Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Документооборот

Как изменились документы на подотчет с 1 июля

С 1 июля 2019 года вступят в силу сразу две поправки по ККТ, которые повлияют на работу с подотчетниками. Узнайте, что теперь требовать от работников, которые брали деньги на хозрасходы или командировку.

Изменение 1. Старые бланки больше не действуют

Предупредите сотрудников, что типографские БСО, к которым подотчетники привыкли, теперь не подходят. С 1 июля такие документы запрещены. Теперь компании и предприниматели, которые оказывают услуги, должны формировать бланки строгой отчетности или обычные кассовые чеки на онлайн-кассах в фискальном режиме (ст. 1.1 и п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 №  54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Например, если подотчетник оплачивал мойку, ремонт автомобиля и другие услуги, он не может принести обычную квитанцию. Продавцы услуг могут работать без кассы лишь в исключительных случаях. Исключения из общего порядка смотрите в таблице.

таблицаСкрытьТаблица. В каких случаях подотчетник может не приносить чеки или БСО

Образец чека РЖД

Новый БСО почти не отличается от обычного онлайн-чека. В нем должны быть все реквизиты, как и в кассовом чеке, в том числе QR-код. Разница только в том, что он называется бланком строгой отчетности (см. статью «Новые БСО с 1 июля: кто выдает, в какой срок и в каком виде»). К авансовому отчету подотчетник может приложить бумажный чек/бланк либо электронный документ, который распечатал на принтере (п. 2 и 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

В связи с поправками неясно, как теперь подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Раньше подотчетники прикладывали к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322). Возникает вопрос: достаточно ли этих документов после 1 июля, чтобы подтвердить расходы? А если нет, то какие бумаги подотчетник должен приложить к авансовому отчету?

С 1 июля в закон о ККТ внесли поправки. По новым нормам, если органы власти вправе утверждать бланки документов при оказании услуг населению, продавец вправе передать клиенту такой бланк на бумаге с QR-кодом, который позволяет идентифицировать чек (п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Если следовать нормам закона, то порядок должен быть следующим. Если физлицо покупает билеты через интернет, оно должно получить электронный билет, а также кассовый чек в электронном виде на e-mail, с которым заходит в личный кабинет на сайте rzd.ru. Кстати, такие чеки подотчетники уже приносят (см. образец справа). Если физлицо покупает билеты в кассе вокзала, то оно должно получить либо кассовый чек вместе с билетом по форме АСУ-Экспресс, либо билет, в котором в числе прочих реквизитов должен быть QR-код. Мы обратились за разъяснениями в ООО «ФПК», которое продает билеты на поезд. В пресс-службе компании ответили, как они будут работать с 1 июля. 

Пресс-служба ОАО «РЖД»

Железнодорожные перевозчики в дальнем и пригородном сообщении (АО «ФПК», Дирекция скоростного сообщения, пригородные компании и др.) будут оформлять проездные документы с учетом требований закона № 54-ФЗ.

Все чеки по проездным документам, которые пасссажиры купили в билетных кассах или на сайте rzd.ru, перевозчики будут направлять в ФНС через оператора фискальных данных. Копии чеков будут отправлять на адрес электронной почты и абонентский номер пассажира. Перевозчики также продолжат выдавать билеты на бланках строгой отчетности.  

Аналогичный ответ представитель перевозчика дал в официальной группе РЖД на сайте www.facebook.com.


Изменение 2. В чеках стало больше реквизитов

Продавец должен пробивать в чеках новые реквизиты: наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Поправка касается случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).

Образец. Чек при расчетах с организацией (фрагмент) 

Работник должен приложить кассовые чеки к авансовому отчету (письмо Минфина от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141). Возникает вопрос: вправе ли компания списать расходы после 1 июля, если в чеках нет новых реквизитов? Минфин и налоговики на местах разошлись во мнениях (см. врезку).

комментарии чиновниковСкрытьМожно ли списать расходы, если в кассовом чеке не хватает реквизитов?

На заметку

Подотчетник не обязан пробивать чек, когда покупает товары, работы или услуги. Исключение — если подотчетник покупает у физлица товары для перепродажи (письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Мы считаем, что компания вправе списать расходы на УСН, даже если в чеке нет реквизитов покупателя. Подотчетник подтвердил, что оплатил расходы. А нарушение в данном случае допустил продавец, который неверно оформил чек.

Еще один вопрос возникает, как продавец должен оформить чеки, если покупатель не предъявил доверенность, но оплатил товары в счет поставки юрлицу. В этом случае продавец оформляет чеки по общим правилам, как если бы продал товар физлицу. Но продавцы могут потребовать, чтобы подотчетник написал заявление о том, что оплатил товар в пользу третьего лица. Сейчас некоторые компании рассылают информационные письма своим контрагентам, где сообщают о таком порядке работы.

С 1 июля изменится еще один реквизит — форма расчетов. Если покупатель расплачивался картой, то продавец должен пробить в чеке форму расчетов «безналичными» вместо «электронными» (письмо ФНС от 20.12.2018 № ЕД-4-20/24850@). Правда, если кассу не перенастроили, это не мешает списать расходы. С этим согласны инспекторы, которых мы опросили.

В нашей группе в WhatsApp подписчики поделились еще одной проблемой, которая связана с новыми чеками (см. слайды).

 

памяткаСкрытьПамятка. Что приложить к авансовому отчету

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Подотчетник покупает товары в розничном магазине для своего ООО, но доверенность не предъявил. Какие из реквизитов должен пробить магазин в чеке?
Продавец должен пробивать в чеках наименование покупателя, если может идентифицировать, что товары приобретает компания или ИП. Идентфицировать покупателя-фирму прдавец может, когда подотчетник покупает товар по доверенности (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).
наименование продавца и покупателя
наименование продавца
наименование покупателя