Все статьи номера
Не прочитано
2 , Февраль 2019
Отчетность-2018

Чем новая 2-НДФЛ отличается от прежних справок

За 2018 год вы заполняете справки 2-НДФЛ по новой форме. В ней два листа вместо одного. Разберемся, чем отличается новый бланк от прежнего и какие сложности вас ожидают.

Что изменилось в справке 2-НДФЛ

По доходам физлиц за 2018 год вы сдаете новые справки 2-НДФЛ. Форму и порядок заполнения утвердила ФНС приказом от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. В справках пять основных изменений.

Изменилось название отчета. Новая справка называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Прежняя справка имела наименование «Справка о доходах физического лица». Однако в новой справке сохранился тот же номер формы — 2-НДФЛ.

Справка стала похожа на декларацию. В новой справке показатели вписывайте в клеточки. Внешне бланк выглядит, как другие налоговые отчеты, например декларация по УСН или расчет 6-НДФЛ.

В справке два листа вместо одного. В новом бланке два листа, в отличие от старой справки, которую вы заполняли на одной странице. В первом листе надо заполнить данные работодателя и физлица, доходы, налог и вычеты. Второй лист — приложение, в котором вы расшифруете доходы и вычеты за каждый месяц.

На заметку

Если сдаете 2-НДФЛ на бумаге, распечатайте каждую страницу на отдельном листе. Приложение с доходами нельзя распечатать на обратной стороне первого листа справки.

В справке сократилось число разделов. В новой справке три раздела, а в старой было пять.

Появился новый реквизит — код вида уведомления. Если предоставляете работнику вычеты на основании уведомления из ИФНС, то заполняете в справке новый код: 1 — на имущественный вычет; 2 — социальный вычет; 3 — фиксированные авансы за патент. Затем ставите номер, дату уведомления, а также код ИФНС, которая выдала документ. В старой справке вы указывали данные уведомления на социальный или имущественный вычет в разных полях раздела 4. Если же работник — иностранец на патенте, реквизиты уведомления вы заполняли в разделе 5. В зависимости от того, какой документ применяли, вы ставили показатели в той или иной строке раздела 4 либо 5.

Как заполнить справки о доходах физлиц

Если составляете справки вручную, то все показатели заполните слева направо с первой ячейки. Если остались пустые ячейки, то поставьте в них прочерки. Если заполняете справки в программе, то числовые показатели программа выровняет по правому краю (п. 1.7, 1.9 Порядка).

Сведения о работодателе и личные данные работника. Данные о вашей компании вы отразите в верхней части справки. Ф. И. О. и прочие данные работника — в разделе 1. В старой справке эти сведения вы ставили в разделах 1 и 2 (см. образец 1).

На заметку

Если доходы в 2018 году получили 25 человек и более, сдайте 2-НДФЛ через интернет. Если справок меньше 25, можно отправить сведения на бумаге вместе с двумя экземплярами реестра (п. 2 ст. 230 НК).

Образец 1. Как заполнять сведения о работодателе и работнике

Название компании пишите сокращенно, например ООО «Салют». В разделе 1 укажите статус работника. Например: 1— резидент, 2 — нерезидент, 6 — иностранец на патенте. Если статус работника поменялся, укажите в справке тот, что действовал на конец года. Например, иностранец стал к декабрю резидентом. Поставьте в справке статус 1. Код документа возьмите из приложения 1 к Порядку заполнения 2-НДФЛ. Например, код российского паспорта — 21. Серию и номер паспорта запишите через пробел без знака «№».

Доходы физлица. Доходы по месяцам в новой справке вы заполняете в приложении. В прежней форме эти показатели вы ставили в разделе 3 (образец 2).

Образец 2. Как заполнять доходы

Запишите в приложении только те доходы, которые облагаются НДФЛ полностью или частично. Необлагаемые пособия и прочие подобные доходы в справке 2-НДФЛ не отражайте. Декабрьскую зарплату включите в справку, даже если не выплатили доход до конца 2018 года (письмо ФНС от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@).

Стандартные, имущественные и социальные вычеты в приложении не показывайте. Здесь запишите только налоговые вычеты в виде необлагаемой части дохода. Например, вы вручили работнику подарок на Новый год стоимостью 5 тыс. руб. Укажите доход — 5 тыс. руб. и вычет — 4 тыс. руб. (п. 28 ст. 217 НК). Коды доходов и вычетов смотрите в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Самые популярные виды доходов смотрите в нашем сервисе.

Если вы выплачивали доходы, облагаемые по ставкам 13 и 35 процентов, заполните две страницы приложений (п. 4.2 Порядка заполнения). На каждой укажите ставку налога и соответствующие доходы.

Стандартные, социальные и имущественные вычеты. В новой справке вы покажете вычеты в разделе 3. В прежней форме для этого предназначался раздел 4 (см. образец 3).

Образец 3. Как заполнить вычеты

Коды вычетов не изменились. Возьмите их из приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Вычеты на первого, второго и последующих детей отразите отдельными суммами. Не дублируйте в разделе 3 вычеты, которые вы записали в приложении к справке 2-НДФЛ, иначе занизите налог.

Итоговые суммы доходов и налога. В новой справке итоговые суммы ставьте в разделе 2. Раньше эти данные вы записывали в разделе 5 справки (образец 4).

Образец 4. Как заполнить итоговые суммы доходов и налога

Порядок расчета итоговых сумм не поменялся. Применяйте такие формулы:

Если выплачивали доходы, облагаемые по ставкам 13 и 35 процентов, то заполните еще две страницы справки для второй ставки. На одной странице заполните ИНН, КПП, номер страницы, справки, год, признак, номер корректировки, код ИФНС и раздел 2. В остальных полях поставьте прочерки. Вторая страница — это приложение с доходами по cтавке 35 процентов (п. 1.19, 4.2 Порядка).

Как заполнить справку о неудержанном налоге

Если вы не смогли до конца 2018 года удержать НДФЛ с какого-то дохода, то обязаны подать на работника справку о доходе и неудержанном налоге. Срок сдачи — не позднее 1 марта 2019 года (п. 5 ст. 226 НК). В справке укажите признак 2, поставьте реквизиты вашей компании. В разделе 1 запишите данные работника. В разделе 2 и в приложении укажите только те доходы, с которых не удержали налог. В разделе 2 поставьте сумму начисленного и неудержанного НДФЛ. Если не весь доход облагается НДФЛ, отразите необлагаемую часть в Приложении.

Пример. Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2

Организация выдала бывшему работнику 25 декабря подарок стоимостью 8000 руб., но не удержала НДФЛ до конца года. Покажем, как бухгалтер заполнил справку 2-НДФЛ с признаком 2 (см. образец 5).

Образец 5. Справка 2-НДФЛ с признаком 2 (фрагмент)

Сдайте на этого же работника справку с признаком 1, даже если указали все доходы в 2-НДФЛ с признаком 2. В Порядке заполнения не говорится, что вы должны сдавать две справки, если не удержали налог, эти правила следуют из НК. Справку с признаком 1 вы сдаете на всех работников, чтобы отчитаться о доходах (п. 2 ст. 230 НК). А справку с признаком 2 отправляете, чтобы проинформировать ИФНС о неудержанном налоге (п. 5 ст. 226 НК).

За каждую несданную справку с признаком 1 налоговики штрафуют на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК). Региональные судьи отменяют штрафы, если в справку с признаком 2 компания включила все доходы, которые выплатила в течение года (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.11.2018 № Ф04-5008/2018). Но Верховный суд поддерживает налоговиков (определение от 05.06.2018 № 305-КГ18-2857).

Как исправить ошибочные справки

За ошибки в справках 2-НДФЛ инспекторы оштрафуют на 500 руб. (ст. 126.1 НК). Так что если вы сдали неверную справку, исправьте ее.

Уточненную справку подайте, если в исходной вы указали неверные сведения — доходы, вычеты, коды и т. п. Подайте справку по той же форме, что и первоначальную. То есть если хотите уточнить показатели за 2017 год, заполняйте старый бланк. Если ошиблись в новых сведениях, составляйте справку по действующей форме. В уточненную справку включите все показатели с учетом корректировки. Номер справки поставьте тот же, что был в исходной. Укажите порядковый номер корректировки — 1—, 2— и т. д.

Аннулирующую справку отправьте в ИФНС, если вы не должны были вообще заполнять отчет на работника. Вы не выплачивали доходы, а по ошибке сдали справку.

В аннулирующей справке укажите номер, что был в исходной. Номер корректировки — 99. Укажите данные компании вверху и данные работника в разделе 1. Разделы 2, 3 и приложение не заполняйте (п. 1.20 Порядка).

С чем налоговики сравнят показатели справок

Новые справки 2-НДФЛ налоговики сопоставят с годовым расчетом 6-НДФЛ по контрольным формулам из письма ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Все проверочные формулы смотрите в таблице.

Таблица. Какие показатели 2-НДФЛ и 6-НДФЛ должны совпадать

На практике налоговики сверяют показатели справок 2-НДФЛ не только по утвержденным контрольным соотношениям. К примеру, инспекторы требуют пояснить, почему количество справок 2-НДФЛ не равно показателю в отчете о среднесписочной численности за тот же год.

Поясните, что эти показатели не должны совпадать. Справки вы сдаете на всех физлиц, которые получили доход в налоговом периоде, в том числе на арендаторов и подрядчиков. А в отчете вы определяете среднесписочную численность персонала за год, причем считаете показатель только по физлицам, с которыми заключили трудовые договоры.

На заметку

Справку для работников составляйте по другой форме

Справку о доходах работников вы заполняете не только для ИФНС. Вы обязаны выдать ее по просьбе работников. Например, справка нужна уволенным работникам, чтобы подтвердить размер дохода с начала года.

Раньше вы заполняли одну и ту же форму 2-НДФЛ и для отчета в ИФНС, и для справок сотрудникам. А с отчета за 2018 год используйте разные бланки. В инспекцию вы сдаете справки по форме из приложения 1 к приказу № ММВ-7-11/566@, а работникам выдаете документ по форме из приложения 5.

Справка для работников теперь называется «Справка о доходах физического лица». Она не имеет номера 2-НДФЛ, состоит из одного листа и похожа на справку о доходах по старой форме (см. образец 6).

 Образец 6. Как заполнить справку для работника

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Организация выплатила в 2018 году облагаемые НДФЛ доходы 25 работникам. Как предоставлять справки 2-НДФЛ?
Если вы выплатили доходы 25 или более физлицам, отсылайте справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК).
только в электронном виде
только на бумаге
можно в электронном виде, можно на бумаге