Все статьи номера
Не прочитано
11 , Ноябрь 2017
Годовая инвентаризация

Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать

Минфин уточнил сроки хранения первички. Но у разных документов сроки отличаются, поэтому важно не перепутать, какие бумаги можно выкинуть, а какие надо продолжать хранить. Если храните в компьютере электронную первичку, выясните, какие документы надо распечатать и подписать. Без первички инспекторы снимут расходы и оштрафуют фирму и главбуха за грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ).

Какую первичку хранить электронно, а какую — печатать

Накладные, акты и кассовые документы. Первичку храните в электронном виде, только если подписали ее электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 314 НК РФ). Визировать первичку чиновники разрешают простой электронной подписью (письмо Минфина России от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Электронная первичка равнозначна бумажной, поэтому документ в компьютере не мешает списать расходы (письмо Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

Если электронной подписи нет, распечатайте все документы и заверьте живой подписью.

На заметку

Ведомости, журналы-ордера и другие регистры бухучета распечатайте по итогам года. Если не сможете предъявить регистры, то главбуха могут оштрафовать на 10 000 руб. (решение Московского городского суда от 20.04.2017 № 7-4792/2017).

Первичку выводите на бумагу при каждой операции. Например, если работник вернул подотчетные в кассу, то распечатайте приходный кассовый ордер в момент, когда приняли деньги. В конце рабочего дня распечатайте кассовые книги по всем операциям с наличными за день.

Платежки. Платежки тоже можно хранить в компьютере, если на документах есть электронная виза (письмо Минфина России от 06.12.2016 № 03-11-06/2/72657). А вот банковские выписки безопаснее распечатать или хотя бы сохранить на диске компании. Если банк неожиданно потеряет лицензию или заподозрит компанию в отмывании денег, то перекроет доступ к «Клиент-банку» и ко всем выпискам.

Кадровые документы. На бумаге храните всю кадровую первичку, которую подписывал директор и другие работники. Например, приказы и заявления о приеме на работу, заявления и приказы об отпусках или увольнениях. Неважно, документ целиком составили от руки или только вписали данные в шаблон. Подобные документы приравниваются к составленным собственноручно.

Расчетные листки, в которых вы извещаете работников о размере зарплаты, можете не распечатывать, если в положении об оплате труда запишете, что направляете документы по электронке. Чиновники допускают такой способ (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Даже если из-за технического сбоя работник не получил листок и не сообщил о проблеме, считается, что вы выдали документ (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.07.2015 по делу № 33-10166/2015). Но лучше не доводить до споров. Настройте почту так, чтобы получать уведомления о доставленных и прочитанных письмах. Например, чтобы подключить такую опцию в почте Outlook, зайдите в раздел «Сервис», выберите вкладку «Параметры», а затем вкладку «Настройка». Откройте «Параметры почты» и в разделе «Параметры отслеживания» поставьте галочки рядом с уведомлениями о доставке и прочтении. Так вы будете уверены, что работник прочитал письмо и получил документ.

Проверьте себя: частые вопросы о распечатке документов

  • 1
    Налоговики просят распечатать регистр, который не предусмотрен учетной политикой. Могут ли нас оштрафовать из-за того, что документ отсутствует?
    Правильный ответ — Нет. Инспекторы вправе запросить у вас только те документы, что вы утвердили политикой. Требовать несуществующие регистры контролеры не вправе (письмо Минфина России от 25.01.2012 № 07-02-06/10).
  • 2
    В какой день надо распечатать Книгу учета за год?
    Правильный ответ — Точного срока нет. Налоговый кодекс не устанавливает четкой даты, когда упрощенец должен распечатать Книгу учета. Если инспекторы потребуют документ на проверке, то представьте его в течение 10 рабочих дней (п. 2 ст. 93 НК РФ). С какого момента посчитать 10 дней, читайте в журнале «Упрощенка», 2017, № 9, статья «Как бухгалтеру посчитать сроки, чтобы не налететь на штрафы ИФНС и трудинспекции».
  • 3
    Надо ли печатать налоговые декларации, расчеты по взносам, 6-НДФЛ и СЗВ-М?
    Правильный ответ — Надо, если фирма сдает документы на бумаге. Если же вы отправляете отчеты через Интернет и визируете их электронной подписью, то печатать документы специально не нужно (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701). Но в одном случае придется сделать распечатку. При увольнении или по просьбе сотрудника вы обязаны передать ему три документа: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам.
  • 4
    Надо ли печатать из электронной почты деловую переписку с контрагентом?
    Правильный ответ — Закон не требует печатать электронные письма, которыми вы обменивались с поставщиком. Но если у вас нет единого договора с контрагентом, то стоит сделать с экрана скриншот переписки и распечатать его. Налоговики запросят переписку, если усомнятся в реальности поставщика. Скрин докажет, что вы обсуждали условия контракта. Если налоговики посчитают сделку нереальной, без переписки трудно будет доказать обратное. Доводы, что письма вы удалили, не сработают (постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.02.2017 № Ф05-22343/2016).

Сколько лет хранить документы

Общие сроки жизни документов в бухгалтерии такие. Документы по взносам хранят 6 лет, бухгалтерскую первичку — 5 лет, налоговые документы — 4 года.

Если документ ваша организация использовала одновременно и в налоговом, и в бухгалтерском учете при УСН, храните его в бухгалтерии минимум 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Электронный сервис

Проверить сроки хранения документов можно в нашем сервисе.

Сроки кадровых документов зависят от вида и года, когда их закончили в делопроизводстве. Документы по личному составу — карточки, трудовые договоры — храните 50/75 лет, если делопроизводство по ним закончили после/до 2003 года. Табели и журналы учета рабочего времени — 5 лет, правила трудового распорядка и графики отпусков — 1 год (см. памятку).

Памятка. Сколько лет хранить документы в бухгалтерии

Где хранить документы

На заметку

Архивом может быть отдельное подразделение фирмы или место при каком-либо отделе (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Первичные документы, которые составили меньше 10 лет назад, храните в специальных сейфах или шкафах в бухгалтерии (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29.07.83 № 105). Бланки с грифом «коммерческая тайна» — только в сейфах.

Бумаги постоянного хранения и сроком больше 10 лет передавайте в архив — собственный или сторонний. Прежде сшейте документы в дела объемом не более 250 листов и толщиной до 4 сантиметров. А листы пронумеруйте в правом углу простым карандашом (п. 4.20—4.22 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее — Правила).

Электронные документы храните в служебном компьютере как минимум в двух экземплярах, причем на разных носителях, например на двух жестких дисках. Раз в пять лет проверяйте, открываются ли документы (п. 2.30—2.33 Правил). Если документы содержат персональные данные сотрудников, доступ к ним должны иметь только уполномоченные работники в компании. Попросите IT-специалистов установить пароли для входа в базы данных и защитить диск от вирусов (Требования, утвержденные постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119).

Читайте также

Как избежать штрафов за работу с персональными данными, читайте в журнале «Упрощенка», 2017, № 9, в статье «Как наладить работу с персональными данными, чтобы избежать огромных штрафов».

Как поступить с ненужными бумагами

Документы, у которых истек установленный срок хранения, уничтожьте.

Какими способами, на ваш взгляд, можно уничтожить первичку?

Чтобы посмотреть ответ, наведите курсор на кружок.

 Измельчить в шредере и передать на утилизацию. Безопасный способ, организация ничем не рискует, так как не разглашает личные данные работников.
 Сжечь в безопасном месте. Способ допустим, но придется соблюдать правила пожарной безопасности. Без специальной техники компания не вправе сжигать документы на своей территории. Поэтому если у фирмы нет котельной, лучше использовать другой способ.
Выбросить в мусорку. Способ опасный, если выброшенные документы содержат персональные данные, и их сможет кто угодно прочитать. За распространение данных сотрудников фирму могут оштрафовать  на сумму от 25 000 до 50 000 руб., ИП - от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ).
Сдать в макулатуру. Способ рискованный, если прежде вы не измельчили документы. Вы разгласите персональные сведения сотрудников. Штраф для фирмы - от 25 000 до 50 000 руб., для ИП - от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ).

Образец 1. Акт об отборе документов к уничтожению

Перечень бумаг с истекшим сроком отразите в акте об отборе документов к уничтожению. Ориентируйтесь на бланк из приложения 21 к Правилам (см. образец 1 справа). В акте напишите реквизиты всех документов, которые вы планируете уничтожить. Однородные можете писать под общим заголовком, отметьте лишь крайние даты.

Оформите отдельный акт об уничтожении документов в произвольной форме (см. образец 2 справа ниже). Отметьте, когда и каким способом уничтожили документы.

Если вы сдаете документы на утилизацию, то подтвердите это накладной. Укажите в ней дату передачи, вес и количество бумаг. Прежде чем отдавать бумаги в другую организацию, измельчите их в шредере, либо проверьте, что в документах нет персональных данных. Если передадите на переработку документы с личными данными работников, клиентов, разгласите персданные (ст. 90 ТК РФ). Если из-за халатности сотрудников доступ к личным данным получили случайные лица, за такое нарушение фирме грозит штраф от 25 000 до 50 000 руб., ИП — от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ). Директора или бухгалтера могут оштрафовать на 4000 — 10 000 руб.

Образец 2. Акт об уничтожении документов

Какие первичные документы хранят дольше обычного

Первичка по основным средствам. Хотя упрощенцы сразу списывают расходы на основные средства, храните документы все время, пока начисляете амортизацию в бухучете. А когда закончите амортизировать актив, храните документы еще 5 лет (письмо Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Документы по убыткам. Сохраняйте в течение всего срока, пока переносите убытки в налоговом учете.

Бумаги по списанной задолженности. Храните 5 лет после того, как списали долг (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если не сохраните первичку названное время, налоговики доначислят налог по УСН, пени и штрафы (постановление Арбитражного суда Московского округа от 22.07.2016 № А41-81431/2015).

Сервис. Сроки хранения документов 

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Каким способом нельзя уничтожить документы, у которых истек срок хранения?
Вы разгласите персданные, если сдадите документы в макулатуру без измельчения (ст. 90 ТК РФ). Штраф для фирмы — 25–50 тыс.руб., для ИП — 10–20 тыс. руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ)
Сжечь
Измельчить в шредере и сдать на утилизацию
Целиком сдать в макулатуру