Две шпаргалки о документообороте с работниками

Документы, которые нужно брать у работников

Предлагаем сначала испытать себя. Знаете ли вы, какие документы нужно брать у сотрудников при приеме на работе? Внизу простая задачка. Перед вами кадровик Антон, который принимает на работу менеджера Семена. Выберите на картинке документы, которые Семен должен предъявить Антону. Кликайте мышкой на документ и перетаскивайте на стол кадровику.

Какие документы брать у работников, перечисляет ТК. Однако закон не разъясняет, что с бумагами делать и какая информация из них вам понадобится, в каких кадровых документах ее отразить. Мы разобрались во всех нюансах. Подробности — в шпаргалке 1.

Шпаргалка 1. Какие документы брать у работников

Документ	Зачем нужен	Как работать с документом
ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Паспорт	Чтобы сверить личность будущего сотрудника и заполнить кадровые документы — трудовой договор, трудовую книжку, раздел 1 личной карточки и др. Также данные паспорта вы указываете в  2-НДФЛ, ЕРСВ	Перепишите паспортные данные в личную карточку. Хранить копии паспорта в личном деле вы вправе, только если получили от работника согласие на хранение. Если согласия нет, Роскомнадзор расценит, что вы нарушаете правила хранения личных данных (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП- 22502/2013)
Страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС)	Свидетельство содержит уникальный номер — СНИЛС. Он нужен работодателю, чтобы отчитаться за работника в ПФР по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ	Сверьте Ф. И. О., дату и место рождения кандидата в свидетельстве с паспортными данными. Перепишите СНИЛС в личную карточку
Диплом об образовании, квалификации и наличии специальных знаний	Диплом нужен, чтобы выяснить, соответствует ли квалификация кандидата должности, на которую он претендует. Работодатель может запросить диплом и во время работы. Если работник откажется предъявить документ, то компания вправе уволить его (апелляционное определение Мосгорсуда от 26.10.2018 № 33-38681/2018)	Проверьте, указано ли последнее образование кандидата на титульном листе трудовой книжки. Если нет — дополните недостающие сведения через запятую. Если данных об образовании в трудовой нет — заполните пустые строки. Запишите образование в пункт 6раздела «Общие сведения» личной карточки
Военный билет или удостоверение призывника	Документ нужен при приеме на работу военнообязанных	В военном билете или удостоверении призывника проверьте фото, сверьте сведения с паспортом. Воинские данные внесите в раздел II личной карточки
Справка о наличии или отсутствии судимости	Справка необходима при приеме на работу, к которой не допускают лиц с судимостью, — в обучающие и воспитательные центры, спортивные организации (ст. 331 и 351.1 ТК)	Проверьте, стоит ли на справке гербовая печать и подпись должностного лица МВД. Кроме того, в справке должны быть Ф. И. О., дата и место рождения кандидата и пометка «Не имеются» в соответствующей графе
Справка об отсутствии наказания за потребление наркотиков	Справка нужна при приеме на работу, к которой не допускают лиц с таким наказанием. Например, в транспортные фирмы (п. 9 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ)	Сверьте данные справки с паспортом сотрудника. Посмотрите, чтобы в справке стояла отметка «Не имеются». Заказать справку кандидат может на портале госуслуг
Согласие на хранение и обработку персональных данных  СКАЧАТЬ	Работодатели не вправе хранить копии документов сотрудников с персональными данными без письменного разрешения	Разработайте образец согласия. Предусмотрите цель, для которой вы используете личные данные, — оформить трудовой договор, предоставить вычеты и пр. Перечислите сведения, которые сообщает гражданин, — Ф. И. О., образование и пр. Отметьте, как вы будете обрабатывать данные: хранить в личном деле, передавать в ПФР, налоговую и пр.
Трудовая книжка	Книжка необходима при приеме на работу, если гражданин ранее уже работал и устраивается на основное место работы	В разделе «Сведения о работе» укажите в виде заголовка полное и сокращенное название фирмы или поставьте штамп с наименованием компании. Под заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, в графе 2 — дату приема, в графе 3 — наименование должности, в графе 4 — дату и номер приказа о приеме
В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ
Заявление на подотчет  СКАЧАТЬ	Возьмите заявление, если выдаете деньги на основании этого документа. Вы также вправе выдавать подотчетные на основании распорядительного документа — приказа, распоряжения и пр. (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У)	Утвердите образец заявления для подотчетников. Предусмотрите в документе поля для суммы подотчета, срока, на который его выдаете, даты, подписи и пр.
Авансовый отчет  СКАЧАТЬ	Работники обязаны отчитаться о суммах, которые взяли под отчет на хозяйственные расходы или командировку	Работник составляет отчет не позднее трех рабочих дней с момента, как вернулся из командировки или истек срок, на который работник взял деньги (п. 6.3 Указания № 3210-У). Заполните образец отчета, чтобы работник смог заполнить документ без помощи бухгалтера
Заявление на диспансеризацию  СКАЧАТЬ	С 2019 года компании обязаны предоставить сотрудникам оплачиваемые дни, чтобы те прошли диспансеризацию (ст. 185.1 ТК). Чтобы отпроситься на диспансеризацию, работники заполняют заявление	Разработайте шаблон заявления, чтобы работник не заполнял весь текст от руки. В документе работник поставит дату, когда планирует пойти к врачу, и подпись. Также предусмотрите в заявлении место, где руководитель распишется в том, что согласовал день диспансеризации. Образец есть в журнале «Упрощенка», 2019, № 1, статья «Десять новых документов для работы в 2019 году: образцы и инструкции по заполнению»
Согласие для предпенсионеров  СКАЧАТЬ	Чтобы запросить в ПФР информацию, является ли сотрудник предпенсионером. Предпенсионеры имеют право на два дня в год, чтобы пройти диспансеризацию. Прежде чем отправить запрос, надо взять согласие у работника	Возьмите шаблон согласия, который разработал ПФР. В бланке работник заполнит свое Ф. И. О. и название работодателя, поставит дату и подпись
Заявление на выдачу трудовой книжки  СКАЧАТЬ	Сотрудник просит оригинал трудовой, чтобы оформить пенсию	Работник пишет заявление в произвольной форме. Вернуть книжку работник обязан в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК)
Заявление на отпуск	Если сотрудник берет отпуск вне графика	Сотрудник должен написать заявление на внеплановый отпуск, если собирается отдыхать не по графику. Форма заявления произвольная. Главное — указать даты и количество дней
Заявление на вычет	Если сотрудник имеет право на вычеты на детей, обучение, лечение или покупку жилья	Вы можете разработать форму заявления, в которой работник заполнит свои данные. Другие формы заявлений есть в разделе «Книги»/«Заявления сотрудников»
Больничные, заявление на отпуск по уходу, свидетельства о рождении ребенка	Если сотрудник имеет право на получение социальных пособий	Компании из «пилотных» регионов по выплате пособий из ФСС также берут у работников заявление на получение пособий по форме из приложения 1 к приказу ФСС от 24.11.2017 № 578. Образец есть в журнале «Упрощенка», 2019, № 1, статья «Десять новых документов для работы в 2019 году: образцы и инструкции по заполнению»

Документы, которые нужно выдавать работникам

Компания обязана выдать сотруднику документы, связанные с работой, по его заявлению или в последний день работы. Если откажете, то на проверке трудинспекция может оштрафовать компанию на 50 тыс. руб., руководителя — на 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Что и когда выдавать работникам, смотрите в шпаргалке 2.

Шпаргалка 2. Какие документы выдавать работникам

Документ	В какой срок выдать	Зачем нужен	Как оформить
В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ — ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ
Расчетный листок СКАЧАТЬ	Раз в месяц при выплате зарплаты за вторую половину	Чтобы известить работника о составных частях зарплаты, удержаниях и показать общую сумму к выплате. Расчетный листок вы обязаны выдавать каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК)	Расчетный листок составляйте в произвольной форме. Разработайте бланк сами или возьмите из бухгалтерской программы. Выдавайте документ на бумаге или направьте на e-mail работника. Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14- 1/ООГ-1560). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя
Сообщение о полученном доходе и неудержанном НДФЛ	Не позднее 1 марта следующего года, если не смогли удержать НДФЛ	Чтобы работник заплатил НДФЛ самостоятельно по уведомлению налоговой инспекции	Оформите сообщение по форме справки 2-НДФЛ из приложения 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7- 11/566@. Доходы и неудержанный НДФЛ заполните в разделе 2 справки
В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ — ПО ПРОСЬБЕ
Трудовая книжка (оригинал)	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник оформил пенсию	У работника, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ Пенсионный фонд (ч. 4 ст. 62 ТК)
Трудовая книжка (копия)	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник получил кредит, подтвердил место работы для консульства и т. п.	Скрепите все листы копии. Заверьте каждый лист. Напишите: «Верно» или «Копия верна». А рядом поставьте должность лица, кто заверил копию, его подпись, расшифровку, дату заверения и печать фирмы, если есть. Укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО „Весна“ в деле № __ за ___ год»
Справка о доходах и суммах налога физлица	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник заявил вычет по НДФЛ в ИФНС или оформил кредит в банке	Составьте справку по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Бланк называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В справке не указывайте номер
Справка о работе и заработке для визы СКАЧАТЬ	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник получил визу для выездов за границу	Составьте справку в произвольном виде. В справке укажите должность сотрудника и его оклад, в какой компании работает. Внизу запишите, что выдали справку для предъявления по месту требования. Иногда посольства просят в справке писать, куда работник ее будет предъявлять, например в консульский отдел посольства Испании. Уточните требования у работника
Справка для пособия малоимущим  СКАЧАТЬ	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник получил пособие для малоимущих. Такое пособие дают семьям, если первый или второй ребенок родился после 1 января 2018 года, при условии, что доход на каждого человека в семье меньше 1,5-кратного прожиточного минимума трудоспособного населения (Федеральный закон от 28.12.2017 № 418-ФЗ)	Оформите справку в произвольной форме. Отразите в ней начисленные работнику доходы за последние 12 месяцев, в том числе суммы, не облагаемые НДФЛ: материальную помощь, компенсации и т. д.
Справка о том, что родитель не получает пособие  СКАЧАТЬ справку о пособии при рождении  СКАЧАТЬ справку о пособии по уходу	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник — второй родитель получил пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком	Составьте справку в произвольном виде. Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает: — отец не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу; — отец не получал пособие при рождении ребенка (подп. «в» п. 28, подп. «ж» п. 54 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н)
Документы, связанные с работой (копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении)	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник получил кредит, оформил визу, представил документы в суд и пр.	Выдайте работнику выписки из документов или заверенные копии (ст. 62 ТК). Поставьте надпись «Верно», укажите должность заверившего, подпись с расшифровкой, дату заверения. Если сотрудник запросил копию, чтобы представить в другую организацию, поставьте надпись о месте, где храните оригинал документа. Поставьте печать, чтобы она не захватывала подпись лица, которое заверило документ (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)
ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
Трудовая книжка	При увольнении в последний день работы	Чтобы работник отдал трудовую новому работодателю	Внесите в книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет ответственный по кадрам своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н). Работник распишется в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек в том, что получил документ (п. 41 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225)
Справка о доходах и суммах налога физлица	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы работник подтвердил доход на новом месте работы	Составьте справку по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Бланк называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В справке не указывайте номер
Справка о среднем заработке для расчета пособий  СКАЧАТЬ	При увольнении в последний день работы	Чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ)	Справку заполните по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017 № 1н). Укажите: — данные о фирме и сведения о сотруднике; — выплаты работнику, на которые начисляли соцвзносы за текущий и два предыдущих календарных года; — количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком)
Справка о среднем заработке для службы занятости  СКАЧАТЬ	По заявлению в течение трех рабочих дней	Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице	Составьте справку по рекомендованной форме из письма Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Отразите в ней средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, установленном в постановлении Минтруда от 12.08.2003 № 62
СЗВ-М  СКАЧАТЬ	При увольнении в последний день работы	Чтобы подтвердить стаж работы в компании	Подготовьте выписки из отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ по конкретному сотруднику и эти документы выдайте работнику (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Сделайте выписки СЗВ-М с апреля 2016 года (или даты приема, если она позже) по месяц увольненияю. Выписки из СЗВ-СТАЖ сделайте за 2017, 2018 годы, с 1 января 2019 года по месяц увольнения. Если работник уволился в связи с выходом на пенсию, в поле «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Назначение пенсии». Заполните все разделы, в том числе 4 и 5. Если работник уволился по другим причинам, в поле «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Исходная». Заполните раздел 3 только по этому работнику. Графы 8, 9, 10, 12 и 13 раздела 3 заполняйте, если у работника есть право на досрочную пенсию. Разделы 4 и 5 оставьте пустыми
СЗВ-СТАЖ  СКАЧАТЬ
Расчет по взносам  СКАЧАТЬ	При увольнении в последний день работы	Чтобы подтвердить стаж работы в компании	Заполните на уволенного отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сформируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года