Что предпринять, если справку 2-НДФЛ за 2015 год сдали с ошибкой
Если вы — предприниматель
У вас может появиться необходимость исправить справки 2-НДФЛ, если работаете с сотрудниками.
Справки 2-НДФЛ за прошлый год в ИФНС вы сдали к 1 апреля. Если теперь обнаружили, что там ошибки, их надо исправить. Налог вы могли переплатить либо заплатить меньше, чем нужно. Неточности в личных данных работника также являются ошибкой. Все неверные данные нужно исправить, подав уточненную форму 2-НДФЛ. Как ее оформить, читайте далее.
Ситуация № 1. Вы удержали меньше НДФЛ, чем нужно
Если вы не удержали у сотрудника налог в прошлом году, надо сделать это сейчас из текущих выплат. Но прежде сообщите работнику, что в прошедшем году с него удержали НДФЛ меньше, чем следовало. Форма извещения — произвольная. Например, составьте его в виде уведомления (образец мы привели ниже). Такое информирование нужно, чтобы сотрудник знал, почему он получит заработную плату меньше обычного (письмо Минфина России от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). Рассчитывая налог, следите, чтобы размер удержаний не превышал 50% месячного дохода работника. Если сумма больше, за раз удержите только 50%, с учетом текущего НДФЛ. Оставшуюся часть вычтите из следующей получки. Заплатите налог не позднее дня, следующего за тем, когда вы перечислили доход сотруднику (ст. 226 НК РФ). Сделайте проводки:
На заметку
Неудержанный НДФЛ за 2015 год можно удержать из текущих выплат сотруднику.
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— доначислен НДФЛ за прошлый год;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— уплачен НДФЛ в бюджет.
Обратите внимание: за несвоевременную уплату НДФЛ вам придется перечислить еще и пени. Рассчитайте их исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. И заплатите в бюджет (ст. 75 НК РФ).После того как удержите и перечислите налог, оформите уточненную справку 2-НДФЛ. Как ее заполнить, мы описали в таблице ниже. В строках «Общая сумма дохода», «Налоговая база» раздела 5 укажите пересчитанную сумму дохода. А в строках «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» — итоговую пересчитанную сумму налога. Остальные данные перепишите из прежней формы (абз. 11 раздела II Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, далее — Порядок).
На заметку
Можно ли справки 2-НДФЛ не исправлять
Если налоговики сами обнаружат ошибку в 2-НДФЛ во время проверки, они начислят штраф (ст. 126.1 НК РФ). Его сумма составляет 500 руб. за каждую ошибочную форму. Причем штраф назначается за любые неточности в справке 2-НДФЛ, в том числе и не связанные с расчетом налога.
А если из-за неверных расчетов вы не удержали НДФЛ и недоплатили его в бюджет, вас дополнительно могут оштрафовать за неисполнение обязанностей налогового агента. Штраф — 20% от суммы налога, которую нужно было удержать и перечислить (ст. 123 НК РФ).
Таблица Как заполнить верхнюю часть уточненной справки 2-НДФЛ
| Показатель | Как заполнять |
|---|---|
| Поле «№_» | Укажите номер первоначальной справки |
| Поле «от_» | Проставьте новую дату, когда уточняете форму 2-НДФЛ |
| Поле «Номер корректировки» | Запишите значение на единицу больше, чем в предыдущей справке. Например, при первичной корректировке — 01 |
На заметку
В уточненной форме 2-НДФЛ поставьте номер корректировки 01, 02 и пр. в зависимости от того, который раз исправляете данные. Дату запишите новую, а номер — прежней справки.
Пример 1. Как заполнить уточненную 2-НДФЛ, если налог не удержали
5 мая 2016 года бухгалтер ООО «Весна» обнаружила, что в справке № 8 за 2015 год в сведениях на сотрудника Р.Г. Карпова она допустила ошибку — не удержала НДФЛ с подарка стоимостью 10 000 руб. Ведь подарок не облагается НДФЛ только в пределах 4000 руб. Размер неудержанного налога — 780 руб. [(10 000 руб. – 4000 руб.) × × 13%]. За 2015 год доход Р.Г. Карпова — 370 000 руб., НДФЛ — 46 800 руб. Сумму неудержанного НДФЛ — 780 руб. бухгалтер ООО «Весна» доудержала и перечислила в бюджет при выплате зарплаты Р.Г. Карпову за апрель 5 мая 2016 года. В бухгалтерском учете она сделала следующие записи:
5 мая
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 780 руб. — доначислили НДФЛ за прошлый год;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 780 руб. — перечислили НДФЛ в бюджет.
«Уточненку» бухгалтер оформила так, как показано на образце ниже. В ней поставила номер корректировки — 01. Дату записала новую, которой исправляла неточности, — 5 мая. А номер указала прежней справки — № 8. В разделе 5 к суммам налога добавила 780 руб. Итого налога с выплат в 2015 году получилось 47 580 руб. (46 800 руб. + 780 руб.).
Ситуация № 2. Вы удержали НДФЛ больше, чем следовало
Излишне удержанный налог верните работнику на его банковский счет за счет текущих платежей по НДФЛ. Но прежде сообщите сотруднику о переплате. Сделайте это в течение 10 рабочих дней с момента, когда нашли ошибку. Форма и способ сообщения произвольные (абз. 2 п. 1 ст. 231 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Например, составьте уведомление по образцу, который мы привели ниже.
После получите от сотрудника заявление на возврат денег. В этом заявлении он должен указать сумму переплаты и реквизиты счета, куда ее перечислить. Наличными возвращать НДФЛ нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 06.09.2012 № 03-04-06/6-271). Перечислите деньги работнику в течение трех месяцев, как получите заявление. Верните налог за счет предстоящих платежей НДФЛ по данному сотруднику. Или из сумм налога, удержанных с других работников (п. 1 ст. 231 НК РФ).
На заметку
Верните переплату по НДФЛ на счет работника. Наличными не возвращайте, это запрещено (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
После того как вернете налог, сдайте уточненную форму 2-НДФЛ. Верхнюю ее часть заполните так, как описано в таблице выше. В разделе 5 укажите величину налога без переплаты. В строке «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» поставьте ноль. Остальные сведения запишите так, как было указано в исходной справке без ошибок (абз. 11 раздела II Порядка).
Пример 2. Как оформить «уточненку» при переплате налога
Бухгалтер ООО «Весна» 5 мая обнаружила, что в 2015 году ошибочно удержала НДФЛ с компенсации Л.Д. Романову стоимости билетов в сумме 10 000 руб.
За 2015 год доход Л.Д. Романова — 370 000 руб., НДФЛ — 48 100 руб. (370 000 руб. × 13%). Посмотрим, как бухгалтер исправила ошибку.
Бухгалтер пересчитала доход за 2015 год, он составил 360 000 руб. (370 000 руб. – 10 000 руб.). Сумма НДФЛ — 46 800 руб. (360 000 руб. × 13%). За апрель 2016 года доход всех сотрудников фирмы — 1 000 000 руб. Сумма НДФЛ с дохода всех сотрудников — 130 000 руб. (1 000 000 руб. × 13%). Из этой суммы бухгалтер уплатила только 128 700 руб. Переплату — 1300 руб. вернула Л.Д. Романову на банковский счет, указанный в заявлении. В учете бухгалтер общества сделала записи:
в апреле
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 1 000 000 руб. — начислили зарплату сотрудникам за апрель;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 130 000 руб. — удержали НДФЛ с зарплаты сотрудников за апрель;
в мае
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1300 руб. — сторнировали излишне удержанную из доходов Л.Д. Романова сумму НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 128 700 руб. — уплатили НДФЛ за апрель;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— 1300 руб. — перечислили Л.Д. Романову излишне удержанный НДФЛ.
Уточненную справку 2-НДФЛ бухгалтер оформила так, как показано на образце ниже. В ней поставила номер корректировки — 01. Дату справки зафиксировала новую — 5 мая 2016 года. А номер указала прежней справки — № 10. В разделе 5 из сумм исчисленного, удержанного и перечисленного налога бухгалтер вычла 1300 руб. Итого налога на доходы физлиц с выплат в 2015 году получилось 46 800 руб. (48 100 руб. – 1300 руб.).
На заметку
Как доудержать НДФЛ, если сотрудник уволился
С сотрудника, который работал в 2015 года, а сейчас уже уволился, удержать НДФЛ вы уже не сможете. Поэтому действуйте следующим образом. О неудержанном налоге сообщите в налоговую инспекцию — сразу как обнаружили ошибку. Для этого сдайте в ИФНС справку 2-НДФЛ по этому работнику с признаком 2. В ней отразите сумму дохода, с которого не удержали налог. А также неудержанный НДФЛ в строке «Сумма налога исчисленная». НДФЛ в таком случае платит в бюджет сам бывший работник (п. 1 ст. 229 и подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Обратите внимание: по общему правилу справка 2-НДФЛ с признаком 2 подается до 1 марта следующего года включительно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Это время уже закончилось. Поэтому будьте готовы заплатить штраф за несвоевременную подачу данных. Размер штрафа — 200 руб. за каждый документ, отправленный с опозданием (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Ситуация № 3. Ошиблись в личных данных работника
На заметку
Ошибку в личных данных работника сразу исправляйте в уточненной 2-НДФЛ.
Если вы ошиблись в личных данных сотрудника, никакие записи в учете не корректируйте. Составьте уточненную форму 2-НДФЛ и отразите в ней верные данные. Ведь налоговики могут оштрафовать за ошибку, даже если она не связана с расчетом налога. Например, если неточность была в ИНН работника (письмо ФНС России от 11.02.2016 № БС-4-11/2224@).
В верхней части уточненной справки отразите информацию по правилам, изложенным в таблице выше. Личные данные работника запишите верно, без ошибок. Остальные сведения зафиксируйте, как в первичной отчетности.
Если из-за ошибок в расчетах вы недоплатили НДФЛ, удержите налог из текущих выплат сотруднику. Заплатите НДФЛ в бюджет, а также пени. И только потом сдавайте «уточненку».
Возвращать НДФЛ сотруднику можно только безналичным перечислением на его счет.
Уточненные справки 2-НДФЛ подавайте на все ошибки в отчетности. Даже если неверно указаны персональные данные работника, это надо исправить.
за правильный ответ
Пояснительная записка о причинах расхождения бухгалтерской и налоговой отчетности при УСН
Если вы — предприниматель
У вас не может быть расхождений между бухгалтерской и налоговой отчетностью. Поскольку бухотчетность вы не сдаете. Однако налоговики могут попросить вас пояснить убыток в декларации. Как это сделать — читайте информацию ниже
Налоговую и бухгалтерскую отчетность за прошлый год вы уже сдали. Сейчас налоговики, получив бухгалтерские формы и декларацию по УСН, проверяют их и cравнивают показатели между собой. Поэтому если у вас будут какие-то расхождения между данными налоговой декларации и бухгалтерской отчетности, непонятные для инспекторов, они потребуют пояснить их.
Оформить пояснительную записку вы можете в произвольном виде. И мы не советуем отказываться от пояснений. Ведь за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать вашу компанию на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). А за отказ подать пояснения — на 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ). Есть штрафы и для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Правда, в суде подобные санкции можно отменить, аргументируя свою позицию тем, что пояснение не является обязательным документом по налоговому законодательству (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.08.2012 № А10-355/2012 и Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2009 № 17АП-1542/2009-АК). Однако зачем вам лишние споры? Тем более что составить пояснительную записку не очень сложно и не так уж долго. А наш материал поможет вам сделать это еще быстрее.
Расхождение № 1. Доходы в декларации при УСН меньше выручки в бухотчетности
Причина первая: на конец года у вас числится непогашенная задолженность покупателей.
У кого может быть расхождение: у компаний, которые ведут бухучет традиционным, а не кассовым методом.
Пояснение: расхождение связано с тем, что правила признания доходов в налоговом учете при УСН и традиционном бухучете различаются. При «упрощенке» доходы вы признаете кассовым методом. То есть увеличиваете налоговую базу после того, как получили деньги или имущество (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). А при обычном бухучете — методом начисления, выручку от реализации вы отражаете на дату отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Поэтому если у вас на конец года числилась дебиторская задолженность, то, значит, вы еще не получили деньги за проданные товары, работы и услуги и соответственно в налоговые доходы эту сумму не включили. Вместе с тем в бухучете продажная стоимость товаров, продукции, работ или услуг уже прошла по кредиту счета 90 «Продажи» субсчета «Выручка». Поэтому показатель доходов в декларации по «упрощенке» будет меньше величины выручки в отчете о финансовых результатах. Как составить пояснение налоговикам в таком случае, мы показали ниже.
Читайте также
Малые предприятия на УСН могут вести бухучет в упрощенном виде. В частности, они вправе использовать кассовый метод признания доходов и расходов в бухучете. При нем выручка и затраты отражаются только после оплаты (информация Минфина России № ПЗ-3/2015).
Причина вторая: в прошлом году вы получили в подарок деньги или имущество от учредителя.
У кого может быть расхождение: у фирм на «упрощенке», в которых есть учредитель с долей в уставном капитале больше 50%.
Пояснение: расхождение вызвано разными правилами учета безвозмездно полученного имущества от учредителя с долей более 50%. В налоговом учете стоимость такого имущества в облагаемых доходах не отражается (п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ). Если, конечно, вы не продали его в течение года после получения. Тогда в доходы включается рыночная стоимость объекта (п. 8 ст. 250 НК РФ).
А в бухучете в любом случае рыночную стоимость имущества вначале нужно отразить по кредиту счета 98 субсчета «Безвозмездные поступления». Затем, после того как полученные материалы будут израсходованы, товары проданы, а основное средство начнет амортизироваться, соответствующую часть «истраченной стоимости» нужно включать в доходы. И отражать по кредиту счета 91 субсчета «Прочие доходы» (п. 7 ПБУ 9/99). Если же от учредителя получены деньги, то всю сумму в бухучете вы сразу отразите на счете 91 субсчете «Прочие доходы» без использования счета 98. Соответственно в отчете о финансовых результатах, который составляется по данным бухучета, в прочих доходах будет показана денежная стоимость подарка от учредителя. А в декларации по УСН подобных доходов не будет. Фрагмент пояснительной записки для данного случая смотрите ниже.
Расхождение № 2. Доходы в декларации по «упрощенке» выше, чем в бухотчетности
Причина: полученные авансы не погашены до конца года.
Важное обстоятельство
Стоимость имущества, полученного от учредителя с долей в капитале более 50%, не надо включать в доходы при УСН (п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ). При условии, что имущество не продается в течение года после получения.
У кого может быть расхождение: у компаний, которые ведут бухгалтерский учет традиционным методом начисления.
Пояснение: расхождения возможны из-за разных способов учета полученных авансов в налоговом учете при УСН и бухучете. В налоговую базу по «упрощенке» вы включаете поступившие от покупателей или заказчиков суммы на дату, когда деньги появились у вас в кассе или на расчетном счете (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). По этой причине авансы полученные включаются в налоговые доходы. В традиционном бухучете авансы учитываются на специальном субсчете на счете 62 «Расчеты с покупателями». А в доходы, отражаемые на счете 90 «Продажи», эти суммы попадут лишь после того, как товары будут отгружены, услуги оказаны, работы выполнены (п. 12 ПБУ 9/99). Поэтому, если до конца года полученный аванс остался непогашенным, ваша выручка в бухучете может быть меньше налоговых доходов. Фрагмент пояснительной записки для таких расхождений смотрите ниже.
Расхождение № 3. Расходов в декларации больше, чем в бухгалтерской отчетности
Причина первая: в отчетном году вы погашали старые долги.
У кого может быть расхождение: у организаций, которые ведут бухучет методом начисления.
Пояснение: в налоговом учете при УСН и традиционном бухучете расходы учитываются в разное время. При расчете упрощенного налога вы можете признать затраты только после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А в бухучете — в периоде, к которому они относятся (п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Так что если вы в 2015 году оплачивали товары, работы или услуги, которые приобрели и реализовали еще в 2014-м, ваши налоговые расходы могут быть больше бухгалтерских. В налоговом учете вы их отразите в 2015 году, так как именно тогда была оплата (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А в бухучете подобные траты вы уже списали в 2014 году. Из-за этого показатель расходов в декларации по УСН может быть выше, чем сумма показателей по строкам «Себестоимость продаж», «Коммерческие расходы» и «Управленческие расходы» отчета о финансовых результатах. Фрагмент пояснительной записки — ниже.
Подсказки от сайта e.26-2.ru
Как пояснить убыток в отчетности
Достаточно распространенная причина, из-за которой налоговики могут попросить пояснения, — это убыток в отчетности (п. 3 ст. 88 НК РФ). Вам придется пояснить, почему расходы оказались выше доходов. Например, недавно созданные фирмы могут обосновать убыток началом деятельности и большими расходами на покупку оборудования, сырья, рекламу и пр. А компании, которые на рынке уже несколько лет, — освоением производств, модернизацией оборудования, реконструкцией помещений. Также сокращение выручки можно объяснить снижением спроса на ваши товары и продукцию, понижением цен.
Примерный образец пояснительной записки об убытках вы можете найти на сайте электронного журнала «Упрощенка». Для этого зайдите на сайт e.26-2.ru в раздел «Формы» и в поисковой строке наберите «пояснения об убытках». Вы получите несколько вариантов пояснительных записок. Ознакомьтесь с ними и на их основе составьте свою. А затем сдайте записку налоговикам.
Отметим, что налоговики также могут поинтересоваться, почему убытки у вас только в налоговом учете, а в бухгалтерском учете — хоть и небольшая, но прибыль. Или наоборот. Так вот, в таком случае подобные расхождения можно объяснить различиями в правилах ведения налогового и бухгалтерского учета. Примерные формулировки на этот случай вы можете взять из нашей статьи.
Причина вторая: в отчетном году вы приобрели основное средство.
У кого может быть расхождение: у всех организаций на упрощенке с объектом «доходы минус расходы».
Пояснение: расхождение вызвано тем, что в налоговом учете расходы на покупку основных средств списываются быстрее, чем в бухучете. Так, стоимость основных средств относится на расходы при УСН до конца года — после оплаты, ввода в эксплуатацию и подачи документов на госрегистрацию, если она требуется (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом расходы списываются равными долями по кварталам. А в бухучете стоимость основного средства включается в затраты путем начисления амортизации начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия актива к учету (п. 17 и 21 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). То есть стоимость объекта списывается в течение срока полезного использования объекта, который больше одного года. Соответственно при УСН в течение года вы спишете на затраты всю первоначальную стоимость имущества, а в бухгалтерских расходах — лишь ее часть. Именно по этой причине сумма расходов в налоговом учете у вас может быть больше, чем в бухгалтерском. Фрагмент пояснительной записки для такой ситуации смотрите ниже.
Суть вопроса
В налоговом учете вы можете списать всю стоимость основных средств в течение первого года использования объекта (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ). А в бухгалтерском — лишь сумму начисленной за этот период амортизации.
Причина третья: в отчетном году вы купили, оплатили, но не списали в производство партию материалов.
У кого может быть расхождение: у всех фирм на УСН с объектом «доходы минус расходы».
Пояснение: расхождение обусловлено тем, что в налоговом учете при УСН вы можете учесть стоимость купленного сырья и материалов сразу после оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Дожидаться списания в производство не нужно. А в бухучете стоимость сырья и материалов включается в расходы после того, как они будут отпущены в производство (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и п. 16 ПБУ 10/99).
Так что если вы оприходовали и оплатили незадолго до конца года материалы, но не успели до 1 января списать их в производство, налоговые расходы опять же могут оказаться больше бухгалтерских. Как указать на это в пояснении налоговикам, смотрите ниже.
за правильный ответ
У предпринимателя нет расчетного счета и он хочет заплатить за аренду с личной банковской карты
Если вы — предприниматель
Статья как раз для вас. Читайте и определяйтесь, как можно платить за аренду недвижимости, если у вас нет расчетного счета.
С 1 июня 2014 года тратить наличную выручку на оплату аренды недвижимости запрещено. Об этом сказано в пункте 4 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание № 3073-У). Оплата аренды из наличной выручки считается нарушением, за которое налоговики могут оштрафовать бизнесмена при проверке на 4000—5000 руб. (ст. 2.4 и ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Оплачивать аренду можно только банковским переводом. Либо наличными деньгами, предварительно снятыми с расчетного счета. Однако не у всех предпринимателей есть расчетный счет. Многие работают только с наличными деньгами. Вместе с тем сейчас практически у каждого бизнесмена есть хотя бы один личный счет в банке — банковская карточка. Так вот, Указание № 3073-У не запрещает использовать коммерсанту в своей предпринимательской деятельности личные счета, открытые ему как физлицу, а не предпринимателю. Соответственно оплатить аренду с личной карточки можно (п. 4 Указания № 3073-У). Однако нужно принять во внимание некоторые нюансы, о которых расскажем подробно.
Вариант № 1. Заплатите за аренду наличными, предварительно снятыми с карты
Кому подойдет: всем предпринимателям, включая упрощенцев, учитывающих расходы. Наличными вы можете оплатить аренду недвижимости, если предварительно снимете деньги со своей банковской карты, внесете их в кассу и уже из кассы выдадите арендодателю (п. 4 Указания № 3073-У). Как оформить такую операцию?
Обратите внимание
Чтобы налоговики не посчитали деньги, поступившие в кассу, налогооблагаемой выручкой, бизнесмену лучше оформить приходный кассовый ордер. И в назначении платежа указать, что в кассу вносятся личные деньги.
По общему правилу движение денег по кассе оформляется при помощи приходных и расходных кассовых ордеров. Однако предприниматели с 1 июня 2014 года могут не составлять кассовые документы (п. 4.1 и 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому, если вы воспользовались таким правом, официально поступление наличных денег в кассу можете и не отражать. Но! Чтобы налоговики не расценили поступившие в кассу средства как выручку и не доначислили вам налог по УСН, лучше заполните приходный кассовый ордер. В основании платежа укажите: «Внесение личных денежных средств в кассу предпринимателя». Тогда никаких претензий от налоговиков к вам не будет. И они не посчитают поступившую сумму доходом, который нужно учесть при УСН (письмо Минфина России от 08.07.2009 № 03-11-09/241, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.01.2012 по делу № А40-39341/11-75-163).
На заметку
Наличная оплата по договору аренды не может превышать 100 000 руб.
Для предпринимателей и юрлиц действует ограничение по расчетам наличными в рамках одного договора — 100 000 руб. Оно установлено пунктом 6 Указания № 3073-У. Соответственно вносить наличными деньги за аренду предприниматель может, только пока сумма платежа по договору не достигнет 100 000 руб.
В противном случае, обнаружив сверхлимитные выплаты, налоговики выпишут штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Для предпринимателя он составит 4000—5000 руб., а вот для организации, если, например, она является арендодателем, сумма уже существенней — 40 000—50 000 руб.
Поэтому если вы, будучи бизнесменом, заключили долгосрочный договор аренды недвижимости, лучше открыть расчетный счет и платить за аренду по безналу, чтобы не создавать себе лишних проблем с оформлением документов.
Расходуя наличные из кассы на оплату аренды, оформите расходный кассовый ордер. В основании платежа отметьте: «Оплата предпринимателем аренды недвижимости за счет денег, снятых со счета». Причем составьте «расходник», даже если кассовые документы вы не оформляете. Расходный ордер подтвердит понесенные вами затраты на аренду. Ведь при УСН учесть расходы можно, только если они документально подтверждены. А без расходного ордера подтвердить факт оплаты не получится (п. 1 ст. 252, подп. 4 п. 1 ст. 346.16п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
На заметку
Без расходного кассового ордера подтвердить расходы на оплату аренды будет сложно. Поэтому обязательно оформите «расходник». В основании РКО укажите: «Оплата предпринимателем аренды недвижимости за счет денег, снятых со счета».
Таким образом, повторимся, если вам нужно учесть арендную плату в расходах при упрощенке, необходимо будет оформить приходные и расходные кассовые ордера. Иначе доказать налоговикам, что вы оплатили аренду за счет денег, предварительно снятых с личного счета, а не из выручки, будет проблематично. И обратите внимание: если вы отказались от ведения кассовых операций, то вам не придется оформлять кассовую книгу из-за того, что вы выписали приходный и расходный кассовые ордера. Кассовую книгу можете по-прежнему не вести.
Вариант № 2. Заплатите за аренду безналом с карточки
Кому подойдет: всем бизнесменам, за исключением тех, кто, применяя УСН, учитывает расходы. Чтобы оплатить аренду безналом, сделайте обычный банковский перевод арендодателю со своей карточки на его банковские реквизиты. Для этого используйте интернет-банк. В Сбербанке, например, в качестве интернет-банка создана специальная услуга «Сбербанк Онлайн». Подключив эту услугу (через банкомат или напрямую в отделении банка), вы можете из дома отправлять платежи в безналичном порядке через Интернет. Достаточно зайти в интернет-банк, ввести реквизиты арендодателя и отправить ему платеж.
Другой способ рассчитаться безналом — оплатить аренду напрямую с личной карты. Это возможно, если у вашего арендодателя установлен терминал по приему банковских карт. Тогда вам нужно будет прийти к арендодателю и через терминал оплатить аренду.
Подсказки от сайта e.26-2.ru
Где взять бланки приходных и расходных кассовых ордеров
Приходные и расходные кассовые ордера можно составлять лишь по унифицированным формам № КО-1 и КО-2, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Посмотреть их вы можете на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. Зайдите в раздел «Формы» и в поисковой строке наберите «приходный кассовый ордер» или «расходный кассовый ордер». Система подберет для вас документы. И вы можете скачать себе образцы на компьютер, чтобы, когда потребуется, просто распечатать бланк и заполнить его.
Однако если вы применяете УСН с объектом «доходы минус расходы» и воспользуетесь любым из данных способов безналичной оплаты, то налоговики с большой вероятностью такие расходы не признают. Расценят их как личные траты гражданина, а не предпринимателя. Доказывать обратное вам, возможно, придется в суде. Поэтому безопаснее воспользоваться первым вариантом оплаты. Либо открыть расчетный счет на ИП и оплачивать аренду традиционным способом.
Обратите внимание
Снимать деньги с карточки на оплату аренды недвижимости и вносить их в кассу необязательно. Можно перечислить их безналом на реквизиты арендодателя.
Если же вы применяете УСН с объектом «доходы минус расходы», чтобы перечислить плату за аренду с личной карточки безналом, поступите следующим образом. Обязательно сохраните все документы, подтверждающие ваши расходы на аренду. При безналичном переводе — это будет квитанция банка и выписка с карточки, а при оплате картой — чек, выданный арендодателем. На основании данных бумаг отразите расход в Книге учета. И если спор с налоговиками дойдет до суда, подтвердить свою позицию вам помогут такие аргументы:
— в настоящее время запрета на использование личного счета коммерсанта в его бизнесе нет. Поэтому аренду можно оплатить с карточки (письмо Минфина России от 30.12.2008 № 03-11-05/318);
— предприниматель является физлицом (ст. 23 ГК РФ, ст. 11 НК РФ). А его имущество, в том числе деньги, юридически не разграничено на имущество, которое можно использовать в бизнесе и в личных целях (постановление Конституционного суда РФ от 17.12.96 № 20-П). А значит, заплатить за аренду можно и с личной карточки. Имея такие аргументы, арбитры, скорее всего, встанут на вашу сторону. И могут восстановить расходы.
Нюансы, требующие особого внимания