Все статьи номера
Не прочитано
10 , Октябрь 2016
Проблема

Как оприходовать кассовую выручку после окончания рабочего дня

Из этой статьи вы узнаете:
1. Как оприходовать выручку, которую магазин получил после 18 часов
2. Какую дату поставить в «приходнике» на вчерашнюю выручку
3. Сколько Z-отчетов в день снимать в кафе, если оно закрывается после полуночи

Если вы — предприниматель

Кассовые документы вы оформлять не обязаны (п. 4.1 Указания № 3210-У). Но если получаете наличную выручку, то должны применять ККТ и снимать Z-отчеты. Узнайте из нашего материала, как все делать правильно.

У бухгалтера официально восьмичасовой рабочий день заканчивающийся в 18.00. А вот магазин либо кафе может работать круглосуточно. Все это время покупателям пробивают чеки на ККТ. В конце смены кассир снимает Z-отчет и сдает наличную выручку в кассу фирмы. Как это сделать, если за окном ночь и бухгалтера уже нет на месте?

Мы проанализировали способы, при помощи которых компании выходят из ситуации. И выбрали самые безопасные. Какими документами оформить наличную выручку, смотрите в таблице ниже.

Таблица. Какими документами оформить наличную выручку при работе на ККТ

Ситуация № 1. Магазин заканчивает работу поздно вечером, когда бухгалтер уже ушел

В чем проблема. Кассир-операционист, работающий на ККТ, в конце смены снимает Z-отчет. Он составляет справку-отчет на сумму выручки и делает запись в журнале кассира-операциониста (п. 6.1 Типовых правил, утвержденных Минфином России от 30.08.93 № 104, далее — Типовые правила). Затем выручку сдает в кассу организации. Бухгалтер-кассир выписывает «приходник» и регистрирует его в кассовой книге (п. 4.6 и 5.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У). Все это нужно сделать в тот же день, когда магазин получил выручку. Непонятно, как оформить документы, если торговая точка работает допоздна, а бухгалтера уже нет.

Как действовать. Бухгалтер вечером итоги дня в кассовой книге не подводит. А оформляет приходный кассовый ордер утром следующего дня. Но дату ставит вчерашнюю — ту, что указана в Z-отчете. Затем «приходник» регистрирует в кассовой книге вчерашним днем. И только после этого рассчитывает остаток денег на конец дня и делает итоговые записи в кассовой книге.

Поясним, почему этот вариант безопасный. Предположим, налоговики захотели проверить, как вы учитываете наличную выручку. Вы представите им все требуемые документы на следующий рабочий день после того, как получили уведомление о проверке (п. 31 Регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н). К этому моменту бухгалтер-кассир уже оприходует вчерашнюю выручку. И налоговики не узнают, когда именно был выписан «приходник» и зарегистрирован в кассовой книге. Даты в Z-отчете и «приходнике» совпадают. Претензии к вашим документам маловероятны.

Опасно. Не советуем в приходном кассовом ордере ставить тот день, когда реально его выписываете. Получится, что на конец дня у вас выручка не сдана в кассу, а где-то зависла. А за неоприходованную выручку грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Сумма санкций для организаций — от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб. Причем налоговики назначают штраф, даже если деньги оприходовали в кассу, но не тем числом. И суды обычно поддерживают инспекторов в этом вопросе (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 10.02.2016 № А69-2450/2015).

Важное обстоятельство

Налоговики назначают штраф, если фирма оприходовала выручку в кассу с опозданием (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Ситуация № 2. Кафе заканчивает работу после 24 часов, когда рабочий день бухгалтера еще не начался

В чем проблема. Кафе начинает работу утром и заканчивает на следующие сутки. То есть начало и конец смены приходятся на разные дни. Неясно, когда снимать Z-отчет: в 24 часа или в конце смены. Когда приходовать выручку в кассу, тоже непонятно.

Как действовать. Кассир-операционист снимает один Z-отчет в конце смены, когда закончит работу кафе (письмо ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@). Затем составляет справку-отчет о выручке и делает запись в журнале кассира-операциониста (п. 6.1 Типовых правил). А утром, когда начнет работу бухгалтерия, бухгалтер-кассир приходует выручку в кассу. Выписывает приходный кассовый ордер сегодняшним числом и делает запись в кассовую книгу.

Рисков при данном варианте нет. Ведь ни в каком документе не сказано, что смена должна охватывать только одни сутки. Есть лишь требование, что смена на ККТ не должна быть больше 24 часов (п. 3.8 Технических требований к фискальной памяти электронных ККМ, утвержденных решением ГМЭК от 23.06.95). Так что если кассир в кафе начал смену, скажем, в 12 часов одного дня, а закончил в 3 ночи следующего и затем снял Z-отчет, нарушений нет.

На заметку

Составляйте Z-отчеты ежедневно, даже если не было выручки

Некоторые фирмы регистрируют ККТ, но чеки пробивают не каждый день. Например, когда большинство покупателей расплачиваются через банк, потребности использовать ККТ ежедневно нет. Но даже в этом случае снимайте Z-отчеты каждый день (письмо Минфина России от 11.06.2009 № 03-01-15/6-311). И данные Z-отчетов, в том числе «нулевых», регистрируйте в журнале кассира-операциониста. А вот в кассовой книге записи не делайте, если операций с наличкой нет (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Поясним, почему ежедневные Z-отчеты обязательны. Штрафов за неснятые Z-отчеты нет. Но эти документы вправе затребовать налоговики при проверке. За каждый непредставленный документ грозит штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Налоговики штрафуют и за «нулевые» Z-отчеты, в которых нет выручки.

Кассовый порядок фирма также выполнила. Дата, когда выписали «приходник», совпадает с датой на Z-отчете. Так что выручку оприходовали вовремя (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Опасно. Некоторые фирмы в подобной ситуации снимают по два Z-отчета за смену. Первый отчет — около 24 часов. А второй — когда кафе закрылось. Затем всю выручку по двум отчетам сдают в бухгалтерию утром и оформляют один «приходник».

Снимать два отчета рискованно. Z-отчеты формируют в конце смены, когда работа завершена (п. 6.1 Типовых правил). Поступив иначе, вы нарушите правила работы с ККТ. Кроме того, в Z-отчете, который кассир сделает в 24 часа, будет дата предыдущего дня. И если вы не оформите «приходник» с текущей датой, вы нарушите установленный кассовый порядок. Ведь вы не вовремя оприходуете наличную выручку в кассу организации. За это фирме и должностному лицу грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

На заметку

Z-отчет снимайте, когда закончилась рабочая смена на ККТ. Максимальная продолжительность смены — 24 часа (п. 3.8 Технических требований, утвержденных решением ГМЭК от 23.06.95).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Данные Z-отчетов регистрируйте в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4. Наличную выручку записывайте в графу 11, а оплату картами — в графу 13. Суммы, которые вы возвращали покупателям, отразите в графе 15. Образец заполненного журнала кассира посмотрите на сайте электронной «Упрощенки» e.26.2.ru. Зайдите в раздел «Формы» и в поисковой строке наберите «Журнал кассира-операциониста». На экране появится несколько заполненных образцов.

Нюансы, требующие особого внимания

Даже если магазин закрывается поздно вечером, Z-отчет нужно снимать после того, как закончили работу на ККТ.

На «приходнике» ставьте дату, когда получили выручку от покупателей. Даже если приходный ордер вы оформляете на следующий день.

Z-отчеты снимайте один раз в смену, когда закончили работу с ККТ. Смену можно начать и закончить в разные дни. Но максимальная продолжительность смены — 24 часа.

Ключ фискального признака онлайн касс вместо ЭКЛЗ

Комментирует эксперт по УСН Надежда Самкова.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Когда нужно снять Z-отчет при работе на ККТ?
Z-отчет снимает кассир-операционист в конце смены. Затем делает запись в журнале кассира-операциониста. И сдает выручку в кассу организации (п. 6.1 Типовых правил, утвержденных Минфином России от 30.08.93 № 104)
В конце рабочей смены
Через 6 часов работы на ККТ
Когда полученная выручка превысила 100 000 руб.