Все статьи номера
Не прочитано
11 , Ноябрь 2017
Зарплата и кадры

Документы, которые главбух должен потребовать у работников

Порядок в документах — залог работы без споров с налоговиками и фондами. Если в фирме есть работники, то главбух должен не только вовремя выдать им документы, но и взять у сотрудников необходимые бумаги — при приеме на работу, перед отпуском, после болезни и в других случаях. Не запутаться в ворохе документов помогут наши советы с наглядными схемами. Все документы мы разделили по ситуациям.

Документы от новых сотрудников

Список документов, которые нужно запрашивать у сотрудников при приеме на работу, мы привели в схеме ниже. В списке обязательные, желательные документы, а также бумаги, которые надо запросить при необходимости.

Схема 1. Какие документы взять при приеме на работу

Обязательно потребовать. Документы, которые работодатель требует у будущих сотрудников при приеме на работу, названы в статье 65 ТК РФ.

Основной документ — паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность. Например, если работник оформляет новый паспорт, то вместо него можно представить временное удостоверение личности по форме 2П.

Если новичок устраивается на работу впервые, то у него не обязательно требовать трудовую книжку. Документ оформляет работодатель, который нанимает новичка. Также не надо требовать книжку от совместителей. Их трудовые хранит основной работодатель.

Читайте также

Сколько лет хранить кадровые документы, читайте в статье «Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать».

Желательно затребовать. ИНН не относится к обязательному документу, который работник обязан предъявлять при приеме. Но если вы не знаете ИНН, то не сможете заполнить номер в отчетах СЗВ-М, справках 2-НДФЛ и расчете по взносам.

Чтобы выяснить индивидуальный номер работника, зайдите на сайт nalog.ru в раздел «Все сервисы»/«Узнай ИНН». Если найти номер не получилось, попросите работника принести копию свидетельства о присвоении ИНН. А если такого документа у работника нет, то научите его, как получить ИНН в инспекции. Это можно сделать в любой ИФНС.

Потребовать по необходимости. Помимо обязательных для всех документов, запросите бумаги, которые требует для должности трудовое законодательство. Педагоги обязаны представлять справки об отсутствии судимости (ст. 331 ТК РФ). А у временно пребывающих иностранцев запросите патент или разрешение на работу, а также добровольную медстраховку (ст. 327.3 ТК РФ).

Получите от работника согласие на обработку личных данных, если просите больше сведений, чем предусматривает личная карточка по форме № Т-2 (подробнее читайте в «Упрощенке», 2017, № 9, статья «Как наладить работу с персональными данными, чтобы избежать огромных штрафов»).

Документы для вычетов по НДФЛ

Работники вправе обратиться к работодателю за вычетами: на детей, жилье, обучение или лечение. По каждому виду вычетов подтверждающие документы отличаются. Но в любой ситуации возьмите с работника заявление с просьбой предоставить вычет.

Вычеты на детей. К заявлению работник должен приложить документы, которые подтверждают право на вычет. Вы предоставляете стандартные вычеты на детей до 18 лет и студентов очной формы обучения до 24 лет (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). От возраста ребенка, количества детей и других обстоятельств зависит, какие документы нало потребовать вместе с заявлением. Список смотрите в таблице ниже.

Таблица. Какие документы работник должен приложить к заявлению на вычет

ДокументыКто представляет
Свидетельство о рождении, усыновлении, договор о приемной семье, акт о назначении опекуна и попечителяРодители, в том числе приемные или усыновители (письмо Минфина от 01.02.2016 № 03-04-05/4309)
Свидетельства о рождении старших детейРодители, приемные или усыновители, которые получают вычет на третьего или более младших детей
Справка об инвалидности ребенкаРодители, в том числе приемные или усыновители
Свидетельство о бракеСупруг родителя, который не является отцом или матерью ребенка
Исполнительный лист на алименты или расписка мамыОтец, который развелся с мамой ребенка, но продолжает обеспечивать малыша (письмо Минфина от 18.03.2015 № 03-04-05/14392)
Ежегодная справка об обученииРодители, которые получают вычет на учащегося очной формы старше 18 лет
Свидетельство о рождении, в которое не вписан отец, вписан со слов матери, или свидетельство о смертиЕдинственный родитель, чтобы получить удвоенный вычет
Заявление об отказе от вычетаВторой родитель, чтобы получить вычет в двойном размере

Вычеты на жилье, обучение или лечение. Эти вычеты предоставляйте, только если работник принес уведомление из ИФНС на вашу компанию. Право на имущественный вычет налоговики подтвердят формой из приказа ФНС от 14.01.2015 № ММВ-7-11/3@. А право на социальный вычет — уведомлением из письма ФНС от 16.01.2017 № БС-4-11/500.

Вычеты на жилье вы вправе предоставить с начала года, в котором выдано уведомление. А на лечение или обучение — только с месяца, в котором работник принес уведомление из ИФНС (письмо Минфина от 27.06.2014 № 03-04-05/31208).

Документы на отпуска

Если работники ходят в очередной оплачиваемый отпуск по графику, то от них не надо брать заявления или иные документы. В этом случае вы обязаны сами уведомить работников о предстоящем отдыхе (ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Но если сотрудник идет в отпуск вне графика, то нужно взять у него документы, чтобы оформить отдых. Список документов — в схеме ниже.

Схема 2. Какие документы на отпуск взять у работника

Оплачиваемый очередной отпуск. Если разрешаете работникам отдыхать вне графика, то попросите их заранее сообщать о своих планах — хотя бы за три календарных дня. Иначе вы попросту не успеете вовремя выдать деньги за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). А это нарушение, за которое трудинспекторы выпишут штраф — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Такие прецеденты уже есть, и оспорить штраф получилось только в суде (решение Ивановского областного суда от 30.03.2017 № 21-82/2017). Компания доказала, что инициатором внезапного отпуска был сам сотрудник. Он попросил отпустить его с завтрашнего дня. Директор пошел навстречу. Несмотря на то что фирма нарушила Трудовой кодекс, она сделала это в интересах работника. Поэтому наказывать ее не за что, судьи с этим согласились. Но чтобы избежать конфликтов, принимайте заявления как минимум за три дня до отпуска.

Учебный отпуск. Учебный отпуск предоставьте, если работник принесет справку-вызов из учебного заведения. Учебное заведение выдает документ по форме, утвержденной приказом Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368.

Отпуск без содержания. Работодатель не вправе отказать, если работник просит отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Например, работник женится или у него родился ребенок (ст. 128 ТК РФ). Работник пишет заявление об отпуске, но вы вправе потребовать документы, подтверждающие право на отпуск. Например, свидетельство о рождении ребенка.

Документы от работника, который заболел

После болезни сотрудник приносит листок нетрудоспособности по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н.

Проверьте, правильно ли врач заполнил поля в больничном. Из-за критичных ошибок Фонд соцстраха откажет в возмещении пособий, и расходы придется защищать в суде. Критичные ошибки врачей смотрите в образце ниже.

Образец. Из-за каких ошибок врача фонд снимет расходы

Номер листка
Номер листка
Проверьте, что в листке-продолжении стоит номер первого больничного. Если номера нет или он неверный, возместить пособие получится лишь в суде (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.07.2016 № Ф04-3045/2016).
Дата больничного 
Дата больничного 
Если работник принес дубликат, то убедитесь, что дата выдачи не совпадает с первым днем болезни. Врач должен выписать дубликат более поздней датой (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.01.2017 № А32-14161/2016).
ФИО работника
ФИО работника
Попросите у работника дубликат, если врач неверно записал ФИО. Иначе придется защищать расходы в суде (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.09.2017 № А03-14272/2016).
Причина болезни 
Причина болезни 
Врач должен поставить в больничном код причины болезни. Например, 08 - лечение в санатории, 09 - уход за ребенком и т.п. Если врач перепутает коды, то фонд снимет пособие. Фонд также найдет ошибку, если врач в первичном больничном и в продолжении запишет разные коды. Тогда придется идти в суд, чтобы защитить расходы (постановление Седьмого Арбитражного апелляционного суда от 29.11.2016 № А03-5047/2016).
Место работы
Место работы
Врач пишет наименование работодателя со слов больного. Если сотрудник неверно назвал фирму, то попросите заменить листок. Иначе фонд пересчитает пособие (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.03.2016 № Ф04-706/2016).
Тип работы 
Тип работы 
Проверяйте, чтобы в больничных совместителей стоял номер листка, который врач выдал для основной работы. Если у вас работник трудится по основному месту, то достаточно галочки в соответствующем поле (постановление ФАС Дальневосточного округа от 13.02.2013 № Ф03-6545/2012).
Число дней болезни
Число дней болезни
Верните работнику больничный сроком более 15 дней, если на документе нет отметки врачебной комиссии. В этом случае споры с ФСС неизбежны (определение ВАС РФ от 01.08.2013 № ВАС-9714/13).
Должность врача 
Должность врача 
Попросите работника, чтобы он сходил за новым листком, если в разных строках врач написал свою должность неодинаково. Например, стоматолог и зубной врач (постановление Седьмого Арбитражного апелляционного суда от 29.11.2016 № А03-5047/2016).

Документы для детских пособий и отпусков

На заметку

Пособие вы считаете исходя из заработка за последние два года. Если вы приняли работника в 2017 году, то возьмите у него справку о заработке с прошлой работы по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н.

Если сотрудница скоро станет мамой или уже родила, то в ближайшие месяцы работодатель должен оформить декретный или «детский» отпуск. А кроме этого, надо выдать пособия: по беременности, на рождение ребенка, по уходу за ним. Чтобы это сделать, возьмите у сотрудницы документы. Какие, смотрите в схеме.

Схема 3. Какие документы взять у работника для оплаты детских пособий

Декретное пособие. Попросите работницу указать в заявлении, с какого по какое число она уходит в отпуск. Декретница вправе уйти в отпуск с любого дня больничного — не только с 1-го. Завершить отпуск сотрудница вправе досрочно, при этом удержать у нее лишнее пособие вы не вправе (письмо Роструда от 24.05.2013 № 1755-ТЗ). Но если сотрудница прервала декрет, ФСС не возместит часть пособия за те дни, когда она работала. Придется подать уточненный ЕРСВ, убрать из него часть декретных за счет ФСС и на эту сумму начислить взносы (письмо Минфина России от 01.09.2017 № 03-15-07/56382).

Обратите внимание

Минимальные размеры пособий по уходу за детьми с 1 июля 2017 года смотрите в журнале «Упрощенка», 2017, № 7, статья «С 1 июля увеличился МРОТ: какие выплаты считать по-новому».

Пособие на рождение ребенка. Пособие вправе получить один из родителей. Чтобы не задвоить выплаты, сотрудница должна принести справку с места работы отца ребенка о том, что он там не получал пособие. Если второй родитель не работает, затребуйте копию его трудовой.

Пособие по уходу за ребенком. Попросите сотрудницу написать в заявлении, с какого по какое число она будет ухаживать за ребенком. Размер пособия зависит от числа детей. Если у сотрудницы не первенец, потребуйте копии свидетельств о рождении старших детей.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
В больничном неправильная буква в ФИО работника. Можно ли оплатить пособие?
Попросите у работника дубликат, если врач неверно записал ФИО. Иначе контролеры снимут расходы (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 26.04.2017 № А03-14272/2016)
Да, ошибка некритична
Только если работник принесет дубликат с верными ФИО
Нет