Все статьи номера
Не прочитано
6 , Июнь 2019
Личный интерес

Что надо сразу проверить, если вы пришли на новую работу: чек-лист для главбуха

Если вы поменяли работу, то в первые дни придется решать множество задач. Нужно принять дела у предшественника, провести сверку, подготовиться к сдаче отчетности. Наш чек-лист поможет ничего не упустить.

 Примите дела

Принять дела можно у прежнего главбуха, если он еще работает, или у руководителя, если предыдущий главбух уже уволился. Закон не уточняет, в каком порядке передавать дела, поэтому составьте акт, по которому примите документы. Составьте акт приема-передачи в произвольной форме (см. образец).

Образец. Акт передачи документов (скачать образец)

Наименования, даты и другие реквизиты документов перечислять необязательно, да и это слишком трудозатратно. Перечислите папки с документами. Например, «папка с накладными от поставщиков за I квартал 2019 года». Проверьте, что получили документы не менее чем за пять календарных лет, предшествующих году, когда вы пришли в компанию. Именно столько времени компания обязана хранить первичку, отчетность, регистры и другие документы (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Список документов для компании на УСН смотрите в статье «Минимальный набор документов, которые должны быть в каждой компании» («Упрощенка», 2018, № 9).

Укажите в акте дату передачи документов. Акт подписывают прежний и новый главные бухгалтеры, затем его визирует руководитель. Как правило, акт приема-передачи дел составляют в двух экземплярах: один из них хранится в организации, второй — остается у прежнего главного бухгалтера.

 Проверьте, всю ли отчетность сдал предыдущий главбух

Проверьте отчетность, которую сдал предыдущий главбух. Особенно обратите внимание на отчеты за I квартал 2019 года — ведь инспекторы проверяют ее на камералке этим летом. Если отчетность компания сдает на бумаге, проверьте отметки налоговой на экземпляре фирмы. Если главбух отправлял отчетность электронно по ТКС, проверьте, есть ли протоколы о принятии.

За просрочку сдачи отчетности компанию не только оштрафуют, но и могут внезапно заблокировать счета. Приостановят операции по истечении 10 рабочих дней после того, как истек срок сдачи деклараций, 6-НДФЛ или расчета по взносам (п. 3 ст. 76 и п. 6 ст. 6.1 НК). Поэтому вам придется решать вопрос не только с отчетностью, но и с разблокировкой. Инспекции должны разморозить операции не позднее одного рабочего дня, следующего за днем сдачи декларации или расчета (подп. 1 п. 3.1 ст. 76 НК).

 Проведите сверку с бюджетом

Сверка расчетов с ИФНС поможет обнаружить непроведенные платежи, недоимки, начисленные пени. На сумму недоимки налоговики направят требование. А если не погасите, то выставят инкассо.

Кроме того, из-за долгов перед бюджетом компанию не допустят до аукционов по закупкам крупных заказчиков, откажут в лицензии на алкоголь. Заказчик вправе устанавливать требование о том, что у компании не должно быть долгов по налогам. Для этого они требуют справку из инспекции. Компания-участник пыталась оспорить требование, но проиграла (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 09.01.2018 № 09АП-55508/2017).

В другом деле компания не смогла вернуть госпошлину, которую заплатила за лицензию. Департамент торговли и услуг отказал в продлении лицензии на алкоголь из-за долгов по налогам, а пошлину не вернул. Компания обратилась в суд, чтобы вернуть деньги, но арбитры отказали (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 20.11.2017 по делу № А11-12417/2016).

С помощью сверки вы сможете вовремя узнать о переплатах, которые допустил ваш предшественник. Если вы узнаете о переплате до того, как истекли три года, то успеете вернуть или зачесть лишние платежи. Через три года вернуть и зачесть переплату не получится (п. 5 ст. 78 НК).

 Сверьтесь с покупателями и поставщиками

Сверка взаимных расчетов с контрагентами позволит понять, кто кому должен. Кроме этого, вы обнаружите, каких документов не хватает.

Например, поставщик поставил материалы, но не передал накладную. По данным расчетного счета вы обнаружили, что компания заплатила деньги. Но ваш предшественник не оприходовал покупку на счете 10 «Материалы», так как контрагент не дал накладную. По вашим данным вы переплатили, а по данным поставщика переплаты нет, ведь он отразил продажу и накладную в учете. В акте поставщик перечислит суммы и первичку по ним с номером и датой. Так вы обнаружите поставку, запросите документы у контрагента и отразите данные в учете.

Чтобы сверить задолженности со всеми дебиторами и кредиторами, сформируйте акты со своими данными и отправьте их контрагентам. Они либо подтвердят суммы, либо укажут на ошибки. Если контрагент согласится с долгом и подпишет акт, срок исковой давности по этой задолженности начнется заново. То есть вы вправе потребовать долг через суд в течение трех лет, если контрагент откажется платить добровольно.

Например, в одном судебном разбирательстве компания взыскала с покупателя оплату за товары и неустойку, хотя прошло три года с момента поставки. Суд решил, что срок продлевается, если покупатель подтвердил сумму долга в акте сверки. С даты акта три года не истекли (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.02.2018 № Ф02-7398/2017 по делу № А33-4131/2017).

На заметку

Как свериться с бюджетом

Чтобы провести сверку расчетов, напишите в инспекцию заявление в произвольной форме. За основу можно взять бланк из приказа ФНС от 11.01.2007 № САЭ-3-25/2@. В заявлении укажите наименование, ИНН, КПП, период сверки, а также перечень налогов и взносов, которые хотите сверить. Если не указать конкретные налоги и взносы, инспекторы проведут сверку по всем платежам.

Инспекторы должны провести сверку и составить акт в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления. Срок увеличат до 15 дней, если суммы не совпадают. На практике одни инспекции проводят сверку расчетов в день обращения, другие используют отведенные дни — все зависит от загруженности ИФНС.

 Проверьте объект налогообложения

Проверьте, чтобы объект по упрощенке в учетной политике совпадал с объектом в заявлении о переходе на УСН или в заявлении о смене объекта налогообложения. Если объекты не совпадают и ваш предшественник ориентировался на объект в учетной политике, налоговики предъявят претензии.

Если обнаружите нестыковку, сообщите директору. Объект можно сменить только со следующего года, если подать уведомление до 31 декабря текущего года (п. 2 ст. 346.14 НК). Если оставить все как есть, инспекторы доначислят налог исходя из верного объекта и оштрафуют компанию. Только через суд компаниям удается отбиться от претензий.

Из судебной практики

Фирма подала уведомление о переходе на УСН с объектом «доходы», а декларацию сдавала с объектом «доходы минус расходы». Налоговики на камералке доначислили налог с объекта «доходы». Фирма обратилась в суд, и судьи отменили решение инспекции. В учетной политике компания указала, что использует объект «доходы минус расходы». Исходя из этого объекта фирма считала налог в декларации. Значит, фактически с момента создания применяла объект «доходы минус расходы» (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.10.2017 № Ф10-4018/2017 по делу № А54-6296/2016).

 Проведите первичную проверку учета предшественника

Проверить сразу все операции за несколько лет или даже за последний год тяжело. Оставьте эту работу на будущее. Но вам нужно удостовериться, что ваш предшественник верно вел учет. Для этого проведите выборочную проверку. К примеру, проверьте расчеты сплошным порядком за небольшой отрезок времени, допустим, последний месяц. Так вы сможете оценить, как вел учет предыдущий главбух.

Когда будете формировать оборотки, детализируйте остатки. Например, если хотите сверить остатки по счету 60, выберите детализацию по поставщикам, для счета 41 — по наименованиям товаров. По счетам учета имущества (01, 10, 41, 50, 51 и т. п.) остатки должны быть дебетовые. Неверное сальдо учетные программы выделяют красным цветом.

По счетам расчетов могут быть дебетовые или кредитовые остатки в зависимости от того, кто кому должен — вы контрагенту или он вам. Но если по одному и тому же поставщику остаток висит и по дебету, и по кредиту, то есть вероятность, что ваш предшественник ошибся. Кроме того, в программе учета некоторые коллеги задваивают контрагентов. Например, заносят две компании «Альфа-Омега» и «Альфа Омега». Реализацию проводят по одной фирме, а платежи по другой. В итоге по одной компании будет числиться кредиторская задолженность, а по другой — дебиторская (см. пример).

Пример. Как выглядит ведомость по счету 60 с ошибками и после исправления

Образец 1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 с ошибками

Образец 2. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 с ошибками

Какие еще ошибки мог допустить предыдущий главный бухгалтер, читайте в статье «Что проверить в программе учета, прежде чем закрыть год».

Распечатайте оборотно-сальдовые ведомости на дату выхода на работу и заверьте их у директора. Так вы зафиксируете, какие суммы отражены в бухгалтерской программе в первый день вашей работы. Если выявите серьезные ошибки, составьте докладную на имя директора, в которой опишете, к чему приведут недочеты. За искажение налога инспекторы могут оштрафовать фирму на 20 процентов от недоплаченной суммы (ст. 122 НК).

 Восстановите учет, чтобы сдать ближайшую отчетность

Если первичная проверка показала, что в документах беспорядок, придется восстанавливать учет. Быстро решить проблему не получится, поэтому сконцентрируйтесь на тех участках, которые потребуются для сдачи ближайшей отчетности. Остальное сделайте позже.

Например, в июле нужно отчитаться за работников в фонды и инспекцию, заплатить НДФЛ и взносы с зарплаты, а также перечислить аванс по УСН. Для этого нужно разобраться, какую зарплату фирма начисляла и выдавала в апреле — июне. Также потребуется свести доходы и расходы, чтобы посчитать аванс.

Как разобраться с зарплатой. Если в компании нет расчетных ведомостей, надо разобраться, какие суммы компания начисляла. Сначала узнайте, сколько получили работники. Выплаченные суммы, НДФЛ и взносы смотрите по банковской выписке и реестрам. Выясните, обращался ли кто-то из работников за вычетами по НДФЛ. Так вы получите данные, чтобы заполнить расчет по взносам и 6-НДФЛ.

«...В середине апреля вышла на новую работу. Предыдущий главбух уволился в начале марта, то есть полтора месяца никто не вел учет. Директор оплачивал только текущие платежи и перечислил зарплату. Времени качественно восстанавливать учет не было. Ведь в апреле нужно было сдать СЗВ-М, 6-НДФЛ, РСВ и оплатить аванс по УСН.

Я переговорила с директором и выяснила, что новые работники в течение месяца не приходили, а старые не увольнялись. Этих сведений мне хватило, чтобы подготовить СЗВ-М. Затем я сформировала оборотно-сальдовую ведомость, по ней я увидела, что по счету 70 в марте выплачивали зарплату, но не начисляли. Директор пояснил, что сам перечислил зарплату.

Исходя из выплат, я арифметически рассчитала начисленные суммы. Эту информацию использовала, чтобы заполнить 6-НДФЛ и расчет по взносам. Например, сотрудник получил на руки 30143 руб. и ему положен вычет на одного ребенка — 1400 руб. Начисленная зарплата составила 34438 руб. [(30 143 руб. – 1400 руб. × × 0,13) : 0,87]. Сумма НДФЛ — 4295 руб. [(34 438 руб – 1400 руб.) × 0,13...»

Ольга Ботнева, главбух, г. Коломна

Как разобраться с доходами и расходами. Выручку возьмите из банковских выписок и кассовых чеков. Если нет первички по расходам, узнайте из банковской выписки, кому перечислили деньги. Потом вы сможете запросить дубликаты документов у контрагентов и восстановить учет. Какие расходы можно списать, смотрите в статье «Алфавитный справочник расходов на упрощенке».