Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Онлайн-кассы

Как оформлять возвраты на онлайн-ККТ: алгоритм действий

ФНС выпустила семь методичек по онлайн-кассам. Но среди них нет рекомендаций, как пробивать чеки, если продавец возвращает деньги за товары. Совместно с налоговиками и производителями ККТ мы разобрались во всех нюансах и подготовили алгоритм действий.

Шаг 1. Возьмите у покупателя документы на возврат товара

Получите у покупателя заявление на возврат товара. Оформить заявление покупатель может в произвольном виде. Но вы можете разработать готовый бланк и внедрить его в программу учета. Достаточно выбрать товар, который вернул покупатель, внести Ф. И. О. покупателя и распечатать бланк. Покупатель поставит только свою подпись (см. образец 1).

Образец 1. Заявление покупателя на возврат товара (скачать образец)

Некоторые фирмы включают в заявление паспортные данные покупателя. Компании ориентируются на Порядок ведения кассовых операций, который предусматривает, что возвращать деньги из кассы надо по документу, удостоверяющему личность (п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Однако не все покупатели готовы предоставить паспорт, кроме того, его может не быть у клиента, когда он возвращает покупку. Как быть? Вернуть деньги за товар можно без паспорта. Паспортные данные относятся к персональным, а значит, взять их можно только с согласия покупателя (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Если покупатель такого согласия не дает, это не отменяет его права вернуть товар и получить за него деньги.

Что касается требования выдавать наличные по паспорту из Указания № 3210-У, то оно касается только случая, когда кассир выдает деньги из центральной кассы. Вы не обязаны ориентироваться на это правило, когда выдаете деньги из операционной кассы.

Если покупатель пришел с чеком, то прикрепите чек к заявлению на возврат (п. 1 ст. 502 ГК). Если чека нет, пусть покупатель напишет об этом в заявлении. Вы не вправе отказать покупателю в возврате из-за того, что он потерял чек (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1). Если вернете товар и выдадите деньги без заявления, есть риск, что налоговики признают возврат фиктивным, увеличат на эту сумму выручку и доначислят налоги (см. врезку).

Из судебной практики

Предприниматель возвращал деньги из кассы, а заявления на возврат товаров от покупателей не брал. Налоговики посчитали возврат фиктивным, доначислили ИП налоги на общей системе, так как с учетом возвращенных сумм доход превысил лимит по УСН. Бизнесмен обратился в суд, но арбитры поддержали инспекторов (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.08.2016 № Ф09-7748/16). Раз заявления нет, значит, покупатель товар в магазин не возвращал и деньги за него назад не получал. Бизнесмен сам оформлял возврат товара, чтобы уменьшить полученную наличную выручку.

Шаг 2. Пробейте чек на возврат по кассе

При возврате выбейте чек с признаком «Возврат прихода». Это правило выполняйте независимо от даты, когда возвращаете деньги, — в день покупки или позже, например на следующий день или через неделю (письма Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315 и от 20.11.2017 № 03-01-15/76525). Выбить возвратный чек вы вправе как в день оплаты, так и через несколько дней после того, как покупатель заплатил за товар.

Укажите в чеке сумму, которую возвращаете, и другие реквизиты из исходного чека — наименование товара, систему налогообложения, адрес расчета и пр. (см. образец 2 ниже). Если покупатель возвращает часть товаров, пробейте чек с признаком «Возврат прихода» только на эти позиции.

Образец 2. Чек на возврат прихода

Признак расчета
Признак расчета
Выберите признак «возврат прихода», поскольку возвращаете деньги, которые ранее получили
Наименование и сумма
Наименование и сумма
Укажите в чеке наименование товара, за который возвращаете деньги. Вбейте сумму, которую возвращаете
Форма расчета
Форма расчета
Выберите, как возвращаете деньги — наличными или безналичными

Если покупатель не хочет получить обратно деньги, а меняет товар, пробейте два чека:

  • — с признаком «Возврат прихода», стоимостью и названием возвращенного товара;
  • — с признаком «Приход», стоимостью и названием товара, который он получил взамен.

Вы вправе выдавать наличку из кассы, если покупатель вернул товар, который ранее оплатил также наличными (п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У, письмо УМНС по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44313). Поэтому когда покупатель рассчитывался по карте, деньги верните на карточку. Вы не вправе возвращать наличные. В законе нет ответственности за это нарушение. Но налоговики могут признать, что вы нарушили кассовый порядок, и оштрафуют компанию на 50 тыс. руб., директора или ИП — на 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП).

Если вы уже выдали сумму из кассы, возьмите с покупателя заявление о том, что он просит вернуть сумму наличными. В качестве уважительной причины подойдет тот факт, что покупатель перестал использовать карту. Документ позволит защититься на случай проверки. Если инспекторы выпишут штраф, попросите заменить его предупреждением. Это возможно, если вы совершили нарушение впервые (ч. 1 ст. 4.1.1 КоАП).

С 1 июля 2019 года вы также обязаны пробивать чек с признаком «Возврат прихода» на возвращенные авансы и предоплаты (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). До этой даты вы могли не пробивать чек. Но такие действия приводили к тому, что разница между приходом и расходом по отчету не сходилась с фактическим остатком в кассе. Некоторые компании все равно печатали чек, чтобы избежать расхождений.

Шаг 3. Верните деньги покупателю

Вернуть деньги можно из любой кассы магазина, где продали товар. Если необходимой суммы для возврата нет в денежном ящике, возьмите разменную монету и купюры в необходимом количестве.

Если покупатель расплачивался за товар картой, возвращайте деньги на карточку. Если вернете деньги из кассы, а пробьете чек с формой расчета «Безналичными», то фактический расход по кассе и расход наличными деньгами в отчете по кассовой технике будут отличаться. Тогда придется пробивать чеки на корректировку.

Шаг 4. Выпишите «расходник» на возвращенную сумму

Выписывать на каждый возврат денег расходный кассовый ордер и выдавать его покупателю не обязательно. Организация вправе выписать один РКО в конце смены на общую сумму возврата по кассовым чекам. Например, в течение дня поступила оплата наличными 100 тыс. руб. и вы возвращали покупателям 10 тыс. руб. В таком случае оформите приходный кассовый ордер на 100 тыс. руб. и «расходник» на 10 тыс. руб. (абз. 2 п. 4.1 Указания № 3210-У). О выданных деньгах сделайте запись в кассовой книге (абз. 1 подп. 4.6 Указания № 3210-У).

Шаг 5. Отразите возврат в учете

Бухучет. Выручку учитывайте по кредиту счета 90. Если возвращаете деньги покупателю, сторнируйте выручку на счете 90 (см. пример).

Налоговый учет. На сумму возврата покупателям уменьшите доходы текущего периода. Компании на упрощенной системе налогообложения признают доходы в налоговом учете на дату, когда получают деньги (п. 1 ст. 346.17 НК).

Также на спецрежиме вы учитываете в доходах авансы в счет предстоящей поставки товара. Поэтому если компания получила предоплату и вернула деньги полностью или частично, на сумму возврата также уменьшите доходы.

В книге учета доходов и расходов при УСН сделайте запись о возврате предоплаты на дату, когда компания выдала деньги покупателю. Сумму возврата отразите в графе 4 раздела I книги учета со знаком «минус» (см. образец 3).

Пример. Как отразить в учете возвраты по ККТ

Организация за день получила наличную выручку 128 000 руб. и вернула покупателю 15 250 руб. В конце дня бухгалтер сделала запись в книге учета доходов и расходов, как в образце 3 ниже. В бухгалтерском учете бухгалтер сформировала такие проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— 128 000 руб. — оприходовали наличную выручку;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— 15 250 руб. — сторнировали выручку на сумму, которую вернули покупателю.

Образец 3. Книга учета доходов и расходов за 2019 год (фрагмент)