Все статьи номера
Не прочитано
2 , Февраль 2019
Проверки и штрафы

Как представить копии на проверках: готов новый порядок

ФНС утвердила порядок, по которому надо заверять копии для налоговиков. В новых правилах налоговики уточнили, как заверять подшивку. Алгоритм действий и образцы смотрите в этой статье.

Как по-новому формировать и заверять копии для ИФНС

В этом году заверяйте копии для налоговой по новым правилам (см. алгоритм). ФНС упростила процедуру сшива и заверения бумаг (приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@). Мы вывели основные правила.

Правило 1. Если в документе больше 150 листов, можно сшить все листы в одну пачку.

Документ, в котором больше 150 листов, делить на части не надо. Разные документы также можно сшивать вместе, но объем тома не должен превышать 150 листов. Все копии должны быть полностью читаемы, а каждая страница — позволять ее отксерокопировать в ИФНС, том не должен разрушаться (п. 2 и 3 приложения 18).

Раньше налоговики пытались штрафовать фирмы за то, что они заверили не каждый документ, а подшивку. Штраф — 200 руб. за каждый незаверенный документ (ст. 126 НК). Но в суде компании успешно оспаривали такие штрафы. Основной аргумент — инспекторы вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием (постановления Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.08.2013 по делу № А54-37/2013, ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012).

Правило 2. Можно делать любое число проколов в сшивке и клеить произвольную наклейку.

ФНС не закрепила в порядке, как прокалывать документы для сшива и какого размера клеить листок для заверительной надписи на оборотной стороне подшивки (п. 4 приложения 18). Определите свои размеры или ориентируйтесь на старые рекомендации Минфина — делайте 2—4 прокола и наклейку 4×5 или 4×6 см (письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

Правило 3. Прошивку не надо заверять печатью, даже если компания использует штамп.

На наклейке напишите: «Верно. Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов». Количество листов укажите цифрами и словами. Ниже поставьте дату, должность, Ф. И. О. и подпись руководителя (п. 5 приложения 18). Подпись должна частично выходить за пределы наклейки (см. образец 1). Печать не ставьте.

Образец 1. Как сделать заверительную надпись на подшивке

Как составить сопроводительное письмо

Подшивки представляйте в инспекцию с сопроводительным письмом (см. образец 2 ниже). В письме укажите основание для отправки бумаг — номер и дату требования ИФНС, общее число листов.

Образец 2. Как оформить сопроводительное письмо

В порядке также сказано, что письмо должно содержать или к нему нужно приложить опись представленных документов (п. 6 приложения 18). Из порядка неясно, нужно ли расшифровывать в сопроводительном письме или описи номера и даты документов в подшивке или можно просто написать — копии накладных, копии листков нетрудоспособности и т. п. Мы считаем, что безопаснее расшифровать номера и даты, чтобы в случае спора доказать, какие документы вы сдавали.

ФНС не уточняет в порядке, как оформить опись — на отдельном листе или сшить вместе с документами. Но из порядка следует, что в прошивку включают только документы. Поэтому составьте опись на отдельном листе.

Надо ли указывать на копии место, где хранится оригинал

С 1 июля 2018 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет, как заверять копии для представления в другую организацию. По требованию ГОСТа на таких копиях нужно поставить отметку, где хранится оригинал. Поэтому возникает вопрос: нужно ли делать такие отметку на копиях, которые запросили налоговики?

Столичные инспекторы разъяснили, что отметки о месте хранения не нужны (письмо УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 24-15/176045@). НК и приказ № ММВ-7-2/628@ не требуют, чтобы на копиях в налоговую были такие данные. Но если отметку о месте все же поставили, то инспекторы примут документы.

Могут ли налоговики требовать нотариально заверенные копии

Кодекс запрещает налоговикам требовать у компаний нотариально заверенные копии (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК). Значит, заверять копии у нотариуса не нужно. Если у налоговиков возникнут вопросы по копиям, они вправе ознакомиться с оригиналами документов (письмо ФНС от 16.07.2013 № АС-4- 2/12705).

Алгоритм. Как заверять копии для налоговой

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Как для ИФНС сшить копию Книги учета из 180 листов?
Если в документе больше 150 листов, можно сшить его в одну пачку (п. 4 приложения 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628).
в одну пачку
в две пачки, одна из которых не более 150 листов
в две пачки по 90 листов