Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Интервью

Бухгалтер теперь не отвечает за ошибки коллег: как избежать штрафов

На вопросы отвечает Владислав Брызгалин, директор группы компаний «Налоговый щит»

— С 9 июня закон освободил главбуха от ответственности в случаях, когда он исказил отчетность по вине других лиц (Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ). Например, если другие работники не передали документы в бухгалтерию либо составили первичку, которая не соответствует реальным операциям. Но во многих малых фирмах главбух сам беспокоится о том, чтобы получить входящую первичку от поставщиков. Освободят ли главбуха от ответственности, если он исказил баланс из-за того, что поставщики задержали документы?

— Да, оснований для штрафа нет. Именно поставщики обязаны составить накладные и другие документы и передать их покупателю вместе с материалами и товарами. А поскольку они этого не сделали, главбух не виноват в том, что не отразил операции в учете. Чтобы обезопасить себя, вносите дату поступления документов в журнал регистрации входящих документов. Если документы от поставщиков приходят по почте, то в журнале укажите номер почтового отправления, либо сохраните конверт.

— Также возможны случаи, что в компании за сбор документов отвечают не главбух, а менеджеры, которые оформляли договор и общались с поставщиками. В должностных инструкциях сотрудников не сказано, что они обязаны передавать документы в бухгалтерию, хотя график документооборота в компании есть. Главбух сможет избежать штрафов?

— Да, сможет. В графике документооборота указывают сроки для передачи документов в бухгалтерию и должности ответственных сотрудников. Директор утверждает график своим приказом, поэтому сотрудники обязаны придерживаться сроков. Если менеджеры или другие сотрудники получили документы от поставщиков, но в бухгалтерию их не передали, штрафовать бухгалтера не за что.

— Как главбух может обезопасить себя, если работники задержали документы. Например, надо ли брать объяснительные у тех, кто отвечает за передачу документов?

— Считаю, что объяснительную стоит собирать в тех случаях, когда сотрудники не приносят документы в течение длительного времени, задерживают большой объем первички или не предоставляют документы на большую сумму. Кроме того, главбух может вести журнал регистрации входящих документов. В нем фиксируйте наименование документов, дату их передачи в бухгалтерию, ФИО и подпись сотрудника, который передал документы. Также вместо объяснительных главбух может оформить докладные на имя директора о том, кто из работников задолжал первичку.

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ

Главбух должен отразить в учете материалы, когда фирма получила ТМЦ. И не важно, передал ли поставщик документы. ПБУ 10/99 требует признавать расходы в том периоде, в котором они имели место (п. 18 ПБУ 10/99). А значит, главбух вправе составить внутренний первичный документ, чтобы отразить операцию. Например, акт по форме ТОРГ-4. Второй экземпляр акта нужно направить поставщику (п. 37 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н). Определить стоимость материалов главбух может на основании договора, счета, платежных документов, а затем откорректирует ее, когда получит документы от поставщика (п. 4 ПБУ 21/2008, п. 40 Методических указаний). Таким образом, стоимость материалов в учете будет незначительно отличаться от реальных цен. В то же время в расходах на упрощенке учесть расходы нельзя, пока фирма не получит оригиналы накладных.

— Еще возможна ситуация, что главбух даже не знает, что произошел определенный факт хозяйственной жизни. К примеру, исполнитель оказал услуги, у которых нет материального результата — консультации и т.п. О том, что услуги оказаны, знает только директор. Он не поставил главбуха в известность. Компании платила авансом, в итоге в учете висит дебиторка, хотя должно быть по нулям. Как главбух может избежать ответственности, если исказит отчетность в этом случае?

— Доказательством, которое освобождает от штра- фа, опять же является журнал входящей документации, в котором не зарегистрированы акты услуг. Но в данном случае главбух может выявить ошибки во время сверки взаимных расчетов с исполнителем по итогам года.

— Если по вине директора или других работников бухгалтер не получил вовремя первичку, то главбух освобождается от ответственности. А могут ли оштрафовать за искажение отчетности руководителя?

— По общему правилу, нет. Руководитель отвечает за надлежащую организацию бухучета, а главный бухгалтер — за ведение бухучета, своевременную сдачу полной и достоверной отчетности (ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому по статье 15.11 КоАП в основном штрафуют бухгалтера. Руководителя привлекут к ответственности , если инспекторы докажут, что именно он виноват в том, что главбух сдал недостоверную отчетность. Например, директор дал письменное указание главбуху учесть расходы по консультационным услугам без акта.

— По закону бухгалтер не отвечает за то, что исказил отчетность из-за несоответствия первички фактам хозяйственной жизни. Возможна ситуация, когда директор приносит авансовые отчеты на стройматериалы, другое сырье и т.п., а фактически эти материалы в компанию не поступали. Главбух приходует материалы, не проверяя, есть ли они в действительности. Рискует ли бухгалтер получить штраф? И если да, как обезопасить себя?

— Главбуха не оштрафуют, если директор составил и утвердил авансовый отчет, к которому приложил подтверждающие документы. Но выявить ошибки в учете поможет ежегодная инвентаризация, которая входит в обязанности главбуха (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Во время инвентаризации главбух выявит нехватку материалов и скорректирует данные бухучета.

— Директор может совершать сделки, которые фактически прикрывают другие операции. Например, заключил договор займа, по которому выдал заем учредителю, а фактически замаскировал выдачу дивидендов. Кто будет отвечать за ?

— Главбуха избежит штрафа, если не знает о махинациях директора. Инспекторы обязаны доказать, что главбух знал о фиктивности сделки. Иначе его вины нет (п. 1 ст. 1.5 КоАП).

— Возможна ситуация, что бухгалтер не отразил операции в учете, а в середине года главбух поменялся. Новый главбух не успел восстановить учет. Может ли новый главбух избежать ответственности за искажение учета, если в ошибках виноват предыдущий главбух?

— Новый главбух не будет отвечать за ошибки предшественника. Главбух отвечает только за те нарушения, в отношении которых инспекторы установят его вину (п. 1 ст. 1.5 КоАП). Доказать вину бывшего коллеги помогут акт инвентаризации учета, в которых главбух зафиксирует, каких документов не хватает.