Как закрыть год, чтобы сформировать правильный баланс

Не забудьте провести общее собрание 

Годовую отчетность ООО нужно утвердить на общем собрании участников (ст. 34 Федерального закона от 08.12.1998 № 14-ФЗ). Общее собрание об утверждении результатов деятельности и отчетности общества за год нужно провести:

• не ранее чем через 2 месяца после окончания финансового года;
• не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года.

Многие руководители и главбухи просто игнорируют эту обязанность и не проводят собрания. Если собрания не было, фирму и директора могут оштрафовать по части 11 статьи 15.23.1 КоАП:

• фирму — на сумму от 500 000 до 700 000 рублей.
• директора — на сумму от 20 000 до 30 000 рублей;

Инициатором таких штрафов становятся учредители, которых не уведомили о собрании, или собрание вообще не проводили. Они обращаются с жалобой в службу по защите прав потребителей финансовых услуг и миноритарных акционеров (подразделение ЦБ РФ). А служба подает иск в мировой суд, который принимает решение о взыскании штрафа. Вышестоящий суд оставляет в силе решения мировых (постановление Сахалинского областного суда от 02.07.2015 по делу № 4а-222/2015). Отменить штраф получится, если сослаться на то, что директор впервые совершил нарушение и руководит малой компанией (постановление Ульяновского областного суда от 27.11.2018 по делу № 4А-502/2018).

Если при этом суд оштрафовал фирму, то учредитель может обратиться в суд и потребовать ущерб с директора, который не провел собрание (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 30.01.2018 № Ф04-6447/2017, Московского округа от 13.11.2018 № Ф05-18338/2018, от 11.12.2018 № Ф05-20946/2018).

Сравните упрощенный налог в бухучете и декларации

Что должно быть в учете. В течение года вы начисляли авансы по УСН за I квартал, полугодие и 9 месяцев. А 31 декабря нужно сделать проводку, чтобы доначислить или уменьшить суммы за год. Подробности — на схеме.

Схема. Как доначислить упрощенный налог по итогам года

Как проверить себя. Сравните начисленный налог по УСН в бухучете с показателем годового налога в декларации. В бухгалтерской программе сделайте оборотку по счету 68 субсчету «Расчеты по налогу при УСН». Оборот за год по кредиту должен соответствовать сумме налога в декларации, если вы не возвращали переплату и не начисляли в бухучете пени и штрафы. Если получали в течение года переплату или начисляли пени и штрафы, вычтите эти суммы. С какими строками в декларации сравнить обороты по счету 68, смотрите в табл. 1. Где искать нужные цифры в оборотке и декларации, мы показали на рис. 1 и 2 ниже.

Таблица 1. С какими строками в декларации сравнить обороты по счету 68

Внесите забытые проводки

Что должно быть в учете. Если вы что-то оплачивали в 2018 году, в бухучете вы отражали суммы по дебету счетов расчетов — 68, 69, 60, 76 и т. п. Все эти суммы необходимо начислить еще и по кредиту данных счетов. Какие платежи бухгалтеры часто забывают провести, смотрите в табл. 2.

Таблица 2. Какие платежи бухгалтеры часто забывают начислить

Как проверить себя. Сделайте оборотку по счетам 60, 66, 67, 68, 69 и 76. Обратите внимание на дебетовые остатки (см. рис. 3 ниже). Они возможны, если вы переплатили банкам, налоговикам и фондам либо перечислили аванс контрагентам. Если не переплачивали и не отправляли авансы, ищите, какие суммы вы забыли отразить. Сделайте отчет по проводкам и выясните, какая сумма не проходила по кредиту.

Рисунок 3. Оборотная ведомость по счету 68

Пересчитайте амортизацию

Что должно быть в учете. Выясните, всю ли амортизацию вы начислили за 2018 год. Проводки по амортизации основных средств вы делаете с той периодичностью, которую указали в учетной политике. Малые компании вправе начислять амортизацию ежемесячно, ежеквартально или раз в год (п. 19 ПБУ 6/01). Если ваша организация не относится к малым предприятиям, делайте ежемесячные проводки. Проводки по амортизации бухгалтерская программа обычно делает сама по всем объектам, когда вы закрываете каждый месяц. Если программа не начисляет амортизацию, то ищите, где вы ошиблись.

Вы могли создать документ «Поступление оборудования», но не оформить документ «Принятие к учету». Тогда стоимость объекта осталась на счете 08, то есть вы не ввели основное средство в эксплуатацию. Программа не может начислить амортизацию, потому что на счете 01 ничего нет. Кроме того, вы могли убрать галочку «Начислять амортизацию» во вкладке «Бухгалтерский учет», когда создавали документ «Принятие к учету ОС». В этом случае программа также не сделает автоматом проводки по амортизации.

Как проверить себя. Сформируйте справку-расчет по амортизации во вкладке «Операции», раздел «Закрытие периода»/«Справки-расчеты». Выберите «Период» и проверьте, как программа рассчитала амортизацию. Сумма годовой амортизации должна соответствовать обороту по кредиту счета 02.

Отразите результаты инвентаризации

Что должно быть в учете. Если при инвентаризации вы выявили излишки или недостачу имущества, их нужно было отразить. Если ваша программа не делает типовые операции, сделайте ручные проводки (табл. 3).

Таблица 3. Как отразить в бухучете результаты инвентаризации

Как проверить себя. Сформируйте оборотную ведомость по счетам учета имущества, которое вы инвентаризировали, — 01, 10, 41 и т. п. Отчет сделайте по день, следующий после инвентаризации. Если вы верно отразили все результаты, остатки должны совпасть с фактическими. А фактические остатки смотрите в инвентаризационной описи.

Проверьте, как закрыли месяц и год

Что должно быть в учете. 31 декабря вы закрываете последний месяц. Программа подсчитывает итоги, переносит прибыль или убыток со счетов 90 и 91 на счет 99. При закрытии декабря программа «1С 8.3» также выводит пункт «Реформация баланса». Главная цель реформации баланса — формирование последней проводки в году, то есть обнуление остатка на счете 99, и перенос прибыли или убытка на счет 84. Если вы не указали важные реквизиты в настройках или меняли операции, программа выдаст сообщения об ошибках и не закроет месяц. Какие сообщения выдает программа и где искать ошибку, смотрите в табл. 4.

Таблица 4. Как расшифровать и исправить ошибки при закрытии года

Как проверить себя. Если все получилось закрыть, посмотрите остатки. Сделайте оборотную ведомость по всем счетам за 2018 год. При корректно закрытом годе у вас не должно быть остатков на счетах 99, 90 и 91. Если на счетах есть остатки на начало или конец года (см. рис. 4 и 5), значит, нужно искать, в каких операциях или документах вы ошиблись.

Рисунок 4. Оборотная ведомость по счету 99

Рисунок 5. Оборотная ведомость по счету 90

Остаток на начало 2018 года означает, что вы исправляли операции за 2017 год или отменили регламентные документы уже после того, как закрыли год. Формируйте карточку счета 99 за 2017 год. Исправляйте ошибки и перепроводите заново регламентные операции за 2017. После того как закроете 2017 год и обнулите остатки, перепроведите итоговые операции за все месяцы 2018 года. Если остатки по счетам 90, 91 и 99 зависли на конец года, значит, вы проводили документы после того, как закрыли месяц. Распечатайте карточку счета по тем счетам, где висят остатки. Проверьте суммы, которые попали в сальдо. Если нет ошибок, перепроведите закрывающие операции.