ФСС отказывает в выгодном расчете пособий
Когда можно заменить годы при расчете пособия
По общему правилу компания считает пособие сотрудницам исходя из заработка за два года, предшествующих декрету. Но если сотрудница напишет заявление о замене лет, то тот год, в котором она была в декрете или отпуске по уходу за первым ребенком, можно заменить на более ранний период (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2009 № 255-ФЗ).
Главное, соблюдать ограничения. Во-первых, замена лет должна увеличить пособие (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Во-вторых, менять годы нужно на те, которые непосредственно предшествуют расчетному периоду (письма Минтруда от 03.08.2015 № 17-1/ООГ-1105, ФСС от 09.11.2015 № 02-09-14/15-18677). Например, если сотрудница в 2018 году была в декрете, то при расчете пособий в 2019 году можно взять заработок за 2016 и 2017 годы. То есть заменить 2018 год на 2016-й.
В-третьих, при замене лет нужно учитывать заработок, который облагается взносами в том году, который взяли для расчета. Например, предельная база по взносам в 2015 году равна 670 тыс. руб., в 2016-м — 718 тыс. руб., в 2017-м — 755 тыс. руб., в 2018-м — 815 тыс. руб. Если сотрудница каждый год получает 750 тыс. руб. и хочет заменить 2018 год на 2016-й, то за 2016 год можно учесть только заработок в пределах 718 тыс. руб.
Пример. Как наша читательница посчитала пособие
Законно ли фонд не возмещает расходы
Фирма выполнила все условия. Сотрудница написала заявление о замене лет. При выборе 2015 года пособие получилось выше, чем без замены лет. Фирма заменила 2017 год на 2015-й, то есть непосредственно предшествующий расчетному периоду. При расчете пособий ошибок нет. А значит, фонд незаконно требует пересчитать пособие. Что делать, мы спросили специалиста ФСС.
Что делать, если фонд принуждает пересчитать пособие
Алевтина Захарова,
начальник отдела администрирования страховых взносов
ГУ «Санкт-Петербургское региональное отделение ФСС»
— В данном случае фонд не прав. В одном году из двух расчетных сотрудница была в декрете и отпуске по уходу. Значит, 2017 год можно заменить на год, предшествующий расчетному периоду. Расчетный период — с 01.01.2016 по 31.12.2017. Значит, 2017 год можно заменить на 2015-й. Если фонд требует пересчитать пособие, обратитесь к руководителю филиала и обоснуйте, что расчет соответствует закону. Если фонд уже принял решение об отказе в возмещении пособия по беременности и родам, обжалуйте решение в суде.
Таблица. О чем еще спорили компании с ФСС
| Что не понравилось фонду | Что решил суд |
|---|---|
| СПРАВКИ ПРОШЛЫХ РАБОТОДАТЕЛЕЙ | |
| На выездной проверке фонд снял расходы на пособия, которые страхователь рассчитал по справкам о зарплате прошлых работодателей. Данные в справках отличались от информации, полученной из ПФР. Фирма не согласилась с решением и обжаловала в суде. Цена спора: 448 267,34 руб. |  Суды поддержали компанию. Она выполнила все требования, которые установлены законом, для возмещения спорных расходов. ФСС не доказал, что страхователь знал о том, что сведения в справках прошлого работодателя недостоверны (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29.10.2018 по делу № А19-22983/2017) |
| ОШИБКИ В БОЛЬНИЧНЫХ | |
| Фонд обнаружил сразу несколько больничных с ошибками: синие подписи врача, которые обведены черной ручкой, нечитаемые печати, неверный код в поле «Причина нетрудоспособности» — 01 (заболевание) вместо 05 (отпуск по беременности и родам). По этим листкам фонд снял расходы Цена спора: 100 599,26 руб. | Суд отметил, что ошибки допустил врач, а не компания. Фирма не может нести ответственность за ошибки поликлиники. Фонд вправе предъявить иск непосредственно медицинскому учреждению, которое неверно оформило документы (определение Верховного суда от 06.06.2018 № 301-КГ18-6254) |
| ПОДПИСИ ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА ПО УХОДУ | |
| Фонд потребовал у компании возместить ущерб в связи с излишней выплатой пособия. По мнению ФСС, директор фирмы не вправе была получать пособие по уходу, так как фактически работала, а не ухаживала за ребенком. В фонде так решили, потому что увидели ее подписи в приказах и кассовых книгах. По мнению фонда, чтобы выйти на работу на неполный день, сотрудница должна была написать заявление (ч. 3 ст. 256 ТК). Раз заявления нет, значит, она работала полный день и пособие не положено. ФСС обратился в суд, чтобы взыскать деньги. Цена вопроса: 107 903,39 руб. | Судьи не поддержали фонд. Директор заверяла бумаги компании, потому что она ее единственный учредитель и руководитель. Но кроме этого, она мать пятерых детей, двум из которых еще не исполнилось трех лет. Фонд не доказал, что кто-то вместо нее ухаживает за малышами. Чтобы поставить подпись, необязательно выходить на работу. Фонд не представил табели и не доказал, что сотрудница работала и получала зарплату. А значит, пособие директору выдали законно (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.12.2018 № Ф04-5953/2018 по делу № А03-258/2018) |
| ПРЕРЫВАНИЕ ОТПУСКА ПО УХОДУ | |
| На выездной проверке ФСС снял расходы на пособие по уходу за ребенком, считая, что фирма создала искусственную ситуацию с целью повысить пособие. Сотрудница ушла в отпуск по уходу в 2014 году. Компания рассчитала пособие из заработка за 2012—2013 годы. В 2015 году сотрудница прервала отпуск по уходу на шесть дней очередного отпуска, а потом возобновила отпуск по уходу. Компания рассчитала пособие исходя из более высокого заработка, так как взяла при расчете 2013—2014 годы. Цена вопроса: 21 938,15 руб. | Суд поддержал компанию. Суд отметил, что закон не запрещает сотрудницам прервать отпуск по уходу, чтобы воспользоваться правом на ежегодный оплачиваемый отпуск. В этом случае после возобновления отпуска по уходу работодатель заново назначает пособие. Аналогичные разъяснения дал ФСС в письме от 14.07.2014 № 17-03-14/06-7836. Поэтому компания ничего не нарушила (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 27.11.2018 № Ф03-4742/2018 по делу № А51-2499/2018) |
за правильный ответ
Как можно и нельзя выдавать зарплату в 2019 году: расчетчик аванса и карточки для самопроверки
КарточкиСкрытьМожно ли считать аванс с коэффициентом 0,87?
Многие фирмы платят аванс из фактически отработанного времени, но при расчете применяет коэффициент 0,87 (см. пример). Тем самым компания резервирует НДФЛ на случай, если сотрудник не отработает вторую половину месяца.
Пример. Как фирмы используют коэффициент 0,87
В ТК не сказано, как считать зарплату за первую половину месяца. Эти правила записаны в старых советских документах. Согласно старым нормам минимальный аванс должен быть не ниже ставки за отработанное время (постановление Совмина СССР от 23.05.1957 № 566). По кодексу компания удерживает из зарплаты НДФЛ, но лишь по окончании месяца (п. 4 ст. 226 НК). Поэтому неясно, можно ли корректировать аванс на коэффициент 0,87, чтобы зарезервировать сумму НДФЛ.
Если считать аванс без коэффициента, а сотрудник уйдет в отпуск за свой счет или уволится, удержать НДФЛ в конце месяца будет не с чего либо зарплаты не хватит, чтобы вычесть весь налог. Тогда удерживать НДФЛ потребуется в следующем месяце, а если работник уволится, то сообщать о неудержанном НДФЛ. Это неудобно.
Чтобы выяснить, можно ли использовать в расчете коэффициент 0,87, главный редактор "Упрощенки" лично обратилась в Минтруд с официальным запросом.
В ответ Минтруд подготовил письмо от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549. В письме чиновники не дали точного ответа. Но по телефону специалисты уточнили, что расчет с коэффициентом ущемляет права работника. Если сумму первой части зарплаты уменьшить на коэффициент, работник получит меньше, чем заработал. Так что есть риск, что за задержку части зарплаты компанию оштрафуют. Размеры штрафов смотрите в таблице.
Аналогичный вопрос про коэффициент мы задали в Роструд. Специалисты не согласны с коллегами из министерства и считают, что порядок расчета аванса с учетом коэффициента не противоречит ТК. Налогом облагается вся зарплата, а не только сумма за вторую половину. То есть работник за обе половины месяца заработает суммы за минусом налога. Следовательно, компания не ухудшит права работников, если посчитает аванс с учетом коэффициента 0,87. Чтобы получить письменные разъяснения, мы направили официальный запрос в Роструд. Ответ опубликуем на сайте.
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Роструда
Можно ли посчитать аванс с коэффициентом 0,87?
Размер аванса следует определять с учетом отработанного времени и принятой в компании системы оплаты труда (с учетом иных, кроме должностного оклада, выплат). Исходя из этого порядок расчета с коэффициентом 0,87 не свидетельствует о нарушении требований закона, и может применяться.
А можно ли выдать авансом 80 процентов, а остальное по итогам месяца?
Максимальный размер аванса Трудовой кодекс не устанавливает. Но зарплату за первую половину месяца нужно считать пропорционально отработанному времени. То есть за половину месяца можно выплатить максимум половину зарплаты за месяц, а не 80 процентов. Такое разъяснение есть на сайте онлайнинспекция.рф в разделе «Дежурный инспектор».
ТаблицаСкрытьТаблица. Размеры штрафов за нарушения по зарплате
Размер аванса — это не единственная проблема, с которой каждый месяц сталкиваются бухгалтеры, когда выдают зарплату. Важно еще решить, когда выдать деньги и каким способом рассчитаться — наличными или по безналу. Мы сделали восемь карточек с вопросами для самопроверки. Выберите на каждой карточке ответ, а после карточки нажмите "Читать подробнее", чтобы посмотреть пояснения.
- !
Вопрос 1. Можно ли выдавать зарплату наличными?
Можно, но не всем. В статье 136 ТК прямо не сказано, можно ли выдать зарплату наличными. Здесь написано, что работодатель выдает зарплату в месте, где сотрудники выполняют работу, или переводит в банк на условиях, записанных в трудовом или коллективном договоре (ст. 136 ТК). Но отсюда можно сделать вывод, что место выполнения работы — это касса организации. Таким образом, фирма вправе выдавать зарплату из кассы.
А вот иностранцам-нерезидентам безопаснее переводить зарплату на банковский счет, так как это валютные операции (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1, ч. 2 и 3 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ). Со стороны трудинспекции претензий не будет. Но компанию могут оштрафовать налоговики — на 75—100 процентов от выданной суммы, директора — до 30 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.25 КоАП).
Случай из практикиКомпания выдавала зарплату иностранцам наличными в рублях. Фирма считала, что валютные правила не нарушает, так как закон не обязывает работников открывать счета в банках (ч. 1 ст. 13 Закона № 173-ФЗ). Такие аргументы раньше позволяли избежать штрафа (постановление Верховного суда от 04.05.2016 № 305-АД15-19937).
Но инспекция оштрафовала компанию за нарушение валютного законодательства на 2 млн руб. (ч. 1 ст. 15.25 КоАП). Налоговики решили, что в законе названы случаи, когда иностранцам можно выдать деньги наличными (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ). Заработной платы в перечне нет (письмо ФНС от 29.08.2016 № ЗН-4-17/15799).
Фирма обратилась в суд, но проиграла (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 24.05.2018 № Ф03-1521/2018 по делу № А04-8136/2017).
Случай из практики- !
Вопрос 2. Можно ли выдавать зарплату наличными в сумме больше 100 тыс. рублей?
Можно. Работодатель вправе расходовать деньги из кассы на зарплату без учета лимита расчетов наличными (п. 6 Указаний Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У). Причем можно выдать больше лимита как за счет выручки, которая есть в кассе, так и за счет наличных, которые ранее заказали в банке и оприходовали в кассу.
Сумму свыше 100 тыс. руб. можно выдать, если работник получает материальную помощь и другие социальные выплаты. Кроме того, под отчет работнику также можно отдать наличку сверх лимита.
- !
Вопрос 3. Можно ли обязать работника получать зарплату на карту?
Нельзя. Работник вправе сам решить, как ему получать зарплату — на карту удобного ему банка или из кассы. Если работник хочет получать зарплату наличными, работодатель не вправе принудить его написать заявление о переводе денег на карту (письмо Минтруда от 20.03.2015 № 14-1/ООГ-1830).
- !
Вопрос 4. Можно ли выдавать зарплату один раз в месяц?
Нельзя. Вы обязаны выдавать зарплату дважды в месяц, даже если работник просит платить один раз. Если пойдете навстречу работнику, то нарушите трудовое законодательство (ст. 136 ТК). Выплата один раз в месяц незаконна, даже если вы предусмотрели такой вариант в правилах внутреннего распорядка или трудовом договоре.
За зарплату раз в месяц трудинспекторы оштрафуют фирму на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., директора — на сумму от 10 тыс. до 20 тыс. руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Кроме того, прокуратура обяжет работодателя привести правила внутреннего распорядка в соответствие с ТК (определение Приморского краевого суда от 06.07.2015 по делу № 33-5599).
- !
Вопрос 5. Можно ли выдать первую часть зарплаты 15-го числа текущего месяца, а вторую часть — 15-го числа следующего месяца?
Нельзя. ТК требует выдавать зарплату не реже чем каждые полмесяца. За вторую половину месяца — не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Если установить один и тот же день — 15-е число, то фирма не нарушит срок выплаты второй части зарплаты. Но получится, что вы выдаете зарплату раз в месяц, а не каждые полмесяца. То есть между двумя выплатами перерыв составит целый месяц. А это нарушение.
Поэтому установите дату аванса — любой день в промежутке с 15-го по 30-е, дату зарплаты — соответствующий день с 1-го по 15-е (письмо Роструда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293). Придерживайтесь интервала 15 дней, чтобы выдать зарплату каждые полмесяца (см. таблицу). Конкретные даты пропишете в правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре.
Таблица. В какие сроки выдавать зарплату
- !
Вопрос 6. Можно ли выдать первую часть зарплаты 30-го числа текущего месяца, вторую часть — 15-го числа следующего месяца?
Можно, но не всем. При таких сроках сотрудники, принятые в штат 1-го числа месяца, получат первую зарплату, когда отработают весь месяц. А это нарушение правил статьи 136 ТК о том, что зарплату надо выдавать не реже чем каждые полмесяца. Так же считают чиновники (письмо Минздравсоцразвития от 25.02.2009 № 22-2-709).
Поэтому новичкам надо выдать внеочередной аванс через две недели после приема на работу. А зарплату за остаток месяца разбить на две части, одну выдать 30-го числа текущего месяца, вторую — 15-го числа следующего месяца.
- !
Вопрос 7. Можно ли выдать зарплату раньше срока, если дата выплаты выпадает на будни?
Можно. Закон требует выдать зарплату в предшествующий рабочий день, если срок выдачи выпадает на выходной (ст. 136 ТК). Но закон не запрещает выдавать зарплату раньше установленной даты, если срок попадает на рабочий день. Например, если срок зарплаты за февраль — 7 марта, то вы вправе выдать деньги 6 марта. Компания не ухудшает положение работника, если выдает зарплату заранее. С этим согласен Минтруд (письмо от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8602).
Раньше трудинспекторы пытались наказать работодателей за то, что они выдавали зарплату раньше сроков. В трудовом договоре были записаны сроки выдачи зарплаты — 12-е и 27-е число, а фирма выдала зарплату 10 и 24 ноября. Но судьи признали, что данные действия работодателя направлены на улучшение положения работника и не влекут нарушение его прав. Значит, работодатель ничего не нарушает и трудинспекторы не вправе штрафовать его по статье 5.27 КоАП (решение Саратовского областного суда от 27.09.2016 № 21-666/2016).
- !
Вопрос 8. Можно ли выдать зарплату за минусом комиссии банка за перевод?
Нельзя. Фирма обязана выдать зарплату наличными или перевести ее на счет в банке, а комиссия за перевод — это расходы работодателя. К тому же удерживать из зарплаты можно только суммы, которые названы в статье 137 ТК. Банковской комиссии в списке удержаний нет. Поэтому комиссию платите из средств компании. Если вычтете комиссию, трудинспекция признает, что вы незаконно удержали сумму, и оштрафует за задержку зарплаты.
Как перестроить работу, чтобы сэкономить на взносах
Кто потерял право на льготные тарифы
С 1 января 2019 года большинство компаний и предпринимателей на упрощенке перешли на общие тарифы взносов. Например, льготу потеряли многие коммерческие фирмы, ТСЖ, СНТ, гаражные кооперативы. Они платят взносы в инспекцию по общему тарифу 30 процентов:
На заметку
С 2019 года предельная база по пенсионным взносам — 1 150 000 руб., по социальным взносам — 865 000 руб. (постановление Правительства от 28.11.2018 № 1426).
- пенсионные взносы 22 процента с выплат в пределах базы и 10 процентов с выплат сверх базы;
- социальные взносы в ИФНС 2,9 процента с выплат в пределах базы, сверх лимита не платят;
- медицинские взносы 5,1 процента со всех облагаемых выплат.
Список тех, кто сохранил право на пониженные тарифы, мы привели в памятке ниже. Компании должны заниматься определенным видом деятельности или работать в специальных регионах. Есть и другие условия. Например, ИТ-компании вправе в 2019 году перейти с общего тарифа на льготный, если получили документ об аккредитации, доля доходов от продажи программ за 9 месяцев 2018 года не менее 90 процентов от всех доходов, а среднесписочная численность работников за тот же период не менее 7 человек (п. 5 ст. 427 НК). Если ИТ-компания по итогам 9 месяцев 2018 года утратила право на пониженные взносы из-за доли доходов, а за 2018 год отвечает требованиям, она вправе применять льготные тарифы и в 2019 году (письмо Минфина от 01.02.2019 № 03-15-06/5854).
Памятка. Кто в 2019 году исчисляет взносы по пониженным тарифам
Как рискованно снижать взносы
Есть несколько популярных способов сэкономить взносы, но далеко не все они безопасны.
Например, фирмы экономят, выдавая работникам займы вместо зарплаты, а потом прощают сумму. С прощенных займов взносы платить не нужно. Но ФНС давно знает о такой схеме (письмо от 30.05.2018 № БС-4-11/10449@). Так что если регулярно прощать заем, то после камералки доначислят взносы.
Еще одна популярная схема — когда фирма начисляет директору зарплату работников, а тот раздает лишнее сотрудникам. Упрощенцы экономили за счет того, что с доходов сверх лимита не платили пенсионные и социальные взносы. Теперь выплаты выше предельной базы облагаются пенсионными взносами по ставке 10 процентов, поэтому такая схема стала менее выгодной. Кроме того, инспекторы в курсе такой уловки и вычисляют нарушения на допросах работников в ИФНС.
Также компании экономят, увольняя работников с компенсацией трех заработков, а затем принимают их назад. Выплаты при увольнении не облагаются взносами (п. 2 ч. 1 ст. 422 НК, письмо Минфина от 23.05.2018 № 03-15-06/34730). Но если сотрудники часто мигрируют, инспекторы заподозрят схему. Отменить решение получится, если выплата была разовой, а компания обоснует, почему сотрудник вновь занял должность (определение Верховного суда от 16.06.2017 № 307-КГ16-19781 по делу № А42-7562/2015). Например, новый руководитель не справлялся с обязанностями и пришлось вернуть уволенного работника.
На заметку
На заметкуКак фирмы экономят при помощи самозанятых
Новый способ экономии — при помощи самозанятых. Действующих работников нельзя перевести в самозанятых, так как в течение двух лет они не могут применять новый спецрежим по услугам бывшему работодателю. Поэтому компании предлагают стать самозанятыми соискателям, которые раньше у них не работали, или бывшим подрядчикам. Подрядчик может стать самозанятым и выполнять те же работы, которые делал, только в рамках спецрежима.
Чтобы обосновать, почему самозанятые сидят в офисе, компании заключают с ними договор аренды рабочей площади. Самозанятый платит компании за аренду, а фирма ему за услуги. Услуги облагаются по ставке 6 процентов, а не 13 процентов. А с полученных сумм взносы не платит ни фирма, ни сам человек. Гражданину такая схема выгодна, если он хочет сэкономить на НДФЛ и ему неважно, что будет с его пенсией. Период работы в качестве самозанятого не включается в страховой стаж, и за этот период не начисляются пенсионные баллы.
Как сэкономить при помощи компенсаций
Есть и другие способы сэкономить, компенсируя работникам часть зарплаты. Иногда проверяющие начисляют взносы на эти суммы, но фирмам удается оспорить решения (см. таблицу вверху). Рассмотрим компенсации, которыми работодатели могут заменить часть зарплаты.
Таблица. Как компании спорили с ИФНС из-за компенсаций работникам
Компенсация личных расходов
В каждой фирме есть сотрудники, которые регулярно покупают абонементы в фитнес-клуб, платят за содержание детей в садике, оплачивают путевки в детские санатории и т. п. Возместите работникам часть личных расходов. Компенсация социальных расходов не относится к оплате труда, а значит, не облагается взносами (п. 1 ст. 420 НК).
Минфин считает, что компенсация занятий спортом и других личных благ работникам облагается взносами (письмо от 13.10.2017 № 03-04-06/67116). Но если вы верно пропишите компенсации в документах, то есть шансы обосновать, что выдаете работникам социальные выплаты (определение Верховного суда от 30.03.2017 № 310-КГ17-2161).
Также не нужно начислять взносы со стоимости путевок членам семьи работника. Компания не состоит в трудовых отношениях с этими физлицами, поэтому выплаты в базу по взносам не включайте. С этим согласен Минфин (письмо от 15.01.2019 № 03-04-06/1107).
Как оформить. Поделите сначала зарплату на оклад и доплаты. Доплаты установите индивидуальные каждому работнику. Если сотруднику нужно компенсировать личные расходы, основная доплата будет ниже, чем у остальных коллег, а разница — это компенсация личных трат.
Пропишите в разделе о гарантиях и компенсациях коллективного договора, что возмещаете личные расходы сотрудников. Так вы установите, что выплаты социальные, а не трудовые. Компенсации не должны зависеть от должности и стажа. Поэтому в договоре закрепите, что возмещаете расходы всем сотрудникам, кто представит документы о соответствующих расходах (см. образец 1).
Образец 1. Фрагмент коллективного договора с условием о компенсации расходов
Проценты по ипотеке
Некоторые работники берут жилье в ипотеку. Проценты часто превышают стоимость жилья в несколько раз. Если компания компенсирует проценты вместо зарплаты, то такая выплата освобождена от взносов (подп. 13 п. 1 ст. 422 НК, подп. 14 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Работник не сможет получить имущественный вычет на ипотечные проценты, которые компенсировала компания (письмо Минфина от 29.03.2018 № 03-03-07/20010). Но ему может быть выгодна компенсация, если он купил квартиру после 1 января 2014 года. Вычет по процентам ограничен 3 млн руб. С процентов сверх лимита человек все равно не получит вычет. А если фирма компенсирует эти расходы, то можно сэкономить на взносах.
Выплаченные проценты по ипотеке можно отразить в расходах на оплату труда, но с учетом ограничения — не больше 3 процентов от расходов на оплату труда (п. 24.1 ст. 255 НК). Норму по расходам определяйте ежемесячно нарастающим итогом с начала года (письмо Минфина от 03.10.2017 № 03-04-06/64194).
Компании на общем режиме не удерживают НДФЛ с компенсации ипотечных процентов (п. 40 ст. 217 НК). Для упрощенцев, по мнению Минфина, эта льгота не действует (письмо от 27.12.2017 № 03-11-11/87360). Не платить налог с компенсации можно только в случае, когда компания учитывает ее в «прибыльных» расходах. Значит, рискованно не удерживать НДФЛ с выплат по процентам, так как налоговики могут доначислить налог. Во врезке смотрите, как проценты показать в отчетах.
На заметку
Как компенсацию процентов по ипотеке отразить в отчетах 6-НДФЛ. Покажите выплату по строке 020, если удерживали НДФЛ. Налог удерживайте в день, когда выдали деньги сотруднику. Перечислите налог не позднее чем на следующий день (ч. 6 ст. 226 НК).
Справка 2-НДФЛ. Отразите выплату, если удерживаете с компенсации НДФЛ. Специальных кодов нет. Используйте код дохода 4800.
Расчет 4-ФСС и ЕРСВ. Компенсацию ипотечных процентов покажите в составе общих выплат работнику. Затем всю сумму отразите среди необлагаемых выплат.
Как оформить. Пропишите в трудовом договоре, что возмещаете ипотечные проценты работнику (абз. 1 ст. 255 НК). Если условия о компенсации в договоре нет, инспекторы могут исключить выплату из расходов по оплате труда и суды их поддержат (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2013 по делу № А79-5701/2011). Чтобы определить сумму компенсации, попросите у работника документы:
- заявление о выплате компенсации в произвольной форме (см. образец 2 ниже);
- справку из банка с расшифровкой процентов;
- копию кредитного договора с графиком платежей;
- копию договора участия в долевом строительстве многоквартирного дома или договора купли-продажи жи
- квитанции банка.
Образец 2. Как оформить заявление о компенсации ипотечных процентов
Эти документы подтвердят, что компания возмещает именно уплаченные проценты. Причем плательщиком в квитанциях банка должен быть именно работник, а не другое физлицо. Если за сотрудника проценты платит кто-то другой, то и возмещать нечего (письмо Минфина от 13.01.2014 № 03-03-07/291). О том, как учитывать проценты, если супруги оформили недвижимость в долевую собственность, смотрите во врезке.
Еще три частых вопроса про ипотечные проценты
Может ли компания возмещать расходы по ипотеке, если работник не получает зарплату?
Может. У компании сохраняются трудовые отношения с сотрудником, даже если он оформил неоплачиваемый отпуск, ушел в декрет или по иным причинам не получает зарплату. Взносы с процентов разрешено не платить, если компания их возмещает работнику. Значит, условие выполнено.
Супруги оформили жилье в долевую собственность. Можно ли возмещать расходы работнику, если за ипотеку платит жена?
Возмещать проценты можно работнику, но если он сам их перечислил. Если за ипотеку платит супруга-созаемщик, то вы можете платить компенсацию ей при условии, что она — работник компании.
Можно ли в 2019 году возместить работнику проценты, которые он выплатил в 2018 году и в более ранний период?
Можно. Компания сама устанавливает период, за который платит компенсацию, и прописывает его в приказе. Главное, чтобы в это время работник числился в компании.
Компания вправе, а не обязана возмещать проценты по ипотеке работнику. Поэтому директор должен издать приказ (см. образец 3 ниже). В документе пропишите:
- Ф. И. О. сотрудников, которым компания готова возмещать проценты;
- размер компенсации в целом по компании и максимально возможную сумму по каждому сотруднику за опре
- периодичность выплат.
Образец 3. Как составить приказ о компенсации по ипотечным процентам
Компания сама решает, каким именно работникам и сколько она будет возмещать. Главное, чтобы максимум не превышал сумму процентов по кредитному договору. Если директор — единственный учредитель, вместо приказа руководителя оформите решение учредителя.
Опасно возмещать проценты по ипотечному кредиту, которые гражданин выплатил до того, как стал сотрудником. Чиновники запрещают такую компенсацию списывать в расходы (письмо Минфина от 03.04.2012 № 03-03-06/1/176).
Компенсацию безопаснее переводить работнику после того, как он уплатил ее банку. Если компания перечисляет проценты сразу на счет, то ИФНС может посчитать, что возмещения расходов не произошло. Но такие выводы успешно получается оспорить в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 13.09.2016 № Ф10-3181/2016). Суд считает, что компания возмещает проценты независимо от того, кому она перечисляет деньги — работнику или напрямую в банк.
В платежке укажите, что переводите компенсацию процентов по кредиту на покупку жилья (см. образец 4 ниже). Кстати, если работник купил в ипотеку апартаменты, то с компенсации придется платить взносы. Более того, такую выплату не получится признать в расходах. Ведь апартаменты — это не жилье (ст. 16 ЖК).
Образец 4. Что записать в платежке на компенсацию процентов
Оплата за личное имущество
Есть сотрудники, которые используют в работе личное имущество — автомобили, ноутбуки, телефоны. С компенсации за использование имущества страховые взносы не платят (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 13 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Замените часть зарплаты компенсацией. Так вы сможете сэкономить на взносах. Кроме того, с компенсации за использование личного имущества НДФЛ не удерживают (письмо Минфина от 30.04.2015 № 03-04-05/25434). Значит, работники смогут сократить платежи по налогу.
Компенсацию за использование автомобиля отражают в расходах в пределах норм. Для авто с объемом двигателя 2000 куб. см. и меньше месячная норма составит 1200 руб. Если объем двигателя больше, то списать в расходах можно 1500 руб. в месяц. Компенсацию за использование другого имущества в налоговой базе не отражайте, поскольку таких расходов нет в статье 346.16 НК.
На заметку
Нормы утверждены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92
Как оформить. Размер компенсации определите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также укажите, какое имущество будет использовать работник и как часто. В должностной инструкции работника пропишите, что он использует имущество, когда выполняет трудовые обязанности.
Подтвердите, что имущество принадлежит сотруднику, а вы используете его в деятельности фирмы (письмо Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62152). Например, если платите за машину, возьмите у работника копию свидетельства о регистрации автомобиля. После каждой поездки оформляйте путевые листы с маршрутом движения.
Бухгалтер выплачивает работнику компенсацию по приказу руководителя. Приказ составьте в произвольной форме (см. образец 5).
Образец 5. Как оформить приказ о выплате компенсации
за правильный ответ
