Все статьи номера
Не прочитано
6 , Июнь 2019
Учет при УСН

Необычные расходы, которые директор просит провести через фирму

С этого года компания вправе списать расходы, если директор решил отдохнуть за счет фирмы в турпоездке. Но, кроме туров, руководители просят оплатить и другие затраты. Узнайте, что можно и нельзя провести за счет компании.

Директор часто не понимает, что деньги компании ему не принадлежат, и пытается покрыть свои расходы за счет фирмы. Мы провели опрос и выяснили, что требуют включить в расходы руководители.

Директор хочет дорогой смартфон

Самый частый расход за счет фирмы — это дорогой смартфон. Если директор хочет купить телефон за счет фирмы, сначала нужно определить, кто станет собственником аппарата. От этого зависит, как учитывать расходы на смартфон. Зачастую директор покупает гаджет за свои деньги и оставляет себе, но просит компенсировать покупку. По сути, компания оплачивает личные покупки директора, а такие расходы списать нельзя (ст. 346.16 НК).

Если же телефон приобретает сама фирма или выдает деньги под отчет для покупки смартфона, то собственником остается организация. Она передает гаджет директору в пользование. Расходы на смартфон можно списать, но нужно обосновать покупку. Никто не сомневается, что телефон нужен для работы. Вопросы возникают, когда фирма покупает дорогой аппарат. Например, за 70 тыс. руб., тогда как аналоги стоят 15—20 тыс. руб.

Чтобы обосновать расходы, издайте приказ, в котором запишите, почему покупаете престижный смартфон. Дорогой и стильный аппарат покажет партнерам и покупателям, что бизнес надежен и процветает. Обычно телефон стоит дешевле 100 тыс. руб. В налоговом учете такие расходы можно списать как материальные сразу после оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК ). Но если телефон дороже 40 тыс. руб., то в бухучете придется амортизировать его стоимость. Оплату служебных переговоров также можно включить в расходы на упрощенке (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК).

Руководитель просит оплатить ремонт машины, квартиры или дома

На втором месте по популярности — расходы на ремонт личного имущества. Если директор хочет отремонтировать свою квартиру или дом за счет фирмы, учесть такие расходы не получится. Ведь организовать в жилом помещении офис нельзя (п. 3 ст. 288 ГК). Причем нельзя учесть затраты, даже если директор — единственный учредитель и зарегистрировал фирму по домашнему адресу.

У директора возникнет доход, если компания будет оплачивать ему ремонт квартиры или дома. На эту сумму придется начислять НДФЛ. Взносы не начисляйте, так как оплата ремонта не связана с вознаграждением за труд.

Кроме квартиры, руководители часто просят отремонтировать автомобиль. Возможны три ситуации.

Директор использует автомобиль в служебных целях. Организация должна платить компенсацию. Размер выплаты, которую можно списать в расходы на упрощенке, ограничен. Максимум 1200 руб. в месяц. В эту сумму включены все расходы на ремонт и бензин (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). Значит, списать расходы на ремонт сверх лимита не получится. С компенсации в пределах норм не придется платить НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-04-06/65168). На суммы, уплаченные сверху, придется начислять НДФЛ и страховые взносы (определение Верховного суда от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855).

Компания арендует у директора автомобиль с экипажем. Если машиной пользуется директор, то это аренда автомобиля с экипажем. В этом случае расходы на ремонт несет арендодатель, то есть директор как собственник автомобиля (ст. 634 ГК). Компания может компенсировать затраты на ремонт, но списать расходы не получится.

Фирма арендует автомобиль без экипажа. По договору аренды текущий ремонт — это обязанность арендатора, то есть компании (ст. 644 ГК). Значит, фирма может списать не только арендную плату, но и расходы на эксплуатацию и ремонт машины (подп. 4 п. 1 ст. 346.16, подп. 12 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 20.01.2011 № 03-11-11/10).

Арендная плата — это доход директора, с которого нужно удержать НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Затраты на ремонт в случае аренды машины без экипажа несет фирма. Директор выгоды не получает. Значит, НДФЛ со стоимости ремонта начислять не нужно. Взносы по договорам аренды не начисляйте в любом случае (п. 4 ст. 420 НК).

Директор тратит деньги на спа, детей и хобби

На третьем месте — личные траты на себя, супругу, детей. Оплата личных покупок директора не связана с деятельностью компании. Компания не сможет пояснить, для каких целей директор оплатил поход в спа-салон, сауну или коляску для ребенка. Расходы на хобби директора также не получится списать в расходы, даже если фирма занимается схожей деятельностью. Директор любит возить партнеров, например, на рыбалку или кататься на лыжах? Эти расходы нельзя отнести и к рекламе или списать как представительские на упрощенке.

Руководитель оплачивает спортзал

Последнее место — оплата спорта. Некоторые руководители наслышаны, что работодатель должен тратить на охрану труда не менее 0,2 процента всех затрат (ст. 226 ТК). В перечень мероприятий входит и компенсация занятий спортом (приказ Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н). Поэтому зачастую руководитель просит приобрести за счет компании абонементы в фитнес-клуб, билеты в бассейн или тренажеры для офиса.

Минфин не разрешает списывать затраты на спорт. По мнению чиновников, работники занимаются спортом в свободное от работы время и не приносят компании прибыль. Затраты на спортивные занятия не входят в перечень расходов на УСН (ст. 346.16 НК). Поэтому оплатить абонемент или купить спортинвентарь за счет фирмы не выйдет (письмо Минфина от 27.11.2017 от № 03-03-06/1/78341).

Оплата занятий спортом — это доход работника в натуральной форме (ст. 211 НК). Такие оплаты не входят в список доходов, которые освобождены от налога (ст. 217 НК). Однако групповой абонемент сэкономит НДФЛ. Если нельзя выделить долю каждого работника, компания не может посчитать доход. Ведь нельзя установить, кто и сколько раз воспользовался абонементом. Налоговики могут попробовать разделить затраты пропорционально количеству сотрудников, которые ходили в спортзал, но суды их не поддерживают (постановление ФАС Уральского округа от 26.10.2010 № Ф09-8909/10-С3).

По мнению чиновников, компания должна начислить взносы, если оплатили абонементы работникам. Минфин указывает, что компенсации спортивных занятий нет в перечне выплат, которые освобождены от взносов (письмо от 13.10.2017 № 03-04-06/67116). Но если налоговики потребуют начислить взносы, решение можно оспорить в суде. Судьи признают, что эти выплаты не зависят от труда работников и их квалификации. А так как по закону работодатель может тратить деньги на развитие спорта, то такие выплаты не являются компенсирующими или стимулирующими (определение Верховного суда от 30.03.2017 № 310-КГ17-2161 по делу № А14-14334/2015).

Другие необычные расходы, которые директор оплачивает за счет фирмы