Все статьи номера
1 , Январь 2017
Отчетность

Срочно проверьте «первичку»

Из этой статьи вы узнаете:
1. Из-за каких ошибок в авансовом отчете инспекторы доначислят НДФЛ
2. Какой акт выполненных работ не вызовет вопросов у налоговиков
3. Что контролеры изучают в путевых листах
Надежда Кукурузяк, эксперт журнала «Упрощенка»

Если вы — предприниматель

«Первичкой» вы подтверждаете свои расходы в налоговом учете. Статья поможет отыскать ошибки в документах, исправить их.

В январе наведите порядок в первичных документах. Позже времени не будет — начнется отчетность. Мы разработали схему проверки. Она выявляет ошибки в авансовом отчете, накладной, путевом листе и акте выполненных работ. На бланках проблемные места мы обвели красным цветом. А пояснения читайте в статье.

В авансовом отчете важны дата, подпись и приложенные документы

Скачать образец в формате exel

Дата отчета. Директор решает, на какой срок выдавать деньги под отчет. И указывает конечную дату в приказе о выдаче денег. Сдать авансовый отчет сотрудник должен в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У).

Если работник вовремя не представит отчет, нужно удержать подотчетные суммы из заработка. Иначе налоговики начислят с просроченного аванса НДФЛ и взносы (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

В суде удается отменить доначисления. Арбитры считают, что подотчетные суммы, сданные с опозданием, не являются доходом работника. Поэтому удерживать НДФЛ и платить взносы не нужно (постановления арбитражных судов Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016, Поволжского округа от 25.12.2015 № Ф06-4463/2015 и Северо-Западного округа от 07.11.2008 № А66-4549/2007).

Обратите внимание

Дата авансового отчета не должна быть позже трех дней после срока, на который выдали деньги.

Один нюанс. Если суммы подотчета большие, а просрочка длительная, судьи могут поддержать налоговиков. Например, инспекторы насчитали НДФЛ директору, кто набрал под отчет несколько миллионов. И не возвращал деньги свыше трех лет, поясняя, что вкладывал их на развитие бизнеса. Однако без подтверждающих бумаг судьи ему не поверили и заставили заплатить НДФЛ (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016).

ФИО подотчетника и должность. Выдать деньги под отчет вы можете как работнику, так и внештатнику (ч. 2 ст. 20 ТК РФ и п. 5 Указания № 3210-У). Проверьте, чтобы в фамилиях этих лиц не было ошибок. Иначе контролеры не распознают сотрудника. И снимут расходы по отчету (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Напомним, до 1 июня 2014 года вы имели право выдавать деньги под отчет только работникам, нанятым по трудовым договорам. Сейчас подобных ограничений в законе нет.

Оправдательные бумаги с реквизитами. На каждую сумму в отчете у вас должен быть подтверждающий документ — чек, квитанция, БСО (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных документов утверждать авансовый отчет нельзя. Иначе инспекторы посчитают полученную работником сумму доходом. Начислят НДФЛ и взносы (письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2006 № 28-11/23487). И с ними согласятся судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12, постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 и Центрального округа от 24.12.2015 № Ф10-4388/2015 по делу № А35-5172/2014).

Отменить доначисления вы сможете, только если подтвердите расход денег своими документами — отчетами, актами, приказами директора, карточками счетов бухучета. И возьмете с сотрудника объяснительную, что он купил товары для нужд фирмы, а не для себя (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.11.2015 № Ф09-7999/15).

Читайте также

Как выдавать деньги под отчет, чтобы все было правильно, мы рассказали в журнале «Упрощенка», 2015, № 7.

Важный момент. В оправдательных бумагах необходимы обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.1011 № 402-ФЗ). Иначе неподтвержденные траты включают в доход сотрудника. Верховный суд рассматривал ситуацию, когда работодатель принял от подотчетника товарные чеки без цены, подписи и расшифровки сумм. Судьи поддержали налоговиков и доначислили НДФЛ, штраф и пени (Определение Верховного суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Подписи и расшифровки. Авансовый отчет утверждает руководитель или иной сотрудник по доверенности (п. 6.3 Указания № 3210-У). Поэтому на документе обязательно должна быть его подпись. А также виза бухгалтера либо кассира и самого подотчетника. Без подписей и расшифровок документ считается недействительным (п. 2 ст. 252 НК РФ).

В накладной смотрите подписи и печати

Скачать образец в формате exel

Дата накладной. Товарную накладную выписывают в момент отпуска. Поэтому дата документа должна совпадать с днем отгрузки ценностей. Если документ выписан раньше, такую сделку могут признать фиктивной. А вот получить груз можно позже, нарушением это не является (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.12.2010 по делу № А52-807/2010).

Наименование компании, грузополучателя, поставщика и плательщика. Информация, вписанная в документ, должна соответствовать договору поставки. Советуем указывать в накладной ИНН сторон. Поставщики часто ошибаются в названиях покупателя, используют не те сокращения. ИНН в таком случае позволит идентифицировать вас. И не помешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104).

Важное обстоятельство

ИНН в товарной накладной поможет распознать покупателя, если в его наименовании допущена ошибка.

Название товара, цена, количество, стоимость. Характеристики товара в накладной должны совпадать с реальными свойствами. Чтобы можно было идентифицировать поставку и ее стоимость (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Подписи и расшифровки. Проверьте, чтобы в накладной стояли подписи и расшифровки всех лиц, ответственных за поставку. Со стороны поставщика нужны подписи:

— лица, разрешившего отпуск груза;

— кладовщика или другого лица, отгрузившего ценности;

— главного бухгалтера.

Со стороны покупателя документ подписывает тот, кто принимает товар. Например, водитель.

Если автографов в документе нет, попросите партнера проставить их. Чтобы потом в суде не пришлось доказывать обоснованность затрат и реальность поставки (Определение ВАС РФ от 10.04.2008 № 3856/08).

На заметку

С 2015 года компания вправе не использовать круглую печать, если внесла это условие в устав (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Печати. В унифицированном бланке накладной ТОРГ-12 печать является обязательным реквизитом. Место для штампа предусмотрено самой формой. Не ставить оттиск можно, если фирма отказалась от него и прописала это в уставе. Если вы получили накладную без печати, запросите у поставщика выписку из устава. Это снизит риск отмены расходов (письма ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105 и от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96).

Если вы купили товар у ИП, он может работать без печати. В таком случае запросите у бизнесмена свидетельство о госрегистрации, чтобы подтвердить его статус.

В акте прописывайте работы и цену

Скачать бразец в формате word

Дата. Акт приема-передачи оформляют, когда работы окончены (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если из акта непонятно, в каком периоде подрядчик выполнил работы, расходы считаются необоснованными (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.2014 № А78-7040/2013).

Наименование работ. В акте подробно расписывают все работы. Общие фразы без описания, по мнению ИФНС, не подтверждают затраты. Например, недостаточно закрепить в акте «работы по отделке». Нужно расшифровать, что именно выполнил подрядчик — покрасил стены, поклеил обои и пр. В арбитражной практике на этот счет нет единого мнения. Одни суды не принимают акты, если в них не конкретизированы виды работ (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 № А79-3311/2013, ФАС Поволжского округа от 31.01.2012 № А55-3382/2011). Другие считают, что в законе нет требования о детальной расшифровке работ. Поэтому можно обойтись общим названием. При условии, что перечень работ приведен в договоре или смете к нему (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.08.2012 № А74-2763/2011, ФАС Московского округа 17.10.2012 № А40-34840/12-116-67).

Таким образом, отстаивать в суде затраты целесообразно, только если работы детально перечислены в самом договоре подряда или смете трат. Если нет — лучше не рисковать и не списывать расходы.

Обратите внимание

Все работы в акте детализируйте. Из-за общих фраз проверяющие отменяют расходы.

Стоимость работ. Цена в акте должна соответствовать стоимости работ по договору подряда. Нестыковка в данных — это показатель нереальной сделки (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.12.2015 по делу № А42-8166/2014).

Наименование подрядчика и заказчика, ИНН. Данные берите из договора, они должны совпадать с выпиской из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Без наименования невозможно идентифицировать подрядчика и заказчика. Значит, нельзя списать и расходы.

На заметку

Без подписей двух сторон акт не действителен.

Подписи и расшифровки. Акт с одной стороны подписывает сотрудник, принимающий работы. А с другой — тот, кто выполнял заказ. Без подписей акт не действителен (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.08.2013 № А19-18249/2012).

Печать. Печать на акте не является обязательным реквизитом. Но если в форме акта написано «М.П.», то безопаснее поставить круглую печать.

В путевом листе указывают название машины, расход бензина и маршрут

Скачать образец в формате exel

Название документа. Форму путевого листа вы утверждаете сами, унифицированный бланк применять не обязательно. Поэтому можете назвать документ как угодно, необязательно путевым листом (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако из-за непривычного наименования возможны споры с ИФНС. Суд рассматривал дело, в котором компания назвала путевой лист актом, у нее сняли расходы на топливо. В суде удалось отстоять затраты, доказав, что акт был заменой путевого листа (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). Если не хотите споров, лучше используйте традиционное название — путевой лист.

Дата. Если вы не автотранспортная фирма, путевые листы оформляйте с удобной для вас периодичностью —раз в день, неделю и пр., но не реже раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51). А вот автотранспортное предприятие выписывает путевой лист ежедневно (раздел 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78).

Если непонятно, за какой период оформлен путевой лист, налоговики снимают затраты на ГСМ, зарплату водителя.

Данные машины и компании. Впишите в документ марку машины, ее регистрационный номер, наименование фирмы-автовладельца. Инспекторы проверяют, числится ли машина на балансе фирмы. Если автомобиля в собственности и аренде нет, отменят расходы на горючее (письма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406 и УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@).

Время выезда и въезда в гараж. Отметьте точное время и дату, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно. Так вы подтвердите, что автомобиль используется в служебных целях.

Если сотрудник ездит домой на служебном авто, расходы на проезд считаются его личной выгодой. Инспекторы доначисляют на них НДФЛ и взносы (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326 и ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250). Отбиться от налогов можно, если доказать труднодоступность рабочего места (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 и от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Такое условие обычно прописывается в трудовом договоре.

Читайте также

Подробно о том, как доказать, что в поездках водителя нет личной выгоды, смотрите материал в журнале «Упрощенка», 2016, № 10.

Расход горючего. Укажите показания одометра на момент выезда авто и когда машина возвращается в гараж. Если показания не будут соответствовать километрам, расходы на ГСМ снимут (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

Маршрут. Записывайте в путевом листе конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. Записи типа «Поездки по городу» не используйте. Путевой лист без маршрута не подтверждает расходы на ГСМ. Согласны с этим и судьи (постановления Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015, ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13).

Медосмотр. За допуск к работе водителя без предварительного медосмотра вас могут оштрафовать трудовые инспекторы. Штрафы высокие. Для фирмы — от 110 000 до 130 000 руб., для должностных лиц и ИП — от 15 000 до 25 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)). Поэтому лучше проставить отметку.

Подписи, расшифровки. Проставьте в путевом листе все подписи ответственных лиц — водителя, механика и пр. Без автографов путевой лист не подтверждает расходы на топливо. Документ считается формальным.

Печать. Штамп не ставьте, если отказались от печати и прописали это в уставе. А если на форме вы предусмотрели реквизит «М.П», поставьте оттиск.

Нюансы, требующие особого внимания

Авансовый отчет без оправдательных документов не подтверждает расходы. Доказать их обоснованность будет проблематично. Особенно если сумма подотчета значительная.

В акте подробно расписывайте все работы. Общие фразы налоговые инспекторы не принимают.

Водители могут заполнять путевые листы раз в месяц. Только в специализированных автотранспортных фирмах обязательны ежедневные путевки.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Из-за каких нарушений в путевом листе инспекторы снимут расходы на ГСМ?
Путевой лист без маршрута не подтверждают расходы на топливо. Согласны с этим и судьи (постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015, определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13)
Путевку оформили на месяц
Не поставили отметку врача
Не указали подробный маршрут поездки
Материалы для скачивания: