Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Зарплата и кадры

В чем заблуждаются главбухи при расчетах с работниками

Многие главбухи путаются в зарплатных вопросах. Это показал наш опрос на сайте e.26-2.ru. Узнайте, в чем заблуждаются бухгалтеры, чтобы не допускать ошибок.

Выдают зарплату четко через 15 дней

В чем заблуждаются бухгалтеры. Главбух знаком с Трудовым кодесом и убежден, что выдавать зарплату следует каждые полмесяца, не реже (ст. 136 ТК). Поэтому если срок выплаты попадает на праздник или выходной, главбух сдвигает и следующую выплату. Например, в компании установили зарплатные сроки — 12-е и 27-е число. 12 июня — праздничный день. Поэтому зарплату за май выдали 11-го числа. А следующий аванс — через 15 календарных дней, то есть 26-го числа.

Как надо делать. Выдавайте зарплату в те дни, которые установили в правилах трудового распорядка или другом внутреннем документе компании (ст. 136 ТК). При этом установить эти дни действительно нужно с интервалом в полмесяца, то есть 15 дней.

Если же из-за выходных или праздников вы выдали деньги раньше, то следующую выплату не сдвигайте. Хотя интервал между выплатами окажется больше 15 дней, это не нарушение, поскольку вы выплачивали заработок раньше срока по правилам ТК.

Опасаются выдать зарплату раньше срока

В чем заблуждаются бухгалтеры. Считают, что если выдать на день-два раньше зарплату, то компания нарушит закон. И из-за этого они сами не берут отпуск в начале месяца, чтобы оформить платежки и выдать деньги из кассы.

Например, компания установила срок выдачи зарплаты за вторую половину месяца — 10-е число следующего месяца. А бухгалтер хотел бы уйти в отпуск с 5-го по 15-е, но не может. Ведь без него 10-го числа некому будет выдать зарплату.

Как надо делать. Идеальный вариант — выдавать зарплату в те числа, которые вы прописали в правилах внутреннего трудового распорядка или ином документе (ст. 136 ТК). А если вы в этот день в отпуске, то заранее подготовьте документы. Если вы можете подключиться к «Клиент-банку» удаленно, то сами переведите зарплату и НДФЛ. Если такой возможности нет, попросите руководителя отправить платежки.

Однако в неидеальном варианте директор говорит, что зарплата — это ваши проблемы, а кто-то еще не справится, перечислит деньги не туда и т. п. А от отпуска отказываться тоже не хочется, особенно если подвернулась недорогая путевка или срочно нужно собирать урожай на даче. В таком случае можно выдать зарплату заранее. Например, 4-го числа, в последний день перед отпуском. У вас будет время получить табели, все посчитать, начислить налоги и взносы. Перечислите одновременно зарплату, НДФЛ и взносы.

Закон не запрещает выдавать зарплату раньше установленной даты. Компания не ухудшает положение работника, если выдает зарплату заранее. С этим согласен Минтруд (письмо от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8602). Раньше трудинспекторы пытались наказать работодателей за то, что они выдавали зарплату раньше сроков. Но судьи признали, что данные действия работодателя направлены на улучшение положения работника и не влекут нарушение его прав. Значит, работодатель ничего не нарушает и трудинспекторы не вправе штрафовать его по статье 5.27 КоАП (решение Саратовского областного суда от 27.09.2016 № 21-666/2016).

 

Считают, что аванс и зарплата должны быть равными

В чем заблуждаются бухгалтеры. Главбух знает, что зарплату обязательно выдавать дважды в месяц, не реже чем через полмесяца. И из этого некоторые делают вывод, что обе части заработка должны быть приблизительно равными. Бухгалтер выдает всем работникам в аванс 1/2 оклада. По итогам месяца выплачивает оставшуюся сумму за минусом НДФЛ.

Как надо делать. Аванс — это зарплата за первую половину месяца. Поэтому выплачивать ее нужно исходя из количества отработанных дней с 1-го по 15-е число включительно. Формула расчета такая:

Если же выдаете всегда половину оклада, то переплатите работнику. Например, в этом году в мае аванс нужно было посчитать всего за 6 дней из 18 рабочих дней. А это 30 процентов зарплаты. А если вы это не учли при выплате аванса, то зря потратили деньги компании.

Оплачивают лишние отпускные

В чем заблуждаются бухгалтеры. Работник хочет взять отпуск только на рабочие дни с понедельника по пятницу. А главбух оплачивает отпускные за семь дней, включает еще субботу и воскресенье. При этом объясняет, что иначе нельзя. Якобы выходные обязательно нужно включить в дни отпуска.

Как надо делать. Начисляйте отпускные и включайте в приказ столько дней, сколько запросил работник в заявлении. Кодекс не запрещает предоставлять отпуск только на рабочие дни. Работник вправе делить дни отпуска по своему желанию и согласованию с руководителем. Главное — чтобы одна часть отпуска составляла не меньше 14 дней (ст. 125 ТК).

Поясните работнику, что он теряет в деньгах, если берет отпуск только на рабочие дни. Зато при этом сохраняет дни отпуска, которые может использовать позднее. Если же он берет отпуск с учетом выходных, получит сразу больше денег. Покажите ему разницу в суммах отпускных (см. пример 1).

Пример 1. Как показать работнику расчет отпускных

Работник хочет отдыхать неделю с 1 июля 2019 года. Он советуется с бухгалтером, какой период поставить в заявлении на отпуск: с 1 по 5 июля или с 1 по 7 июля включительно. Бухгалтер рассчитал средний заработок сотрудника для отпускных за период с июля 2018 года по июнь 2019-го, получил 1335 руб.

Бухгалтер пояснил работнику, если тот выберет отпуск с 1 по 5 июля, то за вычетом НДФЛ получит 5807 руб. (1335 руб. × 5 дн. – 1335 руб. × 5 дн. × 13%). При отпуске с 1 по 7 июля — 8130 руб. (1335 руб. × 7 дн. – 1335 руб. × 7 дн. × 13%). Разница в деньгах составляет 2323 руб. (8130 – 5807). Однако в первом случае работник сэкономит два дня отпуска.

Считают отпускные без учета минималки

В чем заблуждаются бухгалтеры. Начисляют отпускные сотруднику с низким окладом и не сравнивают сумму с минималкой.

Как надо делать. Сравнивайте средний заработок для отпускных с величиной из МРОТ. И если фактический заработок окажется ниже, доплачивайте отпускные до МРОТ.

Средний заработок сотрудника с полной рабочей неделей не может быть ниже федерального МРОТ 11 280 руб. (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Не выполните это условие — в случае проверки трудинспекторы могут оштрафовать компанию на сумму до 50 тыс. руб., а директора — на сумму до 20 тыс. руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).

Не все бухгалтерские программы доначисляют отпускные до МРОТ, большинство рассчитывают сумму из фактического заработка. Так что советуем проверять суммы вручную. Алгоритм такой.

ШАГ 1. Посчитайте фактический средний заработок для отпускных по формуле:

ШАГ 2. Вычислите фактический среднемесячный заработок:

ШАГ 3. Сравните среднемесячный заработок с МРОТ. Если средний заработок для отпускных оказался ниже МРОТ, пересчитайте отпускные из минималки по формуле:

ШАГ 4. Доначислите разницу, чтобы общая сумма отпускных была не ниже МРОТ. Подробности расчета — в примере 2.

Пример 2. Как доначислить отпускные до МРОТ

Работник с полным графиком собирается в отпуск с 1 июля на 14 календарных дней. Среднедневной заработок для отпускных — 354 руб. Отпускные исходя из этой суммы — 4956 руб. (354 руб. × 14 дн.).

Среднемесячный заработок равен 10 372,2 руб. (354 руб. × 29,3 дн.). Это меньше федерального МРОТ в 11 280 руб., поэтому нужно доначислить отпускные.

Отпускные из МРОТ равны 5094,19 руб. (11 280 руб. : 31 дн. × 14 дн.). Доначислите работнику еще 138,19 руб. (5094,19 – 4956).

Не проверяют оклады

В чем заблуждаются бухгалтеры. Директор принимает новых работников и устанавливает каждому свой оклад в зависимости от опыта, квалификации и т. п. При этом должность у всех одинаковая, например менеджер. Бухгалтер не перечит директору и начисляет зарплату в той сумме, в которой согласовал руководитель.

Как надо делать. Поясните директору, что устанавливать разные оклады для работников с одинаковыми должностями незаконно. Работодатель обязан обеспечить равную оплату за труд равной ценности (п. 5 ч. 2 ст. 22 ТК). А одинаковые должности предполагают, что у сотрудников одни и те же функции. Следовательно, разные оклады — это дискриминация. За нарушение директора могут оштрафовать на 5 тыс. руб., компанию — на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если функции работников и квалификация различаются, введите для них разные должности, пропишите их в штатном расписании. Например, один работник будет менеджером, другой — старшим менеджером, третий — ведущим менеджером. В этом вы вправе установить разные оклады, при этом не нарушаете закон.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
В каком случае бухгалтер должен доначислить отпускные работнику с полным графиком?
Средний заработок сотрудника с полной рабочей неделей в расчете за месяц не может быть ниже федерального МРОТ 11 280 руб. (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
средний заработок за месяц оказался ниже федерального МРОТ
средний заработок за месяц оказался ниже регионального МРОТ
доначислять отпускные не нужно