Все статьи номера
Не прочитано
6 , Июнь 2019
Учет при УСН

Какие компенсации упрощенцы могут учесть в расходах

Вы компенсируете расходы работникам, членам семьи или другим сторонним физлицам? Проверьте по нашей справочной таблице, какие суммы можно списать при расчете УСН и надо ли начислять НДФЛ и взносы.

Таблица. Как учитывать компенсации при УСН

Вид компенсацииМожно ли учесть в расходах по УСННужно ли начислять НДФЛ и взносы
КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКАМ
За использование в работе личного транспортаРасходы учтите в пределах норм:
— 1200 руб. в месяц — автомобили с двигателем объемом до 2000 куб. см;
— 1500 руб. в месяц — авто с двигателем объемом больше 2000 куб. см;
— 600 руб. в месяц — мотоциклы.
Основание — подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК, постановление Правительства от 08.02.2002 № 92.
Расходы на ГСМ или ремонт отдельно не учитывайте (письмо Минфина от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050). Если использовали транспорт только часть месяца, лимит пересчитайте пропорционально количеству дней (письмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).
Документы: приказ директора о выплате компенсации, соглашение о выплате компенсации, заявление работника, копия техпаспорта транспортного средства
Не начисляйте НДФЛ и взносы на сумму компенсации, указанную в соглашении (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235)
За использование в работе прочего личного имуществаВ перечне расходов на УСН компенсаций за прочее имущество работников нет (п. 1 ст. 346.16 НК). Но вы можете ввести доплату к заработку и внести изменения в трудовые договоры или коллективный договор. Тогда выплаченные суммы получится учесть как оплату труда. Пропишите доплату в трудовом или коллективном договоре (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК).
Документы: приказ директора о выплате компенсации, соглашение о выплате компенсации, трудовые договоры с работниками либо коллективный договор, копии документов работников на покупку имущества
Если выплачиваете компенсацию согласно соглашению с работником, не начисляйте НДФЛ и взносы на сумму, указанную в соглашении (письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235). Если оформили компенсацию как доплату к заработку, начисляйте взносы и НДФЛ
За проезд для разъездных работников (курьеров и т. п.)Расходы на компенсацию при УСН не учитывайте (письмо Минфина от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724). Но если вы введете доплату, то сможете включить ее в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 3 ст. 255 НК).
Документы: приказ директора, трудовые или коллективные договоры, копии проездных документов работников, подтверждающие расходы
Если выплачиваете компенсацию, НДФЛ и взносы не начисляйте (письма Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903 и № 03-04-05/46898). Доплаты облагаются НДФЛ и взносами в обычном порядке
За проезд к месту работы и обратно для прочих работниковМожно учесть только доплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК).
Документы: приказ директора, трудовые или коллективные договоры
Начислите НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093)
За проезд к месту отпуска и обратноКомпенсации за проезд по закону учитываются в расходах на оплату труда, если ваша организация расположена в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностях (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 7 ст. 255 НК). Прочие работодатели учитывают компенсации в расходах на оплату труда, только если выплаты прописаны в трудовом или коллективном договоре (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК).
Документы: приказ директора, трудовые или коллективные договоры
Не облагаются взносами компенсации работникам организаций Крайнего Севера и приравненных к нему местностей (подп. 7 п. 1 ст. 422 НК). НДФЛ при выплате подобных компенсаций безопаснее удержать (письмо Минфина от 19.02.2019 № 03-04-06/10572). Компенсации работникам в прочих местностях облагайте НДФЛ и взносами в обычном порядке
За неиспользованный отпуск при увольненииКомпенсации включите в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 9 ст. 255 НК).
Документы: приказ об увольнении, справка-расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Начислите НДФЛ и взносы
За неиспользованный отпуск в период работыКомпенсации включите в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 8 ст. 255 НК).
Документы: приказ о выплате компенсации, справка-расчет компенсации за неиспользованный отпуск, заявление работника на компенсацию
Начислите НДФЛ и взносы
За задержку зарплатыКомпенсация в расходах при УСН не учитывается. В перечне упрощенцев такого расхода нет, к расходам на оплату труда выплата не относится (например, письмо Минфина от 31.10.2011 № 03-03-06/2/164).
Документы: справка-расчет суммы компенсации
НДФЛ с компенсации не удерживайте, а взносы начислите (письма Минфина от 28.02.2017 № 03-04-05/11096 и от 06.03.2019 № 03-15-05/14477)
На питаниеВы вправе учесть компенсацию в расходах на оплату труда, если выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК, письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494).
Документы: приказ директора о выплате компенсации, трудовые или коллективные договоры
Начислите на компенсации НДФЛ и взносы (письмо ФНС от 16.05.2018 № БС-4-11/9257@)
Взамен бесплатного молока работникам во вредных условияхВключите выплаченную сумму в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 3 ст. 255 НК).
Документы: отчет о спецоценке, приказ о компенсации, заявления работников о замене
НДФЛ и взносы не начисляйте (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК)
Выплата 50 руб. в отпуске по уходу за ребенком до трех летВключите компенсацию в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 16.05.2006 № 03-03-04/1/451).
Документы: приказ директора о выплате, заявления работников на отпуск по уходу
НДФЛ и взносы не начисляйте (п. 1 ст. 217 НК, письмо Минфина от 16.10.2018 № 03-15-05/74302)
За обучениеЕсли работник сам заключил договор с образовательным учреждением, а вы возмещаете затраты, компенсация не относится к расходам на обучение персонала (письмо Минфина от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562). Вы сможете учесть расходы в базе по УСН, только если пропишете выплату в трудовом или коллективном договоре (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК).
Документы: приказ директора об обучении сотрудников и дополнительной выплате для обучающихся, трудовые или коллективные договоры
НДФЛ и взносы начисляйте в обычном порядке
За переездКомпенсации работникам за переезд в другую местность в расходах не учитывайте (п. 1 ст. 346.16 НК и письмо Минфина от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531).
Документы: приказ директора, заявление на выплату компенсации, документы, подтверждающие расходы
Компенсация расходов на переезд к новому месту не облагается НДФЛ и взносами (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). С компенсации расходов на аренду жилья в новом месте начислите НДФЛ и взносы в обычном порядке (письма Минфина от 07.03.2019 № 03-04-05/15025 и от 14.01.2019 № 03-04-06/1153)
За лечение работника или членов семьиВы сможете учесть расходы, если пропишете компенсации в трудовом или коллективном договоре (подп. 6 п.1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК).
Документы: приказ директора, трудовые или коллективные договоры
Начислите НДФЛ и страховые взносы на сумму выплаты, если компенсируете расходы работнику (письма Минфина от 01.08.2018 № 03-04-06/54288 и от 02.04.2019 № 03-15-06/22749)
КОМПЕНСАЦИИ КОНТРАГЕНТАМ ПО ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫМ ДОГОВОРАМ
За расходы подрядчика-физлицаКомпенсация подрядчику как отдельный расход при УСН не учитывается (п. 1 ст. 346.16 НК). Но вы сможете учесть сумму как материальные расходы или расходы на ремонт (подп. 3 или 5 п. 1 ст. 346.16 НК). Пропишите в договоре, что цена работ складывается из фиксированной суммы и переменной составляющей, которая зависит от величины понесенных расходов подрядчика.
Документы: договор подряда, акт выполненных работ, отчет о расходах подрядчика
Если подрядчик — физлицо, с выплаты удержите НДФЛ (письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-05/35131). Страховые взносы не начисляйте (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК)
За коммунальные или прочие платежи арендодателюКомпенсацию коммунальных платежей вы вправе включить в материальные расходы при УСН, если выплата предусмотрена договором аренды (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК).
Документы: договор аренды, акт приемки-передачи помещения, справка от арендодателя, копии документов от коммунальных служб
Если арендодатель — физлицо, с выплаты удержите НДФЛ (письмо Минфина от 22.10.2013 № 03-04-05/44165). Страховые взносы с выплаты не начисляйте (п. 4 ст. 420 НК)
За расходы посредникаКомпенсация расходов подрядчика как отдельная статья при УСН не учитывается. Но вы можете учесть расходы, если они связаны с покупкой или продажей товаров либо как материальные расходы (подп. 5 и 23 п. 1 ст. 346.16 НК).
Документы: посреднический договор, отчет посредника, копии документов, подтверждающих расходы
Если посредник — физлицо, с выплаты удержите НДФЛ. Страховые взносы не начисляйте (п. 4 ст. 420 НК)
 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Организация весь май 2019 года использовала в работе личный мотоцикл сотрудника. Какую компенсацию можно учесть в расходах по УСН?
Упрощенцы вправе учитывать в расходах компенсации за личный транспорт работников в пределах суммы, установленной Правительством. Для мотоциклов это 600 руб. в месяц (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 и постановление Правительства от 08.02.2002 № 92).
компенсация в расходах не учитывается
600 руб.;
1200 руб.
сумму, которую компания выплатила согласно соглашению с работником