Все статьи номера
Не прочитано
5 , Май 2019
Документооборот

Документы, на которые главбухи зря тратят время

Есть документы, которые главбухи составляют по привычке, но это вовсе не обязательно. Наш опрос показал, на какие бумаги вы зря тратите время, вместо того чтобы заняться другими делами. Узнайте, от чего можно отказаться.

Акты об оказании услуг

76 процентов главбухов составляют акты об оказании услуг, хотя это не обязательно. Например, акты сдачи-приемки оформляют многие арендодатели, охранные, консалтинговые фирмы и т. п.

Можно ли не составлять? Одним из условий признания в бухучете выручки от оказания услуг является факт оказания услуги, который нужно подтвердить первичным документом. При этом ни Гражданский кодекс, ни закон о бухучете не требуют, чтобы таким документом был акт приема-передачи. ГК требует составлять акты только при приемке работ (ст. 720 ГК).

Первичка — это любой, даже непривычный документ. Главное, чтобы он содержал все обязательные реквизиты — название и дату составления документа, наименование исполнителя, название услуг, цену, должность и подписи работников, которые совершили и отвечают за  сделку (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Как выглядит и называется документ, компания решает сама. В качестве первички, подтверждающей факт оказания услуг, можно использовать счет или инвойс. Такие рекомендации выпустил Минфин (приложение к письму от 21.01.2019 № 07-04-09/2654).

Например, при оказании посреднических услуг достаточно составить отчет (ст. 974, 999 и 1008 ГК). При аренде необходимы договор аренды, документы, которые подтверждают перечисление арендной платы, акт приемки-передачи арендованного имущества. Этих документов достаточно, чтобы арендатор мог списать расходы. Ежемесячные акты услуг не нужны. Это подтверждает Минфин (письмо от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067).

Командировочные документы

37 процентов главбухов по привычке оформляют командировочные удостоверения, когда руководитель направляет работников в служебные поездки.

Можно ли не составлять? Необязательно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). Достаточно составить приказ директора о направлении в командировку — в свободной или типовой форме Т-9 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). А после окончания поездки потребовать у работника авансовый отчет, к которому он приложит документы, которые подтверждают расходы — билеты на поезд/самолет, посадочный талон, чеки об оплате жилья и т. п.

Если работник купил билеты и оплатил жилье в поездке из личных средств, а компания возмещает расходы, авансовый отчет не нужен. Но на практике главбухи делают проводки в программе на основании типовых документов. И удобнее оформить авансовый отчет, который можно распечатать и приложить к нему все документы. Чтобы возместить расходы, возьмите у сотрудника заявление на компенсацию затрат. Образец есть на сайте e.26-2.ru в тексте этой статьи.

Документы по ККТ

42 процента главбухов продолжают вести журнал кассира-операциониста и другие документы, если принимают у покупателей наличные.

Можно ли не составлять? При переходе на работу с онлайн-кассами нет необходимости составлять документы, которые компании ранее оформляли при расчетах наличными. С этим согласны чиновники (письма Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42314, от 04.07.2017 № 03-01-15/42317 и от 21.07.2017 № 03-01-15/46715).

Компании вправе не составлять следующие документы:

  • — КМ-1 «Акт о переводе показаний счетчиков на нули»;
  • — КМ-2 «Акт о снятии показаний счетчиков при сдаче ККТ в ремонт»;
  • — КМ-3 «Акт о возврате денег покупателям»;
  • — КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • — КМ-5 «Журнал регистрации показаний счетчиков»;
  • — КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • — КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков и выручке организации»;
  • — КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов»;
  • — КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

На заметку

Три лишних заявления, которые главбухи требуют у работников

Заявление на детский вычет. Собирайте новые заявления, если работник указал в заявлении конкретный год, за который просит вычет, либо изменились условия для вычета — родился еще один ребенок, родитель получил право на двойной вычет и т. п. Кроме того, просите переписать заявления, если фирма реорганизована, а в заявлении старое название компании. В остальных случаях повторные заявления не берите (письмо ФНС от 18.09.2014 № БС-4-11/18849@).

Заявление на отпуск по графику. Сотрудник должен написать заявление на внеплановый отпуск, если собирается отдыхать вне графика. Если же отпуск по графику, тогда нет смысла запрашивать заявление.

Заявление о выдаче подотчетных. Возьмите заявление, если выдаете деньги на основании этого документа. Вы также вправе выдавать подотчетные на основании приказа или другого распорядительного документа (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Если составили приказ, то требовать еще и заявление не нужно.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Какие документы главбух вправе не составлять?
При аренде ежемесячные акты услуг не нужны (письмо Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067). При переходе на онлайн-кассы нет необходимости составлять документы, которые компании ранее оформляли при расчетах наличными. Например, журнал кассира-операциониста (письмо Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42314). Командировочные удостоверения давно отменили (постановление Правительства от 29.12.2014 N 1595).
акт услуг аренды
журнал кассира-операциониста
командировочное удостоверение
все эти документы можно не составлять