Что изменилось в работе с подотчетными: шпаргалка для вас, памятки для работников

Работник летал в командировку

Что изменилось. С 25 февраля Минтранс разрешил пассажирам летать без бумажного посадочного талона (приказ от 14.01.2019 № 7). Если вы зарегистрировались на сайте авиакомпании и получили электронный талон, вы вправе пройти на посадку. Достаточно показать электронный талон, например, на телефоне. В частности, на электронные талоны уже перешли «Аэрофлот», S7 и «Люфтганза».

Что требовать у работников. До поправок в Минфине считали, что учесть расходы можно, если работник принес распечатку электронного авиабилета и бумажный посадочный талон с отметкой о досмотре. А если нет бумажного талона, нужна справка из авиакомпании, которая подтверждает перелет (письмо Минфина от 17.12.2018 № 03-03-07/91528, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957).

Налоговики, которых мы опросили, считают, что можно подтвердить расходы на перелет распечаткой электронного посадочного талона и маршрутной квитанцией электронного билета. Но, как мы выяснили, в Минфине по-прежнему настаивают, что нужен бумажный посадочный талон и с отметкой о досмотре. Если же работник не взял бумажный талон, обратитесь в авиакомпанию за справкой о перелете. Как правило, такие справки стоят от 1 тыс. руб. Если же нет ни справки, ни бумажного посадочного талона, расходы на заграничный перелет подвердит копия загранпаспорта с отметкой. Чиновники согласны, что траты можно подтвердить косвенными доказательствами (письмо Минфина от 17.01.2019 № 03-03-07/1837). Шпаргалку по подотчетным для главбуха и памятку для работников — смотрите ниже.

ШпаргалкаСкрытьШпаргалка. Как оформлять и учитывать подотчет

ПамяткаСкрытьПамятка. Что приложить к авансовому отчету

Подотчетник купил маркированный товар

Что изменилось. Правительство добавило в кассовый чек новый реквизит — код товара (постановление от 21.02.2019 № 174). Продавцы будут пробивать на ККТ код по товарам, что подлежат обязательной маркировке.

Что требовать от работников. Если работник покупает маркированные товары, пока не требуйте чеки с кодом товара. Обязательным код станет по истечении трех месяцев после того, как вступил в силу акт об обязательной маркировке. Подробнее читайте в статье «В кассовом чеке стало больше реквизитов».

Сотрудник принес чек без расшифровки товаров

Что изменилось. Предпринимателям на упрощенке или патенте дали право до 1 февраля 2021 года выдавать чеки только с общей суммой без названий товаров (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Поэтому если подотчетник покупал товар у таких продавцов, то он может получить чек без расшифровки.

Что требовать от работников. Если подотчетник принес чек без названий товаров, требуйте дополнительно товарный чек.

В чеке, приложенном к авансовому отчету, должны быть названия товаров, работ или услуг, а также цена и количество. Налоговики примут расходы, если из документов ясно, что именно приобрела и оплатила компания (письмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344). Обычные онлайн-чеки отвечают этому требованию. Название, цена и количество товаров, работ либо услуг — обязательные реквизиты онлайн-чека (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Директор в командировке брал такси через самозанятого

Что изменилось. С 1 января предприниматели и обычные граждане могут встать на учет как самозанятые (см. интервью на с. 6). Сейчас «Яндекс.Такси» активно предлагает самозанятым таксистам присоединиться к их партнерской программе. «Физики» платят «Яндексу» за программу для сбора заказов, а о своих доходах отчитываются сами через приложение «Мой налог». Поэтому есть вероятность, что сотрудник в командировке возьмет в аэропорту такси у водителя, который стал самозанятым.

Что требовать от работников. Если сотрудник использовал «самозанятое» такси, он должен получить от водителя чек из приложения «Мой налог». Налоговики согласились, что этого документа достаточно, чтобы подтвердить расходы (п. 3 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Чек самозанятого должен иметь QR-код и все обязательные реквизиты: дату, время, Ф. И. О. продавца, наименование товаров, работ или услуг, цену, сумму и т. п. (п. 6 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Проверьте, чтобы в чеке стоял налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (см. рисунок).

Рисунок. Чек самозанятого гражданина

Кроме того, для всех поездок потребуется документ с маршрутом. Он докажет налоговикам, что работник взял такси для служебных целей, а расходы обоснованны. Сервис «Яндекс.Такси» высылает подобные справки по всем поездкам, в том числе и когда водитель является самозанятым. Если в такси сотрудник получил лишь чек, попросите его составить справку с маршрутом поездки самостоятельно. Он укажет, откуда и куда именно перемещался на такси.