходите из предположения, что все оставшиеся дни перед отпуском он отработает. Затем начислите и выплатите отпускные не позднее чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). А в последний день месяца уже определите точную сумму зарплаты работника по табелю. И если вы начислили меньше или больше обычного, пересчитайте отпускные. Доплатить или удержать отпускные вы сможете при следующей выдаче зарплаты.

На заметку

Отпускные необходимо выплатить не позднее чем за три дня до начала отдыха сотрудника (ст. 136 ТК РФ).

Пример 3. Как начислять отпускные, если отпуск работника начинается с 1-го числа нового месяца

И.С. Коршунов трудится в ООО «Сапфир» и собирается в отпуск на 7 календарных дней с 1 июня 2016 года. Чтобы рассчитать средний заработок, бухгалтер начислил зарплату И.С. Коршунову за май 26-го числа. И в этот же день выплатил отпускные. Показатели для расчета отпускных даны в табл. 3. Однако 31 мая 2016 года выяснилось, что И.С. Коршунову начислили еще премию за повышение плана продаж в сумме 5000 руб.

Таблица 3 Показатели для расчета отпускных И.С. Коршунову
ПоказательЗначение
Сумма выплат, включаемых в расчет отпускных435 400 руб.
Количество дней в расчетном периоде330,5 дн.
Средний заработок1317,4 руб.
Начисленная сумма отпускных9221,8 руб.
НДФЛ с отпускных1199 руб.
Выданная сумма отпускных8022,8

Покажем, как бухгалтер ООО «Сапфир» пересчитает отпускные.

Начисленную премию за производственные результаты бухгалтер должен полностью включить в расчет отпускных (п. 15 Положения). После пересчета средний заработок будет равен 1332,5 руб. [(435 400 руб. + 5000 руб.) : 330,5 дн.]. Сумма отпускных — 9327,5 руб. (1332,5 руб. × 7 дн.). Бухгалтер ООО «Сапфир» доначислит И.С. Коршунову 105,7 руб. (9327,5 руб. –  9221,8 руб.). И удержит НДФЛ с этой суммы — 14 руб. (105,7 руб. × 13%). Сумма, которую нужно доплатить Коршунову, — 91,7 руб. (105,7 руб. – 14 руб.).

Если же вы начисляете работнику ежемесячно разные суммы, например, зависящие от выработки или выручки, до конца месяца узнать точную зарплату вы не сможете. Тогда установите свой способ расчета среднего заработка. Например, вычисляйте его за 12 месяцев, начиная с предпоследнего месяца перед отпуском. Тогда, если сотрудник идет в отпуск с 1 мая 2016 года, средний заработок вы будете считать за период с апреля 2015 года по март 2016-го включительно.

Читайте также

О том, как вычислять средний заработок, если в организации установлен свой способ расчета, читайте также материал в следующей статье.

Пропишите ваш вариант расчета во внутреннем документе, например в положении об отпусках. Но не забудьте, что вы вправе считать средний заработок по-своему, только если это не ухудшает положение работника (ст. 139 ТК РФ).

Ситуация № 4. Молодая мама берет очередной отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком

В чем сложность. Женщина берет очередной отпуск, не начав работать после отпуска по уходу за ребенком, и руководство не вправе ей в этом отказать (ст. 260 ТК РФ). Но за предыдущие 12 месяцев вы ей не начисляли выплаты, которые можно было бы включить в расчет среднего заработка. Ведь пособия в среднем заработке не учитываются. Поэтому неясно, как начислить отпускные.

Как поступить. Вычислите средний заработок не за год непосредственно перед отпуском, а за предшествующий период, в котором у сотрудницы были отработанные дни (п. 6 Положения). То есть включите в расчет выплаты, начисленные за 12 месяцев, предшествующих декретному отпуску. Это подтверждает также и специалист из Минздравсоцразвития России (см. комментарий ниже).

Средний заработок сотрудницы, которая ушла в отпуск сразу после декрета, считайте за 12 месяцев перед декретом

Нина Ковязина, заместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздравсоцразвития России

— Если женщина идет в очередной отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, то средний заработок за предшествующие 12 месяцев вычислить не получится. Ведь в это время у сотрудницы не было отработанных дней. Поэтому в расчет нужно включать 12 месяцев перед отпуском по беременности и родам (п. 6 Положения). Обратите внимание на такой момент. Если за период, когда женщина была в декретном или «детском» отпуске, руководство повысило оклады в целом по организации, то средний заработок нужно умножить на коэффициент индексации. Этот коэффициент рассчитайте как частное от деления нового оклада на сумму ранее установленного (п. 16 Положения).

Пример 4. Как рассчитать отпускные декретнице

А.И. Попова работает в ООО «Конкорд». Отпуск по уходу за ребенком до трех лет у сотрудницы закончился 11 апреля 2016 года. Она написала заявление на очередной отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 12 апреля 2016 года.

В декрет А.И. Попова ушла 1 февраля 2013 года. И с этого дня по апрель 2016 года у сотрудницы не было отработанных дней. Оклады в целом по ООО «Конкорд» с 1 февраля 2013 года по апрель 2016 года не повышали.

Средний заработок для отпускных вычисляют за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха. Но так как за период с апреля 2015 года по март 2016-го у А.И. Поповой нет отработанных дней, нужно брать прошлые 12 месяцев, когда она работала. Поэтому бухгалтер ООО «Конкорд» вычислит средний заработок для отпускных А.И. Поповой за период перед отпуском по беременности и родам сотрудницы, то есть за время с февраля 2012 года по январь 2013-го включительно.

Нюансы, требующие особого внимания

Праздники в число календарных дней отпуска не включайте и не оплачивайте. Начисляйте отпускные за рабочие дни и выходные, приходящиеся на период отпуска сотрудника.

Если перед отпуском сотрудник находился в командировке или на больничном, выплаты за эти дни при расчете среднего заработка не учитывайте. Дни, за которые был начислен средний заработок, в расчет также не включайте.

В ситуации, когда в течение 12 месяцев, предшествующих отпуску, у человека вовсе нет отработанных дней, берите предыдущий период, в котором такие дни были.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Какую выплату не надо включать в расчет отпускных?
Дни командировки вы оплачиваете из среднего заработка. А суммы, начисленные из среднего заработка, в расчет отпускных не включаются (ст. 167 ТК РФ)
Премию
Доплату за переработку
Сумму, начисленную за время командировки