Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Зарплата и кадры

Как теперь принимать новичков: четыре совета для работодателей

В связи с поправками надо поменять порядок взаимодействия с новичками, которых нанимаете на работу. Четыре совета помогут правильно все организовать и избежать проблем.

Совет 1. Не требуйте с новичков страховое свидетельство

Что изменилось. ПФР больше не обязан выдавать физлицам зеленые карточки (п. 14 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ). Этот документ заменит уведомление о регистрации АДИ-РЕГ. Форма есть в проекте постановления ПФР (regulation.gov.ru, номер проекта 91355). ПФР уже согласовал форму с Минтрудом и до конца июня направит в Минюст. Как только постановление зарегистрируют, фонды будут выдавать новый бланк.

Как теперь делать. При приеме на работу новичок теперь может принести один из двух документов: страховое свидетельство или уведомление по форме АДИ-РЕГ (ст. 65 ТК). Проверьте сведения, которые предоставил новичок, в личном кабинете на сайте ФНС nalog.ru через сервис «Проверить данные физлица для заполнения расчета по страховым взносам». Заполните сведения и направьте запрос. В течение суток налоговики ответят, соответствует ли СНИЛС персональным данным. Копию с документа не снимайте (см. врезку).

На заметку

Можно ли снимать копии с документов новичков?

Не берите у новичков копии паспорта, ИНН, диплома об образовании, военного билета или других документов с персональными данными. Сведения из личных документов перепишите в личную карточку или трудовой договор с работником. Этого будет достаточно. Если вы не сможете пояснить, зачем храните копии личных документов работника, то Роскомнадзор расценит это как избыточную обработку персональных данных и может оштрафовать фирму на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 13.11 КоАП).

Если новый работник не получал СНИЛС, сообщите о нем в ПФР. Попросите новичка написать заявление (см. образец 1 ниже). Заполните и представьте в фонд анкету АДВ-1 и опись АДВ-6-1 (формы утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п). Анкету должен подписать «физик». Не позднее пяти рабочих дней, как получит анкету, ПФР откроет лицевой счет гражданину и выдаст работодателю уведомление о регистрации в системе персучета (письмо Минтруда от 17.05.2019 № 21-3/В-574). Документ сотрудник получит через работодателя.

Образец 1. Заявление о регистрации в ПФР (скачать образец) 

Почему важно. Страховой номер необходим, чтобы заполнить на работника СЗВ-М. Без номера сведения на сотрудника не примут. Например, если новичок устроился на работу в конце месяца, то оформить СНИЛС нужно в течение двух недель. Если не успеете и не подадите на нового сотрудника сведения, фонд оштрафует компанию на 500 руб.

Совет 2. Оформите на новеньких сразу карты «МИР»

Что изменилось. С 1 мая надо перечислять на карты «МИР» пособия за счет бюджетов (постановление Правительства от 11.04.2019 № 419). К ним относят следующие выплаты:

  • — пособие по болезни гражданам, которые пострадали от радиации;
  • — пособие по беременности и родам;
  • — пособие при постановке на учет в ранние сроки беременности;
  • — единовременное пособие при рождении ребенка;
  • — ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет.

В первую очередь изменения коснулись пилотных регионов, где пособия физлица получают напрямую из ФСС. После того как банк получит распоряжение от фонда, он должен перечислить пособие на карту «МИР». Если у физлица нет карты «МИР», банк предложит получить деньги наличными или сообщить счет без какой-либо другой карты (приложение 13 к Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П).

По мнению ФСС, новые правила должны применять все (новость на сайте fss.ru от 07.05.2019). Компании не из пилотных регионов также должны платить пособия на карты «МИР».

Как теперь делать. Позиция ФСС спорная. Ведь в обычных регионах компании сначала перечисляют сотрудникам свои деньги, а в постановлении № 419 сказано о выплатах за счет средств бюджетов. Но учитывая позицию ФСС, договоритесь с новичками, чтобы они сразу завели карты «МИР». Некоторые банки, например Сбербанк, ВТБ, Альфа-банк, открывают такие карты дополнительно к той, которая уже есть у физлица. Если у работника уже есть карта «МИР», тогда открывать еще одну не нужно. Вы сможете переводить пособия на личную карту «физика». Для этого возьмите от работника заявление (см. образец 2). Если работник отказывается оформить карту, есть три способа рассчитать с работником. Первый — выдать пособия через кассу. Второй — перевести деньги на счет, не привязанный к карте. Третий — перевести деньги по почте (ч. 5.4 ст. 30.5 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ).

Образец 2. Заявление работника о переводе пособия на карту «МИР» (скачать образец) 

Если вы начали платить пособие по уходу за ребенком до 1 мая, можете продолжать перечислять деньги на любую карту, пока малышу не исполнится полтора года или истечет срок действия карты. Крайний срок перехода — 1 июля 2020 года. После этой даты детские пособия переводите на карту «МИР».

Почему важно. Если переводите пособия на карту «Мир», то в поле 110 платежки ставьте специальный код 1 (приложение 1 к Положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). Если окажется, что у работника другая карта, то банк отнесет платеж в невыясненные поступления. Тогда у работника будет два варианта: в течение 10 рабочих дней получить деньги наличными или распорядиться перевести деньги на другой счет, к которому не привязана карта (Приложение 13 к положению ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). На 11-ый рабочий день банк вернет деньги работодателю. Из положения № 383-П не ясно, будет ли банк контролировать платежки на пособия, которые работодатель заполнил по-старинке. То есть оставил поле 110 пустым, при этом переводил деньги на счет, к которому привязаны карты Visa или Mastercard. Как сообщают главбухи, данные платежи сейчас проходят без проблем.

Совет 3. Проверьте документы у всех новичков

Что изменилось. Минтруд рекомендовал проверять документы иностранцев при приеме на работу (письмо от 04.12.2018 № 14-2/В-966). Мы также советуем проверить на подлинность паспорт и диплом об образовании у российских новичков.

Как теперь делать. Иностранец предъявляет работодателю в числе прочих документов разрешение на работу или патент (ст. 65 ТК). Разрешение на работу проверьте на сайте сервисы.гувм.мвд.рф. Выберите вкладку «Проверка действительности разрешений на работу и патентов на осуществление трудовой деятельности иностранными гражданами и лицами без гражданства». Если иностранец не получал разрешение или патент, то сайт выдаст сообщение, что документ с таким номером в базе не найден.

Паспорт российского гражданина проверьте, как и разрешение, на сайте сервисы.гувм.мвд.рф. Выберите вкладку «Проверка по списку недействительных российских паспортов». Если паспорт подлинный, сервис укажет, что паспорта среди недействительных нет.

Рисунок 1. Как проверить российский паспорт

Подлинность диплома об образовании можно проверить на сайте frdocheck.obrnadzor.gov.ru. Выберите уровень образования. Затем заполните все поля. Если документ подлинный, сервис покажет полные сведения об образовании.

Рисунок 2. Как проверить сведения об образовании

Что еще проверить у новичков, читайте во врезке.

На заметку

Проверьте записи в трудовых книжках

Выясните, кем и где работал новичок. Направьте сообщение предыдущему работодателю, если приняли человека, который ранее был госслужащим — судебным приставом, специалистом Роспотребнадзора и т. п. Должности названы в приложении к Указу Президента от 18.05.2009 № 557.

Уведомите госорган, если работник ушел с госслужбы менее двух лет назад, даже если он уже успел поработать в другой коммерческой фирме. Срок подачи — 10 календарных дней с даты заключения договора (ст. 64.1 ТК, п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ). Какие сведения надо передать, смотрите в статье «Деятельность упрощенцев заинтересовала прокуратуру».

Если не уведомите о найме экс-чиновника, прокуроры штрафуют организацию на сумму от 100 тыс. до 500 тыс. руб. (ст. 19.29 КоАП). Суд отменит штраф, если сотрудник не сообщил о предыдущей работе, а в трудовой книжке не было должности (постановление Верховного суда от 23.10.2018 № 7-АД18-3).

Почему важно. Проверить документы — в интересах бухгалтера. Серию и номер паспорта работника бухгалтер указывает в разделе 3 расчета по взносам и справке 2-НДФЛ. Инспекторы принимают отчеты с ошибками в паспортных данных, но могут потребовать уточненки.

Что касается диплома, то в должностной инструкции компания вправе зафиксировать требования к образованию. Если сотрудник предоставит поддельный диплом, то его можно уволить (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК). Но есть конфликтные работники, которые потом через суд пытаются восстановиться. Судьи признают увольнение законным (апелляционное определение Свердловского областного суда от 12.07.2017 по делу № 33-11323/2017).

Если же в компании выявят иностранцев, которые трудятся по поддельному разрешению, то фирму оштрафуют на сумму от 250 тыс. до 800 тыс. руб. или приостановят деятельность на срок до 90 суток (п. 1 ст. 18.15 КоАП).

Совет 4. Решите, какой договор заключить

Что изменилось. Верховный суд разрешил налоговикам переквалифицировать договоры подряда в трудовые (определение Верховного суда от 14.02.2019 № 304-КГ18-25124). Информацию о рассмотренном деле ФНС опубликовала на сайте nalog.ru (новость от 07.03.2019).

Как теперь делать. Прежде чем заключить договор с новичком, определитесь, какие у вас отношения — трудовые или гражданско-правовые. Выберите трудовой договор, если вам нужен работник, который будет в течение дня выполнять трудовую функцию — вести бухгалтерский учет, убирать офис, охранять здание и т. д. Гражданско-правовой договор подойдет, если у вас конкретное поручение для кандидата и вам нужен результат. Другие признаки договоров мы привели в таблице ниже.

Таблица. Пять отличий договора подряда от трудового

Почему важно. Если фирма заключала договор с подрядчиком как с ИП, то инспекторы доначислят с выплат взносы, НДФЛ, пени и штрафы. Если же фирма нанимала подрядчика как обычное физлицо, то она уже платила пенсионные и медицинские взносы и НДФЛ. В этом случае инспекторы доначислят социальные взносы, пени и штрафы.

 
Звезда
за правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Компания приняла сотрудника на должность секретаря на время, пока прежний работник в отпуске по уходу за ребенком. Какой договор заключить?
Компания приняла сотрудника на определенную должность. Он будет выполнять трудовую функцию. У него нет задания достичь конкретного результата. Значит, гражданско-правовой договор не подходит. Директор должен заключить с работником срочный трудовой договор.
срочный трудовой договор
гражданско-правовой договор
трудовой или гражданско-правовой договор по выбору директора