Все статьи номера
Не прочитано
5 , Май 2019
Зарплата и кадры

Девять зарплатных проблем из-за майских праздников и пути их решения

В первой половине мая сплошные праздники, а у бухгалтеров дополнительные проблемы. Сколько выдать в аванс, чтобы не переплатить, как оплатить предпраздничные дни, сколько начислить за праздники. Решим все вместе.

Проблема 1. Как не переплатить аванс, если в начале мая всего шесть рабочих дней

В чем проблема. Вы переплатите аванс, если выдадите работникам 40 или 50 процентов оклада. Работник должен получить аванс не больше, чем фактически заработал за это время (разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф в разделе «Дежурный инспектор»).

Зарплату за первую половину месяца надо считать исходя из отработанных дней (письмо Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549). Из-за переноса праздников с 1 по 15 мая всего шесть рабочих дней. А всего по графику пятидневки в мае 18 рабочих дней. То есть за первую половину месяца сотрудники отработают не более 1/3 всего времени за месяц. Поэтому оплата не должна превышать 30 процентов от оклада.

Штрафы за переплату маловероятны, но если работник уволится в середине месяца, то не с чего будет удержать излишек. Зарплата за месяц будет ниже суммы, которую вы выдали авансом. Работник вернет переплату при увольнении только добровольно.

Как решить. Определите сумму аванса исходя из отработанного времени за первую половину месяца (ст. 136 ТК). Если работник получает только оклад и отработал с 1 по 15 мая все положенное время, в аванс он должен получить 1/3 от оклада. В аванс включайте надбавки за ночное время, совмещение должностей, мастерство и стаж, а также прочие выплаты, которые не зависят от итогов за месяц (письмо Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549). Общая формула такая:

 

Проблема 2. Зарплату за апрель выдали до майских, а следующую через 20 дней. Это нарушение?

В чем проблема. Если срок зарплаты за вторую половину месяца выпадает на любой день в интервале с 1-го по 5-е, то заработок за апрель вы выдаете 30-го числа. Ведь с 1 по 5 мая — выходные и праздники, значит, зарплату следует выдавать накануне нерабочих дней (ст. 136 ТК). При этом аванс за май вы выдаете уже в установленный срок, например 20 мая. Во второй половине мая праздников нет.

В результате получается, что между апрельской зарплатой и майским авансом интервал больше половины месяца. Непонятно, надо ли сдвигать срок выдачи аванса в мае на более раннюю дату.

Как решить. Когда вы устанавливаете зарплатные сроки в правилах распорядка или трудовом договоре, разрыв между зарплатными днями действительно должен быть не более 15 календарных дней (письмо Минтруда от 02.03.2019 № 14-2/ООГ-1663). Но вы ничего не нарушаете, если установили зарплатные сроки — 5-е и 20-е число, а выплатили деньги 30 апреля и 20 мая. Интервал между выплатами больше полумесяца. Однако вы выдавали деньги работникам накануне праздничных дней в соответствии с нормами статьи 136 ТК.

В таблице ниже смотрите, когда выдавать зарплату в мае в зависимости от тех дат, которые вы установили в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре.

Таблица 1. Сроки выдачи зарплаты за апрель и май

Проблема 3. Предпраздничный день сокращенный. Что делать с теми, кто работает полдня?

В чем проблема. 30 апреля и 8 мая — предпраздничные рабочие дни. По закону в эти дни рабочее время сокращается на час (ст. 95 ТК). Но в организации трудятся специалисты, у которых и так неполный график, например 4 часа в день, а кто-то работает всего 1 час в день. Непонятно, надо ли им тоже сокращать предпраздничный день или вообще разрешить не приходить на работу.

Как решить. В предпраздничные дни отпускать на час раньше обычного полагается всех работников. Даже тех, кто трудится не 8 часов, а меньше (ст. 95 ТК и решение Верховного суда от 29.09.2006 № ГКПИ06-963). Специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф поясняют, что работа на условиях неполного времени не влечет каких-либо ограничений в правах (ч. 4 ст. 93 ТК). Так что сокращать рабочий день на час нужно даже для тех, кто работает 1 час в день. У этих сотрудников появится дополнительный выходной.

Оплачивайте предпраздничные дни в обычном размере (ст. 112 ТК). Начисляйте зарплату, как если бы работник трудился полных 8 часов или установленное ему сокращенное время. В табеле за 30 апреля и 8 мая отметьте отработанные дни буквенным кодом «ЛЧ» или цифровым 21. Ниже поставьте количество отработанных часов, например, 7 или 5.

Если компания работает непрерывно и работников нельзя отпустить на час раньше, этот час оплачивайте как сверхурочный не ниже чем в полуторном размере (ч. 2 ст. 95 и ст. 152 ТК). В табеле отметьте эти дни кодами «Я/С» или 01/04. Ниже поставьте общее количество отработанных часов и сверхурочное время, например, 8/1.

Проблема 4. Аванс считали без вычета налога, а вторую часть месяца сотрудник не работал. Как удержать НДФЛ?

В чем проблема. Минтруд запретил применять коэффициент 0,87 к авансам (письмо от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549). В министерстве считают, что работники должны получать оплату за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. Удерживать НДФЛ с аванса не позволяет Минфин в письме от 13.02.2019 № 03-04-06/8932. По мнению чиновников, налог нельзя удержать, пока работник не получил доход. А дата дохода для зарплаты — последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК).

Но возникнет проблема, если работник уходит в отпуск с 16 по 31 мая. Всю вторую половину месяца сотрудник не работает. Компания выдаст аванс и отпускные. С отпускных удержит налог, с аванса — нет. Когда фирма начислит зарплату в конце месяца, то удержать налог будет не с чего, так как зарплата равна сумме аванса, а аванс работник получил целиком, без вычета налога.

Как решить. Удержите НДФЛ с майской зарплаты отпускника из первой денежной выплаты в июне, например с аванса. Налоговики согласны (см. мнение ниже).

Когда удержать НДФЛ с майской зарплаты отпускника

Ирина Катронова, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

— Если работник с 16 по 31 мая был в отпуске и зарплата за вторую половину месяца ему не полагается, то удержите НДФЛ за май в июне при ближайшей денежной выплате. Перечислите удержанный налог в бюджет не позднее следующего рабочего дня (п. 4 и 6 ст. 226 НК).

Пример 1. Как удержать налог, если работник уходит в отпуск с 16 мая

Сотрудник отработает 6 дней с 1 по 15 мая , а с 16 по 31 мая уходит в отпуск. Его оклад — 45 000 руб. Начисленные отпускные за 16 дней — 25 840 руб. Компания выдаст отпускные 12 мая и удержит НДФЛ. Аванс заплатит 20 мая в сумме 15 000 руб.

Зарплата за май — 15 000 руб. (45 000 руб. : 18 дн. × 6 дн.). НДФЛ — 1950 руб. (15 000 руб. × 13%). Бухгалтер не сможет удержать налог, так как работник уже получил аванс 15 000 руб. А с отпускных бухгалтер удержит НДФЛ. Исчисленный НДФЛ с майской зарплаты бухгалтер удержит, когда будет платить аванс за июнь. Бухгалтерские проводки следующие:

12 мая

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 25 840 руб. — начислили отпускные;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 3359 руб. (25 840 руб. × 13%) — удержали НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 22 481 руб. (25 840 – 3359) — перечислили отпускные;

20 мая

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 15 000 руб. — перечислили аванс за май;

31 мая

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 15 000 руб. — начислили зарплату за май;

20 июня

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) — удержали НДФЛ с майской зарплаты;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 19 365,79 руб. (45 000 руб. : 19 дн. × 9 дн. – 1950 руб.) — перечислили аванс за июнь за вычетом майского НДФЛ.

Проблема 5. С отпускных удержали НДФЛ без вычета, а за месяц применили вычет. В итоге удержали лишнее. Что делать?

В чем проблема. В мае компания выплатила работнику отпускные, удержала сразу НДФЛ с полной суммы. А по итогам месяца стала применять к зарплате вычеты на детей. И оказалось, что стандартный вычет по НДФЛ больше зарплаты за остаток месяца. Получается, что с отпускных компания удержала больше налога, чем причитается за месяц. Нужно решить, что делать с излишне удержанным НДФЛ.

Как решить. Верните излишне удержанный НДФЛ на счет работника, только если тот напишет заявление (п. 1 ст. 231 НК).

Вы обязаны сообщить работнику, что удержали с него лишний налог, в течение 10 дней, как сами узнали. Поясните сотруднику, что он может написать заявление на возврат либо вы удержите с него меньше налога в следующем месяце.

Если работник напишет заявление, перечислите лишний налог на банковский счет, который работник укажет. Срок — три месяца с момента, как вы получили от сотрудника документ. На сумму возвращенного работнику налога вы уменьшите ближайший платеж в бюджет по НДФЛ.

Если работник не писал заявление, не торопитесь с возвратом. На сумму излишне удержанного налога вы скорректируете НДФЛ со следующего дохода. Например, удержите меньше с зарплаты за июнь.

Пример 2. Как вернуть излишне удержанный НДФЛ

Работник организации был в отпуске с 13 по 31 мая включительно. Начисленная сумма отпускных — 26 885 руб. При выплате бухгалтер удержал НДФЛ — 3495 руб. (26 885 руб. × 13%) и перечислил сумму в бюджет. По итогам мая бухгалтер стал считать зарплату. Оказалось, что начисленная сумма работнику за три рабочих дня в мае — 5000 руб. (30 000 руб. : 18 дн. × 3 дн.). А стандартный вычет за май на троих детей — 5800 руб. (1400 + 1400 + 3000). С учетом всех майских доходов НДФЛ составит 3391 руб. [(26 885 руб. + 5000 руб. – 5800 руб.) × 13%]. С работника удержали 3495 руб., то есть на 104 руб. больше.

Бухгалтер напишет работнику, что удержал с него лишний НДФЛ, и предложит написать заявление на возврат. По заявлению бухгалтер перечислит 104 руб. на счет работника. Бухгалтерские проводки такие:

8 мая

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 26 885 руб. — начислили отпускные;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 3495 руб. (26 885 руб. × 13%) — удержали НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 23 390 руб. (26 885 — 3495) — перечислили отпускные;

20 мая

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 5000 руб. — перечислили аванс за май;

31 мая

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

— 5000 руб. — начислили зарплату за май;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 104 руб. — сторнировали излишне удержанный НДФЛ;

5 июня

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51

— 104 руб. — перечислили излишне удержанный НДФЛ на счет работника.

Таблица 2. Еще четыре зарплатные проблемы из-за майских праздников

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Организация установила зарплатные сроки: 6 и 21-е. Когда нужно выдать зарплату за апрель 2019 года?
Организация обязана выдавать зарплату в те дни, которые указала во внутренних документах. 6 мая — рабочий день, значит, в этот день нужно выдать аванс (ст. 136 ТК).
29 апреля
30 апреля
6 мая