В каких кадровых просьбах отказать работникам, а какие нельзя игнорировать

Что просят. Поменять зарплатный банк на удобный работнику

Многие работники не хотят получать зарплату в том банке, с которым фирма заключила договор на зарплатный проект. Основной аргумент — у банка мало терминалов, они часто ломаются, нет банкоматов за рубежом, да и вообще банк ненадежный.

Как поступить. Вы должны выполнить просьбу, если работник обратился с письменным заявлением о переводе зарплаты в другой банк. Попросите работника указать в заявлении новые банковские реквизиты, по которым будете переводить деньги.

По закону работник вправе заменить кредитную организацию для перевода зарплаты в любое время (ст. 136 ТК). Правда, сообщить о смене реквизитов работник должен не позднее чем за пять рабочих дней до выплаты. Если работник подал заявление позже, вы вправе перевести текущую выплату на старую карту. А уже следующую — по новым реквизитам.

Что просят. Выдать зарплату и отпускные наличными

Возрастным сотрудникам трудно привыкать к современным средствам платежей, поэтому они отказываются от карточек и просят выдавать зарплату наличкой. Также работники просят выдать наличные, если с картой что-то случилось — потерял, сломалась, забыл пин-код и т. п.

Как поступить. Работодатель не вправе принудить работника получать зарплату на карту (письмо Минтруда от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830). Поэтому если работник хочет получать зарплату наличкой, вы не вправе заставить его подписать заявление о переводе денег на карту.

Если у работника уже есть карта, но он просит наличные, то выясните, в чем причина. Допустим, человек потерял карточку. Объясните ему, что надо заблокировать карту и заказать новую. А пока работник оформляет документы, выдайте зарплату наличкой.

С пин-кодом еще проще. Если работник забыл номер, можно получить новый пин-код. Проверьте, что сотрудник обновил код, и переводите зарплату в банк.

Что просят. Выплачивать деньги раз в месяц

Некоторые работники отказываются получать зарплату дважды в месяц. Основной аргумент — они путаются, за какой месяц им выдают зарплату, и беспокоятся, что им что-то недоплатят. А если выплата одна, то они четко понимают, за что получают деньги.

Как поступить. Вы обязаны выдавать зарплату дважды в месяц, даже если работник просит платить один раз. Если пойдете навстречу работнику, то нарушите трудовое законодательство (ст. 136 ТК). Выплата один раз в месяц незаконна, даже если вы предусмотрели такой вариант в правилах внутреннего распорядка или трудовом договоре (определение Приморского краевого суда от 06.07.2015 по делу № 33-5599). За нарушение фирму оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., директора — на сумму от 10 тыс. до 20 тыс. руб., ИП — на 1—5 тыс. руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).

Что просят. Выдать зарплату раньше срока

Работники, которые уезжают в отпуск, зачастую просят досрочно выдать зарплату. Например, просят апрельскую зарплату, если уезжают отдыхать на майские праздники.

Как поступить. Вы вправе отказать работнику, даже если дата выдачи зарплаты выпадает на его отпуск. Фирма выдает зарплату в сроки, которые определены в правилах внутреннего распорядка, трудовых или коллективных договорах. Выдать деньги раньше срока кодекс обязывает, если дата выдачи выпадает на нерабочие дни (ст. 136 ТК). Например, если срок зарплаты — 2 мая, то выдать деньги надо не позднее 28 апреля.

Если же срок зарплаты — 3 мая, то в этот день и перечислите деньги. Объясните работнику, что он увидит деньги на карте, когда будет в отпуске.

Если же вы выдаете зарплату наличкой, есть несколько вариантов, как прийти к компромиссу с работником в отпуске.

Первый вариант — выдать зарплату досрочно. Попросите работника написать заявление с просьбой о досрочной выплате. На основании заявления издайте приказ руководителя (образец ниже).

Образец. Приказ директора о досрочной выплате

Второй вариант — предложите сотруднику оформить доверенность, чтобы зарплату за него получил близкий родственник (п. 3 ст. 185.1 ГК). Доверенность может бесплатно удостоверить руководитель фирмы. Третий вариант — депонируйте зарплату и выдайте после того, как работник вернется из отпуска.

Что просят. Предоставить внеплановый отпуск

Как поступить. Вы вправе отказать в отпуске, если работник использует его не по графику (ст. 123 ТК). Вне графика работник вправе уйти только по взаимной договоренности с работодателем. Если директор не готов отпускать сотрудника, а тот уйдет без спроса, то работодатель может объявить выговор и даже уволить прогульщика. Суд признает увольнение законным (апелляционное определение Московского городского суда от 06.09.2017 по делу № 33-35590/2017).

Правда, есть работники, которые вправе использовать отпуск в любое удобное время. Если сотрудник относится к такой категории, то вы не вправе ему отказать во внеплановом отдыхе. Список — в таблице.

Таблица. Кому нельзя отказать в отпуске

Если отпуск внеплановый, то старайтесь издать приказ и выдать отпускные за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК). Если не успеете, есть риск, что трудинспекторы оштрафуют за просрочку. Такие прецеденты уже были. Фирму оштрафовали на 31 тыс. руб. за то, что она не ознакомила за две недели работника с приказом об отпуске и за три дня не оплатила отдых. Но директор смог в суде доказать, что исходил из интересов работника — предоставил ему отпуск со следующего дня после заявления, поэтому физически не мог выплатить отпускные за три дня. Суд отменил штраф (решение Ивановского областного суда от 30.03.2017 по делу № 21-82/2017).

Что просят. Выдать компенсацию вместо отпуска

В некоторых компаниях работники годами не ходят в отпуск и просят компенсировать им прошлогодние отпуска деньгами.

Как поступить. Откажите работнику, если он имеет право лишь на обычный отпуск длительностью 28 дней (ст. 126 ТК). Заменять разрешается только допотпуска свыше 28 дней. Исключения — нельзя заменять компенсацией минимальный отпуск за «вредность», а также любые отпуска беременным и несовершеннолетним (письмо Минтруда от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299).

Если работник имеет право на замену части отпуска компенсацией, попросите его написать заявление о замене, а затем издайте приказ. Рассчитайте компенсацию из среднего заработка так же, как отпускные (ст. 139 ТК).

Что просят. Дать отпуск только на выходные или рабочие дни

Одни работники в мае просят оформить отпуск только на выходные, чтобы получить побольше денег. Другие специально просят дать отпуск на будни, например, 3 и 4 мая, чтобы получить меньше отпускных, но сэкономить дни отдыха.

Как поступить. Вы вправе отказать работнику, если он не включал желаемые дни в график отпусков или не относится к льготной категории (таблица выше).

В то же время Трудовой кодекс не запрещает брать отпуск только на будни или только на выходные. Главное, чтобы одна часть отпуска была не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Поэтому если директор не против того, чтобы сотрудник взял два дня отпуска между майскими, то нет оснований отказывать в отдыхе. Попросите работника написать заявление. Издайте приказ и выдайте отпускные за три календарных дня до отпуска.

Что просят. Посчитать отпускные из оклада, а не из среднего заработка

Отпускные из среднего заработка часто получаются ниже, чем зарплата, так как расчетный период для отпуска — предшествующие 12 месяцев, а в это время сотрудник мог получать меньше, чем сейчас. Поэтому работники просят не считать отпускные, а выдать оклад.

Как поступить. Вы не вправе выплачивать оклад вместо отпускных. Отпуск работника необходимо оплачивать из среднего заработка за предшествующие 12 месяцев (ст. 114 и 139 ТК). Иначе вы нарушите трудовое законодательство.

Компания вправе выбрать только расчетный период для среднего заработка (ст. 139 ТК). Например, не 12 месяцев, а 3 или 6. При этом сумма отпускных не должна быть ниже той, что предусмотрена по закону. Если выбрали свой способ, считайте отпускные в двух вариантах.