Все статьи номера
Не прочитано
10 , Октябрь 2018
Зарплата и кадры

Упрощенцам придется провести медосмотры офисных работников

Немногие работодатели знают, что обязаны провести медосмотры, даже если сотрудники просто сидят в офисе. За непроведенные осмотры трудинспекторы штрафуют компании на крупные суммы, а суды в основном поддерживают проверяющих. Давайте разберемся, кого надо отправить на медосмотр и как это сделать.

Надо ли проводить медосмотры в офисах

Безопаснее провести медосмотры, если 50 процентов рабочего времени офисные сотрудники сидят за компьютером (приказ Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н, СанПиН 2.2.2/2.4.1340–03). Самый распространенный вредный фактор у бухгалтерии, секретарей, программистов и прочих офисных сотрудников —  электромагнитное поле от компьютеров.

У чиновников нет единого подхода к тому, надо ли проводить медосмотры в тех случаях, когда условия труда офисных работников по результатам спецоценки признаны оптимальными или допустимыми. В Роструде считают, что можно не проводить осмотры, если условия труда оптимальные или допустимые (письмо Роструда от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3). Но у Минтруда и судей другое мнение — независимо от результатов спецоценки медосмотры при работе за компьютером обязательны (определение Верховного суда от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278,  письма Минтруда от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242, от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397). Поэтому если не готовы к рискам, проведите осмотр, даже если условия труда за компьютером безопасные. Иначе контролеры оштрафуют и компанию — на сумму от 110 до 130 тыс. руб., и директора — на сумму от 15 до 20 тыс. руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). Судебная практика в основном складывается в пользу проверяющих. Суды отменяют штрафы, только если проверяющие не доказали, что персонал работал за компьютером более 50 процентов времени (см. таблицу внизу статьи).

Как провести медосмотры работников

Компенсировать расходы работнику. Работники могут сами пройти осмотр, а работодатель возмещает суммы. Но если компенсировать расходы, это может привести к спорам с инспекторами по НДФЛ и взносам. Если вы не возмещаете расходы, то суд обяжет это сделать по заявлению работника.

Из судебной практики

Работник претендовал на место водителя в фирме. Получил направление на предварительное медосвидетельствование, за которое заплатил 9,5 тыс. рублей. Но когда явился с результатами осмотра устраиваться на работу, работодатель ему отказал. Оказалось, что должность уже занята. Несостоявшийся работник обратился в суд, и потребовал возместить его затраты, а компенсировать моральный вред 20 тыс. рублей и оплатить судебные расходы. Суд удовлетворил иск, снизив размер компенсации морального вреда до 500 рублей (апелляционное определение районного суда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 11.09.2018 по делу № 33-5966/2018).

Оплатить услуги поликлинике. Если вы сами заключаете договор с поликлиникой, то сначала утвердите списки работников, которых собираетесь отправить на медосмотры. Укажите их профессии или должности. Затем направьте списки работников в медицинскую организацию не позднее, чем за два месяца до начала периодических осмотров (п. 23 приложения 3 к приказу № 302н). Ознакомьте работников с планом проведения периодических осмотров не позднее чем за 10 рабочих дней до их начала. Вручите работникам под роспись направления на периодический осмотр. Составить направление можно в произвольной форме. Укажите наименование, вид деятельности фирмы по ОКВЭД, название, адрес и ОГРН поликлиники, в которую направляете кандидата, Ф. И. О. и дату рождения кандидата, должность и вид работы, на которые он претендует, вредные производственные факторы (см. образец).

Образец. Направление кандидата на медосмотр

По результатам осмотров поликлиника оформляет заключение в двух экземплярах: один выдает работнику, второй остается в его медицинской карте. В течение 30 дней после медосмотра врачи составляют заключительный акт в четырех экземплярах, один из которых в течение пяти рабочих дней направляют работодателю. Схему проведения осмотра смотрите далее.

Схема. Как провести медосмотр

Надо ли начислять НДФЛ и взносы со стоимости медосмотра

Оплачивать предварительные и периодические медосмотры – обязанность работодателя. При этом у сотрудников не возникает экономической выгоды (ст. 41 НК). А значит, работодатель не обязан включать стоимость осмотров в доходы, облагаемые НДФЛ. Это подтверждает Минфин в письмах от 26.07.2018 № 03-04-06/52404, от 20.07.2018 № 03-04-05/51206. Удерживать НДФЛ не нужно независимо от того, каким способом компания оплачивает медосмотр – напрямую поликлинике или возмещает стоимость расходов работнику.

Если вмененщик оплачивает медосмотры напрямую поликлинике, то платить страховые взносы также не надо. Взносы вы перечисляете с выплат работникам в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК). А оплата медосмотров – это расходы компании, а не выплаты в пользу сотрудников. Если же фирма компенсирует расходы, которые оплатил сотрудник, то налоговики могут потребовать рассчитать взносы. Дело в том, что статья 422 НК содержит исчерпывающий список компенсаций, не облагаемых взносами. И тут ничего не сказано про компенсацию оплаты медосмотров. Поэтому Минфин и ФНС считают, что такие компенсации облагаются взносами (письмо Минфина от 08.02.2018 № 03-15-06/7527, ФНС от 03.09.2018 № БС-4-11/16963@). Чтобы избежать споров, заключайте договор на медосмотр напрямую с поликлиникой и перечисляйте ей плату за услуги.

Как учесть расходы на медосмотр на упрощенке

Компания вправе учесть стоимость обязательных медосмотров как материальные расходы (подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК, письма Минфина от 05.05.2016 № 03-11-06/2/25906 и от 24.02.2014 № 03-11-11/7618).

Таблица. Споры о медосмотрах

Какие претензии предъявили трудинспекторыРешение судаКомментарий редакции
Работодатель не провел медосмотры специалистов отдела логистики и ценообразования, а также менеджеров по продажам. По итогам проверки трудинспекторы оштрафовали фирму на 120 тыс. рублей. Проверяющие посчитали, что осмотры обязательны, так как  работники трудятся в торговой компанииСуд оставил штраф в силе. Судьи согласились с контролерами, что работники торговли обязаны проходить медосмотр раз в год (ч. 2 ст. 213 ТК, п. 15 приложения 2 к приказу Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н). В приказе № 302н не уточняется, что осмотр проходят только работники, которые обслуживают покупателей. А значит, направлять на обследование надо всех работников магазина (решение Верховного суда  от 06.12.2017 № 34-АД17-5)Обязательный медосмотр должны пройти все работники общепита и торговли, в том числе те, которые сидят в офисе - менеджеры и работники отдела логистики, директор, бухгалтер, кадровик и т. д.Работники должны пройти осмотр дерматовенеролога, оториноларинголога, стоматолога, а по рекомендации врачей еще и у инфекциониста



ГИТ оштрафовала директора фирмы на 15 тыс. рублей за то, что бухгалтеры не прошли медосмотр. Проверяющие выяснили, что работники проводят более 50 процентов времени за компьютером, следовательно, фирма обязана проводить осмотры (ч. 1 ст. 213 ТК)Суд решил, что работодатель обязан проводить медосмотры сотрудников бухгалтерии (решение Псковского областного суда от 14.05.2018 по делу № 21-94/18)Если из должностных инструкций следует, что большую часть рабочего времени сотрудник вводит данные в компьютер, отвечает на электронную почту, заполняет электронную отчетность, то придется проводить медосмотры



Работодатель не провел медосмотры сотрудников банков. Проверяющие выяснили, что работники проводят в неудобной фиксированной позе за компьютером более 60 процентов рабочего времени (ч. 1 ст. 213 ТК). Проверяющие вынесли представление устранить нарушениеСуд согласился с проверяющими и отказался отменить представление. Работодатель обязан проводить медосмотры, если сотрудники больше половины времени сидят за компьютером (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 02.03.2018 № Ф04-189/2018)Проверяющие потребуют устранить нарушения, если сотрудники проводят с клиентами больше четверти времени в неудобной позе (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 26.05.2003 № 100)



На проверке трудинспекторы выяснили, что компания не провела медосмотры сотрудников, которые работают во вредных условиях – сидят за компьютерами при искусственном освещении (ч. 1 ст. 213 ТК). Проверяющие вынесли предписание устранить нарушениеСудьи отменили предписание, так как проверяющие не предъявили документы, подтверждающие, что персонал работает за компьютером более 50 процентов времени. Инспекторы не проводили хронометраж рабочего времени (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 18.10.2017 по делу № А19-11748/2017)Избежать штрафов можно,  если компания убедит проверяющих, что персонал проводит за компьютером меньше 50 процентов времени. Для этого пропишите в должностных инструкциях сотрудников норматив занятости за компьютером — менее половины рабочего дня. Напишите, что в остальное время сотрудники занимаются бумажными документами, проверяют их, сшивают, участвуют в переговорах, обзванивают клиентов, ездят в фонды и налоговую