Как исправить СЗВ-СТАЖ: ответы на частые вопросы

Общие правила о том, как исправлять ошибки в отчете о стаже, смотрите в схеме.

Схема. Как исправлять ошибки в СЗВ-СТАЖ

Что не так в отчете. Забыли отразить отпуск или больничный

Вопрос читателя. «Сдала отчет СЗВ-СТАЖ за 2017 год. Но в нем не отметила периоды, когда работники были на больничном или в очередном отпуске. Нужно уточнять расчет?»

Как поступить. Уточните сведения, если вы по ошибке не выделили в СЗВ-СТАЖ периоды больничных. Подайте форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР» на работника, который болел. Отметьте в ней дни нетрудоспособности кодом «ВРНЕТРУД» (см. образец в журнале «Упрощенка», 2018, № 2, статья «Пять опасных реквизитов в новом отчете СЗВ-СТАЖ»).

Раньше фонды уже штрафовали организации за то, что те не выделяли в отчетах о стаже период болезни (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13.07.2012 по делу № А27-14147/2011, Уральского округа от 21.07.2014 № Ф09-4525/14 по делу № А47-4074/2013).

Что касается порядка отражения отпусков в отчете о стаже, то с кодом «ДЛОТПУСК» возникла путаница. Сам код образован от сокращения «длительный отпуск». Это говорит о том, что указывать его надо не при каждом случае отпусков, а только в тех случаях, если отпуск длится достаточно длительное время. Именно в таком порядке раньше компании заполняли сведения о стаже в разделе 6 формы РСВ-1 за периоды до 2017 года. Периоды отпусков фирмы выделяли лишь в тех случаях, когда работник получил отпускные в одном месяце, а потом весь месяц отдыхал и у него не было начисленных сумм в течение месяца. Чтобы фонд зачел месяц без выплат и взносов в страховой стаж, этот период выделяли кодом «ДЛОТПУСК». Поэтому если у работника обычные условия труда и не было периодов, когда он был в отпуске весь месяц, то можно не уточнять сведения о стаже.

Что не так в отчете. Записали в отчете периоды отпусков, но получили предупреждение

Вопрос читателя. «В отчете СЗВ-СТАЖ мы выделили периоды отпусков с кодом “ДЛОТПУСК”, а фонд прислал предупреждение. Не понимаем, что не так. Как исправить ошибки?»

Фонд выслал протоколы с предупреждениями всем фирмам в двух случаях. Во-первых, если по одному работнику было несколько периодов с кодом «ДЛОТПУСК». Во-вторых, если период стажа с кодом «ДЛОТПУСК» в отчете не последний. Результат с предупреждением вполне закономерный, так как он следует из таблицы с правилами проверки отчета (таблица 41 приложения 3 к формату сведений из постановления Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п).

Как поступить. Если программа выдала предупреждение с кодом 20, а не ошибки с кодами 30—50, это значит, что фонд принял отчет.

Если работники, которые заняты в обычных условиях труда, уходили в отпуска всего на несколько дней в течение месяца, то такие периоды можно не выделять с кодом «ДЛОТПУСК». Но если вы написали в отчете код, то сведения можно не исправлять. Так считают и специалисты ПФР на местах, которых мы опросили.

Что не так в отчете. Наложились периоды стажа у работника, который подрабатывал подрядчиком

Вопрос читателя. «Один и тот же сотрудник работал с 1 января по 25 февраля 2017 года по договору подряда. А с 10 февраля 2017 года с ним заключили еще и трудовой договор. В отпуске и на больничном работник в 2017 году не был. В отчете СЗВ-СТАЖ отметила по нему два периода. В результате эти периоды наложились. Получила протокол с предупреждением. Что неверно? Сдавать уточненку или нет?»

Как поступить. В отчете все верно, если в первой строке вы отметили период с 01.01.2017 по 25.02.2017 с кодом «ДОГОВОР», а во второй строке отметили период с 10.02.2017 по 31.12.2017 уже без кода.

Если дата начала стажа во второй строке меньше даты окончания стажа в первой строке, но в первой строке стоит код «ДОГОВОР», программа выдаст только предупреждение с кодом 10. Это следует из правил проверки отчета (таблица 41 приложения 3 к формату сведений из постановления № 3п). При таком протоколе фонд даже не запросит пояснения у фирмы. Так как в отчете все верно, представлять корректирующие сведения не нужно.

Что не так в отчете. Не отметили, что совместитель работал неполный день

Вопрос читателя. «У нас трудится совместитель на 0,5 ставки — 4 часа в день. В форме СЗВ-СТАЖ указала его стаж без каких-либо пометок. А сейчас задумалась. Нужно было где-то записать, что он работает на 0,5 ставки? И если да, то уточнять ли сведения?»

Как поступить. Вы все сделали правильно, если ваш сотрудник работает в обычных условиях и на льготную пенсию не претендует. В таком случае в СЗВ-СТАЖ вы указываете Ф. И. О., СНИЛС и период действия договора. Никаких пометок о работе по совместительству и неполном дне не требуется. Так что уточненка не нужна.

Но есть случаи, когда условия труда работника дают право на досрочную пенсию и вы обязаны для совместителей указывать коды условий труда и долю ставки.

Например, если у вас трудятся медицинские работники, тогда в графе 12 вы ставите один из кодов: «27-СМ», «27-ГД», «27-СМХР», «27-ГДХР», а в графе 13 заполняете объем работ или долю ставки. Если у вас школа, детский сад, интернат или другое учреждение для детей, то для педагогов надо заполнять в графе 13 ставку (долю ставки) и количество учебных часов, а в графе 1 поставить одно из значений: «27-ПД», «27-ПДРК» (п. 2.3.20—2.30.24 приложения 5 к постановлению № 3п).

Что не так в отчете. Не включили в отчет бывшего сотрудника, который получил выплаты

Вопрос читателя. «В январе 2017 года начислили и выдали премию работнику, который уволился в декабре 2016-го. В разделе 3 ЕРСВ за I квартал я показала выплаты уволенному работнику. А в отчет СЗВ-СТАЖ за 2017 год этого работника не включила. Беспокоюсь, что ПФР сверит СЗВ-СТАЖ и расчет по взносам и увидит расхождения. Правильно ли я  не включила сотрудника в отчет о стаже?»

Как поступить. Если сотрудник уволился до 2017 года, вы правильно не включили его в отчет СЗВ-СТАЖ. Неважно, что вы начисляли выплаты после увольнения. В отчете о стаже вы заполняете сведения только по тем «физикам», с которыми в течение года действовали трудовые договоры или договоры подряда, оказания услуг и т. п.

Специалисты ПФР действительно будут сверять данные из СЗВ-СТАЖ и сведения из разделов 3 расчета по взносам, которые получили из ИФНС. Если вы начисляли выплаты в 2017 году, но не показали стаж, фонд запросит пояснения. А вы напишете, что начисляли премию бывшему сотруднику, который в компании уже не работает. Как составить пояснения, смотрите в образце 1.

Образец 1. Пояснения о расхождениях в расчете по взносам и форме СЗВ-СТАЖ

Что не так в отчете. Ошиблись в дате увольнения по одному работнику

Вопрос читателя. «В отчете СЗВ-СТАЖ неверно заполнили по одному работнику дату увольнения. Он уволился 22 декабря, а мы по ошибке записали 29 декабря. Хотела исправить ошибку, сдать форму СЗВ-КОРР, но наша программа учета не позволяет сформировать корректирующие сведения за 2017 год. Как тогда уточнить сведения?»

Как поступить. Если ПФР принял отчет и занес сведения на лицевой счет, уточнить данные о стаже можно, если сдать форму СЗВ-КОРР с типом «Корректирующая». С помощью этого отчета исправляют ошибки за любые периоды, как до, так и после 2017 года.

В разделе 6 отчета СЗВ-КОРР укажите правильные сведения о стаже работника. Таблицу заполните так же, как раздел 3 в форме СЗВ-СТАЖ. Сведения о заработке в разделе 4 не указывайте.

Если программа учета не позволяет сформировать корректирующий отчет за 2017 год, то это ошибка программы. Заполните отчет СЗВ-КОРР в бесплатной программе ПФР. Например, Spu_orb. Она позволяет сформировать корректировки за 2017 год.

Что не так в отчете. Забыли добавить сотрудника

Вопрос читателя. «Сдала СЗВ-СТАЖ в феврале, а сейчас обнаружила, что забыла включить сотрудницу, которая находилась весь 2017 год в отпуске по уходу за ребенком. Как исправить сведения? Сдать СЗВ-СТАЖ с типом “Дополняющая” или СЗВ-КОРР с типом “ОСОБ”?»

Как поступить. Фонды дают противоречивые советы, как уточнять сведения на «забытых» сотрудников.

Одни рекомендуют сдать СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая». Но из порядка заполнения следует, что форму сдают на сотрудников, по которым фирма уже сдавала сведения, но фонд не отразил их на лицевых счетах из-за ошибки (п. 2.1.5 приложения 5 к постановлению № 3п).

Другие фонды советуют сдать отчет СЗВ-КОРР с кодом «ОСОБ». Это более правильный вариант, так как он следует из порядка заполнения (п. 4.1 приложения 5 к постановлению № 3п). Укажите в отчете сведения на сотрудницу, которую вы забыли добавить в исходный расчет СЗВ-СТАЖ. Отметьте период кодом «ДЕТИ», так как она находилась в отпуске по уходу (см. образец 2).

Образец 2. Как заполнить СЗВ-КОРР на «забытую» сотрудницу

Что не так в отчете. Не записали код ВРНЕТРУД, потому что работник промолчал о болезни

Вопрос читателя. «Работник ушел в отпуск с 25 декабря 2017 года. Отчет СЗВ-СТАЖ сдали. А потом работник вышел из отпуска и принес больничный лист с 27 декабря до конца года. Надо ли уточнять отчет?»

Как поступить. Поскольку вы не выделили в отчете период больничного, уточните сведения в СЗВ-СТАЖ. Подайте на работника форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР». Укажите в ней период больничного работника с 27.12.2017 по 31.12.2017. В графе 11 поставьте код «ВРНЕТРУД».

На будущее попросите работника сообщать по телефону или электронной почте о том, что он заболел во время отпуска.

Что не так в отчете. Запутались, как отражать работу в отпуске по уходу

Вопрос читателя. «Наша сотрудница весь 2017 год находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет и одновременно работала неполный день. В отчете СЗВ-СТАЖ я показала ее стаж с 01.01.2017 по 31.12.2017 с кодом «ДЕТИ». А сегодня засомневалась, верно ли это?»

Как поступить. Да, верно. Поскольку сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет, вы отмечаете период кодом «ДЕТИ». Дополнительно отражать период работы во время отпуска не нужно.

Что не так в отчете. Не отметили в стаже отпуск за свой счет

Вопрос читателя. «Организация не работала, зарплату не начисляла. Весь 2017 год числился один директор, находился в неоплачиваемом отпуске. Подали на этого директора СЗВ-СТАЖ за 2017 год, но не поставили в графе 11 код “НЕОПЛ”. Пенсионный фонд отчет принял. Как правильно уточнить сведения?»

Как поступить. Подайте на директора форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР». Укажите стаж с 01.01.2017 по 31.12.2017 и поставьте в графе 11 код «НЕОПЛ». Уточнить сведения необходимо, так как вы не начисляли выплаты директору и не платили взносы. Код «НЕОПЛ» пояснит проверяющим, что директор находился в отпуске за свой счет.

Что не так в отчете. Отразили нереальный стаж сотрудника

Вопрос читателя. «В прошлом году уволили работника за прогулы. Он не появлялся три месяца, связаться с ним не удалось. 20 ноября его уволили. В СЗВ-СТАЖ поставили период с 01.01.2017 по 20.11.2017. Сейчас фонд требует уточнить сведения. Оказывается, 25 октября сотрудник умер, но мы об этом ничего не знали. Родственники за трудовой книжкой не обращались. Что теперь делать — уточнять отчет?»

Как поступить. Подайте на сотрудника форму СЗВ-КОРР с типом «КОРР». Укажите стаж до 25 октября 2017 года включительно. Так как работник умер, вы обязаны внести исправления в данные персучета, исключить его стаж, который вы показали после смерти.

Кроме того, переделайте документы об увольнении. Но вначале получите бумаги, подтверждающие, что работник умер. Проще всего обратиться к родственникам и попросить у них копию свидетельства о смерти. Если не получится, закажите в ЗАГСе по месту жительства работника архивную справку о смерти. Она стоит 200 руб. (подп. 7 п. 1 ст. 333.26 НК).

Составьте новый приказ о расторжении договора. Дата увольнения — 25 октября. В качестве основания поставьте смерть работника, сошлитесь на пункт 6 части 1 статьи 83 ТК. Укажите реквизиты документа о смерти — свидетельства или архивной справки.

Если трудовая книжка осталась у вас, запишите, что предыдущая запись за номером таким-то недействительна (п. 1.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Поставьте верную запись от 25.10.2017 — «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Сошлитесь на новый приказ об увольнении.