Все статьи номера
Не прочитано
12 , Декабрь 2018
Документооборот

Новогодние подарки и премии: как оформить и учесть

В декабре у бухгалтеров прибавится работы. Руководство вручает новогодние подарки и премии работникам. А задача главбуха — правильно оформить документы и отразить в учете, чтобы инспекторы не придрались на проверке.

Вы вручаете премии к Новому году

Выплата премий – право работодателя, а не его обязанность. Но если работодатель уже установил систему премирования, он обязан соблюдать закрепленный в ней порядок (информационное сообщение Роструда от 10.12.18). За нарушение положение о премирования трудинспекция может оштрафовать работодателя по статье 5.27 КоАП. Работодатель может не платить премию, если записал в положении о премировании условия, при которых лишает работника премии полностью или частично. Например, при нарушении трудовой дисциплины.

Учет расходов. Премии к Новому году чиновники запрещают учесть в расходах, так как такие расходы не связаны с производственными результатами (письмо Минфина от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167). Но судьи признают, что новогодние премии можно учесть, если выплаты предусмотрены в трудовом договоре (определением ВАС РФ от 23.10.2009 № ВАС-13115/09). При расчете размера выплаты желательно учитывать стаж работы и размер зарплаты. Это позволит доказать, что выплата стимулирующая и зависит от показателей работы.

Взносы. Начислите взносы, если не готовы спорить. По мнению чиновников, взносами облагаются любые премии, включая праздничные (письмо Минфина от 25.10.2018 № 03-15-06/76608). Главный аргумент — премия не названа в списке выплат, которые освобождены от взносов (ст. 422 НК). Значит, облагается взносами как выплата в рамках трудовых отношений. Но если готовы спорить, то можно не начислять взносы. По мнению судей, взносы с новогодних премий платить не нужно, если их сумма не зависят от квалификации работников (определение Верховного суда от 27.12.2017 № 310-КГ17-19622)

НДФЛ. Премии облагаются НДФЛ. В справке 2-НДФЛ укажите премии с кодом дохода 2002 (письмо ФНС от 07.08.2017 № СА-4-11/15473@).

Почему выгоднее выдать премию в 2018 году

Если решили не спорить с налоговиками, и платите взносы с премии, то начислите премию в декабре 2018 года. Это выгоднее, чем тянуть с бонусами до января. Со следующего года упрощенцы теряют право на льготный тариф, поэтому заплатят с премии лишние 10 процентов. К примеру, премия всех работников составляет 3 000 000 руб. В этом году вы применяете тариф 20 процентов, в следующем тариф увеличится до 30 процентов.

Премия в декабре. В этом году начислите страховые взносы — 60 000 руб. (3 000 000 руб. × 20%).

Премия в январе. Если затяните с приказом о премировании до января, то заплатите 90 000 руб. (3 000 000 руб. × 30%).

Вы вручаете подарки

Премии работникам. Составьте договор дарения, если вручаете презенты сотрудникам. ГК требует оформлять письменные договоры дарения только на подарки дороже 3000 руб. (ст. 575 ГК РФ). Но если подарок дешевле, все равно оформите договор. Такой документ поможет отбиться от претензий, если инспекторы доначислят взносы со стоимости подарка (определение Верховного суда РФ от 15.05.2017 № 303-КГ17-4438).

В договоре укажите, что вы дарите, на какую сумму и кто получает презент. Бессмысленно писать в договоре, что вы вручаете подарок за результаты труда. Списать стоимость презента все равно нельзя. Такие расходы названы в списке исключаемых (п. 16 ст. 270 НК, письмо Минфина России от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819). А если сумма подарка зависит от результатов труда, то налоговики считают, что это скрытая выплата по трудовому договору, поэтому доначислят взносы. Оспорить доначисления не получится, даже если компания заключила договоры дарения (определение Верховного суда РФ от 06.03.2017 № 307-КГ17-54). Чтобы сократить число бумаг, можно составить один договор сразу на несколько работников. Со стороны работодателя договор подпишет директор или его зам по доверенности, а с другой стороны — все получатели подарков.

Чтобы подтвердить факт выдачи подарков, оформите ведомость. В ведомости укажите ФИО работников, наименования и стоимость подарков. Попросите сотрудников расписаться в ведомости. Образец приказа и ведомости смотрите ниже.

Образцы. Приказ и ведомость на выдачу подарков

Вы вручаете подарки детям. Оформлять договоры дарения необязательно. Составьте ведомость, аналогичную той, по которой выдаете подарки сотрудникам. Только запишите в ней также ФИО детей, которым причитаются новогодние презенты. Попросите родителей расписаться в документе и поставить дату.

Вы дарите сувениры клиентам. Вы поздравляете сторонних лиц, поэтому договоры дарения и ведомости не составляйте. Оформите приказ или распоряжение директора, в котором он укажет, кого нужно поздравить и что подарить. Попросите руководителя вручать всем подарки по цене не больше 4000 руб. Иначе придется собирать личные данные и подавать в ИФНС справки о неудержанном НДФЛ.

Памятка. Налоговый и бухгалтерский учет подарков