Все статьи номера
Не прочитано
5 , Май 2016
Отпускные

Можно ли вместо отпускных платить зарплату

Рассчитывать средний заработок, чтобы выплатить отпускные, — работа долгая и не всегда легкая. Ведь даже если считает программа, ее результаты зачастую нужно проверить. И, наверное, вы не раз задумывались над тем, можно ли за время отпуска начислять сотруднику обычную зарплату. Есть ли запрет на такие действия? Разъяснить ситуацию мы попросили практику­ющего аудитора.

Если вы — предприниматель

Предпринимателям-работодателям сложно рассчитывать отпускные. И если вы думали, как упростить для себя эту работу, обязательно прочитайте статью.

— Марина Николаевна, давайте рассмотрим ситуацию. Сотрудник пошел в отпуск. Однако организация не стала платить ему отпускные, рассчитанные по всем правилам, а продолжает начислять обычную зарплату. Так можно поступать?

— Я бы не советовала. Выплачивая заработную плату вместо отпускных, вы нарушите трудовое законодательство. И если это выяснится, и фирму, и директора могут оштрафовать специалисты из трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП РФ). Дело в том, что отпуск работника необходимо оплачивать из среднего заработка за предшествующие 12 месяцев, а не из должностного оклада (ст. 114 и 139 ТК РФ). Причем отпускные вы начисляете за календарные дни, приходящиеся на время отдыха, а не за рабочие, как зарплату. Кроме того, оплатить очередной отпуск сотрудника вы обязаны не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). А заработную плату выдают два раза в месяц.

Как оформить свой способ расчета среднего заработка

— Но ведь фирма может использовать и свой вариант расчета среднего заработка для отпускных, а не только общепринятый?

— Да, это так. Но по закону работодатель вправе выбрать только расчетный период для среднего заработка (ст. 139 ТК РФ). То есть рассчитывать заработок не за 12 месяцев, а, например, за три или шесть. Но при этом сумма отпускных не должна быть ниже той, что предусмотрена по закону. Получается, вы можете начислять работникам больше положенного, а не меньше. А вот права совсем не считать средний заработок законодательство не предоставляет.

— А как документально оформить свой порядок расчета среднего заработка?

— В коллективный договор или другой внутренний документ, например положение об оплате отпусков, внесите дополнительный пункт о том, как рассчитывается средний заработок. Там и укажите период его расчета. И не забудьте добавить, что, если вычисленный средний заработок окажется меньше суммы, определенной за 12 месяцев, отпуск работника оплачивается общепринятым способом (ст. 139 ТК РФ). Примерную формулировку посмотрите ниже.

— Тогда такой вопрос. Часто средний заработок оказывается меньше обычной зарплаты. И из-за отпуска работники теряют в деньгах. Вправе ли организация в таком случае доплачивать отпускникам до суммы оклада?

— Да, разумеется. Фирма может начислять своим работникам любые дополнительные суммы, в том числе и к отпуску. Закон это не запрещает. Опять же добавьте условие о доплате в коллективный договор или другой внутренний документ. Формулировка может быть такой, как дана выше.

Суть вопроса

Если вы установили свой метод расчета среднего заработка для отпускных, вам все равно придется делать расчет и общепринятым способом (ст. 139 ТК РФ). Чтобы быть уверенными — вы не ущемляете права работников.

— Но ведь тогда получается, что отпускные как раз и будут равны заработной плате сотрудника. И если фирма добавит подобную формулировку во внутренние документы, бухгалтеру не придется считать средний заработок для отпускных?

— Нет, это не так. Как я уже сказала, фирма может доплачивать работникам любые суммы, но работу бухгалтера такой порядок не упростит, а наоборот. Ведь начислять работникам отпускные, рассчитанные своим способом, можно, только если это не ухудшит их положение (ст. 139 ТК РФ). А чтобы определить, были ли нарушены права сотрудника, нужно сравнить две суммы отпускных. Первую рассчитать своим способом, вторую — общепринятым. И выплатить ту, что получилась больше.

Поэтому бухгалтер в любом случае обязан рассчитывать средний заработок за 12 месяцев, предшествующих отпуску сотрудника. А трудовая инспекция при проверке фирмы, начисляющей отпускные своим способом, обязательно затребует документы, подтверждающие расчеты в двух вариантах.

Как учесть повышенные отпускные

— Тогда давайте поговорим об учете повышенных отпускных. Можно ли на них уменьшить налоговую базу при УСН с объектом «доходы минус расходы»?

— Я предлагаю здесь рассмотреть две ситуации. Первая — фирма рассчитывает средний заработок для оплаты отпуска не за 12 месяцев, а иначе, например за три месяца. И если подобный порядок расчета не ухудшает права работника, ему выплачивают отпускные, вычисленные таким способом. Так вот, выплату из среднего заработка, пусть даже рассчитанного не за 12 месяцев, а иначе, можно включить в расходы на оплату труда без проблем (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 6 ст. 255 НК РФ). Это подтверждает и Минфин России в письме от 25.01.2016 № 03-03-06/2/2557.

— А вторая ситуация какая?

— Другой случай, когда фирма доплачивает суммы сверх среднего заработка. Вот такую доплату учитывать в расходах при УСН будет рискованно. Дело в том, что в расходы включается средний заработок за время отпуска сотрудника (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 6 ст. 255 НК РФ). А данная доплата не является средним заработком. Конечно же, в расходы на оплату труда можно включать и прочие выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ). Но в данном случае фирма начисляет доплату за отпуск, а не за рабочее время. И налоговики могут посчитать эти расходы необоснованными и исключить из налоговой базы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

На заметку

Повышенные отпускные облагаются страховыми взносами в обычном порядке, так как выплачиваются в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

— Нужно ли начислять страховые взносы на повышенные отпускные и доплаты?

— Да, безусловно. Страховыми взносами во внебюджетные фонды и в ФСС на случай травматизма облагаются все выплаты в рамках трудовых отношений, в том числе и начисленные к отпуску (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

— Можно ли будет учесть в расходах страховые взносы или уменьшить на них упрощенный налог?

— Разумеется. Страховые взносы вы уплатили в соответствии с законом. Поэтому вы можете уменьшить на них налоговую базу при УСН с объектом «доходы минус расходы» (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А если вы выбрали «доходы», то все перечисленные страховые взносы вы учитываете, определяя сумму вычета по упрощенному налогу (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

— Когда нужно перечислять в бюджет НДФЛ с повышенных отпускных?

— Применяйте те же правила, что и для отпускных, которые вы выдали сотрудникам в размере, установленном в статье 139 ТК РФ. НДФЛ, удержанный с дохода, необходимо перечислить в бюджет до конца месяца, в котором вы выплатили сумму работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ). Эти выплаты облагайте налогом по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ) и отражайте в формах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, как обычные отпускные. Напомню, что в справке 2-НДФЛ вы должны будете указать код дохода в виде отпускных — 2012 (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

На цифрах

Как считать отпускные своим способом

Если вы установили в организации свой способ расчета среднего заработка, отличающийся от общепринятого, вам придется считать сумму отпускных в двух вариантах. Вычислите отпускные своим способом, а затем из среднего заработка за 12 месяцев, как предусмотрено в статье 139 ТК РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. После этого сравните результаты и начислите работнику ту сумму, которая больше.

Пример. Расчет отпускных способом, установленным фирмой

В коллективном договоре ООО «Салют» указано, что средний заработок для оплаты отпусков рассчитывается за три месяца, предшествующих отпуску, если это не ухудшает положение работников. Если же средний заработок, определенный за 12 месяцев перед отпуском, получился больше, отпускные начисляются из этой суммы. Покажем, какую сумму отпускных бухгалтер ООО «Салют» начислит О.А. Кольцовой. Условия такие.

О.А. Кольцова берет отпуск на 7 дней с 23 мая 2016 года. Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, за февраль — апрель 2016 года составили 126 000 руб., за период с мая 2015 года по апрель 2016-го — 489 000 руб. 12 месяцев с мая 2015 года по апрель 2016-го О.А. Кольцова отработала полностью.

Бухгалтер ООО «Салют» вычислит средний заработок двумя способами: установленным в коллективном договоре — за три месяца и общепринятым — за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Средний заработок за три месяца перед отпуском равен 1433,45 руб. (126 000 руб. : 3 мес. : 29,3 дн.), а за 12 месяцев — 1390,78 руб. (489 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.). В первом варианте результат больше, поэтому бухгалтер начислит О.А. Кольцовой отпускные из среднего заработка, установленного в ООО «Салют». Их сумма — 10 034,15 руб. (1433,45 руб. × 7 дн.).

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Нужно ли на доплату к отпускным начислять страховые взносы?
Страховыми взносами облагаются все выплаты в рамках трудовых отношений, в том числе и доплата к отпуску (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ)
Да
Нет
Да, если это прописано в коллективном договоре