Все статьи номера
Не прочитано
12 , Декабрь 2017
Зарплата и кадры

Составьте график отпусков, чтобы не нарваться на трудовые штрафы

Утвердите график отпусков на 2018 год до 15 декабря. Если опоздаете, то трудинспекторы оштрафуют фирму до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Руководитель, в свою очередь, вправе наказать сотрудника, который отвечает за график, но вовремя не составил документ. Директор может сделать замечание, объявить выговор и даже уволить.

Как составить график — алгоритм действий

Шаг 1. Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска. Используйте опросные листы. В них работники впишут периоды, когда хотят уйти в отпуск. Если работники затрудняются с выбором, то попросите их написать примерные даты. Потом они смогут перенести дни по согласованию с руководством, если решат уйти в отпуск в другое время. Нельзя оставлять в графике пустые строки.

Шаг 2. Проверьте пожелания работников. Проконтролируйте, нет ли месяцев, в которых могут случиться накладки — работники идут в отпуск в одно время, и их некем заменить. Предложите перенести даты отпуска на другое время.

Шаг 3. Составьте и утвердите график. Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор и руководители отделов. Проверьте, что правильно записали число дней в графике. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники не входят в число дней отдыха.

По тем работникам, которые разделили отпуск на части, заполните в графике несколько строк. Образец графика отпусков смотрите в статье «Неотложные зарплатные дела декабря — что успеть сделать перед Новым годом»

Срочная информация!

Минтруд обнародовал письмо от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399, в котором разрешил отложить график отпусков до понедельника. Логика у чиновников такая. Кодекс требует утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до Нового года (ст. 123 ТК). То есть не позднее 17 декабря. Но в этом году 17 число попадает на воскресенье, поэтому Минтруд посчитал, что днем окончания срока считается следующий день (ст. 14 ТК). Значит, график можно утвердить 18 декабря.

Частые вопросы о графике отпусков

По какой форме составить график отпусков?

По унифицированной форме Т-7 или в произвольном виде. В график включите: ФИО работников, количество календарных дней отпуска, даты отдыха.

Могут ли сотрудники запланировать в графике отпуска с понедельника по пятницу?

Сотрудники могут разбить отпуск на части, но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные части можно дробить как угодно, в том числе брать отпуск только на рабочие дни — с понедельника по пятницу. Кстати, в следующем году будет 3 рабочих субботы, поэтому работники могут оформить отпуск с понедельника по субботу.

В то же время поясните работнику, что ему невыгодно брать отпуск только на рабочие дни. Он больше отдохнет, но потеряет в зарплате и вот почему. Отпускные компания считает из среднего заработка. А зарплату за рабочий день — из дневной ставки. Средний заработок вы определяете исходя из среднемесячного числа календарных дней — 29,3 дня (ст. 114 и 139 ТК РФ). А когда считаете дневную ставку, то делите оклад на рабочие дни в месяце — от 17 до 23 дней. Число календарных дней больше, чем количество рабочих дней в любом месяце. А если поделить выплаты на большее значение, то итоговый показатель будет ниже. То есть средний дневной заработок ниже, чем дневная ставка.

Вправе ли работодатель требовать у сотрудника поделить в графике отпуск на части?

Не вправе. Такое требование незаконно, так как работник должен согласиться делить отпуск на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Если сотрудник желает взять полный отпуск, то работодатель не вправе ему отказать.

Составлять ли график отпусков на совместителей и подрядчиков?

В график отпусков включите всех сотрудников, которые числятся в штате — как основных, так и совместителей. А вот граждан, с которыми вы заключили договоры подряда, в графике не учитывайте. Подрядчики не имеют право на ежегодный отпуск, так как на них не распространяется трудовое законодательство. Если включить подрядчика в график, есть риск, что на проверке договор подряда посчитают трудовым. Подробнее о различиях двух договоров читайте в статье «Опасные условия в договоре подряда, из-за которых его посчитают трудовым».

Надо ли включать в график новеньких сотрудников, которых фирма примет после 15 декабря?

Если после 15 декабря 2017 года примете на работу новых сотрудников, график отпусков не меняйте. Трудовой кодекс РФ этого не требует. Новые сотрудники согласуют дни отдыха с руководством. Отпуск таким работникам предоставляйте по их заявлениям.

Сколько дней писать в графике, если новички частично отгуляли отпуска?

В графике запишите 28 дней. Новички вправе взять полный отпуск, если отработали шесть месяцев. Тогда получится, что часть дней из будущего года они уже израсходовали. Но за второй и следующий годы работник вправе взять полный отпуск в любое время, этот период надо определить в графике (ст. 122 ТК РФ).

Можно ли запретить работникам брать в графике отпуска авансом?

Вы можете только договориться с работниками, чтобы они не писали в графике отпуска авансом. Тогда не потребуется удерживать лишние отпускные, если работники вдруг уволятся. Например, сотрудник устроился на работу с 1 июля 2017 года. По закону он имеет право отгулять 28 дней по 30 июня 2018 года. Следующие 28 дней — с 1 июля 2018 года по 30 июня 2019 года и т. д. Работник вправе взять отпуск и до 1 июля 2018 года, но тогда это будет авансовый отпуск. Можно согласовать, чтобы он уходил в отпуск после 1 июля 2018 года или до 1 июля включат в график только часть дней отпуска.

Надо ли включать в график прошлогодние неиспользованные отпуска?

В ТК РФ не сказано, какие отпуска включать в график — только 28 календарных дней или все неиспользованные дни отдыха. Удобнее включить все дни (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). А график на будущий год нужен, чтобы распланировать, в какие дни сотрудник хочет отдыхать.

Включать ли в график отпуска: дополнительные, по беременности и родам, по уходу за детьми, учебные и за свой счет?

Дополнительный отпуск в отличие от основного сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, все равно включите отпуска в график. Кому положен дополнительный отдых, смотрите в таблице 1.

Таблица 1. Кто вправе взять дополнительный отпуск

Работники

Минимальное число дней дополнительного отпуска

Сотрудники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ)

3

Сотрудники с вредными и опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ)

7

Сотрудники Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ)

24

Врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет (постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588)

3

Спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ)

4

А вот отпуска без сохранения зарплаты, учебные, декретные и детские отпуска не относятся к ежегодным оплачиваемым. Поэтому дни такого отдыха не нужно вписывать в график.

Надо ли записывать в графике сотрудниц, у которых в 2018 году заканчивается декрет или отпуск по уходу за детьми?

Если декрет или отпуск по уходу заканчивается в 2018 году, уточните, планирует ли мама взять очередной отпуск после детского. Тогда можете запланировать в графике отпуск сотрудницы. Но даже если вы этого не сделаете, то ничего страшного. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск после декрета или отпуска по уходу, то компания обязана предоставить его независимо от очередности в графике отпусков. Кому еще положены отпуска в удобное время, смотрите в таблице 2.

Таблица 2. Кто вправе взять отпуск в удобное время

Категория сотрудников

В какое время берут отпуск

Основание

Документ, который подтверждает льготу

Несовершеннолетние

В любое время в течение года, которое сотрудник выбирает сам

Ст. 267 ТК РФ

Паспорт работника

Родители, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет

Ст. 262.1 ТК РФ

Свидетельство о рождении ребенка, справка об инвалидности

Беременные сотрудницы и их супруги

Перед декретом или сразу же после него

Ст. 260 ТК РФ, ч. 4 ст. 123 ТК РФ

Справка о постановке на учет в поликлинике, больничный в связи с декретом

Работники, которые усыновили новорожденного ребенка

С даты усыновления до 70 дней со дня рождения ребенка

Ст. 257 ТК РФ

Свидетельство об усыновлении ребенка

Совместители

Одновременно с отпуском на основной работе

Ст. 286 ТК РФ

Копия графика отпусков с основного места работы

Надо ли включать в график сотрудницу, которая работает в отпуске по уходу за ребенком?

Можно не включать сотрудницу в график. Во время отпуска по уходу сотрудница вправе работать неполный день, но очередной отпуск ей не положен (п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 28.01.14 № 1). Мама вправе отдохнуть, если прервет отпуск по уходу за малышом (письмо Роструда от 15.10.12 № ПГ/8139-6-1). Тогда вы дадите ей очередной оплачиваемый отпуск по заявлению.