Все статьи номера
Не прочитано
4 , Апрель 2019
Подотчетные

Что изменилось в работе с подотчетными: шпаргалка для вас, памятки для работников

Все больше бумажных документов меняются на электронные: билеты, чеки, а теперь посадочный талон. Это удобно, но сразу не ясно, как подтвердить расходы, если у работника нет бумажного документа со штампом. Мы разобрали эти и другие сложности, которые появились с расходами на подотчетные в этом году.

Работник летал в командировку

Что изменилось. С 25 февраля Минтранс разрешил пассажирам летать без бумажного посадочного талона (приказ от 14.01.2019 № 7). Если вы зарегистрировались на сайте авиакомпании и получили электронный талон, вы вправе пройти на посадку. Достаточно показать электронный талон, например, на телефоне. В частности, на электронные талоны уже перешли «Аэрофлот», S7 и «Люфтганза».

Что требовать у работников. До поправок в Минфине считали, что учесть расходы можно, если работник принес распечатку электронного авиабилета и бумажный посадочный талон с отметкой о досмотре. А если нет бумажного талона, нужна справка из авиакомпании, которая подтверждает перелет (письмо Минфина от 17.12.2018 № 03-03-07/91528, от 28.02.2019 № 03-03-05/12957).

Налоговики, которых мы опросили, считают, что можно подтвердить расходы на перелет распечаткой электронного посадочного талона и маршрутной квитанцией электронного билета. Но, как мы выяснили, в Минфине по-прежнему настаивают, что нужен бумажный посадочный талон и с отметкой о досмотре. Если же работник не взял бумажный талон, обратитесь в авиакомпанию за справкой о перелете. Как правило, такие справки стоят от 1 тыс. руб. Если же нет ни справки, ни бумажного посадочного талона, расходы на заграничный перелет подвердит копия загранпаспорта с отметкой. Чиновники согласны, что траты можно подтвердить косвенными доказательствами (письмо Минфина от 17.01.2019 № 03-03-07/1837). Шпаргалку по подотчетным для главбуха и памятку для работников — смотрите ниже.

ШпаргалкаСкрытьШпаргалка. Как оформлять и учитывать подотчет

ПамяткаСкрытьПамятка. Что приложить к авансовому отчету

Подотчетник купил маркированный товар

Что изменилось. Правительство добавило в кассовый чек новый реквизит — код товара (постановление от 21.02.2019 № 174). Продавцы будут пробивать на ККТ код по товарам, что подлежат обязательной маркировке.

Что требовать от работников. Если работник покупает маркированные товары, пока не требуйте чеки с кодом товара. Обязательным код станет по истечении трех месяцев после того, как вступил в силу акт об обязательной маркировке. Подробнее читайте в статье «В кассовом чеке стало больше реквизитов».

На заметку

Что изменится в кассовых чеках с 1 июля?

С 1 июля 2019 года вступят в силу сразу две поправки по ККТ, которые повлияют на работу с подотчетниками.

1. Продавец должен пробивать наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Поправка коснется случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).

2. Организации и ИП на общей системе, УСН и ЕНВД, которые оказывают услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО вместо чеков (п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и другие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков смогут выписывать только ИП на патенте и лишь по некоторым услугам.

Сотрудник принес чек без расшифровки товаров

Что изменилось. Предпринимателям на упрощенке или патенте дали право до 1 февраля 2021 года выдавать чеки только с общей суммой без названий товаров (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Поэтому если подотчетник покупал товар у таких продавцов, то он может получить чек без расшифровки.

Что требовать от работников. Если подотчетник принес чек без названий товаров, требуйте дополнительно товарный чек.

В чеке, приложенном к авансовому отчету, должны быть названия товаров, работ или услуг, а также цена и количество. Налоговики примут расходы, если из документов ясно, что именно приобрела и оплатила компания (письмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344). Обычные онлайн-чеки отвечают этому требованию. Название, цена и количество товаров, работ либо услуг — обязательные реквизиты онлайн-чека (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Директор в командировке брал такси через самозанятого

Что изменилось. С 1 января предприниматели и обычные граждане могут встать на учет как самозанятые (см. интервью на с. 6). Сейчас «Яндекс.Такси» активно предлагает самозанятым таксистам присоединиться к их партнерской программе. «Физики» платят «Яндексу» за программу для сбора заказов, а о своих доходах отчитываются сами через приложение «Мой налог». Поэтому есть вероятность, что сотрудник в командировке возьмет в аэропорту такси у водителя, который стал самозанятым.

Что требовать от работников. Если сотрудник использовал «самозанятое» такси, он должен получить от водителя чек из приложения «Мой налог». Налоговики согласились, что этого документа достаточно, чтобы подтвердить расходы (п. 3 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Чек самозанятого должен иметь QR-код и все обязательные реквизиты: дату, время, Ф. И. О. продавца, наименование товаров, работ или услуг, цену, сумму и т. п. (п. 6 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Проверьте, чтобы в чеке стоял налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (см. рисунок).

Рисунок. Чек самозанятого гражданина

Кроме того, для всех поездок потребуется документ с маршрутом. Он докажет налоговикам, что работник взял такси для служебных целей, а расходы обоснованны. Сервис «Яндекс.Такси» высылает подобные справки по всем поездкам, в том числе и когда водитель является самозанятым. Если в такси сотрудник получил лишь чек, попросите его составить справку с маршрутом поездки самостоятельно. Он укажет, откуда и куда именно перемещался на такси.

На заметку

Что делать, если работник получил только электронный чек?

Попросите работника распечатать электронный чек, который он получил. Этот документ приравнивается к бумажному чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому претензий у налоговиков не будет.

Если подотчетник оплатил товар через онлайн-банк, продавец должен прислать ему электронный онлайн-чек (п. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Тогда бумажный документ он не получает. В обычном магазине покупатель тоже может получить только электронный чек (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Посоветуйте подотчетникам скачать мобильное приложение ФНС «Проверка кассового чека». Если работник отсканирует QR-код на бумажном чеке, то в приложении сможет получить электронный чек. Они появятся в разделе «Мои чеки» и будут храниться в программе. Тогда если даже он потеряет или испортит бумажный чек, то из приложения распечатает электронный и приложит к отчету.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Что должен приложить к авансовому отчету подотчетный работник, если продавец выдал онлайн-чек с общей суммой, без наименования товара?
В онлайн-чеке должны быть названия товаров, работ или услуг, а также цена и количество. Если продавец указал только общую сумму, требуйте товарный чек с расшифровкой покупки.
только онлайн-чек
чек и товарный чек
онлайн-чек и БСО