Как правильно разместить вакансию, чтобы не навлечь проверку на фирму
Что заинтересует трудинспекторов. Требования к возрасту, полу, вредным привычкам соискателя
В чем опасность. В вакансиях запрещено писать требования к возрасту, полу, семейному положению и другим непрофессиональным качествам кандидата (ст. 3 ТК, п. 6 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1). Такие признаки дискриминации ограничивают трудовые права соискателя (ст. 64 ТК). Например, в объявлении нельзя указывать, что фирма ищет на должность молодую девушку без детей или мужчину без вредных привычек (см. рис. 1).
Рисунок 1. Какие качества нельзя указывать в вакансиях
За нарушение компанию оштрафуют на 10—15 тыс. руб. (ст. 13.11.1 КоАП). Отменить штраф не удается даже в суде (постановление Томского областного суда от 10.11.2017 № 4а-496/2017). К ответственности привлекают не только работодателей, но и владельцев сайтов, на которых размещают вакансии (постановление Пермского краевого суда от 12.01.2017 № 44а-16/2017).
Кроме того, из-за возраста и других подобных причин рискованно письменно отказывать соискателям в приеме на работу. Например, фирма не может отказать женщине из-за ее беременности. За незаконный отказ компанию оштрафуют на 30—50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП). Кроме того, кандидат может обратиться в суд и потребовать трудоустроить его. Суд обяжет это сделать, если несостоявшийся сотрудник докажет, что ему отказали из-за дискриминации (определение Санкт-Петербургского городского суда от 12.09.2017 № 33-17198/2017).
Как избежать рисков. Не указывайте в вакансиях возраст, желаемые пол кандидата и другие признаки дискриминации. Если вы не планируете принимать женщин с детьми или сотрудников старше определенного возраста, просто не приглашайте на собеседование неподходящие кандидатуры либо при отказе сошлитесь на недостаточность профессиональных знаний и опыта соискателя.
Опасные вакансии. Объявления, которые приведут к спорам
Может ли работник узнать, почему ему отказали?
Если кандидату отказывают в приеме на работу, он вправе узнать, почему. Причины отказа захотел узнать один соискатель, который претендовал на должность главбуха.
Обстоятельства дела. Соискатель откликнулся на вакансию "Главный бухгалтер" на сайте hh.ru, но работодатель отказал в приеме. Кадровик кликнул на стандартную кнопку «отказать» и направил типовое письмо «К сожалению, мы не готовы принять Вас». Кандидат обратился к несостоявшемуся работодателю, чтобы тот письменно обосновал, почему отказался принять на работу. Но оказалось, что компания не получила письмо, а почтовый конверт вернулся за истечением срока хранения. Соискатель обратился в суд. В суде он потребовал признать отказ в приеме на работу незаконным и взыскать компенсацию морального вреда.
Доводы соискателя. Кандидат ссылался на то, что статья 64 ТК запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Работодатель обязан объяснить, почему отказал кандидату. Отказ должен быть обоснованным, то есть связан с деловыми качествами работника.
Что решил суд. Суд выяснил, что работник не обращался к работодателю с заявлением о заключении трудового договора. Резюме, которое он направил через сайт вакансий, нельзя рассматривать как обращение к работодателю с требованием заключить трудовой договор. Поэтому судьи отказали в иске (апелляционное определение Мосгорсуда от 16.04.2018 по делу № 33-11357/2018).
Что заинтересует трудинспекторов. Испытательный срок без трудового договора
В чем опасность. Работодатели нередко прямо пишут в объявлениях о том, что заключают трудовой договор после испытательного срока (см. рис. 2 ниже). Но по закону подписать договор надо в течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник приступит к обязанностям (ст. 67 ТК). Компанию, которая вовремя не оформит документы, оштрафуют на 50—100 тыс. руб. (п. 4 ст. 5.27 ТК). Кроме того, фирма рискует потерять в деньгах, если установит меньший оклад на испытательный срок, но трудовой договор с условием об испытании не заключит. В этом случае суд сочтет, что у работника испытательного срока не было, и взыщет в его пользу зарплату в полном объеме. Информацию об окладе суд возьмет из вакансии (апелляционное определение от 07.11.2017 по делу № 33-11053/2017).
Рисунок 2. Какие условия нельзя указывать в вакансии
Как избежать рисков. Не пишите, что оформляете кандидатов только после испытания. Если не знаете, справится ли сотрудник с работой, проведите тестирование.
Что заинтересует налоговиков и трудинспекторов. Гражданско-правовой договор вместо трудового
В чем опасность. Трудовые отношения с работниками нельзя оформлять гражданско-правовым договором. Налоговики обратят внимание на вакансию с ежемесячной зарплатой и «офисным» графиком 5/2, если вы напишете, что заключаете с кандидатом договор ГПХ (см. рис. 3). Регулярная зарплата и работа по определенному графику — это признаки трудовых отношений. А подрядчики работают по собственному графику и получают вознаграждение авансом или после сдачи работ.
Рисунок 3. Опасно указывать, что оформляете работника по договору ГПХ
Налоговики и трудинспекторы проверят фирму, которая незаконно заменяет трудовые договоры на подряд. Штраф составит 20 процентов от недоимки по взносам (п. 1 ст. 122 НК). Трудинспекторы оштрафуют фирму на 50—100 тыс. руб., а руководителя — на 10—20 тыс. руб. (п. 4 ст. 5.27 КоАП). Суды поддержат контролеров и переквалифицируют гражданский договор в трудовой (определение Верховного суда от 05.02.2018 № 34-КГ17-10).
Как избежать рисков. Не указывайте в объявлениях, что заключаете гражданско-правовой договор. Все нюансы оговорите с кандидатом на собеседовании.
Что заинтересует налоговиков. Зарплата в вакансии выше официальной
В чем опасность. Объявление с высокой зарплатой не доказывает серые зарплаты. Но если инспекторы обнаружат в нескольких вакансиях зарплату выше, чем в 2-НДФЛ, то придут с углубленной проверкой (см. рис. 4).
Рисунок 4. Опасно писать зарплаты выше официальных
Зарплату в конверте подтвердят неофициальные ведомости, показания бывших и действующих работников. Если факт серой зарплаты докажут, инспекторы определят НДФЛ и взносы к уплате расчетным путем, начислят пени и оштрафуют на 20 процентов от доначисленного налога и взносов (п. 1 ст. 122 и ст. 123 НК).
Как избежать рисков. Не указывайте в вакансиях зарплату, которая сильно отличается от официальной. Безопаснее использовать формулировку «оплата по договоренности» или установите диапазон «от и до».
Что заинтересует налоговиков. Адрес из объявления, по которому фирма не состоит на учете
На заметку
Компания должна встать на учет по месту обособленного подразделения в течение месяца со дня создания (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК).
В чем опасность. Налоговики решат, что компания скрыла обособленное подразделение, если адрес в вакансии не совпадает с юридическим адресом фирмы (см. рис. 5 ниже). Поэтому оштрафуют фирму за несвоевременную постановку на учет на 10 тыс. руб. (п. 1 ст. 116 НК). Штраф удастся отменить только в суде (постановление ФАС Центрального округа от 09.10.2013 № А09-11035/2012). Судьи считают, что налоговая вправе наказать фирму, если докажет, что фирма создала стационарные рабочие места. То есть инспекция должна провести осмотр офиса, опросить сотрудников и т. д. А объявление в газете говорит лишь о планах компании открыть новый офис, но не доказывает, что организация создала обособленное подразделение по другому адресу.
Рисунок 5. Какой адрес в вакансии лучше не указывать
Как избежать рисков. Не указывайте в вакансии адрес, о котором неизвестно налоговикам. Если же планируете открыть новый офис, напишите об этом в объявлении.
В какие сроки уведомлять о прибытии
На период Чемпионата мира по футболу меняется порядок миграционного учета иностранцев (Указ Президента РФ от 12.05.2018 № 214).
По общему правилу, принимающая сторона уведомляет о прибытии иностранного гражданина не позднее семи рабочих дней со дня его прибытия. На период проведения Чемпионата (с 25.05.2018 по 25.07.2018) срок подачи уведомления сокращается до трех календарных дней.
Новое правило распространяется на работодателей Москвы, Санкт-Петербурга, Казани, Сочи и прочих городов, в которых пройдет Чемпионат. Уведомление о прибытии работника-иностранца подайте по форме из приказа МВД от 23.11.2017 № 881. Уведомление и пакет документов представьте в территориальный орган МВД или в МФЦ.
Памятка. Кого уведомить о новом сотруднике
Смешные вакансии
Проверьте вакансии, которые публикуете в интернете. Недавно одна организация опубликовала вакансию на hh.ru. Компания слегка ошиблась, когда выбирала ключевые навыки к кандидату на должность юриста. Кадровик хотела выбрать аппеляция, а получилось...
В другой вакансии главбух искала себе преемника, но очень спешила, когда писала требования к опыту работы. Сотрудница случайно нажала на клавиатуре не ту букву, и теперь ни один кандидат не может похвастаться опытом, который предъявляет фирма.
за правильный ответ
Какие персональные данные безопасно собирать и хранить в офисе
Компании получают предписания о защите персональных данных
Наши читатели стали получать электронные предписания о том, что им надо срочно разработать систему защиты персональных данных. Авторы письма сообщают, что компания не зарегистрирована в реестре операторов и должна разработать комплект документов. В письмах компанию пугают массовыми внеплановыми проверками.
Подобные письма - это реклама. Сторонние компании хотят навязать свои услуги. Вам приходит якобы официальное письмо от Роскомнадзора, чтобы напугать директора и бухгалтера штрафами. В письме предлагается пройти по ссылке проверить себя в реестре. Вы попадаете на сайт компании, которая разрабатывает документацию. Разработчики предлагают составить пакет из 30 документов и просят за свои услуги от 10 000 руб. до 100 000 руб. Но на самом деле такой внушительный список не нужен.
Чтобы не переплачивать, прочтите статью и составьте документы по нашим образцам.
ПамяткаСкрытьПамятка. Как работать с персональными данными
Какие персональные данные попадают в компанию
С персональными данными работают все компании. Фирмы получают информацию от сотрудников, клиентов, партнеров и посетителей офиса. Персональные данные — это любые личные сведения о конкретном человеке (подп. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
К личным сведениям относят Ф. И. О., дату и место рождения, адрес регистрации, семейное положение, образование, данные об имуществе, долгах и т. д. Например, биометрическими персональными данными считают фотографии, которые спортклубы и другие компании получают от клиентов для пропусков. При пропускной системе в офисе охранники часто на входе переписывают реквизиты паспортов клиентов. Также к персональным данным относят номера мобильных телефонов, адреса электронной почты физлиц. Эти данные продавцы получают от покупателей, которым высылают электронные кассовые чеки.
Интернет-магазины получают личные сведения о покупателях, когда оформляют заказы на сайте. Физлица указывают Ф. И. О., адрес доставки, номер телефона и электронную почту. Аналогичные личные данные сообщают физлица, когда вступают в члены товарищества.
Нужно ли получать согласие покупателя, чтобы взять номер телефона или e-mail для отправки кассового чека? Ответ далее в статье. Еще личные данные физлиц получают турфирмы, когда оформляют путевки клиентам, а гостиницы — когда регистрируют постояльцев.
Фирма получает персональные данные, когда проводит собеседование кандидатов при приеме на работу. Граждане заполняют анкеты, в которых указывают Ф. И. О., образование, возраст и другие личные сведения.
СтикерСкрытьКак собирать личные сведения граждан
Расскажем, что должна сделать компания, которая работает с личной информацией о гражданах.
Шаг 1. Утвердите положение о работе с персональными данными. В нем пропишите, как храните и используете персональные данные. Всех работников компании ознакомьте с положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК).
Документ расположите на стенде в холле компании. Так все посетители, которые оставляют свои личные сведения, смогут прочесть положение (п. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). Интернет-магазины и гостиницы, которые работают через интернет, должны разместить документ на сайте.
Шаг 2. Назначьте сотрудников, ответственных за работу с персональными данными. В приказе укажите, каких именно сотрудников вы допускаете к персональным данным. Например, реквизиты паспорта у посетителей вправе списывать только старшие охранники. А работать с паспортами отдыхающих — только администраторы гостиницы. Эти работники должны подписать обязательство о неразглашении личных сведений.
Шаг 3. Уведомьте Роскомнадзор до того, как будете собирать персональные данные. Уведомление составьте по форме (утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94). Документ должен содержать наименование оператора, цель обработки данных, категории персональных данных и др. Весь список — в пункте 3 статьи 22 Закона № 152-ФЗ.
Документ подайте один раз до начала обработки сведений в территориальный орган Роскомнадзора на бумаге или в электронном виде через портал персональных данных pd.rkn.gov.ru в разделе «Реестр операторов»/«Электронные формы заявлений».
Сообщите в надзорный орган, если личные сведения изменятся или вы прекратите их собирать и обрабатывать. Подайте письмо в свободной форме в течение 10 рабочих дней. Смотрите в табл. 1 ниже примеры, когда надо и не надо уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных.
Таблица 1. В каких случаях надо и не надо уведомлять Роскомнадзор
Шаг 4. Получите письменное согласие на обработку персональных данных. Юрлицо, которое получает персональные данные, обрабатывает их с согласия владельца (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Например, согласие от покупателя потребуется, когда магазин передает персональные данные в курьерскую службу либо получает личные сведения, чтобы оформить дисконтную карту.
В документе укажите цель, для которой вы используете личные данные, какие сведения сообщает гражданин, как вы будете их обрабатывать (п. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Например, на интернет-сайтах, где «физики» делают заказы, можно сделать веб-форму. В ней покупатель будет проставлять галочку и тем самым подтверждать свое согласие.
Согласие не требуется, если фирма обрабатывает данные в случаях, которые названы в пунктах 2—11 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Например, не нужно согласие, если:
- —?магазины получают от клиентов телефон или e-mail, чтобы отправить электронный чек, то есть выполни
- —?фирмы переписывают паспортные данные в журнал пропусков, чтобы обеспечить безопасность физлиц;
- —?провайдеры получают Ф. И. О. и электронный адрес, чтобы заключать договор на интернет-услуги;
- —?работодатель получает данные от соискателей, которые разместили резюме в интернете для неограничен
Как хранить персональные данные
Фирма должна обеспечить безопасность персданных.
Как обезопасить электронные сведения. Защитите информационную систему, с помощью которой обрабатываете персональные данные — программу, базу данных, операционную систему, компьютер. Ограничьте доступ сотрудников к компьютерам, на которых храните личные данные. Установите антивирусные программы. Введите систему индивидуальных паролей, которые регулярно меняются. Храните съемные носители с персональными данными в сейфах. Другие меры защиты электронных сведений смотрите в приказе ФСТЭК от 18.02.2013 № 21.
Как хранить бумажные документы. Документы с персональными данными держите в сейфе или специальном месте, к которому есть доступ только у работников, допущенных к обработке личных сведений. Персональные данные работников и других физлиц (клиентов и посетителей офиса) храните раздельно.
Хранить персональные данные нужно не дольше, чем этого требуют цели обработки. Если достигли цели, уничтожьте информацию и ее носители в 30-дневный срок (п. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Например, гостиница должна удалить личные сведения о постояльцах в течение 30 дней, как он выписался из номера.
За что могут оштрафовать
Чаще всего наказывают за то, что собрали или распространили личные данные без согласия физлица. Штраф за такое нарушение может достигнуть 75 тыс. руб. За что еще могут оштрафовать компанию, смотрите в табл. 2. А случаи, когда фирма не смогла оспорить предписание Роскомнадзора, мы привели в табл. 3 ниже.
Таблица. ШтрафыСкрытьТаблица 2. Штрафы за персональные данные
Таблица. ПрактикаСкрытьТаблица 3. Когда фирмам не удалось оспорить предписание Роскомнадзора
за правильный ответ
Обязательные документы, которые надо оформить перед отпуском
Памятка. Какие отпускные документы надо оформлять
Отпуск по графику
Обязательные документы по защите персональных данных
Надо ли брать заявление работника?
Заявление работника необязательно, если человек идет в отпуск по графику. Наоборот, работодатель обязан известить сотрудника о запланированном отдыхе не позднее чем за две недели до начала (ст. 123 ТК).
Однако если в вашей организации много сотрудников, вы можете просить их писать заявления даже на отпуска по графику. Так вы будете уверены, что точно ничего не пропустите и выдадите отпускные в установленный срок (ст. 136 ТК).
Можно ли не составлять отдельные уведомления об отпуске?
Организация не нарушит закон, если не выдаст работникам отдельные уведомления, а попросит сразу расписаться в приказе на отпуск за две недели до начала отдыха. Установленные нормы компания выполнила, сотрудника предупредила в нужный срок (ст. 123 ТК и письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Можно ли уведомлять об отпуске по электронке?
Рискованно рассылать электронные уведомления об отпуске вместо бумажных. Фирма обязана известить работника о запланированном отдыхе под подпись (ст. 123 ТК). А по электронной почте закон разрешает уведомлять только дистанционных работников. Причем документ необходимо заверить усиленными электронными подписями двух сторон — работодателя и работника (ст. 312.1 ТК).
Если же вы просто пришлете сотруднику уведомление по электронной почте, он может сказать, что ничего не получал. И в подобных спорах суды принимают сторону работников (решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2015 № 12-855/2015).
Внеплановый отпуск
В какой срок требовать заявление на отпуск?
Сотрудник должен написать заявление на внеплановый отпуск, если собирается отдыхать не по графику. Форма заявления произвольная. Главное — указать даты и количество дней.
В какой срок подавать заявление, в законе не сказано. Однако вы должны оплатить любой отпуск за три дня до начала (ст. 136 ТК). Поэтому требуйте у работников заявление как минимум за неделю. Так вы успеете оформить документы и выдать работнику деньги в срок.
Если же работник сегодня подал заявление на отпуск с завтрашнего дня, вы не выполните это требование. Тогда есть риск, что фирму и директора оштрафуют за нарушение сроков. Оспорить штраф можно в суде, если работодатель докажет, что не мог вовремя выдать деньги (решение Ивановского областного суда от 30.03.2017 № 21-82/2017).
Важное обстоятельство
По закону вы обязаны оплатить отпуск не позднее чем за три дня, даже если не знали в это время об отдыхе сотрудника (ст. 136 ТК).
Советуем прописать в правилах внутреннего распорядка, что работники обязаны подавать заявление на отпуск за неделю до начала отдыха.
Может ли сотрудник подать заявление по электронке?
Если работник подал заявление на отпуск по электронной почте, документ имеет законную силу, только если порядок передачи заявлений на отпуск вы утвердили во внутреннем документе компании. Например, вы могли прописать в правилах внутреннего распорядка, что сотрудники вправе направлять электронные заявления об отпусках на адрес отдела кадров. Кроме того, на личных заявлениях необходима подпись работника. Так что заявление в электронном виде сотрудник обязан заверить электронной подписью.
Если же порядок электронного документооборота в компании вы не установили, требуйте от работников только бумажные документы с личной подписью. Обычно в подобных спорах суды принимают сторону работодателя (см. таблицу).
Таблица. Споры об электронных заявлениях на отпуск
Как отказать работнику, который хочет взять отпуск вне графика?
Если руководитель не одобряет незапланированный отпуск работника, то ставит свою визу на заявлении. В этом случае вы не оформляете больше никаких документов.
В некоторых ситуациях по закону работодатель обязан отпустить работника. Например, если его супруга уходит в декретный отпуск (ст. 123 ТК).
Читайте также
Когда компания не вправе отказать в отпуске, читайте в статье «В каких кадровых просьбах отказать работникам, а какие нельзя игнорировать».
Перенос или замена отпуска
Как оформить перенос отпуска?
Если фирма не вовремя выдала отпускные или заранее не уведомила об отпуске по графику, то работодатель обязан перенести отпуск. Для этого работник пишет письменное заявление, в котором ставит новые даты, когда он планирует отдыхать, а также причину, по которой переносит отпуск (ст. 124 ТК). Если же работодатель сам не хочет отпускать работника отдыхать по графику, то перенести отпуск можно только с согласия работника. Как оформить согласие, в Трудовом кодексе не сказано. На практике работодатель оформляет приказ о переносе и просит сотрудника расписаться в том, что он согласен с новыми сроками. На основании приказа работодатель вносит новые даты в график отпусков.
Как заменить отпуск компенсацией?
Работник вправе получить компенсацию, если не хочет использовать дополнительный отпуск, превышающий 28 календарных дней (ст. 126 ТК). В этом случае он должен написать заявление и указать количество дней, за которые хочет получить компенсацию. Этот документ потребуют специалисты Роструда при проверке. Трудовой кодекс не обязывает оформлять приказ.
Вы не вправе выплатить компенсацию вместо отпуска (ст. 126 ТК):
- беременной женщине;
- работнику до 18 лет;
- любому работнику, если он хочет заменить обычный ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней;
- работнику, который трудится во вредных условиях и хочет заменить компенсацией минимальный дополнит
Образцы
Заявления о переносе отпуска и замене отпуска компенсацией.
Трудовой кодекс обязывает оплачивать отпускные за три дня до отдыха, а компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении — в последний день работы сотрудника (ст. 136 и 140 ТК). Но кодекс не устанавливает какие-либо сроки для оплаты компенсации, которую действующий работник просит выдать взамен отпуска. Поэтому в правилах внутреннего распорядка определите, в какие сроки вы выдаете компенсацию вместо отпускных.
Как посчитать отпуск новичку, который идет отдыхать в первых числах?
Обычно для отпускных вы берете заработок за последние 12 месяцев. Но что делать, если кто-то идет отдыхать в первых числах или недавно устроился на работу? Выплату надо считать иначе. Смотрите мультфильм, как не ошибиться.
This is a modal window.
На заметку
Как оформить учебный отпуск
Вы обязаны предоставлять оплачиваемый учебный отпуск работнику, который учится:
- в вузе по заочной или очно-заочной форме в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистрач. 1 ст. 173 ТК);
- в аспирантуре (адъюнктуре) по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре по заст. 173.1 ТК);
- в техникуме или колледже по заочной и очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 174 ТК);
- в школе, гимназии, лицее по очно-заочной форме обучения (ч. 1 ст. 176 ТК).
Чтобы получить отпуск, работник пишет заявление и прикладывает к нему справку-вызов (приказ Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368). В заявлении сотрудник ставит даты и пишет цель отпуска — сдать сессию или подготовить дипломную работу. Издайте приказ на отпуск, рассчитайте и выплатите отпускные за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК).
за правильный ответ
