Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках

ФИО и дата рождения работника не соответствуют паспорту

ФИО и дата рождения — основные данные, по которым ПФР определяет, что трудовая книжка принадлежит работнику. Поэтому если сведения не соответствуют паспорту, их надо исправить. Порядок исправления зависит от того, по какой причине сведения отличаются. Нестыковки возможны в двух случаях. Первый — сотрудница поменяла фамилию, например, если вышла замуж. Второй — работодатель ошибся, когда заполнял титульный лист. Например, перепутал буквы «ё» и «е» в фамилиях или «ь» и «и» в именах и отчествах — в паспорте ФИО работника — Киселева Наталия Геннадьевна, а фирма заполнила — Киселёва Наталья Геннадиевна. Многие считают такие ошибки несущественными. Но это не так.

Сотрудница поменяла фамилию. Если сотрудница вышла замуж и получила новый паспорт, зачеркните на титульном листе трудовой книжки устаревшие данные так, чтобы запись удалось прочитать. Выше, ниже или в той же строке напишите новые сведения.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки укажите реквизиты документа, на основании которого вы исправили запись, поставьте подпись (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее — Инструкция № 69). Как внести новую фамилию работника, смотрите на образце 1.

Образец 1. Как исправить фамилию, если сотрудница вышла замуж

Работодатель ошибся в ФИО. Придерживайтесь общего правила по исправлению данных на титульном листе. Если вы сами ошиблись, зачеркните неверные данные. Запишите выше, ниже или в той же строке верные ФИО или дату рождения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки укажите, на основании какого документа вы вносите исправления, например по паспорту.

Сложнее исправить ошибку, если ее допустил предыдущий работодатель. В такой ситуации вы вправе внести исправление только на основании документов от того работодателя, который ошибся (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Попросите сотрудника взять на старой работе справку о том, что запись в книжке ошибочная. На основании этого документа зачеркните ошибочные данные, напишите верные. А на внутренней стороне обложки отразите реквизиты документа прежнего работодателя (образец 2).

Образец 2. Как исправить ФИО, в котором перепутаны буквы

Если предыдущий работодатель ликвидирован, вы можете внести запись на основании архивных документов. Например, можно обратиться в муниципальный архив с просьбой выдать копию приказа о приеме на работу. Личные кадровые документы архивы хранят минимум 50 лет.

Специальность на титульном листе не совпадает с дипломом

Нестыковки появляются, когда ваш сотрудник окончил вуз или работодатель неверно записал специальность работника.

Как исправить записи. Если ошибочно записали профессию или специальность, то данные можно не исправлять. ПФР не проверяет сведения об образовании, так как профессия или специальность не влияют на пенсию. Если же сотрудник получил новый диплом, то дополните сведения. Зачеркивать старую запись не надо (п. 2.4 Инструкции № 69). Внесите сведения о новом образовании на той же строке, что и предыдущие данные, — рядом, выше или ниже. Номер и дату диплома писать на обложке не надо (см. образец 3).

Образец 3. Как дописать специальность в трудовой книжке

Делайте запись на основании дипломов, аттестатов, справок вузов.

Должность в трудовой расходится с данными в штатном расписании

Нестыковки в должности работников организации надо исправлять, так как название может влиять на досрочную пенсию. Да и с работником может возникнуть конфликт, если должность или профессия в трудовой книжке отличается от записей в других документах.

Как исправить записи. Если должность в трудовой книжке не совпадает со сведениями в штатном расписании компании, приказе о приеме на работу и трудовом договоре, то придется аннулировать запись в книжке. При этом зачеркивать записи с ошибками нельзя (п. 1.2 Инструкции № 69).

Чтобы исправить неверные сведения, сначала напишите, что старая запись в трудовой книжке недействительна. А затем внесите правильные сведения о должности работника (см. образец 4).

Образец 4. Как исправить должность в трудовой книжке

Номер приказа в трудовой книжке и бухгалтерской программе отличаются

Записи в раздел «Сведения о работе» вы вносите на основании приказов руководителя (п. 10 Правил № 225, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). В графе 4 раздела указываете номер и дату приказа. Расхождения возникают, если бухгалтерские программы преобразуют номера внутренних документов. Например, в начале номеров ставят букву П и нули. Получается вместо № 236, к примеру, № П000236.

Как исправить записи. Если номер приказа в трудовой совпадает с бумажным документом, ошибки нет. Расхождения исправлять не надо. Если же вы отразили в трудовой книжке номера как в программе, а в приказе другая нумерация, то исправьте ошибку. Напишите, что запись недействительна. Затем повторите запись и укажите верные реквизиты приказа (см. образец 5).

Образец 5. Как исправить номер приказа о приеме на работу

Название компании не соответствует ЕГРЮЛ и уставу

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка — до записи о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Образец 6. Как исправить в трудовой название фирмы