Все статьи номера
Не прочитано
11 , Ноябрь 2018
Зарплата и кадры

Минтруд предупредил, какие выплаты включать в расчетные листки

При заполнении расчетных листков учтите новые разъяснения Минтруда. Чиновники разъяснили, какие выплаты включить в расчетный листок, а какие указывать не обязательно.

Какие выплаты показывать в расчетном листке

Работодатель должен проинформировать работника о том, из каких сумм состоит зарплата, известить о других выплатах, которые причитаются работнику, размере удержаний и сумме к выдаче на руки. Кодекс упоминает «иные выплаты», но не раскрывает весь их перечень (ст. 136 ТК РФ). Поэтому из этой нормы не ясно, какие выплаты обязательно включать в листок, а какие можно не указывать. Например, надо ли уведомлять сотрудников о суточных, материальной помощи, разных компенсациях и т.п. Минтруд ответил на этот вопрос в новом письме от 01.08.2018 № 14-1/ООГ-6433. Чиновники решили, в листке не обязательно указывать некоторые выплаты – суточные, компенсации и т.п. (см. таблицу). Но в коллективном договоре или приказе руководителя вы может предусмотреть, что будете извещать работника и о таких выплатах. Если вы не указываете в расчетном листке составные части зарплаты, то работник потом в суде потребует взыскать недоплаченные суммы.

Из судебной практики
Суд рассмотрел иск работника, который посчитал, что ему не доплатили за сверхурочные. В расчетном листке компания не указала оклад, число отработанных сверхурочных и сумму оплаты за работы после окончания рабочего дня. Компания утверждала, что работник пропустил три месяца, чтобы обратиться в суд. Но суд решил, что работник не знал, нарушает ли компания его права, так как компания не расшифровала все выплаты в расчетном листке. Суд принял решение в пользу работника (решение Центрального районного суда г. Тюмени от 12.10.2017 по делу № 2-292/2017).

Таблица. Какие выплаты (не)включать в расчетный листок

Надо включатьМожно не включать
 Оклад
 Премии
 Отпускные, доплаты к отпуску
 Оплата за работу в выходные и праздники
 Доплаты за работу ночью/сверхурочные
 Доплата за работу во вредных условиях
 Доплаты за совмещение
 Средний заработок за время командировки, медосмотра
 Надбавки за знание языка
 Материальная помощь
 Пособие по болезни, декретные
 Суточные, в том числе сверх норм
 Оплата проезда и проживания в период командировки
 Оплата питания
 Компенсация за использование личного имущества работника
 Выплаты по договорам аренды
 Вознаграждения по договорам подряда
 Подарки  


Надо ли выдавать пустые листки

Работодатель извещает работника о начислениях и удержаниях при выплате зарплаты. Следовательно, если работник находится в отпуске без содержания, и не получает выплат, выдавать ему расчетный листок не обязательно. Такой вывод следует из письма Минтруда № 14-1/ООГ-6433.

В какой форме выдать расчетный листок

Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы. Выбранную форму утвердите приказом. Если вы автоматически печатаете документ из программы бухучета, это не значит, что вы освобождены от обязанности установить форму документа. Если не будет приказа с утвержденной формой листка, то трудинспекторы оштрафуют компанию по статье 5.27 КоАП. Причем трудинспекторы предъявят штраф, даже если в вашей учетной политике написано, что вы используете формы первички и регистров из программного продукта 1С. Оспорить штраф можно, но только в суде.

Из судебной практики
Компания смогла отменить решение трудинспекции в суде, потому что предприняла меры для исправления ошибки. На дату составления протокола об административном правонарушении директор подписал отдельный приказ, в котором утвердил форму расчетного листка. Суд посчитал, что нарушение малозначительно и не повлекло вредных последствий, поэтому отменил штраф (решение Московского районного суда г. Твери от 06.09.2016 по делу № 12-463/2016).

Убедитесь, что в форме расчетного листка есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы, удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате (см. образец).

Как передать работнику расчетный листок

В новом письме Минтруд разъяснил, что компания вправе сама определить порядок ознакомления с расчетным листком. Порядок закрепите в положении об оплате труда или приказе руководителя. Есть два варианта: можно выдавать расчетный листок на бумаге или направлять на электронную почту работника. Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Решите, на какую почту будете отправлять листки — личную или рабочую. Выбранный вариант закрепите в приказе.

Зарплата работника — это персональные данные. За их разглашение без согласия сотрудника Роскомнадзор вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП). Поэтому позаботьтесь, чтобы в электронный листок не смогли заглянуть посторонние. Простой способ защитить электронные листки — использовать функцию архивирования. Такая функция есть в Программе «Упрощенка 24/7». Зайдите в модуль «Зарплата» > «Рассылка по электронной почте». Нажмите кнопку «Добавить рассылку». В новом окне выберите «Рассылка расчетных листков сотрудникам», автора письма, получателей и период, за который отправляете листки. Затем ставьте галочку в ячейке «Защитить данные» и выберите пароль: номер паспорта или номер расчетного счета. Договоритесь с работниками, какой пароль они будут использовать.

Нажмите «Отправить рассылку», и программа разошлет письма сотрудникам на почту. Листок приходит в виде архивного файла. Что его разархивировать, нужно ввести пароль.

Образец. Приказ об утверждении формы листка и порядка выдачи

Надо ли хранить вторые экземпляры листков

Трудовой кодекс не обязывает компанию хранить вторые экземпляры расчетных листков. Но если вы не сможете подтвердить, что выдавали документ, трудинспекторы могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). Судьи поддержат проверяющих (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72-98/2016). Поэтому если выдаете листки на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. С помощью журнала или вторых экземпляров вы докажете на проверке, что извещали работника о его зарплате. В журнале предусмотрите графы для подписи и даты. В одной графе сотрудник распишется в том, что получил листок, в другой поставит дату получения документа. Если не будет даты, компании будет сложно подтвердить, что она вовремя раздала документы.

Из судебной практики
После жалобы гражданина прокуратура провела проверку компании и вынесла прелдставление об устранении нарушений трудового законодательства. Из материалов проверки следовало, что фирма не выдает расчетные листки, хотя компания утверждала обратное. Организация вела реестр выдачи листков, в котором работники расписывались, но дату получения не ставили. В связи с этим компания не смогла доказать, что ежемесячно выдавала документы. Суд оставил в силе представление прокурора (решение Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края от 15.03.2017 по делу № 2А-10/2017).

В какие сроки выдавать расчетный листок

Листок можно выдавать раз в месяц. Компания не обязана выдавать листок дважды в месяц — при выплате аванса и второй части зарплаты. Такой вывод можно сделать из письма Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375. В  статье 136 ТК сказано, что зарплату нужно выдавать не реже чем каждые полмесяца. Но это не означает, что расчетный листок следует выдавать дважды в месяц. Минтруд разъяснил, что ТК не устанавливает порядок, по которому фирма должна извещать работников о составных частях зарплаты. Работодатель должен утвердить приказом форму расчетного листка. В этом же приказе можно записать, как часто фирма выдает документ. Обычно листок вручают раз в месяц, при выдаче остатка зарплаты за месяц.