Все статьи номера
Не прочитано
4 , Апрель 2019
Зарплата и кадры

Проверьте документы, которые подаете в фонд на работников

В этом году стало больше регионов, где пособия работникам платит ФСС. Но чтобы сотрудники получили выплаты, работодатели должны передать данные в фонд. Оказалось, что многие фирмы ошибаются, когда заполняют документы. Перечень ошибок собрали региональные отделения ФСС.

С 1 января 2019 года в 11 новых регионах пособия работникам платит ФСС, с 1 июля 2019 года к пилотному проекту присоединятся еще 9 регионов (постановление Правительства от 01.12.2018 № 1459). Список регионов, которые перешли на новые правила в этом году, смотрите в статье «Что принес упрощенцам 2018 год и к чему готовиться в скором будущем».

Как работники получают пособия в пилотных регионах

Чтобы получить пособие от ФСС, работник пишет заявление и передает документы работодателю.

Далее порядок действий зависит от численности работников компании за прошлый год. Если численность составила более 25 человек, то на основании заявления и документов работника компании заполняют реестр сведений и подают в фонд в электронном виде.

Фонд утвердил три разные формы реестров и порядок их заполнения. Первый — для пособий по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам (приложение 1 к приказу ФСС от 24.11.2017 № 579, далее — приказ № 579). Второй реестр — для пособий на рождение ребенка (приложение 3 к приказу № 579). Третий — для пособий по уходу за ребенком до полутора лет (приложение 5 к приказу № 579).

Компании, численность работников которых за прошлый год 25 человек и менее, могут выбрать, как подать сведения в фонд. Вариант 1 — так же, как компании с большей численностью. То есть заполнить и направить в фонд реестр через интернет. Вариант 2 — подать в фонд заявление работника, документы, необходимые для назначения пособия (листок нетрудоспособности, акт о несчастном случае и др.), и опись заявления и документов по форме (приложение 2 к приказу ФСС от 24.11.2017 № 578).

Если компании сдают отчетность в электронном виде, то удобнее составить и передать электронный реестр, чтобы не снимать копии с документов.

Как заполнить электронные реестры пособий

Заполнить электронные реестры можно в программе, в которой вы ведете учет, или при помощи бесплатной программы ФСС. Программа фонда есть на сайте fss.ru в разделе «Скачать программы». Она называется «Подготовка расчетов для ФСС». Можно установить версию для одного компьютера или для нескольких.

В программе ФСС сначала заполните справочники компаний и физических лиц. В справочнике организаций занесите данные работодателя и поликлиник, которые выдавали бюллетени. В справочнике физлиц — данные работников и Ф. И. О. врачей (см. рис. 1).

Рисунок 1. Заполните справочники

Затем введите данные о каждом пособии. Для этого зайдите в программе в раздел «Учетная работа»/«Подготовка реестров ЛН». Нажмите кнопку «Вставить» и в новом окне выберите вид пособия, работника, страхователя, медицинское учреждение и вид листка — бумажный или электронный (см. рис. 2).

Рисунок 2. Заполните общие сведения о пособии

Если сотрудница болела или уходит в декрет, заполните данные из больничного — кто выдал, на какой период, данные для расчета пособия и т. п. Если работница получает пособия в связи с рождением ребенка или по уходу за детьми, заполните данные приказа об отпуске, справки о рождении, справки с места работы второго родителя о том, что он не получал пособие, и др.

Для любых пособий выберите, каким способом работники получат выплату — почтовым переводом или на счет в банке (см. рис. 3).

Рисунок 3. Заполните данные для выплаты пособия

Какие ошибки допускают работодатели в реестрах

Так как компании только начали составлять реестры, то часто допускают в них ошибки. Например, список подобных ошибок собрали в отделении ФСС по Республике Хакасия (новость от 08.02.2019 на сайте r19.fss.ru).

Больничные и декретные. Чаще всего компании ошибаются в датах. Например, неверно указывают дату больничного, период выплаты пособия и т. п. Программа не сформирует реестр, если вы заполните дату выдачи бюллетеня более позднюю, чем дата выхода на работу. Если ошиблись в датах болезни, то программа сформирует реестр, но неверно посчитает число дней для оплаты. Тогда есть риск, что фонд выплатит лишнее. Когда заполните реестр, сверьте даты с листком нетрудоспособности.

Также фирмы ошибаются с расчетом стажа работников. От стажа зависит размер пособия по болезни. Если стаж более 8 лет, то фонд выплатит 100 процентов среднего заработка, при стаже от 5 до 8 лет — 80 процентов, при стаже менее 5 лет — 60 процентов. Если завысить стаж, то фонд переплатит пособие.

Компании из северных регионов часто путаются с кодами и коэффициентами. Например, в графе «Условия исчисления» ошибочно указывают код 44 — работа в районах Крайнего Севера, хотя не находятся в таком регионе. Также выбирают не тот районный коэффициент, например 1,3 вместо 1,2. Коэффициент влияет на размер пособий из МРОТ. Если неверно выбрать данные, то фонд завысит пособия. Так как в ошибке виноват работодатель, ущерб взыщут с него.

Если работник принес дубликат листка, то при заполнении реестра нужно поставить галочку в графе «Дубликат». Компании забывают сделать отметку.

Пособия по уходу. Компании по ошибке не заполняют сведения, которые нужно указывать, или, наоборот, заполняют графы, которые нужно оставить пустыми.

Например, фирмы не вносят номер и дату справки от второго родителя о том, что он не получал пособия, хотя эти данные нужны, чтобы фонд назначил пособия. В графе «Дата преждевременного выхода на работу» компании указывают дату окончания отпуска, хотя графу не нужно заполнять. Это приведет к тому, что фонд прекратит платить пособие на день раньше срока.

Также фирмы ошибочно заполняют некоторые графы. Например, в графе «Дата окончания отпуска» указывают не день, когда ребенку исполнится полтора года, а предшествующий день. В этом случае за последний день сотрудница не получит пособие.

На заметку

Как считать дату окончания отпуска по уходу?

Пособие по уходу фонд платит до того, как ребенку исполнится полтора года (подп.«а» п.46 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н). Полтора года — это то же самое, что 1 год и 6 месяцев. Сроки, исчисляемые в годах и месяцах, истекают в соответствующее число последнего года или месяца срока (ст. 14 ТК). Значит, если ребенок родился 04.03.2018, отпуск закончится 04.09.2019.

Но неясно, как считать последний день отпуска, если ребенок родился 31-го числа, а полтора года исполнится в месяце, в котором 28 или 30 дней. Например, ребенок родился 31.03.2018, и полтора года ему будет в сентябре 2019 года. В сентябре 30 дней, и соответствующего числа в этом месяце нет. Какой день считать последним днем отпуска? В ТК нет ответа. Но как указано в ГК, если окончание срока приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, срок истекает в последний день этого месяца (п. 3 ст. 192 ГК). Значит, отпуск закончится 30.09.2019.