Все статьи номера
Не прочитано
10 , Октябрь 2017
Бухучет и расчеты

Составьте кассовые ордера по новым правилам

Центробанк разрешил оформлять электронные кассовые документы, а также один «приходник» по всем чекам ККТ за день (Указание от 19.06.2017 № 4416-У). Все изменения мы собрали в таблице ниже. Эти поправки вызвали у бухгалтеров массу вопросов. Мы разобрались, как составить кассовые ордера по новым правилам и какие проводки сделать в учете.

Таблица. Что изменилось в порядке оформления кассовых документов

Как былоКак стало
Из кассового порядка не следовало, что приходные и расходные ордера можно составлять в электронном виде. Центробанк разъяснял, что бухгалтер может поставить электронную подпись и передать документ кассиру (письмо от 11.08.2014 №  29-1-1-ОЭ/3002). А кассир уже должен распечатать документ, поставить подпись и штампЦБ РФ официально разрешил оформлять электронные «приходники» и «расходники». Распечатывать документы не нужно, но у кассира, бухгалтера и получателя денег должна быть электронная подпись. Фирма может комбинировать электронные и бумажные документы. Например, часть ПКО и РКО составлять на бумаге, часть электронно либо оформлять электронно только «приходники», а все расходные ордера печатать
Из кассового порядка следовало, что организация могла выписать один «приходник» на всю дневную выручку — на основании показаний ЭКЛЗ или на сумму выставленных БСООрганизация может выписывать не только один «приходник», но и один «расходник» по всем операциям за день по операционной кассе. Например, ПКО можно выписать по всем чекам ККТ с признаком «приход». А «расходник» — по всем чекам с признаком «возврат прихода»
Кассир обязан был сверять подписи директора и главбуха с образцами на «приходниках» и «расходниках»Кассир обязан сверять подписи с образцами, если оформляет РКО и ПКО на бумаге. Если «приходники» и «расходники» электронные, то такая сверка не нужна
Если кассир получил меньше денег, чем указал в «приходнике», он перечеркивал сумму и отдавал документ главбуху, чтобы тот переоформилДля бумажных документов порядок исправления не изменился. А если кассир оформляет электронный «приходник», то проставляет на нем отметку о том, что документ надо переделать, и направляет электронный ПКО главбуху
Кассир распечатывал «приходник», а отрывную часть — квитанцию — отдавал человеку, который вносил деньгиЕсли кассир оформляет электронный «приходник», то по просьбе вносителя высылает квитанцию на e-mail, который тот назовет
Записи в кассовой книге делал кассир. В конце дня кассир сравнивал суммы в книге с данными в «приходниках» и «расходниках» и выводил остаток в книгеОбычно программа сама формирует кассовую книгу на основании ПКО и РКО. Поэтому кассир не обязан выводить остаток в книге. В конце дня он сверяет остаток наличных с кассовыми ордерами и остатком по кассовой книге

Вопрос №  1. Как выписывать «приходник» на выручку из операционной кассы?

В чем сложность. Вы вправе составлять один приходный кассовый ордер в конце дня на основании всех чеков ККТ (п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание ЦБ РФ). Но если в течение дня кассир выбивал чеки ККТ еще и на возврат, непонятно, на какую сумму делать приходный ордер — на всю полученную выручку за день или только на разницу между поступлениями и возвратами?

Как поступить. Сделайте «приходник» на всю наличную выручку. То есть на сумму чеков с признаком «приход», которые кассир пробил за день. На возвраты оформите расходный ордер. Такие рекомендации дают налоговики (см. комментарий ниже). В строке «Принято от…» укажите фамилию кассира, который сдает выручку из операционной кассы. В строке «Приложение» запишите реквизиты отчета о закрытии смены.

«Приходник» оформите на всю выручку за день

Юлия Сидненко,
советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

— При работе с ККТ вы вправе не выписывать приходные кассовые ордера на каждую сумму, которую заплатили покупатели. Составьте один приходный ордер на всю сумму прихода за день (п. 4.1 Указания ЦБ РФ). Если же в течение дня вы возвращали деньги покупателям, оформите два документа: приходный ордер на сумму наличной выручки и расходный кассовый ордер на сумму возвращенных средств.

На заметку

Приходный ордер оформите только на суммы, которые покупатели заплатили наличными, а не картами. Выручка по карте поступит на банковский счет, вы сделаете проводки на основании банковской выписки.

В бухучете на всю сумму пробитой наличной выручки сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— оприходована в кассу наличная выручка по отчету о закрытии смены.

Пример 1. Как оформить «приходник» при работе с ККТ

ООО «Весна» торгует в розницу, применяет УСН. Наличная выручка за 2 октября 2017 года — 97 500 руб. В этот день организация вернула покупателям 28 000 руб. Кассир-операционист сдал в общую кассу разницу между суммами, которые получил и вернул, — 69 500 руб. (97 500 руб. — 28 000 руб.). Как составить приходный кассовый ордер, смотрите в образце 1.

Образец 1. Как составить приходный кассовый ордер

Вопрос №  2. Сколько «расходников» оформлять на возвраты по чекам ККТ?

В чем сложность. Из Указания ЦБ РФ неясно, как составить расходные ордера, если за день вы возвращали деньги несколько раз. Оформить один документ на все возвраты или отдельные «расходники» по каждому?

Как поступить. Некоторые налоговики считают, что безопаснее составлять «расходники» на каждый возврат. Но это лишняя работа. Указание ЦБ РФ разрешает оформлять документы по окончании рабочей смены (п. 4.1 Указания ЦБ РФ). При этом не уточняется, что это правило относится лишь к «приходникам».

Поэтому нет смысла плодить документы и составлять на каждую возвращенную сумму отдельный «расходник». Если вы выбили несколько чеков на возврат, то соберите их и составьте один РКО на всю сумму.

На заметку

Во внутреннем положении о кассовых операциях пропишите, кто будет подписывать сводный «расходник» на возврат денег покупателям.

В «расходнике» в строке «Выдать» запишите ФИО продавца или кассира, который рассчитывался с покупателем. Пусть продавец распишется в строке «Получил».

В бухучете сделайте следующие проводки:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 50

— возвращена сумма покупателю;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— сторнирована выручка на сумму возврата.

Пример 2. Как оформить «расходник» на возвраты

Воспользуемся условиями примера 1. Покажем, как бухгалтер ООО «Весна» оформит расходный кассовый ордер на общую сумму возвратов за 2 октября 2017 года — 28 000 руб. Образец 2 смотрите ниже.

Образец 2. Как заполнить расходный кассовый ордер

Вопрос №  3. Можно ли оформить «расходник» вместо кассового чека на возврат?

В чем сложность. Если гражданин возвращает товар в день покупки или в любой другой, вы обязаны пробить кассовый чек с признаком «возврат прихода» (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письма Минфина России от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, № 03-01-15/42315). Если продавец на операционной кассе выбивает чек, то должен и выдать деньги из кассового ящика, чтобы в конце дня остаток наличных совпал с отчетом по кассе. Но если покупатель возвращает товар на следующий день после покупки, в кассовом ящике может не быть денег. Кассир уже сдал выручку прошлого дня, а новую еще не получил. Что же делать? Можно ли не выбивать кассовый чек, а выдать деньги по «расходнику»?

Как поступить. Если в операционной кассе недостаточно денег для возврата, передайте требуемую сумму из центральной кассы. Составьте «расходник» на передачу денег в операционную кассу. Получателем денег запишите продавца, укажите в документе сумму, которую передаете ему. По итогам дня составьте «приходник» на возврат денег из операционной кассы и еще один «расходник» на ту сумму, которую продавец вернул покупателю.

В бухучете сделайте проводки:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Оперкасса» КРЕДИТ 50

— передана сумма в операционную кассу;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 50 субсчет «Оперкасса»

— возвращена сумма из операционной кассы;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 50

— выдана сумма покупателю;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— сторнирована выручка на сумму возврата.

На заметку

При возврате средств покупателю в день покупки или позднее пробивайте чек ККТ с признаком «возврат прихода».

Как оформить возврат товара

Если покупатель вернул товар и хочет получить деньги обратно, ваши действия следующие.

Шаг 1. Предложите покупателю написать заявление на возврат денег. Вы можете заранее составить шаблон, а клиент будет вписывать только свои ФИО, паспортные данные, наименование и стоимость товара, а также причину возврата.

Шаг 2. Попросите чек ККТ на покупку. Приложите чек к заявлению. Вы не вправе отказать в возврате денег покупателю, даже если он не сохранил чек (п. 5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300–1). Но чтобы понять, что он купил товар именно у вас, предложите ему доказать это. Например, покупатель может показать выписку с карты об оплате или привести свидетеля (ст. 493 ГК РФ и п. 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.02.2012 № 17).

Шаг 3. Пробейте и передайте покупателю чек ККТ с признаком «возврат прихода». Выдайте деньги из операционной кассы, если покупатель платил наличными. Перечислите сумму на счет, если человек расплачивался картой.

Вопрос №  4. Можно ли составить электронный РКО, если у получателя нет ЭЦП?

В чем сложность. Центробанк разрешил составлять электронные кассовые документы. И в поправках сказано, что «в случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись» (п. 6.2 Указаний ЦБ РФ). Из этого правила неясно, вправе ли кассир составить электронный «расходник», если у получателя денег нет электронной подписи. Например, если кассир выдает деньги под отчет работнику.

Как поступить. Распечатайте электронный расходный ордер и дайте подписать его получателю денег. Специалисты Центробанка, которых мы опросили, считают, что электронная подпись — это обязательный реквизит. По общему правилу получатель денег обязан подписать документ от руки. Но из этого правила Центробанк установил исключение. Если «расходник» электронный, то виза может быть электронной. А если электронной подписи у получателя нет, кассир оформляет бумажный документ.

Вопрос №  5. Какая подпись требуется в электронных документах?

В чем сложность. В Указании ЦБ РФ не сказано, какие подписи должны быть в электронных ордерах — простые или квалифицированные. Минфин разъяснил, что стороны могут визировать «первичку» простой подписью, если подписали соглашение об этом (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Но непонятно, можно ли те же правила распространить на кассовую «первичку». Ведь если деньги получают подотчетники, компания не подписывает соглашение об электронном документообороте.

Как поступить. В кассовых ордерах должны быть усиленные квалифицированные подписи. Из Указания ЦБ РФ следует, что электронная подпись должна соответствовать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Согласно статье 6 закона простая электронная виза приравнивается к электронной в случаях, установленных федеральными законами или соглашениями между участниками. Для кассовых документов нет соответствующего федерального закона. А соглашение с другими участниками документооборота вы не заключаете.

Важное обстоятельство

Если хотите составлять ордера в электронном виде, у сотрудников должна быть квалифицированная электронная подпись.

На заметку

Как отразить возврат в налоговом учете при УСН

Если вы возвращаете деньги покупателю, уменьшите на эту сумму доходы, которые учли ранее (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Сделайте в графе 4 Книги учета запись со знаком «минус» на сумму возврата в день, когда вернули средства покупателю (письмо Минфина России от 07.05.2013 № 03-11-11/15936). Так же поступайте, если выручку отразили в одном квартале, а вернули деньги в другом. Например, вы продали товар 30 сентября, а 1 октября покупатель вернул товар и получил деньги. В таком случае вы учтете доходы за 9 месяцев 2017 года и посчитаете с этих сумм аванс по УСН. Доходы на сумму возврата вы уменьшите, когда будете считать налог за год.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Какие кассовые документы бухгалтер может оформлять в электронном виде?
Центробанк разрешил оформлять приходники и расходники в электронном виде. Для этого у кассира, бухгалтера и получателя денег должна быть электронная подпись (Указание от 19.06.2017 № 4416-У)
Приходники
Расходники
И приходники, и расходники